服務采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司服務采購合同管理，規范服務采購行為，維護公司合法權益，提高服務采購效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機構服務采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法合規原則：服務采購合同的簽訂、履行、變更、終止等應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害合同任何一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、職責分工（一）采購部門1.負責組織服務采購項目的需求調研、供應商選擇、采購談判等工作。2.起草服務采購合同文本，確保合同條款符合公司要求和法律法規規定。3.負責與供應商簽訂服務采購合同，并及時將合同副本提交給相關部門備案。4.跟蹤服務采購合同的履行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。（二）法務部門1.負責對服務采購合同文本進行法律審查，提出法律意見和建議。2.協助采購部門處理合同糾紛，提供法律支持和服務。（三）財務部門1.負責審核服務采購項目的預算和費用支付計劃，確保資金安排合理。2.按照合同約定及時支付服務采購款項，并對合同執行情況進行財務監督。（四）需求部門1.提出服務采購項目的需求，參與需求調研和供應商選擇等工作。2.負責對服務采購合同的履行情況進行監督和評價，及時反饋相關信息。（五）其他部門按照各自職責，配合做好服務采購合同管理相關工作。三、合同簽訂（一）合同訂立流程1.需求部門提出服務采購需求，填寫《服務采購申請表》，詳細說明采購服務的內容、標準、數量、時間要求等，并提交相關領導審批。2.采購部門根據需求部門的申請，開展供應商選擇工作。通過市場調研、招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式，確定擬合作的供應商。3.采購部門與選定的供應商進行采購談判，就服務內容、價格、質量標準、付款方式、違約責任等合同條款達成一致意見。4.采購部門起草服務采購合同文本，并組織相關部門進行會簽。會簽部門應從各自專業角度對合同條款進行審核，提出修改意見和建議。5.采購部門根據會簽意見對合同文本進行修改完善后，提交法務部門進行法律審查。法務部門應重點審查合同條款的合法性、合規性、完整性和可操作性，出具法律審查意見。6.根據法務部門的法律審查意見，采購部門對合同文本進行進一步修改，確保合同條款符合要求。修改后的合同文本經采購部門負責人簽字確認后，提交公司領導審批。7.公司領導審批通過后，采購部門與供應商簽訂服務采購合同。合同簽訂應采用書面形式，一式多份，雙方各執一份，報公司相關部門備案。（二）合同文本要求1.服務采購合同應包括以下主要條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的（服務內容、范圍、標準等）；數量；質量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。2.合同條款應明確、具體、準確，避免模糊不清或歧義性表述。對于關鍵條款和重要事項，應進行詳細約定，確保雙方權利義務清晰明確。3.合同文本應使用規范的文字和格式，不得隨意涂改。如有修改，應在修改處加蓋雙方公章或合同專用章。（三）合同審批權限1.服務采購合同金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。2.服務采購合同金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購工作的領導審批。3.服務采購合同金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。四、合同履行（一）合同執行跟蹤1.采購部門負責建立服務采購合同執行臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤記錄。臺賬應包括合同編號、簽訂日期、供應商名稱、服務內容、履行期限、付款進度、驗收情況等信息。2.采購部門應定期與供應商溝通，了解合同履行進展情況，及時掌握服務質量、進度、費用等方面的信息。對于供應商提出的問題和困難，應積極協調解決，確保合同順利履行。3.需求部門應配合采購部門做好合同履行跟蹤工作，根據服務采購項目的實際情況，及時提出意見和建議，確保服務滿足業務需求。（二）服務驗收1.服務采購項目完成后，需求部門應按照合同約定的標準和要求，組織對服務進行驗收。驗收工作應成立驗收小組，由需求部門、采購部門、使用部門等相關人員組成。2.驗收小組應制定詳細的驗收方案，明確驗收內容、驗收方法、驗收標準等。驗收過程中，應要求供應商提供服務成果的相關證明材料，并進行實地查驗、測試、評估等工作。3.驗收合格后，驗收小組應出具《服務采購驗收報告》，經小組成員簽字確認后，作為支付服務采購款項的依據。對于驗收不合格的服務項目，采購部門應要求供應商限期整改，整改后仍不符合要求的，應按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）付款管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和付款進度，審核服務采購款項的支付申請。支付申請應包括合同編號、供應商名稱、服務內容、已完成工作量、應付金額、本次申請支付金額等信息，并附《服務采購驗收報告》等相關證明材料。2.財務部門審核通過后，按照公司資金審批流程辦理付款手續。付款時，應確保付款信息準確無誤，避免因付款錯誤給公司造成損失。3.如因特殊原因需要提前或延遲付款的，采購部門應與供應商協商一致，并報公司相關領導批準。同時，應在合同執行臺賬中做好記錄，跟蹤付款情況。五、合同變更與終止（一）合同變更1.在合同履行過程中，因客觀情況發生變化或其他原因需要變更合同條款的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、原因、生效日期等事項，并經雙方簽字蓋章確認。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.采購部門應及時將合同變更情況通知相關部門，并做好合同變更后的備案工作。涉及合同金額變更的，還應按照合同審批權限重新履行審批手續。（二）合同終止1.服務采購合同在以下情況下可以終止：合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現；合同雙方協商一致，同意終止合同；因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法履行；一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同；法律規定的其他情形。2.合同終止時，合同雙方應按照合同約定辦理相關手續，如清理債權債務、交接服務成果、返還財產等。3.采購部門應在合同終止后及時將合同終止情況通知相關部門，并做好合同終止后的歸檔工作。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同簽訂前，采購部門應充分了解供應商的信用狀況、經營業績、服務能力等信息，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。2.在合同履行過程中，合同雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務，加強溝通與協調，及時解決出現的問題。對于可能引發糾紛的敏感問題，應提前制定應對措施，避免矛盾激化。3.采購部門應定期對服務采購合同的履行情況進行總結分析，查找存在的問題和不足，提出改進措施和建議，不斷完善合同管理工作。（二）糾紛處理1.當發生合同糾紛時，采購部門應及時收集相關證據材料，包括合同文本、往來信函、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，并與供應商進行溝通協商，尋求解決方案。2.如協商不成，采購部門應及時向公司領導匯報，并會同法務部門研究制定糾紛處理策略。根據糾紛的具體情況，可選擇通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，公司各部門應積極配合，提供必要的支持和協助。法務部門應充分發揮專業優勢，為糾紛處理提供法律支持和服務，維護公司合法權益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責收集服務采購合同及相關資料，包括合同文本、合同變更協議、驗收報告、付款憑證、往來信函、會議紀要等。收集的檔案資料應確保齊全、完整、真實。2.在合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本及相關資料提交給法務部門、財務部門、需求部門等相關部門備案。各部門應指定專人負責接收和保管合同檔案資料，并做好登記工作。（二）檔案整理1.法務部門負責對收集到的合同檔案資料進行整理歸檔。整理工作應按照合同類別、時間順序等進行分類，確保檔案資料排列有序、便于查閱。2.合同檔案資料應采用紙質和電子兩種形式保存。紙質檔案應裝訂成冊，并編制檔案目錄；電子檔案應進行備份存儲，并建立相應的索引目錄，方便查詢和使用。（三）檔案保管1.公司應設立專門的合同檔案室或檔案柜，配備必要的保管設備，確保合同檔案資料的安全存放。合同檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.合同檔案資料的保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行。一般情況下，服務采購合同檔案資料的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應按照規定的程序進行審批和銷毀。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱服務采購合同檔案資料的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并經部門負責人簽字同意后，到合同檔案室辦理查閱手續。2.合同檔案室管理人員應按照申請表的要求，提供相應的合同檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應在指定地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案室或進行涂改、復制、拍照等行為。如需復制檔案資料，應經合同檔案室管理人員同意，并按照規定的程序辦理手續。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司審計部門應定期對服務采購合同管理情況進行審計監督，檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環節是否符合公司規定和法律法規要求。2.審計部門在審計過程中發現的問題，應及時向公司領導匯報，并下達審計整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，應進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.公司應建立服務采購合同管理考核評價機制，對采購部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標應包括合同簽訂的規范性、履行的及時性、驗收的準確性、付