人防文書管理制度一、總則（一）目的為加強公司人防文書管理，確保文書處理工作的規范化、制度化、科學化，提高工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門與人防工作相關的各類文書的管理。（三）基本原則1.準確及時原則文書內容應準確無誤，傳遞和處理要及時高效，確保信息的時效性。2.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密規定，妥善保管文書，防止信息泄露。3.規范統一原則文書格式、處理流程等應符合公司統一規范，保持一致性。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政公文類：包括通知、通報、報告、請示、批復等。2.人防業務文件類：如人防工程建設規劃、防護方案、應急預案等。3.會議文件類：會議通知、議程、紀要等。4.合同協議類：與人防相關的各類合同、協議。5.其他類：如工作計劃、總結、簡報等。（二）編號規則1.編號采用[年份][部門代碼][流水號]的形式。2.年份為文書形成年份的后兩位數字。3.部門代碼由公司統一規定，如“RF”代表人防部門。4.流水號為該部門當年文書的順序號，從001開始。例如：23RF015，表示2023年人防部門的第15號文書。三、文書起草（一）起草要求1.內容應符合國家法律法規、政策以及公司相關規定。2.主題明確，邏輯清晰，語言簡潔準確。3.涉及人防業務的文書，應體現人防工作特點和要求。（二）起草流程1.由相關業務部門負責起草，涉及多部門的由牽頭部門組織起草。2.起草人應進行充分的調研和資料收集，確保文書內容的真實性和可行性。3.初稿完成后，起草人應進行自我審核，檢查內容、格式等是否符合要求。四、文書審核（一）審核內容1.合法性審核：檢查文書是否符合法律法規和政策要求。2.準確性審核：核實內容是否準確，數據是否可靠。3.完整性審核：查看文書結構是否完整，附件是否齊全。4.規范性審核：檢查格式、語言表達等是否規范。（二）審核流程1.部門負責人審核：起草完成的文書先由部門負責人進行初審，提出修改意見。2.分管領導審核：部門負責人審核通過后，提交分管領導進行審核，簽署審核意見。3.重要文書需經總經理或董事長審批。五、文書簽發（一）簽發權限1.行政公文類：根據發文內容和級別，由相應的領導簽發。2.人防業務文件類：一般由人防部門負責人或分管領導簽發，重要文件需總經理簽發。3.會議文件類：由會議組織部門負責人或相關領導簽發。4.合同協議類：按照公司合同管理規定，由授權人員簽發。（二）簽發流程文書經審核通過后，由起草人將文書呈交有權限的領導簽發。領導應認真審閱文書內容，簽署明確的意見和姓名、日期。六、文書印制（一）印制要求1.按照審核簽發后的文書原稿進行印制，確保內容準確無誤。2.文書格式應符合公司統一標準，字體、字號、排版等應規范。3.印制質量要保證，頁面清晰，裝訂整齊。（二）印制流程1.文書定稿后，由行政部門負責安排印制。2.印制前應進行排版校對，確保無誤后交付印刷。3.印刷完成后，對文書進行清點、整理，檢查印刷質量。七、文書收發（一）收文1.收文渠道上級部門下發的文件、通知等，由公司辦公室統一接收。外部單位來文，根據內容歸口轉相關部門簽收。內部部門之間的文件傳遞，可通過專人送達或公司內部辦公系統進行。2.收文登記收到文書后，應及時進行登記，登記內容包括文號、標題、來文單位、日期、份數等。3.收文分發辦公室根據文書內容和部門職責，及時將收文分發給相關部門，并填寫收文傳閱單。（二）發文1.發文準備對擬發文的文書進行再次核對，確保內容和格式準確。填寫發文登記表，注明文號、標題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、審核人、簽發人等信息。2.發文渠道重要文件通過專人送達或郵寄的方式發送。一般性文件可通過公司內部辦公系統發布。3.發文跟蹤對發出的文書進行跟蹤，了解接收情況，確保文件送達相關部門。八、文書傳閱（一）傳閱范圍根據文書內容和工作需要，確定傳閱范圍，一般包括相關領導、部門負責人及有關工作人員。（二）傳閱流程1.辦公室將收文傳閱單連同文書一起送交傳閱人員。2.傳閱人員應在規定時間內閱讀，并簽署姓名和日期。3.傳閱完畢后，由辦公室負責收回，檢查文書是否完整，有無批示意見。九、文書歸檔（一）歸檔范圍1.已辦理完畢的各類文書，包括收文、發文、內部文件等。2.重要的會議文件、合同協議等。（二）歸檔要求1.歸檔的文書應齊全完整，字跡清晰，簽署完備。2.按照文書類別和時間順序進行整理，編制歸檔目錄。3.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔，確保檔案的安全性和可查閱性。（三）歸檔流程1.每年定期由各部門將應歸檔的文書整理后移交公司檔案室。2.檔案室對接收的檔案進行檢查、核對，符合要求的進行分類存放，并更新檔案目錄。十、文書借閱（一）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱文書檔案的，需填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案室辦理借閱手續。2.涉及重要機密的文書檔案，需經分管領導批準方可借閱。（二）借閱期限一般文書檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。（三）借閱歸還借閱人員應按時歸還所借文書檔案，檔案室應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。十一、文書保密（一）保密措施1.對涉及人防機密的文書，應嚴格限定知悉范圍。2.存放文書檔案的場所應具備安全保密條件，設置必要的防護設施。3.電子文檔應設置加密措施，防止信息泄露。（二）保密責任1.接觸和處理文書的人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自泄露文書內容。2.如因工作失誤或故意造成文書泄密的，將依法追究相關人員的責任。十二、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文書檔案。2.因工作失誤等原因形成的重復、錯誤或無效的文書。（二）銷毀流程1.由檔案室提出文書銷毀清單，報公司領導審批。2.審批通過后，采用適當的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、文書名稱、數量等信息，由專人負責保存。十三、監督與考核（一）監督檢查公司辦公室定期對各部門的文書管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文書起草、審核、簽發、收發、傳閱、歸檔等環節的執行情況。（二）考核機制1.將文書管理工作納入部