企業(yè)行政管理人員2013年5月企業(yè)行政管理人員課程目錄

行政實務(wù)（行政接待、電話接打）二

會務(wù)工作

文書工作

企業(yè)行政管理基礎(chǔ)知識一三四

保密、印信及辦公室管理工作五

檔案管理

六課程目錄行政實務(wù)（行政接待、電話接打）二會務(wù)工培訓(xùn)目標提升技能通過考試結(jié)交朋友培訓(xùn)目標提升技能4第四模塊：文書知識4第四模塊：文書知識案例導(dǎo)入

小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來，她勤奮努力，事必躬親，卻發(fā)現(xiàn)總被一些瑣事包圍著。她生性優(yōu)柔寡斷，一件事總是掂量來掂量去，想出好多種結(jié)果，生怕引人不快。對一些重要又不太懂的事，她總是采取逃避的態(tài)度，非拖到不能再拖的時候，才動手去處理，結(jié)果卻因時間倉促，常常草草了事。一次老板出差，讓她起草一份在董事會上的發(fā)言報告。她想時間還有一周，不必著急，于是深思熟慮，決心好好給老板露一手。其后的幾天，她忙于完成另外幾件小事，突然一天上班之時，想到老板明天就要起程了，可是他要的報告還未見一字。結(jié)果，一份本想轟轟烈烈、一鳴驚人的報告變成了一份毫無特色、草草而就的文件。因此，盡管小林幾年來一直兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干，但工作卻起色不大，職位也一直沒有得到升遷。案例導(dǎo)入小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來，她勤奮努一、

文書工作概述（一）文書的含義及作用

文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。一、文書工作概述（一）文書的含義及作用文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：第一、文書形成的主體可以是各種社會組織，也可以是個人。第二、文書的形成是為了特定的目的。第三、文書是用一定的形式進行信息的表達和存載。一、

文書工作概述文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：一、文書工作概述（二）文書的作用1、傳遞信息。這是文書的首要作用。人們制作文書的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。2、憑證依據(jù)。文書真實地記錄了社會實踐活動，是人們追溯歷史的憑證。

一、

文書工作概述（二）文書的作用一、文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文件文書非紙質(zhì)文件照片文件電子文件聲像文件私人文書公務(wù)文書其他文字材料公文一、

文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文書非紙質(zhì)照片文件電子（二）文書工作1、文書工作的含義

文書工作是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動的總稱。廣義上講，它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)、文書人員以及其他有關(guān)業(yè)務(wù)人員、秘書人員共同參與的一系列工作。狹義上講，文書工作專指文書人員所從事的技術(shù)性和事務(wù)性的工作。一、

文書工作概述（二）文書工作一、文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：文書的形成文書的處理文書的管理一、

文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書的形成文書的處理文書的管理一、3、文書工作機構(gòu)

文書工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級各類機關(guān)、組織的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及其負責(zé)人。組織中的文秘部門和專職的文書人員負責(zé)處理文書事務(wù)。在某些單位，文書工作的某些環(huán)節(jié)會由某專門的部門承擔(dān)。一、

文書工作概述3、文書工作機構(gòu)一、文書工作概述（三）文書工作的基本原則1、準確2、高效3、安全4、精簡

2000年的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》指出：“公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。”“公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。”（三）文書工作的基本原則1、準確2000年的《國家時間價值tt+nvv+n文書工作的時效性：文書的價值與處理時間成反比例關(guān)系。文書工作要講究高效性時間價值tt+nvv+n文書工作的時效性：文書的價值與（四）文書工作“四化”1.科學(xué)化2.規(guī)范化3.制度化

4.自動化一、

文書工作概述（四）文書工作“四化”一、文書工作概述（一）文書的種類1、公文類2、商務(wù)管理類：計劃、總結(jié)、簡報、分析報告等。3、商務(wù)業(yè)務(wù)類：商務(wù)函電、商務(wù)談判方案、談判協(xié)議、仲裁協(xié)議、仲裁申請書等。4、商情調(diào)研類：市場、商品、用戶、價格調(diào)研等。5、商務(wù)宣傳類：商務(wù)綜述、商務(wù)報道、商務(wù)通訊、商務(wù)評論等。6、商務(wù)信息類：廣告、商品說明書、市場信息等。二、

文書撰擬（一）文書的種類二、文書撰擬公文類決定--適用于對公司重大決策或重要事項進行部署和安排。決議--對要求貫徹執(zhí)行的重要事項、經(jīng)過會議討論通過后形成的方案與意見。通知--適用于發(fā)布公司的行政和業(yè)務(wù)規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、細則等）；轉(zhuǎn)發(fā)上級機構(gòu)或無隸屬關(guān)系機構(gòu)的公文；批轉(zhuǎn)下級機構(gòu)的公文；傳達要求有關(guān)部門辦理、周知或者執(zhí)行的事項；獎懲有關(guān)機構(gòu)和員工，任免和聘用人員；變更或撤銷公司不適當?shù)臎Q定事項。通報--適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。報告--適用于向上級機構(gòu)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機構(gòu)的詢問或報送文件。請示--適用于向上級機構(gòu)請求指示、批準的事項。批復(fù)--適用于答復(fù)下級機構(gòu)的請示事項。函--適用于不相隸屬單位或部門之間商洽工作、詢問及答復(fù)問題；請求批準和答復(fù)審批事項。會議紀要--適用于記載、傳達會議情況和議定事項。公文類決定--適用于對公司重大決策或重要事項進行部署和安排。

文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。撰擬是最核心的一個程序。并不是全部程序。1、交擬：領(lǐng)導(dǎo)交待起草，或根據(jù)工作計劃安排起草。這是公文起草的起點。（秘書不能想寫就寫）關(guān)鍵是確立主題2、擬議（構(gòu)思）：醞釀構(gòu)思，有時是辦公室集體討論如何起草。特別重要的文書，領(lǐng)導(dǎo)會親自組織辦公室人員討論起草。關(guān)鍵：吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖（秘書不能想怎么寫就怎么寫）段落、層次、過渡、照應(yīng)、開頭和結(jié)尾（二）文書撰擬的程序文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。3、撰稿：寫的過程。包括資料收集與準備、初稿、自己修改。（秘書不能想何時寫就何時寫，不能有話則長無話短）前面這三步是最辛苦的。3、撰稿：4、審核辦公室審核，有時領(lǐng)導(dǎo)審核。重要公文經(jīng)常是反復(fù)討論修改，有改到面目全非的，有推倒重來的。在審核修改文章過程中，審核人與擬稿人之間，修改人與擬稿人之間，不同審核人之間都有可能有對立認識。（1）有無發(fā)文的必要（2）主送機關(guān)、抄送機關(guān)和發(fā)文機關(guān)有無錯誤（3）內(nèi)容是否完整、準確，有無缺漏（4）格式文種是否符合規(guī)范（5）文字表達是否規(guī)范，標點符號（6）審核手續(xù)是否完備4、審核5、簽發(fā)：

領(lǐng)導(dǎo)審閱定稿，并簽發(fā)。只有法定代表人才有權(quán)簽發(fā)。院是院長、黨委是書記。如果一把手不在，要有授權(quán)才能簽發(fā)。簽發(fā)中易出現(xiàn)的矛盾主要是領(lǐng)導(dǎo)者的簽發(fā)意見不一致。（1）堅持分層簽發(fā)制度，盡量減少集體簽發(fā)，處特殊情況外不重復(fù)簽發(fā)。（2）盡量減少核簽，已明確下屬代簽的不必核簽，處重要文件外，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不核簽已部門名義發(fā)出的文件。（3）以面對面形式集體簽發(fā)，意見盡可能一致后再簽注，必要時，請主管領(lǐng)導(dǎo)出面統(tǒng)一協(xié)調(diào)簽發(fā)意見。（4）聯(lián)合行文會簽文件時，堅持主辦方先簽，對方簽發(fā)人有異議時，應(yīng)有層次對等的人員出面協(xié)調(diào)。（5）注意履行正常程序，堅持“核后簽”。5、簽發(fā)：6、繕校：打印、校對、印制。文印與承辦人員之間，文印工作上下工序間的關(guān)系方面易出現(xiàn)矛盾。7、用印：8、封發(fā)：6、繕校：打印、校對、印制。

張小姐是從某雜志社跳槽到某集團企業(yè)做秘書，負責(zé)內(nèi)部文件的起草、制作和傳送。她自以為做編輯時文字功夫已經(jīng)過關(guān)，便在校對文件時有些粗心。沒想到上班第二天就出錯了，一份關(guān)于集團講話的文件下發(fā)后，她一看文件，頓時傻了眼，原來，那份文件共出現(xiàn)4次“總裁”，其中兩處竟錯成了“總栽”。犯下了如此低級的錯誤，她在心里說：“完了！完了！”。她猜想，一向嚴厲的總裁一定會讓她“下課”。在忐忑不安中度過了3天，出乎意料的是，總裁面對個別同事就此事打上去的“小報告”，只象征性地從張小姐工資中扣罰了10元錢，并讓人事部主任就此事與她作了詳談，告誡她別犯類似錯誤。總裁的寬容和大度使她感激不盡。從那以后，她在工作中，走出了過去做編輯時的“輝煌心理”，對每一份文件的每一個細節(jié)都精益求精，業(yè)務(wù)上快速進步，深得集團上下好評。案例張小姐是從某雜志社跳槽到某集團企業(yè)做秘書，負責(zé)內(nèi)（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡短以實用為主，應(yīng)該節(jié)省人力、物力和時間，長了也不計稿酬，還浪費時間。如漢高祖劉邦在奪政權(quán)后發(fā)布的《入關(guān)告諭》，只用了99個字就全面、準確地說明了自己的政策，其中著名的約法三章“殺人者死，傷人及盜抵罪”更是僅10個虛字，但已樹立起了新政權(quán)威嚴公正、取信于民的形象。（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡短徐榮凱當選云南省省長385字“就職演說”令人欽佩

2002年１月２９日上午，云南省第九屆人民代表大會第五次會議選舉徐榮凱為云南省省長。下午，云南省九屆人大五次會議舉行閉幕式。按照會議議程，新當選的省長將發(fā)表講話。會前10分鐘，當選省長徐榮凱的講話稿發(fā)到記者手中。出乎記者意料的是，通篇講話只有薄薄的一頁紙。記者逐字逐句數(shù)了一遍，連標點符號在內(nèi)共385字。徐榮凱尚未開口講話，會場上已爆發(fā)出一陣熱烈的掌聲。不到一分鐘，徐榮凱的“就職演說”就結(jié)束了。

走出會場，人大代表們?nèi)栽跓崃易h論：“文山會海已成公害。省長帶頭講短話，開短會，求實效，從會風(fēng)我們看到了好作風(fēng)。徐榮凱當選云南省省長385字“就職演說”令人欽佩2、文筆樸實莊重、樸素、自然、得體、平易一是結(jié)構(gòu)要自然。二是語氣和莊重。三是語言要樸素。公文還應(yīng)盡量使用大眾化語言，不用冷僻字。如在談到祖國統(tǒng)一大業(yè)時，鄧小平同志說：“和平統(tǒng)一不是大陸把臺灣吃掉，當然也不能是臺灣把大陸吃掉”，形象地闡明了大陸與臺灣不存在根本沖突，而要以中華民族利益為重，盡快實現(xiàn)和平統(tǒng)一的共同愿望。2、文筆樸實案例：元璋與興田的故事

朱元璋當了皇帝以后，要找年輕時和他一起種田的老朋友田興出來，下令全國找這個人。田興卻硬不肯出來做官，只是到處在做好事。后來有人報告，一個縣里，有五只老虎出來吃人，厲害得很，而有一個人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到這封公文，知道一定是他的老朋友田興做的好事。于是找來翰林院的進士們，都是文學(xué)修養(yǎng)非常高的，以現(xiàn)在來說，都是研究院中的博士。朱元璋要他們趕快寫信去把田興找來。于是翰林先生們之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皺皺眉、搖搖頭，還是自己動手寫。他寫的是白話，內(nèi)容大要說：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以為我做了皇帝就不要老朋友。你不來，就沒有種。我們兩兄弟還是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你來。我們兩兄弟見面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有種的你過河來吧！和當年兩個人放牛時，打架對罵的口吻一樣。田興看了這封信來了，來了但還是不做官，玩了一陣子走了。案例：元璋與興田的故事四是追求公文美。

公文也要求美感，要有"妙筆"。秘書稱為"筆桿子"，寫文章理所當然是秘書必須掌握的基本功。恰當?shù)匾暮瓦\用修辭手法，可使公文語言富于美感。用典引故，是古代公文中常見的寫作手法，用以增強公文的分量和說服力，現(xiàn)代公文中運用較少。但在某些特定情況下，用得自然、貼切，常會收到非常好的效果。例如，1997年江總書記在俄羅斯總統(tǒng)葉利欽為他的到訪舉行的歡迎宴會上講話時說：“俄羅斯偉大的作家列夫.托爾斯泰曾經(jīng)說過：‘一切美好的東西只有經(jīng)過努力才能獲得。’這句話蘊涵著深刻的哲理。我們兩國關(guān)系在經(jīng)歷了多年的風(fēng)風(fēng)雨雨之后，終于結(jié)束過去，開辟未來。”在這里引用托爾斯泰的話，意味深長，恰到好處，極大地增加了講話的魅力。四是追求公文美。寫作的語言表述形式大體上有三種：書面式語言

所謂書面式語言，是指在表述公文內(nèi)容的時候，不能用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語言要求的方式來表述內(nèi)容。

電影《林則徐》中寫林則徐召見外商，申明中國政府關(guān)于嚴禁販賣鴉片的命令，其中說到如有違令者，“船貨交公，人即正法”。有外商問：“什么叫‘正法’？”中國官員答：“正法就是殺頭。”在這段話中，“正法“用在中國政府的命令中，自然是書面語，而中國官員與外商是在觀看電影，屬于公共場合，應(yīng)該用口頭語，自然應(yīng)該用“殺頭”一詞。

寫作的語言表述形式大體上有三種：口語式語言所謂口語式語言，是指在表述公文內(nèi)容的時候，要用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容。還以公文中表述內(nèi)容的順序為例子，比如用“一個是、再就是、另一個是，還有就是”來表述事物，這類語言表述方式就是口語式語言。應(yīng)用口語式語言表述的文種主要是“領(lǐng)導(dǎo)的專題講話”，這類文稿用口語式語言來表述，其作用是能夠把文稿寫得生動，寫得活潑，使領(lǐng)導(dǎo)在講話的時候增強感染力。而“工作報告”、“調(diào)研報告”和“文件”公文不能用口語式語言來表述，必須要用書面式語言來表述。口語式語言程式化語言所謂程式化語言，是指語言表述形式的格式固定的語言表述方式。舉個例子，比如在一些文件的開頭部分，我們常常看到這樣的句子：“根據(jù)┄┄為了┄現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下”、“為做好┅特制定┅”、“現(xiàn)將┅印發(fā)┅請┅”、“為加強┅公司就┅規(guī)定如下”，這類句子就是程式化語言。程式化語言主要適用于“通知”類公文和“規(guī)章制度”類公文的開頭部分的用語，其他類公文不能使用或不適用程式化語言表達。程式化語言3、內(nèi)涵明曉（觀點明確、內(nèi)容清楚）一是要“一文一事”。二是要講清基本觀點。三是要注意段落層次，遵守習(xí)慣格式。4、行文通暢條理清楚，語言流暢。

企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程（四）常見文書的格式1、通知1）通知的含義

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

2）通知的特點

（1）使用范圍的廣泛性。通知適用范圍的廣泛性主要表現(xiàn)在用途廣泛。大到全國性的重大活動安排，批轉(zhuǎn)文件，發(fā)布規(guī)章制度，下達指示，小到機關(guān)單位內(nèi)部處理日常事務(wù)，告知一般事項，都可以使用通知。

（四）常見文書的格式1、通知

（2）具有曉諭功能。通知的主要功能首先在于告知，告訴受文對象有關(guān)事項；其次是提出要求，讓受文對象在知曉通知內(nèi)容后，按發(fā)文者的意圖去辦。（3）時效性較強。所謂時效性，包含著兩層意思：一是時間期限，要求辦理的事情，必須在限定的時間內(nèi)完成。即使是提出原則性規(guī)定的通知，也有其貫徹執(zhí)行的時間限要求，受文者不能拖著不辦。二是效力長短不一，有的通知因安排公務(wù)活動的具體事項而發(fā)，如開會通知，會期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用來部署某方面工作的，在這方面工作結(jié)束以前，無論時間長短，它都是有效力的。企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程通知的分類

1.批示式通知

這類通知根據(jù)用途的不同，又可以分為批轉(zhuǎn)式通知、轉(zhuǎn)發(fā)式通知和發(fā)布式通知三種。

（1）批轉(zhuǎn)式通知，用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。如國務(wù)院于2008年6月15日發(fā)出的《國務(wù)院批轉(zhuǎn)發(fā)展改革委電監(jiān)會關(guān)于加強電力系統(tǒng)抗災(zāi)能力建設(shè)若干意見的通知》等。

（2）轉(zhuǎn)發(fā)式通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文。如遼寧省人民政府辦公廳2008年12月10日發(fā)出的《遼寧省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省物價局關(guān)于運用價格杠桿為經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整、下崗職工再就業(yè)和啟動市場服務(wù)措施的通知》等。

（3）發(fā)布式通知，用于發(fā)布規(guī)范性文件。如《盤錦市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)<盤錦市小額貸款公司監(jiān)督管理辦法（暫行）>的通知》等。

通知的分類

2.指示性通知

對某一事項作出具體規(guī)定或?qū)μ幚砟骋粏栴}作出具體指示的通知。它一般都是上級機關(guān)對下級機關(guān)或所屬單位下達指示時使用的。這類通知的政策性和指導(dǎo)性較強，如國務(wù)院2008年8月12日發(fā)出的《國務(wù)院關(guān)于做好免除城市義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)雜費工作的通知》，要求下級機關(guān)認真貫徹執(zhí)行。

3.事務(wù)性通知

用于安排一般具體事務(wù)的通知。如調(diào)整機構(gòu)、啟用印章、變更作息時間、安排節(jié)假日值班等。如《關(guān)于2010年下半年節(jié)假日時間安排的通知》。2.指示性通知

4.會議通知

各機關(guān)單位用以發(fā)出召開會議的通知。如鐵嶺市保密辦的《關(guān)于召開保密工作協(xié)作組會議的通知》。

5.任免通知

上級機關(guān)任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員，或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知曉時所發(fā)出的通知。如鐵嶺市人民政府發(fā)出的《鐵嶺市人民政府關(guān)于曾科等同志職務(wù)任免的通知》等。4.會議通知三、通知的寫法案例分析：2010年6月行政文書制作考題《麗匯貨運公司來客訪問登記管理》2010年10月行政文書制作考題《上海加華公司辦公用品管理》2011年10月行政文書制作考題《伊迪亞公司的報刊管理》三、通知的寫法注意事項：1、標題應(yīng)該有發(fā)文機關(guān)、名稱、事由2、發(fā)文對象明確3、通知事由、轉(zhuǎn)折點4、最后“特此通知”不要忘以上通知請認貫徹執(zhí)行。本通知從下發(fā)之日起開始執(zhí)行。6、落款（公章）不要丟7、時間日期里的0在藝術(shù)字里找39注意事項：392、請示

請示的含義請示適用于向上級機關(guān)請求指示和批準。屬上行文，只用于下級向上級請示工作。請示的適用范圍大致有4種情況：一是因職權(quán)范圍所限不能解決的問題或上級明確規(guī)定經(jīng)請示批準才能辦理的事項；二是因特殊情況不能執(zhí)行上級的統(tǒng)一規(guī)定和安排，需要作變通處理的；三是因方針政策的規(guī)定或依據(jù)不明確，本機關(guān)、本單位沒有把握處理的新情況、新問題；四是本機關(guān)、本單位無力解決或難以解決而又亟需解決的問題和事項。2、請示請示的含義請示的特點（1）請示必須是下級向上級行文。其他如平行機關(guān)、不相隸屬機關(guān)之間的行文都不能用請示。（2）請示必須是自己職權(quán)范圍內(nèi)無法解決或無法處理的事項，行文機關(guān)既不要請示與自己職權(quán)無關(guān)的事，也不要請示本應(yīng)自己處理并有條件、有可能處理的事；前者超越職權(quán)范圍，會給工作帶來混亂，后者則屬于把矛盾上交。（3）請示要求上級必須明確表態(tài)或者批復(fù)。請示是有針對性的上行文，上級機關(guān)對下級機關(guān)呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的答復(fù)。

請示的特點公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和印發(fā)日期等要素組成。標題2號黑體發(fā)文字號簽發(fā)人3號仿宋正文、抄送印制單位等3號仿宋主題詞3號黑體公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字紅頭發(fā)文單位全稱或規(guī)范性簡稱

聯(lián)合行文，主辦單位排列在前簽發(fā)人應(yīng)使用中文姓名，不得使用英文姓名。簽發(fā)人在發(fā)文字號下列居右排列。發(fā)文字號包括發(fā)文單位代字、年號、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。紅頭發(fā)文單位全稱或規(guī)范性簡稱

聯(lián)合行文，主辦單位排列在前簽發(fā)請示的分類請示大體有三種：請求指示、請求解決、請求批準。

1.請求指示此類請示為就某一問題或事項請求上級機關(guān)指示該怎么辦或詢問政策、精神。多是下級機關(guān)、部門執(zhí)行政策時有不明白之處或遇到困難、問題需要變通處理，卻又不清楚政策界限、不知該怎么處理或執(zhí)行，請求上級給予明確的指示意見。如：《關(guān)于商業(yè)企業(yè)增值稅有關(guān)問題的請示》。請示的分類

2.請求解決

下級機關(guān)遇到自身人力、財力、物力無法解決的困難或問題時，請求上級機關(guān)給予幫助解決的。如：《關(guān)于西豐縣計量測試所改造維修辦公樓所需資金的請示》3.請求批準

本機關(guān)、本部門關(guān)于某一問題或事項已有處理意見，但因職權(quán)所限必須請求上級機關(guān)批準、同意。這類請示，主要是呈請上級認定或批準，與前兩類請示有明顯區(qū)別。如：《關(guān)于購買車輛的請示》（鐵市質(zhì)監(jiān)[2010]37號）。2.請求解決請示的寫法請示一般由標題、主送機關(guān)、正文、落款四部分組成。

1.標題。請示的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。首先，標題應(yīng)做到一題一事，指事具體。“一文一事”是請示行文的規(guī)則，因此，標題中應(yīng)該避免以“和”、“及”連及兩事或多事的錯誤；同時，標題應(yīng)指事具體，即要明確請示的具體內(nèi)容，不能籠統(tǒng)含糊。其次，請示的標題應(yīng)用詞準確、表意完整。一份請示到底是請求指示、請求解決還請求批準，標題中應(yīng)該反映出來，讓上級機關(guān)一看標題就能明了請示內(nèi)容。

請示的寫法

最后，請示標題應(yīng)該避免出現(xiàn)“雙請”情況，即在一個標題中出現(xiàn)兩次“請”字，如《×××關(guān)于請求（申請）解決擴建教學(xué)樓經(jīng)費的請示》，前邊的“請求”應(yīng)該去掉，寫成《×××關(guān)于解決擴建教學(xué)樓經(jīng)費的請示》請示文種本身包含了請求、申請等含義。

2.主送機關(guān)。原則上一份請示的主送機關(guān)只能是一個，這是由文種的性質(zhì)和用途決定的。如果主送機關(guān)有兩個或多個，由于沒有明確的牽頭部門，就容易貽誤工作。或上級機關(guān)互相推諉不及時答復(fù)甚至不復(fù)，或因上級機關(guān)各有答復(fù)，出現(xiàn)分歧而無法執(zhí)行。因此應(yīng)杜絕請示的多頭主送現(xiàn)象。對主送機關(guān)以外的有關(guān)上級機關(guān)可用“抄送”處理。最后，請示標題應(yīng)該避免出現(xiàn)“雙請”情況，即在一個

3.正文。主要包括請示緣由、請示事項和結(jié)語等項內(nèi)容。（1）請示緣由。即正文的開頭部分，需要明確“為什么請示”的問題。一般需要簡要陳述情況，寫明請示的原因和理由。正文的緣由部分，是上級機關(guān)作出答復(fù)的重要根據(jù)，因此，這部分在寫法中要求情況真實、理由充分；同時，緣由部分也是提出請示事項的依據(jù)和立足點，如情況不真實，理由不充分，所請示事項就難以立得住，也由此降低了解決問題的可能性。尤其是請求解決的請示，緣由部分要盡量寫得詳盡些。緣由部分寫完，一般用“現(xiàn)就有關(guān)問題請示如下”過渡。3.正文。主要包括請示緣由、請示事項和結(jié)語等項內(nèi)容。（2）請示事項。請示事項是正文的主體和核心部門。每個請示只能是一個事項，而且要寫得具體、明確。這部分主要寫請示的具體內(nèi)容。①請求指示的，事項部分要明確提出問題和要求。②請求解決的，正文主體部分則應(yīng)明確提出需要上級支持、幫助或解決的具體事項，同時還應(yīng)充分考慮到解決的必要性和可能性，解決的要求應(yīng)提得合理、適度。③請求批準的，主體部分應(yīng)提供本機關(guān)、部門的具體意見、措施、方案，要避免以決斷的口吻行文，對本機關(guān)的意見、措施、方案等均應(yīng)表述為“擬”怎么辦，而不能表述為“決定”怎么辦。（2）請示事項。請示事項是正文的主體和核心部門。每個請示（3）請示結(jié)語。常另起占行。慣用的請示用語有“請予審批”、“請予批準”、“當否，請批復(fù)”等。但不能使用“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)××執(zhí)行”或“當否，請批轉(zhuǎn)”之類的呈轉(zhuǎn)性用語。

4、落款。請示的落款為請示單位名稱和成文日期，請示單位名稱一般為加蓋請示單位公章。成文日期為漢字的年、月、日。請示還應(yīng)該在附注處標明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機關(guān)與請示機關(guān)及時溝通。（3）請示結(jié)語。常另起占行。慣用的請示用語有“請予審批”（四）請示寫作的注意事項

1.要嚴格遵守行文規(guī)則。請示公文具有固定的行文規(guī)則，必須嚴格遵守。這些規(guī)則主要包括：一文一事、只能主送一個機關(guān)、不得越級請示、不得將請示直接主送領(lǐng)導(dǎo)同志個人等。

2.嚴格遵循請示內(nèi)容真實、理由充分的原則。內(nèi)容真實，就是不能為了讓上級領(lǐng)導(dǎo)批準而虛構(gòu)情況或片面地講情況、提問題；理由充分，就是請示的原因必須講清楚，這是上級機關(guān)能否批復(fù)的依據(jù)。

3.請示的語氣要平實、懇切，用詞準確，以事實引起上級機關(guān)的重視。（四）請示寫作的注意事項3、函（一）函的含義和特點

1.函的含義。

函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。函作為公文中的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機關(guān)之間行文，還可以在不相隸屬機關(guān)之間行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，還用于向有關(guān)主管部門請求批準事項和主管部門答復(fù)審批事項。沒有版頭、標題和發(fā)文字號的函，屬便函，不列為正式公文。3、函（一）函的含義和特點

2.函的特點。

（1）用途的多屬性。如詢問或向有關(guān)主管部門請求批準，這一點與請示相似；主管部門答復(fù)有關(guān)部門請求的審批事項，與批復(fù)相似。用作答復(fù)有關(guān)部門請求的批準功能，具有指揮作用；但就與有關(guān)部門商洽工作或?qū)δ骋粏栴}的回答這一點來說，又沒有指揮功能。（2）內(nèi)容的單一性。函的主體內(nèi)容具有單一性的特點，一份函只宜寫一個事項。（3）寫作使用多種語氣。由于行文方向不一，功能各異，因而函沒有統(tǒng)一的語氣：商洽工作用商量語氣，請求對方回答問題用詢問語氣，答復(fù)對方問題用肯定或否定語氣，需要主管部門批準用請求語氣。2.函的特點。（二）函的分類

正因為函具有多屬性的特點，所以它成為公文中最輕便、快捷的一個文種。實際工作中這一文種的使用頻率特別高，常見的主要有以下幾種類型：

1.商洽函。用于平行或不相隸屬機關(guān)之間商量和接洽工作，如商調(diào)工作人員、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、商請?zhí)峁椭椭г取＿@是實際工作中最常用的一類函。

2.詢問函。用于平行或不相隸屬機關(guān)之間詢問事宜或征求意見。

3.告知函。用于主動告知對方某一情況或事項。這是不一定需要對方答復(fù)的一類函，目的只在于讓對方知悉情況及了解發(fā)文機關(guān)的意圖和要求。這類函的作用及功能與通知相同。

4.請批函。用于向有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準。這類函的作用、功能與請示相近，區(qū)別在于：“函”是請示“有關(guān)主管部門”，“請示”是請示“上級機關(guān)”。請批函不具備請求指示的功能。

5.復(fù)函。用于回復(fù)對方的詢問函、請批函和商洽函，即對對方詢問的事項、請求批準事項及商洽事項作出答復(fù)。企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程三、函的寫法函一般由標題、主送機關(guān)、正文、落款等四部分組成。

1.標題。分為去函（詢問函、商洽函、告知函、請批函）和復(fù)函兩種標題。去函的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，如《遼寧省人民政府關(guān)于與國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局共建遼寧工程技術(shù)大學(xué)的函》。復(fù)函的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，標題最后的文種為“復(fù)函”。

2.主送機關(guān)。即受文單位，寫明全稱或者是標準簡稱，后面加冒號。企業(yè)行政管理人員培訓(xùn)課程

3.正文。這是函的主體部分。主要包括緣由、事項和結(jié)語三項內(nèi)容。（1）緣由。概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)問題函復(fù)如下：”或“現(xiàn)就有關(guān)問題提出如下建議”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。（2）事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事。無論是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。有的公函，事項涉及的內(nèi)容比較多，也可以分條列明。（3）結(jié)語。一般根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“請予函告”、“特此函復(fù)”等。有的函可以不用結(jié)束語。

4.落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。署名寫上機關(guān)單位的名稱，一般使用機關(guān)全稱或標準簡稱，并加蓋公章；成文時間用漢字寫明年、月、日。3.正文。這是函的主體部分。主要包括緣由、事項四、函的寫作注意事項

1.函的寫作應(yīng)注意與相關(guān)文種的區(qū)別，特別是要區(qū)分開與請示的區(qū)別。實際工作中，請批函與請示相互錯用的現(xiàn)象比較嚴重。一些部門或單位總以為請求批準時使用“函”顯得隨便，發(fā)文單位覺得不足以表示謙恭，會影響問題的解決；而受文單位似乎也嫌對方?jīng)]有敬意，小看了受文機關(guān)。這樣，本該以請批函行文的，去有意用成了請示。另外，錯用函與請示，也是分辨不清到底該用什么文種的原因。因此，有必要明確，必須按行文規(guī)則，根據(jù)各自的用途和功能，正確使用請批函與請示。

2.函的寫作。還要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。特別是平行機關(guān)之間的行文，一定要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維，謹小慎微。至于復(fù)函，要注意行文的針對性和答復(fù)的明確性。

3.函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。不少單位在處理函件時，誤以為它的時效性不強，于是就緩辦，有的甚至不辦，這樣勢必會給工作造成損失。所以，函雖然不像“命令”、“通知”等文種那樣具有權(quán)威性，但它是公務(wù)活動中不可或缺的文種，我們應(yīng)該像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)活動的正常進行。四、函的寫作注意事項4、報告（一）報告的含義和特點

1.報告的含義報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)詢問。在日常公務(wù)活動中，經(jīng)常有把報告和請示弄混的情況。行文時報告、請示不分，由于報告和請求同屬上行文，結(jié)構(gòu)形態(tài)相似，而有關(guān)人員對“報告”、“請示”的概念、特點、性質(zhì)、適用范圍等基本知識不夠清楚，所以該用“請示”的用了“報告”。鑒于這種情況，有必要在這里將“報告”和“請示”作一比較。4、報告（一）報告的含義和特點

“報告”和“請示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級機關(guān)向上級機關(guān)呈報的公文。但是，兩個文種在以下幾個方面卻有不同：（1）行文目的不同

“報告”的目的在于匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回答上級機關(guān)詢問，以便上級機關(guān)了解本單位情況，能夠有針對性地予以指導(dǎo)；而“請示“的目的，是為解決某一問題，請求上級機關(guān)作出指示或予以批準。所以，報告是陳述性公文，請示則是呈批性公文。（2）行文時間不同

“報告”是在工作結(jié)束后或工作正在進行中行文；而“請示”則必須要在事前行文，不能先斬后奏。（3）答復(fù)的形式不同

“報告”不要求上級機關(guān)回復(fù)。而“請示”則要求上級機關(guān)及時批示或批復(fù)。“報告”和“請示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級

2.報告的特點（1）應(yīng)用范圍的廣泛性報告屬于上行公文，應(yīng)用相當廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級機關(guān)匯報工作，反映本地區(qū)、本單位貫徹執(zhí)行各項方針、政策、指示的情況，反映實際工作中遇到的問題，為上級機關(guān)制定方針、政策、或者作決策、發(fā)指示提供依；還可以用于答復(fù)上級機關(guān)的詢問，使上級機關(guān)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上，準確、有效地指導(dǎo)工作。（2）行文的單向性。報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，旨在為上級機關(guān)提供情況，屬于單向行文，不需要受文機關(guān)答復(fù)或?qū)徟?.報告的特點（3）表達的陳述性報告是用于匯報工作、反映情況的，上級機關(guān)能否比較全面了解下級機關(guān)的情況，并綜合各下屬單位的情況對全局工作作出決策，在很大程度上取決于下級機關(guān)能否適時地匯報工作，真實、全面、具體地陳述本部門、本單位貫徹執(zhí)行各項方針、政策的情況。譬如某一階段做了哪些工作，每項工作是怎樣開展的，取得了哪些成績，存在什么問題等。即使是提出建議，或者在答復(fù)上級的詢問時會有一些議論文字，也是在大量陳述情況的基礎(chǔ)上所作的適當分析，其基本表達手段仍是敘述和說明。（3）表達的陳述性（二）報告的分類

1.工作報告

用于向上級機關(guān)匯報本機關(guān)工作進展情況、工作成績、工作經(jīng)驗、存在的問題以及下一步工作安排和設(shè)想等。具體又包括綜合性的、專項性的工作報告兩種。綜合性工作報告是同時匯報幾方面工作的報告，內(nèi)容綜合、全面，總結(jié)性的特點比較明顯，且多為定期匯報，如季度工作報告、年度工作報告等。專項性工作報告是匯報某一項工作的，內(nèi)容單一、特定，問題集中，不定期，多是在此項工作進行中或結(jié)束時向上級機關(guān)匯報。（二）報告的分類

2.情況報告

用于向上級機關(guān)反映社會上或本機關(guān)工作中出現(xiàn)和存在的有代表性、傾向性的有關(guān)情況。情況報告重在“反映情況”，不局限于具體工作，不局限于本機關(guān)情況，這是它與工作報告的區(qū)別。情況報告所反映的一般是重大情況、特殊情況或者新動向，旨在引起上級機關(guān)的注意，以便上級機關(guān)及時采取措施，指導(dǎo)工作。這類報告應(yīng)對情況作出分析，必要時應(yīng)有針對性地提出意見或建議，但報告所提出的建議和意見，必須是原則性的。2.情況報告

3.回復(fù)報告

用于答復(fù)上級機關(guān)的詢問。即根據(jù)上級機關(guān)的詢問和要求所作的答復(fù)。從內(nèi)容看，回復(fù)報告或匯報工作，或報告情況，也屬于工作報告或情況報告。我們在這里單列“回復(fù)報告”一類，是考慮到它具有被動行文的特點，是上級機關(guān)先有詢問或要求。

4.遞送報告

用于向上級機關(guān)遞送文件、物件的報告，是報告中最簡單的一類。3.回復(fù)報告(三)報告的寫法

報告一般由標題、主送機關(guān)、正文和落款四部分組成。1.標題和主送機關(guān)

報告的標題應(yīng)是完整規(guī)范形式的，即由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。報告的主送機關(guān)與請示的主送機關(guān)一樣，只能是一個，需同時報送其他上級機關(guān)時可采用抄送方式。2.正文

報告正文多由報告緣由、報告內(nèi)容、報告結(jié)語組成。（1）報告緣由，是正文的開頭部分。通常是說明報告的目的、原因，概括報告的基本內(nèi)容或基本情況，一般都比較簡短。緣由部分的結(jié)尾是慣用過渡語，工作報告和情況報告常以“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”引出下文，回復(fù)報告的過渡慣用語則應(yīng)針對上級的詢問或要求。(三)報告的寫法（2）報告內(nèi)容，是各類報告正文的主體部分。我們重點介紹一下工作報告、情況報告的寫法。①工作報告的正文主體，一般包括四個層次的內(nèi)容，其結(jié)構(gòu)順序為：基本情況概述——主要工作及其成績、經(jīng)驗及做法——存在的問題——今后的工作安排意見或打算。實際寫作過程中，第一個層次即主要工作情況的概括敘述，也有上移到“報告緣由”部分的。工作成績比較突出時，第二層次應(yīng)寫得詳細、具體一些；工作中存在的困難或問題比較突出，尤其是失誤比較嚴重時，則應(yīng)詳寫第三層次，并對產(chǎn)生問題的原因作出分析。有些工作報告的正文是以所做的幾項或幾個方面的工作為線索分條列項表述的，這時應(yīng)注意每一條項中一般也應(yīng)包括基本情況、成績及具體做法等；至于存在的問題和今后的打算兩個層次，則大都在條項表述完成以后總起來寫，不分散在每一條項中。工作報告，其內(nèi)容的側(cè)重點應(yīng)是所做的主要工作、今后的打算。成績、經(jīng)驗和存在的問題則視實際情況而定，有成績和經(jīng)驗，應(yīng)很好地總結(jié)；有問題、困難或失誤，應(yīng)毫不隱瞞地提出來。（2）報告內(nèi)容，是各類報告正文的主體部分。我們重點

(四)報告寫作的注意事項

（1）材料要真實。向上級機關(guān)匯報工作應(yīng)該本著實事求是的態(tài)度，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應(yīng)該全面、真實地反映，不能報喜不報報憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報的公文應(yīng)該在調(diào)查研究，全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫。（2）除綜合性的報告外，都要遵守一文一事的原則。一份報告應(yīng)只報告一項或一個方面工作的進行情況，尤其是專項報告更應(yīng)做到專文專用。（3）嚴格使用文種，尤其應(yīng)當注意不要與請示混用。報告事項不得夾帶請求事項，否則會因“報告”不需批示或批復(fù)，而影響請示事項的處理和解決。(四)報告寫作的注意事項5、總結(jié)

（一）總結(jié)的含義。總結(jié)是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等通過對過去一階段工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認識，用以指導(dǎo)今后工作的一種常用公文。（二）總結(jié)的分類。按內(nèi)容分，可分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。按時限分，可分為全過程和階段性總結(jié)。按功用分，可分為匯報工作總結(jié)和推廣經(jīng)驗的總結(jié)。按范圍分，可分為單位總結(jié)和個人總結(jié)。5、總結(jié)（一）總結(jié)的含義。

（三）總結(jié)的寫法。

總結(jié)通常有標題、正文、落款三部分內(nèi)容。標題，標題即總結(jié)名稱。常見標題有三種：一是由單位名稱、時限、總結(jié)事由和文種構(gòu)成，如《××省林業(yè)廳2008年林業(yè)工作總結(jié)》。二是由總結(jié)主要內(nèi)容或主要觀點概括而成。此種標題不標明“總結(jié)“字樣，如《技術(shù)開發(fā)的關(guān)鍵是人才開發(fā)》。三是由正副題組成。正題概括總結(jié)的主要內(nèi)容和基本觀點，副題標明單位名稱、時限和文種。如《堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，促進文藝繁榮××市2006年文藝工作總結(jié)》。（三）總結(jié)的寫法。正文，一般包括三個方面的內(nèi)容：

基本情況。這一部分的寫作應(yīng)提綱挈領(lǐng)，簡明精練，使讀者對整個工作情況先有一個大概的了解，如：扼要交代工作進行的時間和背景，說明環(huán)境和基礎(chǔ)條件及完成任務(wù)的總體情況；提煉出主要體會，對總結(jié)的主要精神和中心內(nèi)容作必要提示；說明總結(jié)的動因及其必要性。

主要做法和經(jīng)驗。這一部分是總結(jié)的重點。總結(jié)成績經(jīng)驗。做了哪些工作，采取了哪些步驟、方法和措施，取得了哪些成績，還存在哪些差距和不足。

今后努力方向。結(jié)合前面所總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)及查找的差距，提出今后工作的改進意見和初步設(shè)想，從而明確努力的方向。落款寫在文尾處。正文，一般包括三個方面的內(nèi)容：

（四）總結(jié)的使用。總結(jié)一般不用正式文件發(fā)布，有一些部門或單位以正式文件印發(fā)的，需用“通知”為載體。總結(jié)上報給上級部門時，多將標題改為《關(guān)于報送××××總結(jié)的報告》，以正式文件發(fā)出。與計劃同時報送也需以“報告”為載體，如《關(guān)于報送2008年全省農(nóng)業(yè)工作上半年總結(jié)和下半年工作計劃的報告》。［例文］《2008年全國春運工作總結(jié)》(引自《國家發(fā)展改革委關(guān)于印發(fā)2008年全國春運工作總結(jié)的通知》，發(fā)改運行［2008］844號)（四）總結(jié)的使用。

2008年全國春運工作總結(jié)在黨中央、國務(wù)院的正確領(lǐng)導(dǎo)下，各地人民政府和國務(wù)院有關(guān)部門精心組織，團結(jié)協(xié)作，克服雨雪冰凍惡劣天氣帶來的不利影響，圓滿完成了2008年的春運工作。今年春運從1月23日開始至3月2日結(jié)束，共計40天，初步統(tǒng)計，全國共完成旅客運量22.42億人次，同比下降0.5%，其中，鐵路1.74億人次，增長9.5%(鐵路45天計運送旅客1.96億人次，增長11.8%)；道路20.17億人次，減少1.6%；水運2878萬人次，增長0.6%；民航2160萬人次，增長8%。今年春運有以下主要特點：一是受南方雨雪冰凍災(zāi)害影響，春運工作面臨前所未有的困難。(原文略)

二是鐵路客運出現(xiàn)兩頭高、中間低的現(xiàn)象，且高峰持續(xù)時間長，客運壓力明顯增大。(原文略)

三是繼續(xù)實行標價不上浮、不加成的政策，但通過采取各種補貼措施，基本調(diào)動了運輸企業(yè)的積極性。(原文略)

總結(jié)今年的春運工作，各地區(qū)、各部門主要完成了以下幾方面的工作：一、保交通，為春運創(chuàng)造基本條件。(原文略)

二、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，形成工作合力，確保春運有序進行。(原文略)

三、優(yōu)先滿足客運需求，突擊搶運電煤和救災(zāi)物資。(原文略)

回顧今年的春運工作，在取得成績的同時，也存在一些問題……

各地區(qū)、各部門要認真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，積極尋求解決問題的辦法和措施，特別是提高特殊情況下的應(yīng)急反應(yīng)能力，為今后的春運工作打下良好的基礎(chǔ)，確保廣大人民群眾春節(jié)期間能夠平安返鄉(xiāng)順利出行。中華人民共和國發(fā)展和改革委員會二○○八年二月二十五日

6、商務(wù)信函祝賀信感謝信提示信訂購確認信（注意信封的寫法）參見《教材》第22頁6、商務(wù)信函祝賀信（五）常見行政表格制作1、《檔案借用表》見2010年10月考試題《利景公司的檔案管理》（五）常見行政表格制作1、《檔案借用表》見行政管理表格制作例一《會議簽到表》2、會議簽到表75見行政管理表格制作例一《會議簽到表》2、會議簽到表75見行政管理表格制作例一《用車申請表》3、用車申請表76見行政管理表格制作例一《用車申請表》3、用車申請表76見行政管理表格制作例一《會議回程機票表》4、會議回程機票表77見行政管理表格制作例一《會議回程機票表》4、會議回程機票表7見行政管理表格制作例一《財產(chǎn)購置申請表》5、財產(chǎn)購置申請表78見行政管理表格制作例一《財產(chǎn)購置申請表》5、財產(chǎn)購置申請表7見教材110-111頁《電話記錄單》、《電話留言條》6、電話記錄單、電話留言條79見教材110-111頁《電話記錄單》、《電話留言條》6、電話見教材28頁7、檔案目錄80見教材28頁7、檔案目錄808、公司花名冊練一練8、公司花名冊練一練8、公司花名冊82序號姓名身份證號工作崗位進入公司時間在公司

工作年限技術(shù)等級籍貫備注123458、公司花名冊82序號姓名身份證號工作崗位進入公司在公司9、會客單練一練9、會客單練一練9、會客單84被訪人姓名來訪人單位來訪人姓名來訪事由來訪人數(shù)攜帶貨物及數(shù)量來訪時間結(jié)束時間車牌號碼被訪人編號：存根

備注：來人（車）離開時請將此單交還門衛(wèi)室編號：9、會客單84被訪人姓名來訪人單位來訪人姓名來訪事由來訪人數(shù)10、印章使用登記表練一練10、印章使用登記表練一練10、印章使用登記表86編號時間用印單位內(nèi)容用印數(shù)經(jīng)辦人姓名批準用印人姓名蓋印人姓名備注123410、印章使用登記表86編號時間用印單位內(nèi)容用印數(shù)經(jīng)辦人姓名11、員工處分呈報表練一練11、員工處分呈報表練一練11、員工處分呈報表88姓名部門出生年月黨員曾受何處分呈報處分原因

經(jīng)理（主任）簽名：

年

月

日部門負責(zé)人意見部門負責(zé)人簽名：

年

月

日11、員工處分呈報表88姓名部門出生年月黨員曾呈部門11、員工處分呈報表89人力資源部意見簽名：（蓋章）

年

月

日公司領(lǐng)導(dǎo)意見簽名：（蓋章）

年

月

日11、員工處分呈報表89人公12、員工表彰表練一練12、員工表彰表練一練91姓名性別出生年月民族籍貫家庭出身文化程度現(xiàn)任職務(wù)工作單位及崗位入團年月入黨年月電話郵編呈報處分原因

經(jīng)理（主任）簽名：

年

月

日12、員工表彰表91姓名性別出生年月民族籍貫家庭出身文化程度現(xiàn)任職務(wù)工作單位13、發(fā)文登記薄練一練13、發(fā)文登記薄練一練13、發(fā)文登記薄13、發(fā)文登記薄三、文書處理（一）文書處理的特點

1.內(nèi)容的政治性和機要性2.程序的穩(wěn)定性和有序性3.工作的服務(wù)性和及時性三、文書處理（一）文書處理的特點三、文書處理（二）文書處理的基本要求

1.準確2.及時3.安全《條例》規(guī)定：“應(yīng)當堅持實事求是、按照行文機關(guān)的要求和公文處理規(guī)定的原則，做到公文處理及時、準確、安全、保密。”三、文書處理（二）文書處理的基本要求三、

文書處理（三）文書處理程序發(fā)文處理程序1．草擬（1）交擬。交擬是指單位、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門的負責(zé)人向準備擬寫稿件的人交待擬寫稿件的任務(wù)。（2）起草。文稿的起草要了解領(lǐng)導(dǎo)交待的事情始末，做好調(diào)查研究，認真分析各類情況和需要，然后再起草。2.審核審核又稱核稿，是指草擬好的文稿在送出去前，由秘書部門負責(zé)人對文稿的內(nèi)容、文種、用詞等方面進行全面的檢查。審核主要把好行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。三、文書處理（三）文書處理程序三、

文書處理（三）文書處理程序3.簽發(fā)

“簽發(fā)”又稱為“會簽”，是指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對審核過的文稿進行最后的審查，審查無誤在發(fā)文稿紙上簽署意見并注明簽發(fā)人的姓名及年月日。4.復(fù)核復(fù)核是發(fā)文辦理過程中的第二次審核，是在正式的公文印制出來之前，秘書部門對簽發(fā)的文稿進行復(fù)核審查。5.繕印繕印，是根據(jù)復(fù)核好的文件定稿進行謄清或印制文件。三、文書處理（三）文書處理程序三、

文書處理（三）文書處理程序6.校對校對是對繕印出來的文本清樣與定稿進行全面的對照檢查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方蓋上發(fā)文單位的公章。8.登記登記，是對準備發(fā)出的文件進行記錄，以便日后核查。9.分發(fā)分發(fā)，是對印制完畢需要發(fā)出的文件進行分封和發(fā)送。三、文書處理（三）文書處理程序三、

文書處理第七章文書處理與檔案管理

發(fā)文登記簿小知識（三）文書處理程序發(fā)文處理程序三、文書處理第七章文書處理與檔案管理發(fā)文登記簿小知識三、

文書處理收文處理程序1.簽收2.拆封3.登記需要登記的文件有：（1）上級單位的指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件；（2）下級單位的請示性、報告性的文件；（3）帶有密級的重要資料；（4）單位內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件。不需要登記的文件有：（1）領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件；（2）事務(wù)性的通知、便函等；（3）一般性的簡報；（4）公開的和內(nèi)部不保密的出版物；（5）已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件。（三）文書處理程序三、文書處理收文處理程序（三）文書處理程序三、

文書處理收文處理程序4.分發(fā)5.擬辦。秘書人員或經(jīng)授權(quán)的部門在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對文件的問題提出如何辦理的初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參閱。6.批辦7.承辦。就是按照領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見執(zhí)行具體的工作。8.催辦。就是文秘人員按照承辦時限，對承辦部門定期進行檢查與催促，防止文件處理被延誤。三、文書處理收文處理程序三、

文書處理（四）辦結(jié)文書處理程序凡已經(jīng)辦理完畢的文書，應(yīng)按下列程序處理1、辦結(jié)暫存2、立卷3、歸檔4、清退5、銷毀文書立卷與保管（見檔案管理）三、文書處理（四）辦結(jié)文書處理程序企業(yè)行政管理人員2013年5月企業(yè)行政管理人員課程目錄

行政實務(wù)（行政接待、電話接打）二

會務(wù)工作

文書工作

企業(yè)行政管理基礎(chǔ)知識一三四

保密、印信及辦公室管理工作五

檔案管理

六課程目錄行政實務(wù)（行政接待、電話接打）二會務(wù)工培訓(xùn)目標提升技能通過考試結(jié)交朋友培訓(xùn)目標提升技能106第四模塊：文書知識4第四模塊：文書知識案例導(dǎo)入

小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來，她勤奮努力，事必躬親，卻發(fā)現(xiàn)總被一些瑣事包圍著。她生性優(yōu)柔寡斷，一件事總是掂量來掂量去，想出好多種結(jié)果，生怕引人不快。對一些重要又不太懂的事，她總是采取逃避的態(tài)度，非拖到不能再拖的時候，才動手去處理，結(jié)果卻因時間倉促，常常草草了事。一次老板出差，讓她起草一份在董事會上的發(fā)言報告。她想時間還有一周，不必著急，于是深思熟慮，決心好好給老板露一手。其后的幾天，她忙于完成另外幾件小事，突然一天上班之時，想到老板明天就要起程了，可是他要的報告還未見一字。結(jié)果，一份本想轟轟烈烈、一鳴驚人的報告變成了一份毫無特色、草草而就的文件。因此，盡管小林幾年來一直兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干，但工作卻起色不大，職位也一直沒有得到升遷。案例導(dǎo)入小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來，她勤奮努一、

文書工作概述（一）文書的含義及作用

文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。一、文書工作概述（一）文書的含義及作用文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：第一、文書形成的主體可以是各種社會組織，也可以是個人。第二、文書的形成是為了特定的目的。第三、文書是用一定的形式進行信息的表達和存載。一、

文書工作概述文書定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：一、文書工作概述（二）文書的作用1、傳遞信息。這是文書的首要作用。人們制作文書的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。2、憑證依據(jù)。文書真實地記錄了社會實踐活動，是人們追溯歷史的憑證。

一、

文書工作概述（二）文書的作用一、文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文件文書非紙質(zhì)文件照片文件電子文件聲像文件私人文書公務(wù)文書其他文字材料公文一、

文書工作概述文書、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文書非紙質(zhì)照片文件電子（二）文書工作1、文書工作的含義

文書工作是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動的總稱。廣義上講，它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)、文書人員以及其他有關(guān)業(yè)務(wù)人員、秘書人員共同參與的一系列工作。狹義上講，文書工作專指文書人員所從事的技術(shù)性和事務(wù)性的工作。一、

文書工作概述（二）文書工作一、文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：文書的形成文書的處理文書的管理一、

文書工作概述2文書工作的內(nèi)容和要求文書的形成文書的處理文書的管理一、3、文書工作機構(gòu)

文書工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級各類機關(guān)、組織的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及其負責(zé)人。組織中的文秘部門和專職的文書人員負責(zé)處理文書事務(wù)。在某些單位，文書工作的某些環(huán)節(jié)會由某專門的部門承擔(dān)。一、

文書工作概述3、文書工作機構(gòu)一、文書工作概述（三）文書工作的基本原則1、準確2、高效3、安全4、精簡

2000年的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》指出：“公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。”“公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。”（三）文書工作的基本原則1、準確2000年的《國家時間價值tt+nvv+n文書工作的時效性：文書的價值與處理時間成反比例關(guān)系。文書工作要講究高效性時間價值tt+nvv+n文書工作的時效性：文書的價值與（四）文書工作“四化”1.科學(xué)化2.規(guī)范化3.制度化

4.自動化一、

文書工作概述（四）文書工作“四化”一、文書工作概述（一）文書的種類1、公文類2、商務(wù)管理類：計劃、總結(jié)、簡報、分析報告等。3、商務(wù)業(yè)務(wù)類：商務(wù)函電、商務(wù)談判方案、談判協(xié)議、仲裁協(xié)議、仲裁申請書等。4、商情調(diào)研類：市場、商品、用戶、價格調(diào)研等。5、商務(wù)宣傳類：商務(wù)綜述、商務(wù)報道、商務(wù)通訊、商務(wù)評論等。6、商務(wù)信息類：廣告、商品說明書、市場信息等。二、

文書撰擬（一）文書的種類二、文書撰擬公文類決定--適用于對公司重大決策或重要事項進行部署和安排。決議--對要求貫徹執(zhí)行的重要事項、經(jīng)過會議討論通過后形成的方案與意見。通知--適用于發(fā)布公司的行政和業(yè)務(wù)規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、細則等）；轉(zhuǎn)發(fā)上級機構(gòu)或無隸屬關(guān)系機構(gòu)的公文；批轉(zhuǎn)下級機構(gòu)的公文；傳達要求有關(guān)部門辦理、周知或者執(zhí)行的事項；獎懲有關(guān)機構(gòu)和員工，任免和聘用人員；變更或撤銷公司不適當?shù)臎Q定事項。通報--適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。報告--適用于向上級機構(gòu)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機構(gòu)的詢問或報送文件。請示--適用于向上級機構(gòu)請求指示、批準的事項。批復(fù)--適用于答復(fù)下級機構(gòu)的請示事項。函--適用于不相隸屬單位或部門之間商洽工作、詢問及答復(fù)問題；請求批準和答復(fù)審批事項。會議紀要--適用于記載、傳達會議情況和議定事項。公文類決定--適用于對公司重大決策或重要事項進行部署和安排。

文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。撰擬是最核心的一個程序。并不是全部程序。1、交擬：領(lǐng)導(dǎo)交待起草，或根據(jù)工作計劃安排起草。這是公文起草的起點。（秘書不能想寫就寫）關(guān)鍵是確立主題2、擬議（構(gòu)思）：醞釀構(gòu)思，有時是辦公室集體討論如何起草。特別重要的文書，領(lǐng)導(dǎo)會親自組織辦公室人員討論起草。關(guān)鍵：吃透領(lǐng)導(dǎo)的意圖（秘書不能想怎么寫就怎么寫）段落、層次、過渡、照應(yīng)、開頭和結(jié)尾（二）文書撰擬的程序文書撰擬就是起草文書。文書是管理的基本手段之一。3、撰稿：寫的過程。包括資料收集與準備、初稿、自己修改。（秘書不能想何時寫就何時寫，不能有話則長無話短）前面這三步是最辛苦的。3、撰稿：4、審核辦公室審核，有時領(lǐng)導(dǎo)審核。重要公文經(jīng)常是反復(fù)討論修改，有改到面目全非的，有推倒重來的。在審核修改文章過程中，審核人與擬稿人之間，修改人與擬稿人之間，不同審核人之間都有可能有對立認識。（1）有無發(fā)文的必要（2）主送機關(guān)、抄送機關(guān)和發(fā)文機關(guān)有無錯誤（3）內(nèi)容是否完整、準確，有無缺漏（4）格式文種是否符合規(guī)范（5）文字表達是否規(guī)范，標點符號（6）審核手續(xù)是否完備4、審核5、簽發(fā)：

領(lǐng)導(dǎo)審閱定稿，并簽發(fā)。只有法定代表人才有權(quán)簽發(fā)。院是院長、黨委是書記。如果一把手不在，要有授權(quán)才能簽發(fā)。簽發(fā)中易出現(xiàn)的矛盾主要是領(lǐng)導(dǎo)者的簽發(fā)意見不一致。（1）堅持分層簽發(fā)制度，盡量減少集體簽發(fā)，處特殊情況外不重復(fù)簽發(fā)。（2）盡量減少核簽，已明確下屬代簽的不必核簽，處重要文件外，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不核簽已部門名義發(fā)出的文件。（3）以面對面形式集體簽發(fā)，意見盡可能一致后再簽注，必要時，請主管領(lǐng)導(dǎo)出面統(tǒng)一協(xié)調(diào)簽發(fā)意見。（4）聯(lián)合行文會簽文件時，堅持主辦方先簽，對方簽發(fā)人有異議時，應(yīng)有層次對等的人員出面協(xié)調(diào)。（5）注意履行正常程序，堅持“核后簽”。5、簽發(fā)：6、繕校：打印、校對、印制。文印與承辦人員之間，文印工作上下工序間的關(guān)系方面易出現(xiàn)矛盾。7、用印：8、封發(fā)：6、繕校：打印、校對、印制。

張小姐是從某雜志社跳槽到某集團企業(yè)做秘書，負責(zé)內(nèi)部文件的起草、制作和傳送。她自以為做編輯時文字功夫已經(jīng)過關(guān)，便在校對文件時有些粗心。沒想到上班第二天就出錯了，一份關(guān)于集團講話的文件下發(fā)后，她一看文件，頓時傻了眼，原來，那份文件共出現(xiàn)4次“總裁”，其中兩處竟錯成了“總栽”。犯下了如此低級的錯誤，她在心里說：“完了！完了！”。她猜想，一向嚴厲的總裁一定會讓她“下課”。在忐忑不安中度過了3天，出乎意料的是，總裁面對個別同事就此事打上去的“小報告”，只象征性地從張小姐工資中扣罰了10元錢，并讓人事部主任就此事與她作了詳談，告誡她別犯類似錯誤。總裁的寬容和大度使她感激不盡。從那以后，她在工作中，走出了過去做編輯時的“輝煌心理”，對每一份文件的每一個細節(jié)都精益求精，業(yè)務(wù)上快速進步，深得集團上下好評。案例張小姐是從某雜志社跳槽到某集團企業(yè)做秘書，負責(zé)內(nèi)（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡短以實用為主，應(yīng)該節(jié)省人力、物力和時間，長了也不計稿酬，還浪費時間。如漢高祖劉邦在奪政權(quán)后發(fā)布的《入關(guān)告諭》，只用了99個字就全面、準確地說明了自己的政策，其中著名的約法三章“殺人者死，傷人及盜抵罪”更是僅10個虛字，但已樹立起了新政權(quán)威嚴公正、取信于民的形象。（三）撰寫的文風(fēng)1、篇幅力求簡短徐榮凱當選云南省省長385字“就職演說”令人欽佩

2002年１月２９日上午，云南省第九屆人民代表大會第五次會議選舉徐榮凱為云南省省長。下午，云南省九屆人大五次會議舉行閉幕式。按照會議議程，新當選的省長將發(fā)表講話。會前10分鐘，當選省長徐榮凱的講話稿發(fā)到記者手中。出乎記者意料的是，通篇講話只有薄薄的一頁紙。記者逐字逐句數(shù)了一遍，連標點符號在內(nèi)共385字。徐榮凱尚未開口講話，會場上已爆發(fā)出一陣熱烈的掌聲。不到一分鐘，徐榮凱的“就職演說”就結(jié)束了。

走出會場，人大代表們?nèi)栽跓崃易h論：“文山會海已成公害。省長帶頭講短話，開短會，求實效，從會風(fēng)我們看到了好作風(fēng)。徐榮凱當選云南省省長385字“就職演說”令人欽佩2、文筆樸實莊重、樸素、自然、得體、平易一是結(jié)構(gòu)要自然。二是語氣和莊重。三是語言要樸素。公文還應(yīng)盡量使用大眾化語言，不用冷僻字。如在談到祖國統(tǒng)一大業(yè)時，鄧小平同志說：“和平統(tǒng)一不是大陸把臺灣吃掉，當然也不能是臺灣把大陸吃掉”，形象地闡明了大陸與臺灣不存在根本沖突，而要以中華民族利益為重，盡快實現(xiàn)和平統(tǒng)一的共同愿望。2、文筆樸實案例：元璋與興田的故事

朱元璋當了皇帝以后，要找年輕時和他一起種田的老朋友田興出來，下令全國找這個人。田興卻硬不肯出來做官，只是到處在做好事。后來有人報告，一個縣里，有五只老虎出來吃人，厲害得很，而有一個人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到這封公文，知道一定是他的老朋友田興做的好事。于是找來翰林院的進士們，都是文學(xué)修養(yǎng)非常高的，以現(xiàn)在來說，都是研究院中的博士。朱元璋要他們趕快寫信去把田興找來。于是翰林先生們之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皺皺眉、搖搖頭，還是自己動手寫。他寫的是白話，內(nèi)容大要說：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以為我做了皇帝就不要老朋友。你不來，就沒有種。我們兩兄弟還是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你來。我們兩兄弟見面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有種的你過河來吧！和當年兩個人放牛時，打架對罵的口吻一樣。田興看了這封信來了，來了但還是不做官，玩了一陣子走了。案例：元璋與興田的故事四是追求公文美。

公文也要求美感，要有"妙筆"。秘書稱為"筆桿子"，寫文章理所當然是秘書必須掌握的基本功。恰當?shù)匾暮瓦\用修辭手法，可使公文語言富于美感。用典引故，是古代公文中常見的寫作手法，用以增強公文的分量和說服力，現(xiàn)代公文中運用較少。但在某些特定情況下，用得自然、貼切，常會收到非常好的效果。例如，1997年江總書記在俄羅斯總統(tǒng)葉利欽為他的到訪舉行的歡迎宴會上講話時說：“俄羅斯偉大的作家列夫.托爾斯泰曾經(jīng)說過：‘一切美好的東西只有經(jīng)過努力才能獲得。’這句話蘊涵著深刻的哲理。我們兩國關(guān)系在經(jīng)歷了多年的風(fēng)風(fēng)雨雨之后，終于結(jié)束過去，開辟未來。”在這里引用托爾斯泰的話，意味深長，恰到好處，極大地增加了講話的魅力。四是追求公文美。寫作的語言表述形式大體上有三種：書面式語言

所謂書面式語言，是指在表述公文內(nèi)容的時候，不能用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語言要求的方式來表述內(nèi)容。

電影《林則徐》中寫林則徐召見外商，申明中國政府關(guān)于嚴禁販賣鴉片的命令，其中說到如有違令者，“船貨交公，人即正法”。有外商問：“什么叫‘正法’？”中國官員答：“正法就是殺頭。”在這段話中，“正法“用在中國政府的命令中，自然是書面語，而中國官員與外商是在觀看電影，屬于公共場合，應(yīng)該用口頭語，自然應(yīng)該用“殺頭”一詞。

寫作的語言表述形式大體上有三種：口語式語言所謂口語式語言，是指在表述公文內(nèi)容的時候，要用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容。還以公文中表述內(nèi)容的順序為例子，比如用“一個是、再就是、另一個是，還有就是”來表述事物，這類語言表述方式就是口語式語言。應(yīng)用口語式語言表述的文種主要是“領(lǐng)導(dǎo)的專題講