教學儀器購入管理制度總則1.目的為了加強公司教學儀器購入管理，規范采購流程，確保購入的教學儀器符合教學需求，提高資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有教學儀器的購入管理活動，包括但不限于各類實驗設備、教學軟件、多媒體器材等。3.基本原則按需采購原則：根據教學實際需求，合理確定采購數量和規格，避免盲目采購和資源浪費。質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合相關標準的教學儀器，確保教學活動的正常開展。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商有平等的參與機會。成本效益原則：在保證教學儀器質量的前提下，充分考慮成本因素，追求最佳的性價比。采購需求規劃1.需求調研每學期末，各教學部門應結合下學期教學計劃，對所需教學儀器進行詳細調研，填寫《教學儀器需求調研表》，內容包括儀器名稱、規格型號、數量、用途、預算等。調研過程中，應充分征求授課教師、實驗指導教師及學生的意見，確保需求的準確性和合理性。2.需求匯總與審核教學部門將《教學儀器需求調研表》匯總后提交至教務處。教務處組織相關人員對需求進行審核，重點審核需求的必要性、合理性、預算的準確性等。對于不符合要求的需求，及時與教學部門溝通并反饋修改意見。3.采購計劃制定根據審核通過的需求，教務處編制《教學儀器采購計劃》，明確采購項目名稱、規格型號、數量、預算金額、采購時間等內容。《教學儀器采購計劃》經分管教學的領導審批后，作為教學儀器采購的依據。采購流程1.采購申請根據批準的《教學儀器采購計劃》，采購部門填寫《教學儀器采購申請表》，詳細說明采購項目的基本情況、采購理由、采購方式建議等。《教學儀器采購申請表》經采購部門負責人審核簽字后，提交至分管采購的領導審批。2.采購方式選擇招標采購：對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的教學儀器采購項目，采用招標采購方式。采購部門應按照相關法律法規和公司招標管理規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。競爭性談判采購：對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的，采用競爭性談判采購方式。采購部門應邀請不少于三家具備相應資格的供應商進行談判，確定成交供應商。詢價采購：對于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的教學儀器采購項目，采用詢價采購方式。采購部門應向不少于三家供應商發出詢價通知書，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。單一來源采購：符合下列情形之一的教學儀器采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應與單一供應商進行協商，確定采購價格和合同條款。3.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購項目的要求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的供應商，并對其進行實地考察或資質審核。供應商評價：采購部門定期對供應商的產品質量、交貨期、售后服務等進行評價，建立供應商評價檔案。對于評價不合格的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。供應商選擇：采購部門根據供應商評價結果，選擇合適的供應商進行采購。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、實力、價格、服務等因素，確保選擇到優質的供應商。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購貨物的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。采購合同經公司法律部門審核后，由采購部門負責人簽字蓋章，并報分管采購的領導審批。5.采購執行與驗收采購執行：采購部門按照采購合同的要求，及時與供應商溝通，跟蹤采購進度，確保貨物按時、按質、按量供應。到貨驗收：教學儀器到貨前，采購部門應通知使用部門做好驗收準備。到貨后，由使用部門、采購部門、質量檢驗部門等相關人員組成驗收小組，按照合同要求和相關標準對教學儀器進行驗收。驗收合格后，填寫《教學儀器驗收報告》；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商更換貨物或采取其他補救措施。采購預算管理1.預算編制采購部門根據批準的《教學儀器采購計劃》，編制采購預算，明確各項采購項目的預算金額。采購預算應細化到具體的采購項目和費用明細，確保預算的準確性和可執行性。采購預算經財務部門審核后，報公司領導審批。2.預算執行采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整預算的，應按照公司預算調整程序辦理相關手續。財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購支出進行統計分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。3.預算控制采購部門在采購過程中，應嚴格控制采購成本，確保采購價格不超過預算。對于超過預算的采購項目，應及時分析原因，并采取相應的措施進行調整。財務部門應加強對采購資金的管理，嚴格按照合同約定支付采購款項，確保資金使用的安全和合規。采購檔案管理1.檔案收集采購部門負責收集采購過程中產生的各類文件和資料，包括采購申請、采購計劃、采購合同、招標文件、投標文件、詢價通知書、報價單、驗收報告等。采購人員應及時將相關文件和資料整理歸檔，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案整理與保管采購檔案應按照類別和時間順序進行整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。采購檔案應妥善保管，存放于安全、干燥、通風的場所，防止檔案損壞、丟失或泄密。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經采購部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。因特殊原因需要借閱采購檔案的，應填寫《采購檔案借閱申請表》，經采購部門負責人和分管采購的領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應按時歸還檔案，并保證檔案的安全和完整。監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門定期對教學儀器購入管理情況進行監督檢查，重點檢查采購流程的合規性、采購預算的執行情況、采購合同的履行情況等。對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價人力資源部門將教學儀器購入管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系，對采購部門、使用部門等在采購工作中的表現進行考核評