建筑證書怎樣管理制度總則目的為加強公司建筑證書的管理，規范證書的獲取、使用、保管、續期等流程，充分發揮證書在公司業務發展中的作用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及建筑證書的部門、員工以及外借證書的相關合作方。基本原則1.合法性原則：證書管理必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.安全性原則：確保證書的安全保管，防止證書丟失、損壞或被盜用。3.有效性原則：充分發揮證書的作用，使其為公司業務拓展和資質維護提供有力支持。4.責任明確原則：明確證書管理各環節的責任主體，確保管理工作有序進行。證書分類及獲取證書分類1.資質類證書：如建筑企業資質證書、工程設計資質證書等，是公司具備從事特定建筑業務資格的法定憑證。2.人員資格證書：包括注冊建造師證書、注冊造價工程師證書、注冊結構工程師證書等，是個人具備從事相關專業工作能力的證明。證書獲取1.公司統一組織考取根據公司業務發展需求，人力資源部門會同相關業務部門制定年度證書考取計劃，明確考取證書的種類、數量及人員范圍。對于計劃內考取的證書，公司提供必要的培訓支持，包括內部培訓、外部培訓課程推薦等。培訓費用按照公司相關規定執行。員工應積極參加公司組織的培訓及考試，若因個人原因未能通過考試，需自行承擔補考費用。補考仍未通過者，需根據公司規定接受相應處理。2.員工自主考取員工因個人職業發展或其他原因自主考取與公司業務相關的建筑證書，在取得證書后，應及時將證書原件及相關證明材料提交給公司人力資源部門備案。公司對員工自主考取證書并符合公司需求的，給予一定的獎勵，具體獎勵標準由公司另行制定。證書使用公司內部使用1.業務投標當公司參與建筑項目投標時，根據項目要求，由項目負責人提出證書使用申請，注明所需證書的種類、數量及使用期限。申請經所在部門負責人審核、分管領導批準后，人力資源部門負責協調相關證書持有人提供證書原件或復印件，用于投標文件編制。投標結束后，證書原件應及時歸還證書持有人，復印件由公司統一歸檔保存。2.資質維護為確保公司資質的有效性和合規性，在資質年檢、升級等過程中，相關部門應根據要求及時提供所需的證書原件或復印件。人力資源部門負責統籌安排證書的調配使用，確保資質維護工作順利進行。外借管理1.外借原則公司證書原則上不外借，如因特殊情況確需外借的，必須經過嚴格的審批流程。外借證書僅限于與公司有業務合作關系的正規單位，且外借用途必須符合法律法規及公司利益。2.外借審批流程外借申請由業務部門提出，詳細說明外借原因、外借單位情況、外借期限及預期收益等內容。申請經所在部門負責人審核后，提交分管領導審批。分管領導審批通過后，報總經理批準。經總經理批準的外借申請，由人力資源部門與外借單位簽訂外借協議，明確雙方的權利義務，包括證書使用范圍、保管責任、違約責任等。3.外借費用及收益外借證書應根據市場行情及公司實際情況收取一定的費用，費用標準由公司另行制定。外借費用由公司財務部門統一收取，并按照公司財務制度進行管理。外借證書所獲得的收益，應按照公司相關規定進行分配，主要用于獎勵證書持有人、補充公司培訓經費等。證書保管保管責任1.人力資源部門負責建立公司建筑證書臺賬，詳細記錄證書的種類、數量、獲取時間、有效期、持有人等信息，并定期更新。統一保管公司重要的資質類證書原件，確保證書的安全存放。負責監督證書的使用和歸還情況，對違規使用證書的行為進行調查處理。2.證書持有人負責妥善保管本人持有的人員資格證書原件，不得隨意轉借他人或用于非公司規定的用途。在證書使用完畢后，應及時將證書歸還人力資源部門或按照規定存放于指定地點。如發現證書丟失或損壞，應立即向人力資源部門報告，并配合公司采取相應的補救措施。保管方式1.存放地點資質類證書原件存放于公司專門的證書保管柜中，保管柜應具備防火、防盜、防潮等功能。人員資格證書原件由持有人自行妥善保管，公司可要求持有人定期將證書交至人力資源部門進行核查。2.電子檔案管理建立證書電子檔案庫，將證書的掃描件、相關證明材料等進行數字化存儲，便于查詢和管理。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。證書續期續期提醒1.人力資源部門負責提前關注證書的有效期，在證書到期前[X]個月，通過郵件、短信等方式向證書持有人發送續期提醒通知。2.通知內容應包括證書名稱、有效期截止日期、續期辦理流程及要求等信息。續期辦理1.證書持有人應在收到續期提醒通知后，按照規定的時間和要求準備續期所需材料，并向相關主管部門提交續期申請。2.對于需要參加繼續教育培訓的證書，持有人應按時參加培訓，并取得規定的學分或學時證明。3.人力資源部門負責跟蹤證書續期辦理進度，協助證書持有人解決續期過程中遇到的問題。4.證書續期完成后，持有人應及時將續期后的證書原件及相關證明材料提交給人力資源部門備案。證書變更變更情形1.證書持有人姓名、身份證號碼、工作單位等信息發生變更的。2.證書注冊單位、專業、有效期等關鍵信息發生變更的。變更流程1.證書持有人應及時向人力資源部門提交證書變更申請，并提供相關證明材料。2.人力資源部門對申請材料進行審核，審核通過后，協助證書持有人辦理變更手續。3.涉及資質類證書變更的，還需按照相關資質管理部門的要求，辦理資質證書變更備案手續。證書遺失補辦遺失報告1.證書持有人發現證書遺失后，應立即向人力資源部門報告，并提交書面遺失聲明。2.遺失聲明應包括證書名稱、證書編號、有效期、遺失時間及地點等信息。補辦流程1.人力資源部門根據證書持有人提供的遺失聲明，核實證書相關信息后，向證書頒發部門申請補辦證書。2.證書持有人按照證書頒發部門的要求，準備補辦所需材料，并配合人力資源部門完成補辦手續。3.補辦證書所需費用由證書持有人承擔。監督與考核監督檢查1.人力資源部門定期對公司證書的管理情況進行檢查，包括證書的保管、使用、續期、變更等環節。2.檢查方式可采用現場查看、資料查閱、人員訪談等，確保證書管理工作規范、有序。3.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門或個人限期整改。考核機制1.將證書管理工作納入員工績效考核體系，對在證書獲取、使用、保管等方面表現優秀的員工給予獎勵。2.對違反證書管理制度的行為進行嚴肅處理，視情節輕重給予警告、罰款、降職、解除勞動合同等處