大學生干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強對大學生干部檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高大學生干部管理工作的規范化、科學化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司錄用的大學生干部檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對大學生干部檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.真實性原則檔案內容必須真實、客觀地反映大學生干部的經歷、政治思想、業務能力、工作表現等情況，嚴禁任何形式的虛假材料進入檔案。3.保密性原則嚴格遵守檔案管理的保密規定，對涉及個人隱私和公司機密的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.服務性原則檔案管理工作要為公司選拔、任用、培養大學生干部提供依據，為大學生干部的職業發展提供支持和服務。二、檔案內容（一）履歷材料1.個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、畢業院校、專業、畢業時間、參加工作時間、現工作單位及職務等。2.履歷表，記錄個人學習、工作經歷，包括起止時間、工作單位、擔任職務等。3.干部任免審批表，記載干部職務任免情況。（二）自傳材料個人撰寫的關于自己成長經歷、思想演變過程等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄年度工作表現及考核結果。2.任職期滿考核材料，對任職期間工作情況的綜合評價。3.專項考察材料，針對特定事項進行考察形成的材料。（四）學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件。2.培訓結業證書、學習成績單等。3.專業技術職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團政審材料。2.出國（境）政審材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書等。2.入團志愿書、入團申請書等。（七）獎勵材料獲得的各級各類獎勵證書及相關審批材料。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定及相關材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表。2.職務任免通知。3.出國（境）審批表、護照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料如個人總結、述職報告、調研報告、學術成果等。三、檔案收集與整理（一）收集1.大學生干部入職時，應按照檔案管理部門的要求，及時提交個人檔案材料。2.檔案管理部門定期收集大學生干部在工作期間形成的各類檔案材料，如考核鑒定、獎勵處分、培訓學習等材料。3.對于新產生的檔案材料，相關部門或個人應在規定時間內將材料移交檔案管理部門，確保檔案材料的及時、完整收集。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.按照檔案內容的類別，將材料分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料等十大類，并依次排列。3.對每份材料進行編號，編制目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。4.裝訂檔案時，應確保材料整齊、牢固，防止散失和損壞。四、檔案保管（一）保管機構公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.檔案應分類存放，按照檔案類別和保管期限分別排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。4.對破損、褪色的檔案材料，應及時進行修復或復制，以保證檔案的質量。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案：主要包括具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案，如干部任免審批表、入黨志愿書等。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年，主要包括一般的考核鑒定、培訓學習等材料。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下，主要包括臨時性的材料。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱大學生干部檔案的，必須填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據審批意見，確定查閱人員、查閱范圍和查閱時間，并安排專人負責查閱服務。3.查閱檔案時，查閱人員必須在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱大學生干部檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱檔案時，借閱人員必須持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案進行認真檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案轉遞（一）轉遞條件1.大學生干部因工作調動、辭職、退休等原因離開公司的，檔案管理部門應及時辦理檔案轉遞手續。2.檔案轉遞應根據干部人事管理權限，按照規定的程序和要求進行。（二）轉遞程序1.檔案管理部門收到干部調動等相關通知后，對檔案進行認真核對，確保檔案材料齊全、完整。2.填寫《檔案轉遞通知單》，注明檔案轉遞的原因、接收單位、轉遞日期等信息，并密封檔案。3.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位，并要求接收單位在《檔案轉遞回執》上簽字蓋章后及時返回。（三）轉遞要求1.檔案轉遞必須嚴格按照規定的渠道進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。2.檔案轉遞過程中，應確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄密。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立大學生干部檔案信息管理系統，實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員按照檔案整理的要求，將檔案材料的內容錄入檔案信息管理系統，確保信息的準確、完整。2.定期對檔案信息進行更新和維護，及時錄入新產生的檔案材料，刪除已失效或不再適用的信息。（三）信息查詢與利用1.授權人員可以通過檔案信息管理系統查詢大學生干部檔案信息，實現檔案信息的快速檢索和共享。2.利用檔案信息管理系統生成各類統計報表和分析報告，為公司的人才管理決策提供數據支持。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.指導和監督檔案管理人員的工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。3.協調解決檔案管理工作中出現的問題，確保檔案管理工作的順利進行。4.負責檔案管理工作的對外聯系和溝通，維護與上級檔案管理部門及相關單位的良好關系。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，保守檔案機密，確保檔案安全。3.對檔案材料進行分類、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，及時發現和處理檔案管理中存在的問題。5.負責檔案信息化管理工作，錄入、維護檔案信息，為檔案查詢和利用提供技術支持。6.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。九、監督與檢查（一）監督機制公司建立檔案管理監督機制，定期對大學生干部檔案管理工作進行監督檢查，確保檔案管理工作規范、有序進行。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等環節的操作是否符合規定。2.檔案材料的完整性、準確性和真實性，是否存在虛假材料或應歸檔未歸檔的情況。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案是否存在損壞、丟失等安全隱患。4.檔案信息化管理工作的開展情況，檔案信息錄入是否準確、及時，系統運行是否正常。（三）問題處理對監督檢查中發現的問題，檔案管理部門