工程項目采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程項目采購管理，規范采購行為，降低采購成本，保證工程質量和進度，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的采購活動，包括但不限于建筑材料、設備、構配件、辦公用品及服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益原則：在保證工程質量和進度的前提下，力求降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合工程要求。5.歸口管理原則：工程項目采購實行歸口管理，明確各部門職責，加強協作與溝通。二、采購管理職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，組織實施采購活動，選擇合格供應商。2.負責采購合同的起草、簽訂、履行及管理工作。3.負責采購物資的催交、驗收、付款申請等工作。4.建立供應商檔案，定期對供應商進行評價和考核。（二）工程部門1.根據工程進度和實際需求，提出物資采購申請。2.參與采購物資的技術規格、質量標準的制定和審核工作。3.負責采購物資的到貨驗收工作，對物資的數量、質量、規格等進行檢驗。4.協助采購部門處理采購過程中的技術問題和質量糾紛。（三）財務部門1.負責審核采購合同，監督采購資金的支付。2.參與采購成本的核算和控制工作，提供財務分析和建議。3.負責采購付款的審批和賬務處理工作。（四）質量部門1.制定采購物資的質量檢驗標準和驗收規范。2.參與采購物資的檢驗和驗收工作，對物資質量進行監督和檢查。3.負責處理采購物資的質量問題，提出整改意見和建議。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.工程部門應根據工程項目的總體進度計劃，提前制定詳細的物資需求計劃，明確物資的名稱、規格、型號、數量、到貨時間等要求。2.采購部門根據工程部門提交的物資需求計劃，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃應經工程部門、財務部門等相關部門審核后，報公司領導審批。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執行過程中，如因工程變更、設計調整、市場變化等原因需要調整采購計劃的，工程部門應及時提出書面申請，說明調整的原因、內容和影響。2.采購部門根據工程部門的申請，對采購計劃進行相應調整，并重新報相關部門審核和公司領導審批。3.采購計劃調整后，采購部門應及時通知供應商，協商調整交貨時間、數量等相關事宜。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等內容。2.采購部門根據采購物資的要求和特點，從供應商數據庫中篩選出潛在供應商，并進行實地考察和評估。考察內容包括供應商的生產能力、質量控制、售后服務、價格水平等方面。3.采購部門組織相關部門對潛在供應商進行綜合評價，評價指標包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等。根據評價結果，選擇合格供應商，并與其簽訂合作協議。（二）供應商的考核與評價1.采購部門定期對供應商進行考核與評價，考核周期一般為每季度一次。考核內容包括供應商的交貨期、產品質量、售后服務、價格水平等方面。2.采購部門根據考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予優先合作機會和獎勵；對于考核不合格的供應商，及時發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，終止合作關系。3.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、考核評價結果、合作情況等內容，為供應商的選擇和管理提供依據。五、采購流程管理（一）采購申請1.工程部門根據工程進度和實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途、預計到貨時間等內容。2.采購申請表經工程部門負責人審核簽字后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購物資的必要性、合理性進行審核。2.審核通過后，采購申請表依次報財務部門、質量部門等相關部門審核。財務部門審核采購預算，質量部門審核采購物資的質量要求。3.各相關部門審核通過后，采購申請表報公司領導審批。公司領導根據采購物資的重要性、金額大小等因素進行審批。（三）采購實施1.采購部門根據公司領導的審批意見，組織實施采購活動。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應根據采購物資的特點和金額大小選擇合適的采購方式。2.對于招標采購，采購部門應編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。對于詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，采購部門應向多家供應商發出詢價函、談判邀請書或單一來源采購申請，進行比較和選擇。3.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等內容。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知工程部門、質量部門等相關部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨后，工程部門負責組織質量部門、采購部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。3.驗收合格的物資，由工程部門填寫驗收報告，經相關人員簽字確認后，辦理入庫手續。驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，要求供應商更換、補貨或退貨等。（五）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款時間等內容。2.付款申請表經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門。3.財務部門對付款申請表進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，報公司領導審批。4.公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律法規風險等。2.根據風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于供應商違約風險，采購部門應選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任和賠償條款。同時，加強對供應商的跟蹤和監督，及時發現和解決問題。2.對于質量問題風險，采購部門應嚴格按照質量標準進行采購和驗收，選擇質量可靠的供應商，并要求供應商提供質量保證文件。同時，加強對采購物資的質量檢驗和監督，及時發現和處理質量問題。3.對于價格波動風險，采購部門應密切關注市場價格變化，合理安排采購時間和數量，采用適當的采購方式，如套期保值、簽訂長期合同等，降低價格波動對采購成本的影響。4.對于法律法規風險，采購部門應加強對法律法規的學習和研究，確保采購活動符合法律法規要求。同時，在采購合同中明確雙方的權利和義務，避免法律糾紛。七、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購發票、驗收報告、付款憑證等相關資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照時間順序和類別進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。2.采購檔案應定期歸檔，歸檔期限一般為采購項目結束后[X]個工作日內。（三）檔案保管與查閱1.采購檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申