公司業務印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務印章的管理，規范印章使用流程，維護公司合法權益，防范經營風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的業務印章管理。（三）定義業務印章是指公司在對外開展業務活動中使用的，具有法律效力或能代表公司意志的各類印章，包括但不限于合同專用章、發票專用章、財務專用章、法人章、業務專用章等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因業務需要刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，并經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.審批通過后，由行政部門統一安排印章刻制工作。行政部門應選擇具有合法資質的印章刻制單位，并與其簽訂刻制合同，明確雙方的權利和義務。3.印章刻制完成后，行政部門應及時將印章移交至申請部門，并辦理交接手續。交接時，雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明印章名稱、規格、數量、啟用日期等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，使用部門應填寫《印章啟用申請表》，經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門發布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管要求等事項。2.印章啟用通知應發送至公司各相關部門和分支機構，確保所有涉及印章使用的人員知曉印章啟用情況。3.印章啟用后，使用部門應按照本制度的規定，嚴格規范印章的使用和管理。三、印章的保管（一）保管原則1.業務印章應實行專人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。3.印章保管人員應妥善保管印章，防止印章被盜、丟失、損壞或擅自銷毀。（二）保管職責1.合同專用章由合同管理部門指定專人保管。保管人員負責合同專用章的日常保管、使用登記和用印審批工作，確保合同簽訂過程中印章使用的合法性、合規性和準確性。2.發票專用章由財務部門指定專人保管。保管人員負責發票專用章的日常保管、開具發票時的用印工作，并按照稅務部門的規定，嚴格控制發票的開具和使用。3.財務專用章由財務部門負責人或其授權人員保管。保管人員負責財務專用章的日常保管、資金收付、財務報表蓋章等工作，確保財務工作的正常開展。4.法人章由法定代表人或其授權人員保管。保管人員負責法人章的日常保管、重大合同簽訂、重要文件蓋章等工作，代表公司行使法人權利。5.業務專用章由相關業務部門指定專人保管。保管人員負責業務專用章的日常保管、業務文件蓋章、對外聯絡等工作，確保業務活動的順利進行。（三）保管要求1.印章保管人員應配備專用的印章保管箱或保險柜，將印章存放于安全可靠的地方，并設置必要的安全防護措施，如密碼鎖、監控設備等。2.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發現印章有損壞、變形、字跡模糊等情況，應及時報告行政部門，并申請更換印章。3.印章保管人員因工作調動、離職等原因不再負責印章保管工作時，應及時辦理印章交接手續。交接時，雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明印章名稱、規格、數量、交接日期等信息，并由行政部門負責人監交。四、印章的使用（一）使用原則1.業務印章的使用必須嚴格遵循審批制度，未經批準，任何人不得擅自使用印章。2.印章使用應基于真實、合法、有效的業務活動，確保印章使用的目的與公司業務相符。3.印章使用應嚴格按照規定的使用范圍和程序進行，不得超越權限使用印章。（二）使用流程1.用印申請使用部門或個人需要使用業務印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印日期等信息，并經部門負責人審核簽字后，報相關審批人審批。2.用印審批根據印章的種類和使用事項的重要程度，設定不同的審批權限。一般情況下，常規業務用印由部門負責人審批；重要合同、協議、文件等用印需經公司分管領導審批；涉及重大事項或金額較大的用印，還需經公司法定代表人審批。3.用印登記印章保管人員在收到經審批的《印章使用申請表》后，應對用印事項進行認真核對，確認無誤后，在《印章使用登記表》上詳細記錄用印日期、用印文件名稱、份數、用印人、審批人等信息，并加蓋印章。4.用印蓋章印章保管人員應按照審批后的《印章使用申請表》和《印章使用登記表》的要求，在文件規定的位置加蓋印章。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.用印后文件管理用印完成后，印章保管人員應將用印文件原件及《印章使用申請表》、《印章使用登記表》等相關資料整理歸檔，妥善保管。同時，應及時將用印情況反饋給申請部門或個人。（三）使用范圍1.合同專用章用于公司對外簽訂的各類合同、協議等法律文件。2.發票專用章用于公司開具的各類發票。3.財務專用章用于公司的資金收付、財務報表蓋章、銀行開戶及銷戶等財務相關業務。4.法人章用于公司重大合同簽訂、重要文件蓋章、法定代表人授權委托書等需要代表公司行使法人權利的事項。5.業務專用章用于公司各業務部門開展業務活動時涉及的文件蓋章、對外聯絡等事項，具體使用范圍由各業務部門根據實際情況確定，并報公司備案。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構調整、業務變更等原因，印章不再使用的。2.印章損壞、遺失或被盜，無法繼續使用的。3.根據法律法規或公司規定，需要停用印章的其他情形。（二）停用流程1.印章保管人員發現印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。2.行政部門審批通過后，發布印章停用通知，明確印章停用日期、停用后的保管要求等事項。3.印章停用通知應發送至公司各相關部門和分支機構，確保所有涉及印章使用的人員知曉印章停用情況。（三）銷毀流程1.對于停用的印章，由行政部門負責組織銷毀。銷毀前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規格、數量、停用日期、銷毀原因等信息，并經公司分管領導審批。2.審批通過后，行政部門應選擇安全、可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并確保印章銷毀過程的可追溯性。3.印章銷毀時，應至少有兩名以上人員在場監督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認，注明印章名稱、規格、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息。4.印章銷毀后，行政部門應將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關資料整理歸檔，妥善保管。六、監督與檢查（一）監督職責1.公司行政部門負責對業務印章的管理情況進行定期監督檢查，確保印章管理制度的有效執行。2.公司審計部門負責對業務印章的使用情況進行不定期審計，檢查印章使用是否合規、審批手續是否齊全、用印記錄是否完整等。（二）檢查內容1.印章保管情況，包括印章保管人員是否具備資質、印章存放是否安全、保管設施是否完善等。2.印章使用情況，包括用印申請是否規范、審批手續是否齊全、用印范圍是否符合規定、用印記錄是否完整等。3.印章停用與銷毀情況，包括停用印章的處理是否及時、銷毀印章的程序是否合規等。（三）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，檢查人員應及時向相關部門或人員提出整改意見，并要求限期整改。2.相關部門或人員應認真對待檢查中發現的問題，制定切實可行的整改措施，并按時完成整改任務。整改完成后，應及時向行政部門或審計部門提交整改報告。3.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節輕重，給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。構