人員資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司人員資料管理，確保人員信息的準確性、完整性和安全性，規范人員資料的收集、整理、存儲、使用和保密等工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司建立勞動關系的各類人員。（三）基本原則1.真實性原則：人員資料應如實反映員工的基本情況、工作經歷、培訓情況、考核結果等信息，確保資料真實可靠。2.完整性原則：涵蓋員工從入職到離職全過程的各類相關資料，保證資料的全面性。3.保密性原則：嚴格保護人員資料的安全，防止信息泄露，未經授權不得向任何第三方披露。4.及時性原則：隨著員工工作情況的變化，及時更新人員資料，確保資料的時效性。二、人員資料的分類與內容（一）個人基本資料1.個人信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式（電話、電子郵箱等）。2.身份證件：身份證號碼、身份證復印件（入職時提供）。3.家庭信息：家庭成員姓名、關系、工作單位及聯系方式等。（二）入職資料1.入職申請表：詳細記錄員工入職時填寫的個人求職意向、教育背景、工作經歷等信息。2.學歷證書：最高學歷畢業證書、學位證書原件及復印件。3.資格證書：與崗位相關的專業資格證書、技能證書等原件及復印件。4.離職證明：前雇主出具的離職證明，證明員工的離職原因、離職時間等。5.體檢報告：入職前由公司指定醫療機構出具的體檢合格報告。（三）工作經歷資料1.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本，明確雙方的權利和義務。2.崗位變動記錄：記錄員工在公司內部崗位調動的時間、原因、新崗位等信息。3.工作業績考核記錄：每次績效考核的結果、評語及改進建議等。4.培訓記錄：參加公司內外培訓課程的名稱、時間、培訓單位、培訓效果評估等。（四）薪酬福利資料1.薪資調整記錄：記錄員工薪資調整的時間、原因、調整幅度等。2.獎金發放記錄：每次獎金發放的金額、發放依據等。3.福利享受記錄：如社保繳納情況、公積金繳納情況、帶薪年假使用記錄等。（五）獎懲資料1.獎勵記錄：公司給予員工的各類獎勵，如優秀員工獎、創新獎等，包括獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因等。2.處罰記錄：員工違反公司規章制度所受到的處罰，如警告、罰款、降職等，記錄處罰時間、處罰原因、處罰依據等。（六）離職資料1.離職申請表：員工提出離職時填寫的申請表，說明離職原因、離職時間等。2.離職交接清單：記錄員工離職前與其他部門或人員進行工作交接的詳細情況，包括交接的文件、物品、工作事項等。3.離職審計報告：如涉及財務、資產等崗位，離職時需進行審計，并出具審計報告。三、人員資料的收集與整理（一）收集渠道1.新員工入職時：由員工本人按照要求填寫入職申請表，并提交相關證明材料，如學歷證書、資格證書、離職證明等。2.日常工作中：各部門負責人負責及時收集本部門員工的崗位變動、工作業績考核、培訓等相關資料，并定期提交給人力資源部門。3.定期更新：人力資源部門定期（如每年一次）對人員資料進行全面梳理，通知員工更新個人基本信息等資料。（二）整理要求1.資料分類：人力資源部門收到人員資料后，按照上述分類標準進行分類整理，確保資料條理清晰。2.資料編號：為每份人員資料建立唯一的編號，便于查詢和管理。編號規則可根據公司實際情況制定，如采用年份+部門代碼+員工序號的方式。3.資料歸檔：將整理好的人員資料按照編號順序歸檔存放，可采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式。紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。四、人員資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案存儲：設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質檔案的安全存儲。檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度適宜。2.電子檔案存儲：采用安全可靠的服務器存儲電子檔案，設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作。同時，定期對電子檔案進行備份，備份數據存儲在異地，以防止數據丟失。（二）保管期限1.永久保存：員工的入職申請表、勞動合同、學歷證書、資格證書等重要資料應永久保存。2.定期保存：工作業績考核記錄、培訓記錄、薪酬福利資料、獎懲資料等保存期限為[X]年，離職資料保存期限為[X]年。保存期滿后，經人力資源部門負責人審核批準，可進行銷毀處理。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權限：公司內部人員因工作需要查閱人員資料的，需填寫《人員資料查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將資料帶出。2.借閱權限：因特殊原因需要借閱人員資料的，需填寫《人員資料借閱申請表》，經所在部門負責人和人力資源部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管資料，按時歸還。如需續借，應提前辦理續借手續。3.查閱與借閱記錄：人力資源部門應建立人員資料查閱與借閱臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、資料名稱、查閱或借閱目的等信息，以便追溯和查詢。五、人員資料的使用與保密（一）使用范圍1.人力資源管理：用于員工招聘、培訓、績效考核、薪酬福利管理、崗位調整等人力資源管理工作。2.合規審查：在公司進行合規審計、法律訴訟等情況下，作為相關證據使用。3.其他必要用途：經公司領導批準的其他與公司運營管理相關的用途。（二）保密措施1.人員管理：對涉及人員資料管理的工作人員進行保密培訓，明確保密責任和義務，簽訂保密協議。2.物理隔離：檔案庫房應與其他辦公區域進行物理隔離，限制無關人員進入。3.技術防護：對電子檔案存儲系統采取加密、訪問控制等技術措施，防止數據泄露。4.信息共享限制：嚴格控制人員資料的信息共享范圍，未經員工本人書面同意，不得向任何第三方披露員工的個人隱私信息。（三）違規處理1.對于違反人員資料保密制度，擅自泄露人員資料的行為，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、解除勞動合同等。2.如因人員資料泄露給公司或員工造成損失的，公司將依法追究相關責任人的法律責任，并要求其賠償相應的損失。六、人員資料的更新與維護（一）更新流程1.員工主動更新：員工個人基本信息、聯系方式等發生變化時，應及時填寫《人員資料變更申請表》，提交給人力資源部門。人力資源部門審核無誤后，進行相應的資料更新。2.部門信息更新：各部門負責人發現本部門員工的崗位變動、工作業績考核、培訓等信息有變化時，應及時通知人力資源部門，并提供相關證明材料。人力資源部門核實后進行更新。（二）定期維護1.人力資源部門定期對人員資料進行檢查和維護，確保資料的準確性和完整性。如發現資料存在錯誤或缺失，應及時與相關人員核實并進行更正。2.定期清