時間管理知識時間管理時間管理概述時間的殺手：時間損失分析

目錄如何進行時間管理時間管理概述一、時間管理概述（一）時間管理什么是時間管理！什么是時間管理呢？在日常生活中如何使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面。最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時間，這就是時間管理。時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。時間管理概述（二）、學習時間管理的理由時間是不能儲存的時間不會停止時間也不可能增加時間無法轉讓時間是租不到，買不到，也借不到時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關的工作，達到“三效",即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。時間管理概述（三）、時間管理的目的最初的時間管理基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條。逐漸發展到強調對時間的是“規劃與準備”，特色是記事簿。從記事簿開始慢慢的能科學的去安排時間，對每天的活動，寫在紙上或輸入計算機，詳細的規劃各種各樣的規劃表。當代時間管理理論強調了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向對才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目標接近時間管理概述（四）、時間管理的發展歷程這種管理理論強調的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目標很接近，所以它強調的是一種方向，也叫做正北理論。當代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經濟學家帕累托認為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結果源于20%的努力，也就是80%的結果是因為20%的關鍵因素所致。這方面的內容到第三部分會詳細的介紹。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達到一種高效率。同時，要調整生物鐘，控制好工作的節奏，使得效能最高。在你的生活過程當中，每一個決定不是離開你人生的目標很遠，就是離你人生的目標很近。所以你每一個時刻都在做選擇，每一個時刻都在做決定。時間管理概述（四）、時間管理的發展歷程時間的殺手：時間損失分析

時間哪里去了？現在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里？一般來說，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素：

時間損失分析

設定目標方面的時間損失制定計劃方面的時間損失做出決定方面的時間損失在工作組織方面的時間損失工作開始時的時間損失每日安排上的時間損失（1）外在因素耗時的類型干擾；不速之客；溝通不良；資料不全；文件復雜；工作擱置等。（2）內在因素耗時的類型計劃欠妥；事必躬親；條理不清；欠缺自律；無力拒絕；做事拖延等。

時間損失分析

1、外因和內因的耗時

對時間損失因素的分析，可以按照外因和內因來分類，調查者通過對人們日常消耗時間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面（1）有形浪費開小差；資源不足；；程序繁瑣；間斷；等待；溝通不足；官僚作風。（2）無形浪費計劃不周；不懂說“不”；拖延；不分輕重緩急；善忘；猶疑不決；欠缺組織；健康欠佳。

時間損失分析

2、有形和無形的浪費

在時間浪費中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費掉的，因此，浪費時間的現象可以按照有形浪費和無形浪費來區分。如何進行時間管理

如何進行時間管理在日常的工作中，如何去分配時間，去安排時間，去使用時間，在有限的時間內如何提高我們的效率。在時間管理中，80/20法則，四象限法則是基本的、應用最為廣泛的原則，在工作按照這已原則來分配自己的時間，將會有事半功倍的效果，運用一些提高時間管理的成效的方法，將會使你的時間運用的更有效果，更有效率，更有效能（一）、理解時間管理的六個概念

不管是中國傳統的時間管理，還是當代的時間管理，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題。

如何進行時間管理消費與投資機遇與選擇應變與制變

消費與投資包含多個概念，時間如果用于工作、學習，就是一種投資，因為它是有回報的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費，所以時間管理要多投資，少消費，達到投資和消費的平衡。在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導致機遇，等待則只能處于無奈狀態，不能將人生時間使用的可能性發揮到極致。應變就是當問題發生時，去被動地做出反應；制變則是去控制住事情，能夠主動地預先做出一些預防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發展。（一）、理解時間管理的六個概念

不管是中國傳統的時間管理，還是當代的時間管理，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題。

如何進行時間管理效率與成效緊要與重要反應與預應在時間管理中，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結果是可見的、是優質的、是與奮斗目標相一致的，而不是南轅北轍的結局。對于重要且緊要的問題立即處理；對于重要但不緊要的問題優先處理；對于緊要但不重要的問題最后處理：對于不重要也不緊要的問題則予以回避當問題發生后，能及時做出反應，采取必要的措施。對于未發生的問題，則防患于未然，提前做出預防，使問題有良好的預警處理機制。（二）、時間管理的基本原則

如何進行時間管理80/20法則19世紀意大利經濟學家帕雷托（PARETO）發現：80%的財富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規則在許多情況下得到廣泛應用。一般表述為：在一個特定的組群或團體內，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。時間管理的重要意義在于能經常以20%的付出取得80%的成果，最后的結果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。如何進行時間管理你使用或準備的時間占80%，即次要的多數問題占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的時間占20%，即重要的少數問題，造成的成果卻占80%。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個，可能只有5個顧客給你相約見面，就是說你花了80%的時間在約見客戶，但是只有20%的客戶跟你見面。作為一名經理，可能你花了兩個小時的時間做準備，但是會議進行可能不到30分鐘，也就是說用80%的時間做準備，造成的結果是20%，但是這20%的準備造成了80%的結果。也可用下圖來表示：如何進行時間管理成果產出的過程中，使用時間的前20%（投入）造就了80%的成果（產出）；相對的，使用其余80%的時間，只有20%的效果。把時間按其緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管理的優先矩陣。如果按照重要程度的軸來標記橫坐標，按照緊急程度的軸來標記縱坐標，可以構成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如何進行時間管理（二）、時間管理的基本原則四象限法則如何進行時間管理（二）、時間管理的基本原則四象限法則A類工作：又重要又緊急的事情

假設用一個統一的標準把所有的工作任務做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應做A類工作，因為A類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發事件。當工作中出現了突發事件的時候，應該放下手頭所有的工作，全身心地撲上去解決，這種行為被形象地稱為救火行動。例如119消防隊接到警報，就要馬上去處理現場。如何進行時間管理（二）、時間管理的基本原則四象限法則

B類工作和C類工作

當重要又緊急的突發事件被處理之后，接下來是應該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認為C類工作很緊急，應先期處理，也有人認為B類工作很重要，應先期處理。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認為應先處理B類工作。為了對B類工作和C類工作完成時間進行分析，可通過分析假設不做C類工作，會導致整個時間管理出現怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導致整個時間管理出現怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。如何進行時間管理（二）、時間管理的基本原則四象限法則

B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定的極限以后，C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔一定的責任，工作本身也可能會因此而消失。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時就應該扔掉C類工作，要保住B類工作，因為B類工作的價值更大，它的重要程度更大。如何進行時間管理（二）、時間管理的基本原則四象限法則

D類工作D類工作相對與A類B類C類的工作，在重要性還是緊急性上都不及。在日常的工作中，應該在認真處理好其它類型的工作后，在花一定的時間來，從而達到合理、高效的工作。如何進行時間管理（二）、時間管理的基本原則四象限法則

舉例：以下對于如何運用四象限法則管理時間，見下圖，在具體的工作中，按照具體情況，事情的輕重緩急自己首先規劃好。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理1、明確責任分工，權責分明分工是現代企業管理的標志，分工促進企業的生產，分工提高工作的效率。公司各成員之間為完成某一項或多項任務而進行的分工協作，以大幅度提高工作效率和工作的質量。提高工作的效率，合理的安排好自己的工作計劃，在實際的工作中，應該做好自己的本職工作，分清主次，權責明確，其中權是指職權，是完成你所負責工作的權利；責是責任，是誰有義務做什么工作的問題。分工不明，權責混淆是浪費時間、降低效率的一種最主要的因素。主要表現在：權責問題主要是發生在工作項目的說明上，說明含糊不清就會導致權責不清。分工不明，配合不當，會浪費許多時間，甚至浪費精力。解決的方法：員工定期的更新工作說明，以保證真正的權責得到清楚的界定。權責對等，領導交出職責時一定要授予同等的職權。在具體的事務中，積極和他人溝通，明確和他人的分工，防止重復性工作。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理2、設定目標，做好計劃哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：對象是一群智力、學歷、環境都差不多的年輕人，調查發現：27%的人沒有目標60％目標模糊10％有清晰但較短期的目標3％有清晰且長期的目標而結果呢？25年后調查發現：27%的人沒有目標——社會的最底層，抱怨整個世界60％目標模糊——社社會的中下層面安穩地生活與工作10％有清晰但較短期的目標——成為各行業的專業人士3％有清晰且長期的目標——成為社會各界的頂尖人士（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理2、設定目標，做好計劃目標設定以后，要開始把目標轉化為行動，把藍圖變成現實，這時就需要制定計劃。但是在計劃與行動之間經常有兩個極端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是貿然進行、馬上行動。而正確的做法是要制定計劃，“慢慢計劃，快快行動”永遠是取得成功的捷徑，目標是不能輕易變更的，目標要清晰、明了，是可以寫下來的，而且是要符合目標管理原則的。-明確的-可以量度的-可以達成的-實際可行的-有時間性的（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理3、學會說“不”在實際工作中，按照既定的計劃去推進實行，朋友、同事和其他人都常常會對我們的時間和精力有一點點需求，有時還不止是那么一點點。如果出于禮貌，我們滿足了所有這些需求，那么我們就會把自己弄得精疲力竭。其結果是，我們在所有方面的表現都會受到影響。對于那些要求或需要占用我們時間或精力的人，有時我們確實需要說不。但是說不實在讓人難以啟齒，是嗎？這需要意志力。事實上，在現在這個時代，大部分人背負著過多的責任，學會何時說“不”、如何說“不”成為你所要掌握的關鍵技能之一。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理3、學會說“不”對什么說“不”《如何安排工作與生活》的作者羅伯特·莫斯科維茨明確指出，對感到不確定的事,在說“是”之前，你要問自己兩個關鍵問題：①這個承諾意味著什么？比如說你接到加入一個委員會的邀請，在說是之前，你需要回答以下所有問題：何時開會？ 多久開一次會？會議有多長？會議的目的是什么？我的責任是什么？是否除了開會時間，在其他時候還有任何職責？需要我參加這個委員會的時間有多長？因此，在你同意做任何事之前，你要盡量預計以后可能發生的任何沒有明示或者出人意料的責任。②如果明天必須履行這一承諾，結合考慮你原來的計劃，這件事是否值得你花時間去做？莫斯科維茨稱之為職責的試金石。與你的正常工作相比較，承擔這個項目是否值得？如果答案是肯定的，那就值得你花時間。如果答案是否定的（并且假定明天也不是一年中最關鍵的一天），那么也許你就該說“不”。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理3、學會說“不”如何說“不”心理學家提供了一個4步驟的程序。遵循這一程序，可以做到說不的同時不給自己帶來任何麻煩，并做到有技巧、有成效：步驟一，說明原因。沒有原因就簡單拒絕做某事，這樣會顯得有些過于隨便、懶散和不負責任。如果你給出一個充分而恰當的理由說明你為什么會做出這樣的決定，就能表明你所做的決定是合情合理的。步驟二，講求技巧。說“不”的時候有可能會傷害到對方，讓對方感到難受甚至生氣，所以拒絕別人的時候一定要注意方式方法，講求技巧，這一點是非常根本的。步驟三，建議替代方案。如果你解釋說你非常希望能夠找到其他的方式幫上忙，那你就能夠向對方表明你的積極態度。例如，如果你的老板想讓你做某事，而你相信你不是做這件事的最佳人選，那么你就向他解釋你的想法，并提議你可以做另一件事，你知道那件事也必須有人做。步驟四，不要推遲決策。“讓我想想……”，當人們不得不對某事說不時，為了拖延這么做的時刻，他們很可能常常會采用這種說法。但這是絕對不公平的。大膽一點。如果你知道你做不了某事或不愿做某事，那就果斷一點，就在那兒，就在當時，把它說出來。只有在情況復雜難以決斷時才應該推遲決策。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理4、處理好拖延心態時間管理的專家們總結出8種最典型的拖沓的原因，見下圖。時間管理的專家們總結出8種最典型的拖沓的原因，見下圖。

做事拖沓的原因中有4個（圖中陰影部分）從根本上而言屬于內因，很大程度上它們是由于拖沓者的心理問題造成的。當我們具有某種傾向和性格特點時，它們就會在不同場合突顯出來。譬如，如果你總是害怕失敗，你做事拖沓的主要原因就是因為這一點，那么對任何你害怕會導致失敗的工作你都會拖拖拉拉。

即使你通常情況下做事并不拖沓，你周圍的環境也會迫使你拖沓行事。圖中無陰影的框中顯示了4種典型的做事拖沓的外在因素。當然，這并不表示心理因素的原因不存在，一定會有一些。但是令人厭煩的或繁重的工作，以及不確切的目標或工作流程，這些就足以令人想拖延這些不可避免的工作了。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理4、處理好拖延心態時間管理的專家們總結出8種最典型的拖沓的原因，見下圖。如何去改善拖延的方法步驟一，建立自信。跟自己說“我一定可以做到”。在做一件事情的時候，對自己的心理暗示是很重要的，慢慢去排除心理的障礙。步驟二，設立目標。要克服拖延，就需要把任務分割，分而治之地進行瓦解，因為一個大西瓜一口吃不掉，應該分成片來消滅；一個大蛋糕吃不掉，也要分成小片來消滅。所謂“千里之行始于足下”，要把若干個大的任務變成一個個小的具體的任務，把小的任務建成許多小的里程碑。步驟三，找出與自己相關的地方-對自己有好處。步驟四，儲蓄時間全力再戰。步驟五，自我獎勵。步驟六，設立完工期限。步驟七，時刻提醒自己事情的重要性。步驟八，有充分的準備,才會把事情做好。（三）、提高時間管理成效的方法

如何進行時間管理5、應付外界不速之客的干擾時間管理的專家們總結出8種最典型的拖沓的原因，見下圖。突然有人來拜訪你，只借用你一分鐘時間可以嗎？或者說你是一個經理人，你把門大開著，就是歡迎來打擾。不速之客會造成你時間管理不當。對于突然造訪的不速