1、25檔案管理程序目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。職責：2.1 公司司檔案按按統一領領導、分分級管理理的辦法法進行組組織管理理，即圖圖書檔案案室（隸隸屬人力力資源部部）負責責公司檔檔案的總總體管理理，部門門資料員員負責本本部門的的立卷歸歸檔工作作，圖書書檔案室室對各部部室進行行業務上上的指導導、監督督和檢查查。2.2 鑒于于財務檔檔案的特特殊性，公公司財務務檔案（包包含各類類合同）由由財務計計統部自自管，圖圖書檔案案室提供供存放點點。使用用時，由由

2、財務計計統部指指定專人人調檔。2.3 鑒于于人事檔檔案的特特殊性，公公司人事事檔案由由人力資資源部人人力資源源口自管管，人力力資源部部經理指指定專人人按集中中管理、嚴嚴格保密密的原則則進行管管理。流程：3.1 檔案案分類：3.1.11 文文書檔案案：即在在公司管管理過程程中產生生的有保保存價值值的普發發性內外外部文件件。3.1.22 基基建檔案案：即以以竣工圖圖為核心心的在工工程建設設過程中中形成的的專業材材料。3.1.33 財財務檔案案：即在在公司經經濟活動動中產生生的會計計憑證、帳帳簿和財財務報告告等具有有保存價價值的會會計核算算專業材材料。3.1.44 人人事檔案案：即公公司員工工在應聘

3、聘、轉正正、考評評等人事事活動中中形成的的反映個個人基本本情況、工工作表現現的個人人資料。、3.1.55 經經營銷售售檔案：即公司司房產經經營銷售售活動中中產生的的具有保保留和存存查價值值的歷史史記錄，如如合同評評審記錄錄、商品品房預售售合同、客客戶檔案案、市場場調研資資料、樓樓盤宣傳傳資料等等。3.1.66 客客戶服務務檔案：即公司司在提供供客戶服服務過程程中形成成的具有有保留和和存查價價值的歷歷史記錄錄，如客客戶投訴訴記錄、處處理方案案、落實實反饋記記錄、客客戶滿意意度調查查與分析析記錄等等。3.1.77 對對外聯絡絡檔案：即公司司在項目目報批報報建過程程中形成成的具有有保留和和存查價價值

4、的歷歷史記錄錄。如政政府和公公共事業業單位的的批文、文文件和專專題會議議紀要等等。3.1.88 聲聲像檔案案：即在在公司生生產經營營活動中中形成的的有保存存價值的的、以音音像或圖圖象記錄錄在特殊殊載體上上的并配配有文字字說明的的歷史記記錄。3.2 具體體管理：3.2.11 立卷卷歸檔：各部室資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。各部室資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發文

5、”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為一個歸檔周期。各部室資料員在逢偶數年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書檔案室移交。聲像檔案的歸檔時間同文書檔案。文書檔案每2年為一個歸檔周期。各部室資料員在逢偶數年的6月底，將前兩年形

6、成的文件整理后向圖書檔案室移交。聲像檔案的歸檔時間同文書檔案。單位工程預決算可在清尾款后半年內歸檔。財務檔案在會計年度終了后，暫由財務計統部保管3年后再存放于圖書檔案室。基建檔案在竣工決算工作完成后兩個月內歸檔，項目前期資料一年后歸檔。 B要求： a各部部室向圖圖書檔案案室移交交檔案時時，均需需附上移移交清單單一式兩兩份。移移交時，交交接雙方方據此進進行清點點簽收，并并各自保保存一份份。（移移交清單單即文件件清單）各部室向圖圖書檔案案室移交交檔案時時要做到到種類齊齊全、份份數完整整，圖書書檔案室室不接收收未經系系統整理理的零散散文件。文件在各部部室保存存階段，要要注意保保持字跡跡清晰、份份數完

7、整整，防止止發生霉霉變等。復復寫件、圓圓珠筆書書寫件或或傳真件件等均應應重新復復印存檔檔。各部室可根根據實際際工作需需要保存存文件，但但向檔案案室移交交檔案時時，則應應按規定定的歸檔檔范圍進進行。a）總經理理室：會會議紀要要、董事事會文件件、訴訟訟文書、項項目策劃劃與年度度計劃文文件、有有關公司司送交的的文件、各各部門送送交的文文件、外外來文件件、外送送文件、大大事記等等；b) 人力力資源部部：人事事行政發發文、企企業設立立與登記記材料、員員工的人人事資料料（應聘聘表、編編制表、工工資單、培培訓記錄錄等）、內內部刊物物等；c) 工程程材料部部：前期期文件、施施工文件件、竣工工文件、竣竣工圖和和

8、聲像材材料（亦亦即內業業資料、竣竣工資料料、設備備說明書書等）；其中前前期文件件由工程程部負責責收集，竣竣工圖由由施工單單位負責責編制；文書如如外送文文件、外外來文件件、有關關人員出出差帶回回來的文文件等；d) 財務務計統部部：財會會檔案見見第三層層次文件件財務務檔案管管理程序序；審計核算部部：決算算資料、簽簽價單、外外送文件件、外來來文件等等；經營銷售部部：合同同評審記記錄、售售樓合同同、協議議、廣告告宣傳資資料、客客戶資料料、市場場調研資資料、外外送文件件、外來來文件等等；設計研發部部：工程程地質勘勘察報告告、方案案設計圖圖紙和說說明、擴擴初設計計圖紙和和說明、勘勘察設計計報告及及招標文文

9、件（標標書、合合同等）、工工程設計計概算說說明、各各項目往往來文件件（傳真真、工作作聯系函函等）、施施工設計計圖紙和和說明、設設計變更更、設計計合同、外外送文件件、外來來文件等等。對外聯絡部部：聯絡絡函、活活動計劃劃、外送送文件、外外來文件件等。客戶服務部部：客戶戶投訴記記錄、處處理方案案、落實實反饋記記錄、客客戶滿意意度調查查及分析析記錄等等。整理上架：組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按規定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內目錄，組成案卷。鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案室檔案員要重新審查其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。 A. 流程組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按規定排列、打號、裝訂、著錄并

10、制作卷內目錄，組成案卷。鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案室檔案員要重新審查其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。上架：上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。 B要要求：a. 卷內文文件的排排列應條條理系統統。文書書檔案按按時間順順序依次次排列，具具有密切切聯系的的文件應應依一定定的次序序排列在在一起，即即批復在在前、請請示在后后；正件件在前、附附件在后后；基建建檔案的的卷內排排列順序序為文前前圖后。b. 不同保保存價值值的文件件應分開開組卷。c. 凡有文字字部分的的均應打打

11、上號碼碼（采用用打號機機，正面面右上角角，背面面左上角角）。d. 文文件材料料裝訂前前應剔除除金屬物物。e. 圖紙采采用手風風琴式折折疊法，規規格為330cmm21ccm；裝裝訂邊應應加墊紙紙以使左左右平整整并注意意露出圖圖標。 3.2.33 保管管： A. 庫房管管理： aa. 庫房應應集中布布置、自自成一區區，不堆堆放與檔檔案資料料無關的的物品，不不從事與與庫房管管理無關關的活動動；庫內內檔案必必須按順順號上架架，不得得錯架、亂亂架； bb. 除檔案案員外，非非檔案人人員不得得隨意出出入庫房房，確需需進庫的的（如維維修庫房房或設備備等），則則須有檔檔案員陪陪同并相相伴始終終； cc. 庫房

12、設設有中央央空調、除除濕機、溫溫濕度測測量儀和和消防噴噴淋等設設備，檔檔案員要要定期檢檢查，以以確保以以上設施施的安全全有效； dd. 隨時注注意庫房房溫濕度度的具體體指數，務務必使溫溫度保持持在1440C2000C，相相對濕度度50%655%； ee. 檔案入入庫前要要進行嚴嚴格的檢檢疫工作作，特別別注意檢檢查易于于生蟲的的部位；同時對對檔案必必須進行行定期的的防疫檢檢查，有有計劃、分分期分批批地對檔檔案進行行翻動； ff. 每月中中旬定期期對庫房房進行清清掃擦拭拭，包括括擦洗密密集架、地地面、門門窗等，特特別是對對一些小小角落、縫縫隙要進進行清潔潔消毒以以防害蟲蟲滋生；g. 檔檔案員離離開

13、庫房房時應隨隨手鎖門門，并注注意檢查查庫房門門窗的緊緊閉性；h. 公公司采用用移動式式密集架架作為檔檔案裝具具。檔案案按部室室存放，密密集架的的編號及及檔案的的存放順順序為自自門口起起，從左左自右，從從上到下下。 B. 流動動中的安安全防護護： a. 檔案案在庫房房外未被被使用時時，不允允許長時時間攤放放在桌子子上，而而應及時時放入庫庫房或專專用的柜柜子中鎖鎖好，更更不準擅擅自帶離離規定的的使用場場所； b. 未經經許可，利利用者不不得將所所借檔案案轉借他他人，以以防泄密密； c. 未經經許可，利利用者不不得擅自自拍照、抄抄錄、復復印； d. 盡量量減少檔檔案原件件在同一一使用人人手中的的滯留

14、時時間，以以防因檔檔案外借借時間過過長而出出現的泄泄密現象象。3.2.44 提提供利用用： A 加加強基礎礎工作：編制必要的的全引目目錄和案案卷目錄錄，為檔檔案用戶戶提供必必要的檢檢索工具具；安裝使用快快捷便利利的檔案案管理軟軟件，提提高查檔檔效率；開辟閱覽室室，向檔檔案用戶戶提供檔檔案信息息。B開展查查借服務務：借閱：公司內部人人員借閱閱檔案的的，須填填寫檔檔案借閱閱登記表表，閱閱畢及時時歸還；歸還時時，管理理人員必必須當面面清點檔檔案頁數數，之后后再入庫庫；非公司人員員借閱檔檔案的，須須持有關關單位介介紹信，并并經公司司相關部部門主管管同意后后方可借借閱；借閱者必須須愛護所所查閱的的檔案，

15、不不得在檔檔案上涂涂改、勾勾劃、圈圈點或做做其他各各種標記記；不得得撕去檔檔案內頁頁；借閱者不得得在閱覽覽室吸煙煙、大聲聲喧嘩。借出：檔案使用人人如需借借出檔案案，須填填寫檔檔案借出出登記表表，并并按規定定于1周內歸歸還，不不能及時時歸還的的，經檔檔案員同同意可辦辦理續借借手續；歸還時時，檔案案管理人人員必須須當面確確認檔案案完整性性后方可可入庫。非公司人員員若需借借出檔案案，須持持有關單單位介紹紹信，并并征得公公司相關關部門主主管同意意后，方方可借出出；借出人員須須妥善保保管好檔檔案，不不得遺失失、抽換換、拆散散、涂改改、轉借借，并負負有保密密的完全全責任。復印：檔案使用人人若需復復印檔案案

16、資料的的，須經經檔案員員同意；圖紙資料若若需借出出復印的的，須經經檔案員員同意并并嚴格控控制復印印份數。3.2.55 銷銷毀：A流程：圖書檔案室檔案員將確認銷毀的檔案材料登記在檔案銷毀清冊上，并組織銷毀圖書檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進行復查復查結果上報人力資源部經理審批圖書檔案室檔案員將確認銷毀的檔案材料登記在檔案銷毀清冊上，并組織銷毀圖書檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進行復查復查結果上報人力資源部經理審批 BB 要求：準備銷毀的的檔案材材料在未未批準前前應單獨獨保管；批準銷毀的的檔案可可送造紙紙廠作原原料或用用碎紙機機銷毀，嚴嚴禁將需需要銷毀毀的檔案案作其他他用途，更更不允許許出賣。檔案銷毀時時，須有有兩人以以上監銷銷，并在在銷毀清清冊上簽簽字以示示負責。 相關文件件：4.1 融融僑集團團檔案管管理辦法法之檔檔案保管管期限表表4.2 融融僑集團團人力資資源管理理體系之之人事事檔案控控制程序序4.3 財財務檔案案管理制制度5 相關關表單：5.1 文文件清單單/移交交清單（具具體見文文件管理理程序）5.2 檔檔案借閱閱登記表表 5.3 檔檔案借出出登記表表5.4 檔檔案銷毀毀清冊編制：包秋秋霞日期：20002.