煤炭運營部管理制度一、總則（一）目的為加強煤炭運營部的管理，規范部門運作流程，提高工作效率，確保煤炭運營工作的順利開展，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于煤炭運營部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策，依法開展煤炭運營活動。2.效益原則：以提高煤炭運營效益為核心，優化業務流程，降低運營成本，實現公司利益最大化。3.規范原則：明確各崗位工作職責和工作流程，做到工作有章可循、規范有序。4.團隊協作原則：強調部門內部及與其他部門之間的協作配合，形成工作合力。二、組織架構與職責（一）組織架構煤炭運營部設部門經理一名，副經理若干名，下設采購組、銷售組、物流組、質量控制組、綜合管理組等。（二）職責分工1.部門經理全面負責煤炭運營部的管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協調部門與公司其他部門之間的關系，確保運營工作順利進行。負責煤炭采購、銷售、物流等業務的決策和管理，監控業務進展情況，及時解決問題。對部門員工進行績效考核，激勵員工工作積極性，提升團隊整體素質。2.副經理協助部門經理開展工作，負責分管業務領域的具體管理和指導。參與制定部門工作計劃和目標，提出合理化建議。負責組織實施分管業務的各項工作，確保工作任務按時完成。監督分管業務的工作質量和效率，及時發現并糾正存在的問題。3.采購組負責煤炭供應商的開發、篩選和評估，建立供應商檔案。制定煤炭采購計劃，根據市場需求和公司庫存情況，合理安排采購數量和時間。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購價格合理、質量符合要求。跟蹤采購合同執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保煤炭按時、按質、按量供應。4.銷售組負責煤炭市場調研，分析市場動態和客戶需求，制定銷售策略和計劃。開拓煤炭銷售市場，尋找潛在客戶，建立客戶關系，提高公司煤炭產品的市場占有率。組織煤炭銷售業務，與客戶進行商務洽談，簽訂銷售合同，確保銷售價格合理、貨款及時回收。收集客戶反饋信息，及時處理客戶投訴，維護公司良好的市場形象。5.物流組負責煤炭運輸物流方案的制定和實施，選擇合適的運輸方式和運輸合作伙伴。組織煤炭的發運和接收工作，確保煤炭運輸安全、及時、準確。協調運輸過程中的各項事宜，如裝卸、倉儲等，保障煤炭物流環節的順暢。監控物流成本，優化物流路線，降低物流費用。6.質量控制組制定煤炭質量檢驗標準和流程，負責煤炭采購、銷售過程中的質量檢驗工作。對煤炭質量進行抽檢和監督，確保煤炭質量符合國家標準和公司要求。分析煤炭質量數據，及時發現質量問題并提出改進措施，防止不合格煤炭流入或流出公司。協助采購組和銷售組處理因質量問題引起的糾紛。7.綜合管理組負責部門文件、檔案的管理，包括文件的起草、審核、印發、歸檔等工作。組織部門會議，做好會議記錄和決議跟蹤落實工作。負責部門辦公用品的采購、發放和管理，保障部門日常工作的正常運轉。協助部門經理做好員工考勤管理、薪酬核算、績效考核等人事工作。負責部門費用報銷的審核和統計工作，控制部門費用支出。三、煤炭采購管理（一）采購計劃制定1.采購組應每月末根據公司煤炭庫存情況、生產需求預測以及市場動態，制定次月煤炭采購計劃。采購計劃應明確采購煤炭的品種、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.在制定采購計劃過程中，采購組需與生產部門、銷售部門等相關部門進行溝通協調，確保采購計劃符合公司整體運營需求。（二）供應商選擇與管理1.采購組應通過多種渠道開發煤炭供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息、生產能力、產品質量、價格水平、信譽等方面的資料。2.組織對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括企業規模、生產設備、質量控制體系、環保措施、售后服務等。根據評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理。3.定期對供應商進行考核，考核指標包括煤炭質量、交貨期、價格、售后服務等。根據考核結果，對供應商進行等級評定，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不合格供應商及時進行淘汰或整改。（三）采購合同簽訂1.采購組在確定供應商后，應與供應商進行商務談判，明確采購煤炭的品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.根據談判結果，起草采購合同文本，經部門經理審核后，報公司相關領導審批。審批通過后，與供應商簽訂正式采購合同。3.采購合同簽訂后，采購組應及時將合同副本交綜合管理組存檔，并跟蹤合同執行情況。（四）采購執行與監控1.采購組按照采購合同要求，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量供應煤炭。2.在采購過程中，如發現供應商提供的煤炭質量不符合要求、交貨期延遲等問題，采購組應及時與供應商溝通協商，要求其采取整改措施。如問題嚴重，應按照合同約定追究供應商的違約責任。3.采購組應定期對采購業務進行統計分析，總結采購過程中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷優化采購工作流程。四、煤炭銷售管理（一）市場調研與分析1.銷售組應定期開展煤炭市場調研，收集市場動態、價格走勢、競爭對手信息、客戶需求等方面的資料。2.對收集到的市場信息進行分析研究，把握市場變化趨勢，為制定銷售策略和計劃提供依據。（二）銷售策略制定1.根據市場調研結果，結合公司煤炭產品特點和優勢，制定銷售策略，包括定價策略、促銷策略、渠道策略等。2.銷售策略應具有針對性和可操作性，能夠適應市場變化和客戶需求，提高公司煤炭產品的市場競爭力。（三）客戶開發與管理1.銷售組通過多種方式開拓煤炭銷售市場，積極尋找潛在客戶，建立客戶信息檔案。2.對客戶進行分類管理，根據客戶規模、購買能力、合作歷史等因素，將客戶分為重點客戶、一般客戶和潛在客戶。針對不同類型客戶，制定相應的營銷策略和服務方案。3.定期與客戶進行溝通交流，了解客戶需求變化，及時解決客戶問題，維護良好的客戶關系。（四）銷售合同簽訂1.銷售組在與客戶達成銷售意向后，應按照公司規定的銷售流程，起草銷售合同文本，明確煤炭品種、規格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款。2.銷售合同經部門經理審核后，報公司相關領導審批。審批通過后，與客戶簽訂正式銷售合同。3.銷售合同簽訂后，銷售組應及時將合同副本交綜合管理組存檔，并跟蹤合同執行情況。（五）銷售執行與貨款回收1.銷售組按照銷售合同要求，組織煤炭發運工作，確保煤炭按時、按質、按量交付給客戶。2.及時與客戶溝通貨款回收情況，按照合同約定的付款方式和期限，督促客戶按時支付貨款。對于逾期未付款的客戶，應采取有效措施進行催收。3.定期對銷售業務進行統計分析，總結銷售過程中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷提高銷售工作質量和效率。五、煤炭物流管理（一）物流方案制定1.物流組根據煤炭采購和銷售計劃，結合煤炭產地、運輸路線、客戶分布等因素，制定煤炭物流方案。物流方案應包括運輸方式選擇、運輸路線規劃、裝卸倉儲安排、物流成本控制等內容。2.在制定物流方案過程中，物流組需與采購組、銷售組等相關部門進行溝通協調，確保物流方案符合公司整體運營需求。（二）運輸合作伙伴選擇1.物流組通過招標、詢價、考察等方式，選擇合適的運輸合作伙伴，建立運輸合作伙伴檔案。運輸合作伙伴應具備合法的運輸資質、良好的信譽、較強的運輸能力和服務意識。2.與運輸合作伙伴簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務，包括運輸貨物的品種、數量、運輸路線、運輸時間、運費結算方式等條款。（三）煤炭運輸組織1.物流組根據運輸合同要求，合理安排煤炭的發運和接收工作。在煤炭發運前，確保煤炭質量符合要求，包裝完好，具備發運條件。2.協調運輸過程中的各項事宜，如與運輸公司溝通車輛調度、裝卸安排等，確保煤炭運輸安全、及時、準確。3.對煤炭運輸過程進行跟蹤監控，及時掌握運輸車輛的行駛位置、運輸進度等信息，如發現異常情況及時采取措施進行處理。（四）裝卸與倉儲管理1.負責煤炭裝卸環節的組織和管理，確保裝卸過程安全、高效，避免煤炭損失和環境污染。2.合理規劃煤炭倉儲設施，確保煤炭存儲安全，防止煤炭變質、自燃等情況發生。3.定期對倉儲煤炭進行盤點，確保賬實相符。（五）物流成本控制1.監控物流成本支出情況，分析物流成本構成，尋找降低成本的機會點。2.通過優化物流路線、合理選擇運輸方式、提高裝卸效率等措施，降低物流費用，提高物流效益。六、煤炭質量控制管理（一）質量標準制定1.質量控制組根據國家相關標準和公司要求，制定煤炭采購、銷售過程中的質量檢驗標準和流程。質量檢驗標準應明確煤炭的各項質量指標要求，如發熱量、灰分、硫分、揮發分等。2.質量檢驗流程應包括采樣、制樣、化驗等環節，確保檢驗結果準確可靠。（二）采購質量檢驗1.在煤炭采購過程中，質量控制組按照質量檢驗標準和流程，對采購煤炭進行質量檢驗。采購煤炭到貨后，應及時進行采樣、制樣和化驗，確保煤炭質量符合合同要求。2.如發現采購煤炭質量不符合要求，質量控制組應及時通知采購組，采購組負責與供應商協商解決，如退貨、換貨或降價處理等。（三）銷售質量檢驗1.在煤炭銷售過程中，質量控制組對銷售煤炭進行質量抽檢，確保銷售煤炭質量符合國家標準和公司要求。2.對于客戶反饋的煤炭質量問題，質量控制組應及時進行調查處理，如屬于公司責任，應采取相應的整改措施，如加強質量控制、調整生產工藝等。（四）質量數據分析與改進1.質量控制組定期對煤炭質量檢驗數據進行統計分析，繪制質量控制圖表，如質量波動圖、合格率趨勢圖等。2.通過數據分析，及時發現質量問題的規律和趨勢，找出影響煤炭質量的關鍵因素，提出改進措施和建議，不斷提高煤炭質量穩定性。七、綜合管理（一）文件與檔案管理1.綜合管理組負責部門文件的起草、審核、印發、歸檔等工作。文件起草應符合公司公文格式要求，內容準確、規范、簡潔。2.建立健全部門檔案管理制度，對部門各類文件、合同、報表、資料等進行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和安全性。3.定期對檔案進行整理和清查，方便查閱和使用。（二）會議管理1.綜合管理組負責組織部門會議，包括部門例會、專題會議等。會議前應做好會議通知、議程安排、資料準備等工作。2.做好會議記錄，準確記錄會議內容、討論事項、決議結果等。會議結束后，及時整理會議紀要，經部門經理審核后印發給相關人員，并跟蹤決議事項的落實情況。（三）辦公用品管理1.負責部門辦公用品的采購、發放和管理工作。根據部門實際需求，制定辦公用品采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。2.建立辦公用品領用登記制度，員工領用辦公用品時應填寫領用申請表，經部門經理審批后領取。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。（四）人事管理1.協助部門經理做好員工考勤管理工作，每月統計員工出勤情況，按照公司規定進行考勤核算。2.負責員工薪酬核算、績效考核等工作。根據公司薪酬制度和績效考核辦法，準確計算員工工資、獎金、績效工資等，并按時發放。3.組織員工培訓和職業發展規劃工作，根據部門業務需求和員工個人發展意愿，制定培訓計劃，組織員工參加內部培訓或外部培訓，提升員工業務能力和綜合素質。（五）費用報銷管理1.負責部門費用報銷的審核工作。員工報銷費用時，應按照公司費用報銷制度填寫報銷申請表，并提供相關發票、憑證等資料。2.對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，對于不符合報銷規定的費用不予報銷。審核通過后，報部門經理審批，審批通過后交財務部門報銷。3.定期對部門費用支出進行統計分析，控制費用支出，確保部門費用在預算范圍內。八、績效考核與激勵（一）績效考核指標設定1.根據部門各崗位工作職責和工作目標，設定績效考核指標。績效考核指標應包括工作業績、工作能力、工作態度等方面。2.工作業績指標根據各崗位業務內容設定，如采購組的采購任務完成率、采購成本控制情況；銷售組的銷售業績、市場占有率；物流組的物流成本控制、運輸及時率等。3.工作能力指標包括專業知識、業務技能、溝通協調能力、團隊合作能力等。4.工作態度指標包括責任心、工作積極性、遵守規章制度等。（二）績效考核周期與方式1.績效考核周期為月度考核與年度考核相結合。月度考核于次月上旬進行，年度考核于次年1月份進行。2.績效考核方式采用自評、上級評價、同事評價相結合的方式。員工先進行自評，填寫績效考核自評表，然后由上級領導和同事進行評價，綜合得出績效考核結果。（三）績效考核結果應用1.月度績效考核結果與員工當月績效工資掛鉤。根據績效考核得分，按照公司績效工資分配辦法發放績效工資。2.年度績效考核結果作為員工晉升、調薪、獎勵、培訓等的重要依據。對于年度考核優秀的員工，給予晉升、加薪、表彰等獎勵；對于考核不合