化妝品留樣管理制度總則一、目的為規范化妝品留樣管理，確保化妝品質量安全，依據相關法律法規和公司質量管理體系要求，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有化妝品的留樣管理，包括采購的原料、生產的半成品和成品。三、職責1.質量管理部門負責制定留樣計劃和留樣標準，組織實施留樣工作。對留樣進行定期檢查和評估，及時處理異常情況。保存留樣記錄，確保留樣信息的可追溯性。2.生產部門按照留樣計劃要求，負責采集和保存化妝品留樣。對留樣的包裝和標識進行規范，確保留樣的完整性和準確性。配合質量管理部門進行留樣檢查和評估工作。3.采購部門協助質量管理部門制定原料留樣計劃，提供原料相關信息。負責采購原料的留樣采集和保存，確保原料留樣的質量。4.倉儲部門對留樣進行妥善保管，防止留樣受到污染、損壞或丟失。按照要求提供留樣的存儲條件和環境信息。四、留樣要求1.留樣種類原料留樣：采購的每批原料均應留樣，包括原材料、包裝材料等。半成品留樣：生產過程中的每批半成品均應留樣，以便對生產過程進行監控和質量評估。成品留樣：每批成品均應留樣，留樣數量應滿足質量檢驗、追溯和客戶投訴處理等需求。2.留樣數量原料留樣：每批原料留樣數量應不少于該批原料總量的10%，且不少于2個最小包裝單位。半成品留樣：每批半成品留樣數量應不少于該批半成品總量的5%，且不少于2個最小包裝單位。成品留樣：每批成品留樣數量應不少于3個最小銷售包裝單位，特殊情況可根據客戶要求增加留樣數量。3.留樣標識每個留樣應標明留樣編號、留樣日期、留樣品種、留樣數量、留樣批次等信息。留樣標識應清晰、準確、不易褪色，便于識別和追溯。4.留樣包裝原料留樣和半成品留樣應采用原包裝或密封良好的容器進行包裝，確保留樣不受外界因素影響。成品留樣應采用與銷售包裝相同的包裝材料進行包裝，或采用專門的留樣包裝材料進行包裝，以保證留樣的完整性和代表性。5.留樣存儲條件原料留樣應按照原料的儲存要求進行存儲，確保留樣在適宜的溫度、濕度、光照等條件下保存。半成品留樣和成品留樣應存放在陰涼、干燥、通風良好的庫房中，避免陽光直射和高溫潮濕環境。留樣存儲環境應定期進行監測和記錄，確保留樣存儲條件符合要求。留樣計劃一、制定原則1.全面性原則：留樣計劃應涵蓋公司所有化妝品的原料、半成品和成品，確保留樣的全面性和代表性。2.合理性原則：留樣數量、留樣時間等應根據化妝品的特性、生產工藝、質量控制要求等因素進行合理確定，既保證留樣的有效性，又避免不必要的資源浪費。3.可追溯性原則：留樣計劃應明確留樣的標識、存儲條件、檢查周期等信息，便于對留樣進行追溯和管理。二、制定流程1.質量管理部門根據公司化妝品的生產情況、質量控制要求等因素，制定留樣計劃草案。2.留樣計劃草案經質量管理部門負責人審核后，提交公司質量負責人審批。3.質量負責人對留樣計劃草案進行審批，提出審批意見和建議。4.質量管理部門根據質量負責人的審批意見和建議，對留樣計劃草案進行修訂和完善，形成正式的留樣計劃。5.正式的留樣計劃經公司總經理批準后，下發至各相關部門執行。三、留樣計劃內容1.留樣品種：列出需要留樣的化妝品品種，包括原料、半成品和成品。2.留樣數量：明確每批留樣的數量要求，包括原料、半成品和成品。3.留樣時間：規定留樣的保存期限，一般應不少于產品保質期的兩倍。4.留樣存儲條件：詳細說明留樣的存儲環境要求，包括溫度、濕度、光照等。5.留樣檢查周期：確定留樣的檢查周期，一般應每月至少檢查一次。6.留樣處理：規定留樣到期后的處理方式，如銷毀、繼續保存等。留樣采集與保存一、采集要求1.原料留樣在原料到貨后，由采購部門通知質量管理部門進行留樣采集。質量管理部門按照留樣計劃要求，對每批原料進行采樣，采樣數量應不少于留樣數量。采樣時應注意避免樣品受到污染，采用無菌采樣工具和方法進行采樣。采樣后應立即將樣品裝入留樣容器中，并進行標識和包裝。2.半成品留樣在半成品生產過程中，由生產部門按照留樣計劃要求，對每批半成品進行采樣，采樣數量應不少于留樣數量。采樣時應在半成品包裝前進行，避免樣品受到包裝材料的污染。采樣后應立即將樣品裝入留樣容器中，并進行標識和包裝。3.成品留樣在成品包裝完成后，由生產部門按照留樣計劃要求，對每批成品進行采樣，采樣數量應不少于留樣數量。采樣時應隨機抽取，避免樣品的傾向性。采樣后應立即將樣品裝入留樣容器中，并進行標識和包裝。二、保存要求1.留樣應存放在專門的留樣室或留樣柜中，留樣室或留樣柜應具備良好的通風、防潮、防蟲等條件。2.留樣應按照品種、批次等進行分類存放，便于管理和查找。3.留樣應定期進行檢查和維護，確保留樣的質量和完整性。每月至少檢查一次留樣的存儲條件是否符合要求，如溫度、濕度等。每季度至少對留樣進行一次外觀檢查，觀察留樣是否有變質、污染等情況。如發現留樣有異常情況，應及時進行處理，并記錄處理情況。4.留樣的保存期限應按照留樣計劃的規定執行，到期后應及時進行處理。對于需要繼續保存的留樣，應重新制定留樣計劃，并按照新的計劃進行保存。對于到期的留樣，應經質量管理部門負責人批準后，進行銷毀處理，并記錄銷毀情況。留樣檢查與評估一、檢查內容1.留樣的存儲條件是否符合要求，如溫度、濕度等。2.留樣的外觀是否有變質、污染等情況。3.留樣的標識是否清晰、準確，是否與留樣記錄一致。4.留樣的數量是否符合要求，是否有缺失或損壞等情況。二、檢查方法1.定期檢查：每月至少檢查一次留樣的存儲條件和外觀情況，每季度至少對留樣進行一次全面檢查。2.隨機抽查：不定期對留樣進行隨機抽查，檢查留樣的標識、數量等情況。3.專項檢查：根據需要，對特定批次或特定品種的留樣進行專項檢查，如發現問題及時處理。三、評估標準1.存儲條件符合要求：留樣室或留樣柜的溫度、濕度等環境參數應在規定的范圍內，如有異常應及時調整。2.外觀無變質、污染：留樣的外觀應無變質、污染等情況，如有異常應及時處理。3.標識清晰、準確：留樣的標識應清晰、準確，與留樣記錄一致，如有錯誤應及時更正。4.數量符合要求：留樣的數量應符合留樣計劃的要求，如有缺失或損壞應及時補充或更換。四、評估處理1.對于檢查中發現的問題，應及時進行處理，并記錄處理情況。如存儲條件不符合要求，應及時調整存儲環境，確保留樣的質量。如外觀有變質、污染等情況，應及時對留樣進行處理，如銷毀等，并重新采集留樣。如標識有錯誤，應及時更正標識，并記錄更正情況。如數量有缺失或損壞，應及時補充或更換留樣，并記錄補充或更換情況。2.對于連續多次檢查中發現的問題，應進行原因分析，并采取相應的改進措施，防止問題的再次發生。3.質量管理部門應定期對留樣檢查和評估情況進行總結和分析，提出改進建議和措施，不斷完善留樣管理制度。留樣記錄與追溯一、記錄內容1.留樣編號、留樣日期、留樣品種、留樣數量、留樣批次等基本信息。2.留樣的采集時間、采集人員、采集地點等信息。3.留樣的存儲條件、檢查時間、檢查人員等信息。4.留樣的處理時間、處理人員、處理方式等信息。5.其他與留樣相關的信息，如客戶投訴處理、質量事故調查等。二、記錄要求1.留樣記錄應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。2.留樣記錄應采用紙質或電子文檔形式進行保存，保存期限應不少于產品保質期的兩倍。3.留樣記錄應便于查閱和追溯，應按照留樣編號、留樣日期等進行分類歸檔。三、追溯流程1.在需要追溯留樣時，應通過留樣編號或其他相關信息，在留樣記錄中