促銷贈品管理制度一、總則（一）目的為規范公司促銷贈品的管理，確保促銷活動的順利開展，有效控制成本，提高促銷效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及促銷贈品的活動，包括但不限于線上線下促銷、新品推廣、節日營銷等。（三）基本原則1.合規性原則：促銷贈品活動應符合國家法律法規及相關政策要求，確保活動合法合規。2.成本效益原則：在保證促銷效果的前提下，合理控制贈品成本，提高投入產出比。3.公平公正原則：贈品的發放應公平公正，避免出現內部人員違規操作或不公平對待消費者的情況。4.可追溯原則：對促銷贈品的采購、存儲、發放等環節進行詳細記錄，以便追溯和查詢。二、職責分工（一）市場部1.負責制定促銷活動方案，明確贈品的種類、數量、發放方式等細節。2.根據促銷活動目標和預算，選擇合適的贈品供應商，并進行商務洽談。3.協同其他部門組織實施促銷活動，確保贈品及時、準確發放。（二）采購部1.根據市場部提供的贈品需求，進行采購詢價、比價，選擇優質供應商，簽訂采購合同。2.負責贈品的采購、運輸、驗收等工作，確保贈品的質量和數量符合要求。3.對采購過程中的各項費用進行審核和控制，確保采購成本合理。（三）倉儲部1.負責贈品的入庫、存儲、保管等工作，建立贈品庫存臺賬，定期盤點，確保賬實相符。2.根據市場部的發貨通知，及時準確地發放贈品，做好發貨記錄。3.對庫存贈品進行妥善保管，防止損壞、丟失等情況發生。（四）財務部1.參與促銷活動預算的編制和審核，對贈品費用進行財務核算和監督。2.審核采購合同及相關費用報銷憑證，確保費用支出合規。3.定期對促銷贈品活動的成本效益進行分析，為公司決策提供財務支持。（五）法務部1.對促銷活動方案及相關合同進行法律審核，確保活動合法合規，避免法律風險。2.處理促銷活動中可能出現的法律糾紛，維護公司的合法權益。三、促銷贈品的策劃與預算（一）策劃1.市場部應根據公司的營銷目標、產品特點、目標客戶群體等因素，制定詳細的促銷活動方案，明確贈品的選擇、發放方式、活動時間等內容。2.贈品的選擇應與產品或品牌形象相符，具有一定的實用性、吸引力和紀念價值，能夠有效激發消費者的購買欲望。3.在策劃過程中，應充分考慮競爭對手的促銷活動情況，避免贈品策略同質化，突出公司的差異化優勢。（二）預算1.市場部應根據促銷活動方案，編制贈品預算，明確贈品的采購成本、運輸費用、倉儲費用、發放費用等各項支出。2.贈品預算應報公司管理層審核批準，確保預算合理、可行。在活動執行過程中，應嚴格控制預算，避免超支。3.財務部應對贈品預算進行跟蹤和監控，定期對預算執行情況進行分析，及時發現問題并提出改進措施。四、促銷贈品的采購管理（一）供應商選擇1.采購部應根據市場部提供的贈品需求，通過多種渠道尋找合適的供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對供應商進行評估和篩選，考察其生產能力、產品質量、價格水平、信譽度、售后服務等方面的情況，選擇優質供應商建立合作關系。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。（二）采購流程1.采購部根據市場部提供的贈品需求清單，向供應商發送采購訂單，明確采購的產品名稱、規格、數量、交貨時間等要求。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內容，并按照約定的時間和質量標準組織生產和發貨。3.采購部應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保貨物按時、按質、按量到達公司指定地點。4.贈品到貨后，倉儲部應按照驗收標準進行驗收，檢查贈品的數量、質量、規格等是否與采購訂單一致。如發現問題，應及時通知采購部與供應商協商解決。（三）采購成本控制1.采購部應通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本。2.在采購過程中，應合理控制采購數量，避免因庫存積壓導致成本增加。同時，應關注市場價格波動，適時采購，降低采購風險。3.財務部應加強對采購成本的審核和監督，確保采購費用支出合理合規，杜絕浪費和不合理開支。五、促銷贈品的倉儲管理（一）入庫管理1.贈品到貨后，倉儲部應及時組織驗收，核對贈品的數量、規格、質量等與采購訂單是否一致。2.驗收合格的贈品應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，注明贈品的名稱、規格、數量、入庫日期等信息，并將入庫單交財務部進行賬務處理。3.對入庫贈品進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，記錄贈品的出入庫情況，確保賬實相符。（二）存儲管理1.根據贈品的特性和存儲要求，合理安排倉儲空間，確保贈品存放安全、整齊、有序。2.對庫存贈品進行定期盤點，每月至少盤點一次，核對庫存數量與臺賬記錄是否一致。如發現盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。3.加強對倉儲環境的管理，保持倉庫通風、干燥、清潔，防止贈品受潮、發霉、變質等情況發生。同時，應做好防火、防盜、防蟲等工作，確保贈品安全。（三）出庫管理1.市場部根據促銷活動的實際需要，提前向倉儲部提交贈品發放申請單，注明贈品的名稱、規格、數量、發放對象等信息。2.倉儲部收到發放申請單后，應認真審核，確認無誤后按照申請單要求發放贈品，并填寫出庫單，注明贈品的名稱、規格、數量、發放日期、發放對象等信息。3.發放贈品時，應嚴格按照規定的發放方式和流程進行操作，確保贈品發放準確、及時、公平。同時，應做好發放記錄，以便追溯和查詢。六、促銷贈品的發放管理（一）發放方式1.現場發放：在促銷活動現場，如商場、超市、門店等，由工作人員直接向消費者發放贈品。2.郵寄發放：對于線上促銷活動或不方便現場領取贈品的消費者，可通過郵寄的方式發放贈品。3.電子兌換：對于一些數字化的贈品，如優惠券、積分、虛擬物品等，可通過電子平臺進行兌換發放。（二）發放流程1.現場發放流程消費者參與促銷活動，滿足贈品領取條件。消費者向工作人員出示有效憑證，如購物小票、參與活動記錄等。工作人員核對憑證信息，確認無誤后，按照規定發放贈品，并在發放記錄上簽字確認。消費者領取贈品后，在發放記錄上簽字確認。2.郵寄發放流程市場部根據活動規則確定符合郵寄贈品條件的消費者名單，并提供詳細的收件信息。倉儲部根據收件信息準備贈品，并填寫郵寄清單。采購部安排快遞公司進行郵寄，并將快遞單號反饋給倉儲部。倉儲部將快遞單號及相關信息通知市場部，市場部及時告知消費者贈品已郵寄。3.電子兌換發放流程消費者在電子平臺上參與促銷活動，滿足電子贈品兌換條件。系統自動驗證消費者資格，如驗證通過，將贈品發放至消費者的電子賬戶。消費者可在電子平臺上查看和使用已兌換的贈品。（三）發放記錄與監控1.市場部應建立贈品發放記錄臺賬，詳細記錄贈品的發放時間、發放對象、發放數量、發放方式等信息，確保發放記錄真實、準確、完整。2.倉儲部應定期對贈品發放記錄進行核對，確保賬實相符。同時，應配合市場部做好發放記錄的查詢和統計工作。3.公司應加強對贈品發放過程的監控，通過現場檢查、視頻監控、數據分析等方式，及時發現和糾正發放過程中存在的問題，確保贈品發放公平公正，避免出現違規發放、冒領等情況。七、促銷贈品的成本核算與效益評估（一）成本核算1.財務部應定期對促銷贈品的成本進行核算，包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、發放成本等各項費用。2.按照不同的促銷活動項目，分別核算贈品的總成本和單位成本，為成本控制和效益評估提供數據支持。3.在成本核算過程中，應嚴格按照財務制度和相關會計準則進行賬務處理，確保成本數據準確可靠。（二）效益評估1.市場部應在促銷活動結束后，及時對活動效果進行評估，分析贈品對銷售業績、品牌知名度、客戶滿意度等方面的影響。2.通過對比促銷活動前后的銷售數據、市場份額、客戶反饋等信息，評估贈品策略的有效性和投資回報率。3.根據效益評估結果，總結經驗教訓，為今后的促銷活動提供參考和改進建議，不斷優化贈品管理策略，提高促銷活動的效果和效益。八、促銷贈品的風險管理（一）法律風險1.法務部應加強對促銷活動相關法律法規的研究和學習，確保促銷贈品活動符合法律法規要求，避免因法律問題給公司帶來損失。2.在促銷活動策劃和實施過程中，對涉及的合同、宣傳資料、活動規則等進行法律審核，防范法律風險。3.如發生法律糾紛，法務部應及時介入，積極應對，維護公司的合法權益。（二）質量風險1.采購部應嚴格把控贈品的質量，選擇質量可靠的供應商，簽訂質量保證協議，確保贈品符合質量標準。2.倉儲部在驗收和存儲贈品過程中，應加強對贈品質量的檢查，如發現質量問題，應及時通知采購部與供應商協商解決。3.對于因贈品質量問題給消費者造成損失的，公司應承擔相應的責任，因此可能導致的賠償等費用應納入成本核算，并加強對質量風險的控制和管理。（三）財務風險1.財務部應加強對促銷贈品活動的財務預算管理，嚴格控制費用支出，避免因預算失控導致財務風險。2.對采購合同中的付款條款進行審核，合理安排資金支付，防范資金風險。3.定期對促銷贈品活動的財務狀況進行分析和評估，及時發現和解決潛在的財務問題，確保公司財務穩定。（四）聲譽風險1.促銷贈品的發放和質量等情