納入單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映單位各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存單位在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，負(fù)責(zé)單位檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位員工的檔案意識。三、檔案的分類與編號（一）分類1.行政檔案：包括單位設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議記錄，工作計劃與總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)單位業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項目檔案：針對單位開展的各類項目，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。（二）編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式。例如，2023年行政檔案的第10份文件編號為“2023XZ010”。2.類別代碼：行政檔案（XZ）、業(yè)務(wù)檔案（YW）、項目檔案（XM）、財務(wù)檔案（CW）、聲像檔案（SX）。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后或文件辦理完畢后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關(guān)檔案材料整理好并移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時收集相關(guān)材料。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括文件名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損的檔案進行修補或復(fù)制，保持檔案的整潔和完整。4.將整理好的檔案材料按照順序裝訂成冊，或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、編號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.按照檔案類別和編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。3.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本單位員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)及時檢查檔案的完整性，并在查閱申請表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱本單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，確定其保管期限。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明“已銷毀”字樣，并永久保存銷毀記錄。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立單位檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于長期保存和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上。（三）信息安全管理1.加強檔案信息安全管理，采取必要的安全防護措施，如防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對檔案管理人員進行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（二）處罰