企業采購流程優化的定義一、采購的基本流程采購流程是采購活動的全部操作過程，是采購人員從事采購活動的執行標準和業務規范，采購人員必須遵照執行。有些企業會制定明確而單獨的采購流程說明書，有些企業則將有關流程,分散于各項采購作業規范當中。一般來講，企業規模越大,采購金額越高,對流程設計越要重視而詳細。第一節采購流程概述

采購的幾個基本環節

（1）確認需求（2）需求說明（3）選擇供應商（4）價格和采購條件的確定（5）發出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收（8）核對發票（9）不符與退貨處理（10）結案（11）記錄與檔案維護采購作業流程的七大注意點采購結構應與采購數量、種類、區域想匹配先后順序及時效控制關鍵點設置權利、責任或者任務的劃分避免作業流程中發生摩擦、重復、與混亂采購流程應反映集體決策的思想配合作業方式的改善第二節采購訂單采購訂單的定義采購訂單有時也被稱為采購合同，一股在選擇供應商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節信息：數量、物料規格、質量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面采購訂單采購訂單的內容到底有哪些呢?采購訂單的使用對于尚未使用電腦系統的公司，一份訂單通常有7-9份副本。而在計算機化的條件下，將一份采購訂單的副本送到每個部門的電子郵箱就可以了。供應商在原件上簽字后將其送回買方，這表明供應商已收到訂單并同意訂單的內容。用法律術語講，發送訂單的采購部門構成了合同提供者，而確認訂單的供應商構成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。綜合采購訂單如果要重復地從一個供應商那里訂購一種或一組商品，采購部門就可以發出綜合采購訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復采購的一種或一組商品。如圖5-2-2所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發出采購訂單。在買方同供應商訂立了綜合訂單之后，采購一種商品只需發送常規訂單就可以了。買賣雙方已經議定了采購合同的條件。綜合訂單使物料發送成為買賣雙方之間的常規事件。訂單準備過程示意圖訂單計劃物料項目技術資料熟悉物料項目確認價格確認質量標準確認項目需求量制定訂單說明書訂單說明書估價單

_________公司估價單號碼第號年月日下列物品希望符合下列條件，請惠送估價單。1、估計單提出日期月日2、接受地點公司3、訂購后日交貨4、品質構造5、估價有效期限采購科印選擇供應商過程示意圖查詢采購環境計算供應商容量與供應商確認訂單確認意向供應商發放訂單說明書確認物料供應商簽定訂單過程示意圖制作訂單與供應商簽訂合同執行合同審批訂單第三節進貨管理與管理評價進貨方式（一)自提進貨(二)供應商送貨(三)委托外包進貨自提進貨的步驟貨物清點環節管理包裝、裝卸、搬運上車管理運輸環節管理中轉環節的管理驗收入庫環節的管理供應商送貨對采購商來說，供應商送貨是一種最簡單輕松的采購進貨管理方式。它基本上省去了整個進貨管理環節，把整個進貨管理的任務以及進貨途中的風險都轉移給了供應商，只剩下一個入庫驗收環節。而入庫驗收也主要是供應商和保管員之間的交接，進貨員最多只提供一個簡單的協助而已。進貨管理的四大基本原則(一)進貨方式選擇原則(二)安全第一原則(三)成本效益統一原則(四)總成本最低的原則進貨管理評價物料的采購可以從四個方面進行評價（一）質量指標（二）成本指標（三）供應指標（四）服務指標（一）質量指標（1）來料合格批次率＝（合格來料批次÷來料總批次）×100%（最常用）；（2）來料抽檢缺陷率＝（抽檢缺陷總數÷抽檢樣品總數）×100%；（二）成本指標（1）價格水平：往往同本公司掌握的市場行情比較或者根據供應商的實際成本結構及利潤率進行判斷；（2）報價是否及時，報價單是否客觀、具體、透明（分解成原材料費用、加工費用、包裝費用、運輸費用、稅金、利潤等以及相對應的交貨與付款條件）；（3）降低成本的態度及行動：是否真誠地配合本公司或主動地開展降低成本活動，制訂改進計劃、實施改進行動等；（4）分享降價成果：是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司）；（5）付款：是否積極配合響應本公司提出的付款條件要求與辦法，開出付款發票是否準確、及時、符合有關財稅要求。（三）供應指標（1）準時交貨率＝（按時按量交貨的實際批次÷訂單確認的交貨總批次）×100%；（2）交貨周期：自訂單開出之日到收貨之時的時間長度，常以天為單位；（3）訂單變化接受率：是衡量供應商對訂單變化靈活性反應的一個指標，指在雙方確認的交貨周期中供應商可接受的訂單增加或減少的比率。訂單變化接受率＝（訂單增加或減少的交貨數量÷訂單原定的交貨數量）×100%。第四節采購流程優化

影響采購流程的因素供應商和品牌規格選擇供應商簽定合同重視價格管理機構采購流程的優化方法方法特征適用范圍從使用者至采購部門的在線查詢系統加快信息傳輸速度，方便使用者適用于低價值的采購需求面對使用者的采購卡為采購雙方提供方便適用于低價值的采購需求通過互聯網的電子采購商務方便、簡潔，但同時也產生訂貨的安全及控制問題采購周期長或合作時間較長的采購綜合采購訂單合同使采購過程更為簡潔、更為迅速采購周期長或合作時間較長的采購長期采購合同采購期限較長，采購較為穩定采購周期長或合作時間較長的采購、低價值的采購需求采購流程重新設計可以節約成本、涉及范圍較廣采購機構臃腫需要重新設計的采購電子數據交換系統支持企業間常用的商業單證和信息的電子交換數據交換系統良好的采購允許客戶向供應商直接訂貨方便客戶客戶滿意度要求較高的采購，客戶聯系供應商較為方便面對供應商的使用者在線訂貨系統方便客戶有較好的在線訂貨系統