幼兒園檔案行政管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：凡具有保存價(jià)值的文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸檔完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等工作。4.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，向園領(lǐng)導(dǎo)提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后做好檔案的銷毀工作。（二）各部門檔案員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與幼兒園有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.幼兒園制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。3.幼兒園召開的各種會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等材料。4.教學(xué)方面的教案、教材、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。5.人事方面的教職工履歷表、工資表、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、職稱評(píng)定材料等。6.財(cái)務(wù)方面的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.基建方面的項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.設(shè)備方面的設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。9.幼兒園組織的各類活動(dòng)的方案、照片、錄像等資料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全本部門產(chǎn)生的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后歸檔。3.人事檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定的時(shí)間歸檔。5.基建檔案、設(shè)備檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.按照歸檔時(shí)間要求，將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.經(jīng)檢查合格的檔案，由綜合檔案室進(jìn)行編號(hào)、裝訂、上架保存。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)踐等類別分類。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定分類。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定分類。5.基建檔案：按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等類別分類。6.設(shè)備檔案：按照設(shè)備購置、安裝調(diào)試、使用維修等階段分類。（二）整理方法1.文書檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.教學(xué)檔案：按照不同類別，對(duì)教學(xué)文件材料進(jìn)行分類整理，編制目錄。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、立卷、編目。5.基建檔案：按照項(xiàng)目建設(shè)程序，對(duì)各類文件材料進(jìn)行分類整理，編制竣工圖和檔案目錄。6.設(shè)備檔案：按照設(shè)備檔案的形成規(guī)律，對(duì)設(shè)備文件材料進(jìn)行分類整理，建立設(shè)備檔案臺(tái)賬。（三）編目要求1.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目項(xiàng)目包括：檔號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、密級(jí)、備注等。2.目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡工整、清晰。3.電子文件應(yīng)同時(shí)編制電子目錄，電子目錄應(yīng)與紙質(zhì)目錄一致。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合幼兒園實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)檔案的鑒定應(yīng)全面、客觀、準(zhǔn)確，確保既不遺漏有保存價(jià)值的檔案，又不保留無保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次鑒定。2.不定期鑒定：根據(jù)工作需要，對(duì)特定時(shí)期或特定類型的檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定時(shí)，應(yīng)逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，確定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)幼兒園工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。七、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制檔案檢索目錄，包括案卷目錄、文件目錄、專題目錄等，方便檔案的查找和利用。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（二）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應(yīng)遵循保密、審批、登記等程序，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。3.檔案利用應(yīng)本著方便、高效的原則，為幼兒園各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（三）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括：利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案題名、檔號(hào)、查閱或借閱期限、歸還日期、復(fù)制份數(shù)等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為幼兒園各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔