1、心理學(xué)論文：管理心理學(xué)在檔案管理中的應(yīng)用    摘要: 檔案管理工作的枯操性、復(fù)雜性、繁瑣性, 往往容易導(dǎo)致管理人員情緒低落、成就感不高, 從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。將管理心理學(xué)運(yùn)用到檔案管理中可以最大限度地調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性, 提高工作績效, 完善和優(yōu)化我國檔案管理機(jī)制。 關(guān)鍵詞: 管理心理學(xué); 檔案管理; 職業(yè)倦怠 要建立具有中國特色的檔案工作管理體制, 就要首先重視和研究檔案工作人員的心理行為問題。因?yàn)槿耸亲罨镜纳a(chǎn)力, 是社會(huì)的主體

2、, 也是檔案工作部門的主體。檔案管理心理學(xué)就是一門研究如何最大限度地調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性的科學(xué)。研究這門科學(xué), 有助于建設(shè)一支具有社會(huì)主義精神文明的檔案工作隊(duì)伍, 提高隊(duì)伍素質(zhì), 促進(jìn)檔案工作效率提高, 從而加速檔案管理科學(xué)、現(xiàn)代化的進(jìn)程, 同時(shí)也是踐行“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀。檔案事業(yè)的成敗關(guān)鍵在人, 抓檔案工作的切入點(diǎn)是檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理人員除了具備良好的政治思想素質(zhì)、文化業(yè)務(wù)索質(zhì)和身體素質(zhì)外, 還必須具備良好的心理素質(zhì), 這是完成檔案管理活動(dòng)的基本條件和重要保證。

3、一、檔案管理過程中存在的主要心理問題 檔案管理人員的職業(yè)心理問題可稱為職業(yè)倦怠癥, 又稱“職業(yè)枯竭癥”, 它是一種由工作引發(fā)的心理枯竭現(xiàn)象, 是上班族在工作的重壓之下所體驗(yàn)到的身心俱疲、能量被耗盡的感覺, 這和肉體的疲倦勞累是不一樣的, 而是緣自心理的疲乏。據(jù)專家介紹, 按照國際公認(rèn)的定義, 衡量職業(yè)倦怠的三項(xiàng)指標(biāo)分別為: 情緒衰竭、玩世不恭、成就感低落。 (一) 檔案管理人員職業(yè)倦怠的表現(xiàn)特征 據(jù)職業(yè)倦怠自治手冊, 判斷一個(gè)人是不是有職業(yè)倦怠, 第一是看你的情緒是不是衰竭了,

4、0;第二是看你是不是玩世不恭, 第三是看你的成就感是不是低落。職業(yè)倦怠會(huì)給人帶來不良的情緒, 而且影響我們的人際關(guān)系, 影響我們的快樂和工作效率。檔案工作是單位的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。涉及門類廣、時(shí)間跨度大, 相比其他職業(yè), 往往更具枯燥性、復(fù)雜性、繁瑣性。因此, 檔案工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn), 產(chǎn)生職業(yè)倦怠的檔案管理人員一般具有以下行為特征: 第一, 對(duì)檔案工作喪失熱情, 對(duì)前途感到無望。情緒煩躁、易怒, 對(duì)人和事漠不關(guān)心。第二, 工作態(tài)度消極, 對(duì)檔案管理工作

5、沒耐心, 徽衍了事甚至經(jīng)常出錯(cuò), 工作責(zé)任感減退, 惶惶不可終日。 第三, 對(duì)檔案工作的重要性和價(jià)值評(píng)價(jià)下降,工作常常遲到早退, 有的甚至開始打算轉(zhuǎn)崗位, 后悔選擇了檔案管理上作, 有無力感或降低個(gè)人成就感, 消極地評(píng)價(jià)白己, 對(duì)前途感到渺茫。 (二) 檔案管理人員職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因 (1) 缺乏成就認(rèn)可和發(fā)展的機(jī)會(huì)。調(diào)查發(fā)現(xiàn),一些單位重業(yè)務(wù)重發(fā)展, 卻忽視了對(duì)檔案管理人員的重視。有的單位由于經(jīng)費(fèi)的緊張和管理體制問題, 檔案人員缺少培訓(xùn)、進(jìn)修的機(jī)會(huì), 知識(shí)

6、落后。檔案工作缺乏先進(jìn)科學(xué)的管理模式, 個(gè)人發(fā)展受阻, 而同代人卻因不乏機(jī)會(huì)而遙遙領(lǐng)先, 在職稱評(píng)定、工資待遇上也體現(xiàn)出不平衡, 時(shí)間長了, 難免有失落感。檔案工作相對(duì)于其他職業(yè)來說, 各工作環(huán)節(jié)、操作程序化明顯受條例、規(guī)則限制, 長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道, 工作瑣碎、單調(diào)、枯燥, 重復(fù)性較強(qiáng), 缺乏新鮮感, 缺少機(jī)遇和挑戰(zhàn)性, 個(gè)人能力得不到發(fā)揮, 沒有成就感, 缺乏認(rèn)同感。 (2) 工作負(fù)擔(dān)過重, 缺乏工作自主性。檔案管理

7、人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細(xì)心、耐心, 還必須有高度的保密意識(shí), 還要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)。由于任務(wù)繁雜,往往缺乏工作自主性。 (3) 工作內(nèi)容或職場環(huán)境的失衡。面對(duì)大量的檔案材料的收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等缺乏自主性的日常工作,經(jīng)常被動(dòng)應(yīng)付, 容易引起心理疲勞。 (4) 理想與現(xiàn)實(shí)之間存在較大的差距。檔案記錄著一個(gè)單位的發(fā)展軌跡。檔案管理人員使檔案具備成為現(xiàn)代信息機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)和可能, 未來的發(fā)展應(yīng)該是前程燦爛的。但是, 現(xiàn)狀與未來之間存在著巨大的差距, 尤其是

8、這種差距長期未能得到很本性的改變, 使一部分人對(duì)未來的前景產(chǎn)生了懷疑, 對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展喪失了信心, 甚至懷疑自已的未來前途, 以致對(duì)檔案職業(yè)失去了興趣。 二、管理心理學(xué)在檔案管理中的具體運(yùn)用 管理心理學(xué)(Managerial Psychology) 是把心理學(xué)的知識(shí)應(yīng)用于分析、說明、指導(dǎo)管理活動(dòng)中的個(gè)體和群體行為的工業(yè)心理學(xué)分支, 是研究管理過程中人們的心理現(xiàn)象、心理過程及其發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。 管理心理學(xué)以組織中的人作為特定的研究對(duì)象, 重點(diǎn)在于對(duì)共同經(jīng)營管理目標(biāo)的人的系統(tǒng)的研究, 以提高效率, 

9、;在一定的成本控制條件下, 最大限度地調(diào)動(dòng)人們的積極性和創(chuàng)造性。當(dāng)今的管理心理學(xué)都是以人本思想為前提的, 它有助于調(diào)動(dòng)人的積極性、改善組織結(jié)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)績效, 提高工作生活質(zhì)量, 建立健康文明的人際關(guān)系, 達(dá)到提高管理水平和發(fā)展生產(chǎn)的目的。管理心理學(xué)在檔案管理中的具體運(yùn)用, 體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。 (一) 滿足合理需要 需要是產(chǎn)生行為的動(dòng)力源, 滿足檔案工作人員的合理要求是調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性的根本途徑。檔案工作管理部門應(yīng)對(duì)檔案工作人員的需求有一定的了解。檔案工作人員不僅有物質(zhì)需求, 還有精神方面的需求。人

10、都想成為社會(huì)群體中的一員,希望自己能夠得到照顧和關(guān)心, 這是人的社會(huì)性需求, 人還有包括榮譽(yù)、地位、受人注意和人格尊嚴(yán)等內(nèi)在的自尊需求, 人都有想充分展示自己才能的欲望, 這就是自我實(shí)現(xiàn)的需求。例如, 提高工作地位, 實(shí)行工作效績獎(jiǎng)勵(lì)制, 不斷提高經(jīng)濟(jì)收入, 建立新的評(píng)價(jià)體系, 調(diào)整競爭機(jī)制, 激發(fā)他們的工作熱情, 經(jīng)常開展檔案管理人員的技能競賽, 激發(fā)競爭意識(shí)等, 能使他們的郁悶和疑惑得到及時(shí)的排解。 (二) 激勵(lì)管理 激勵(lì)主要是指激發(fā)人的動(dòng)機(jī),

11、0;使人有一股內(nèi)在的動(dòng)力朝著所期望的目標(biāo)前進(jìn)的心理活動(dòng)過程。激勵(lì)也可以說是調(diào)動(dòng)積極性的過程。通過激勵(lì)可以使檔案工作人員充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能, 變消極為積極, 從而保持工作的有效性和高效率。激勵(lì)的方式主要有兩種: 一是外在激勵(lì), 包括福利、晉升、表揚(yáng)、嘉獎(jiǎng)、認(rèn)可等; 二是內(nèi)在的激勵(lì), 包括學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能、責(zé)任感、光榮感、勝任感、成就感等; 外在的激勵(lì)雖然能顯著提高效果, 但不易持久, 處理不好有時(shí)會(huì)降低工作情緒; 而內(nèi)在的激勵(lì), 雖然激勵(lì)過程需時(shí)較長但一經(jīng)激勵(lì), 不僅可提

12、高效率, 且能持久。 (三) 個(gè)性差異管理 由于個(gè)人經(jīng)歷、智力、體力、成長的環(huán)境、工作性質(zhì)、價(jià)值觀的不同, 從而形成相互間的差異。這種差異不僅表現(xiàn)在經(jīng)驗(yàn)和能力上, 而且表現(xiàn)在某種情緒因素上, 如態(tài)度、信念、氣質(zhì)、理想等。對(duì)組織講, 個(gè)性差異有利有弊。一方面, 個(gè)人之間的差異, 反映了各人的特長和優(yōu)點(diǎn), 正是創(chuàng)新、解決問題和組織獲得成就的動(dòng)力; 另一方面, 這種差異又反映了各人的缺點(diǎn)和不足, 是分歧、矛盾、沖突的起因, 影響組織成就, 造成辦事效率低下,&#

13、160;這就要求檔案工作的管理者, 應(yīng)該了解檔案人員的差異, 并實(shí)行不同的管理辦法。第一, 揚(yáng)長避短。對(duì)個(gè)人知識(shí)和技能方面的差異, 可以采用一些補(bǔ)救方法。首先對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn), 并輔以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施, 以增強(qiáng)培訓(xùn)效果; 其次是保持個(gè)人的心理均衡, 使個(gè)人對(duì)自己與環(huán)境都有一個(gè)比較清楚的了解, 以求得個(gè)人的成長, 促進(jìn)態(tài)度與行為的改善, 增強(qiáng)對(duì)環(huán)境的適應(yīng)性。第二, 合理分工。兼顧組織需要與個(gè)人專長, 使每個(gè)人都充分發(fā)揮自己的才能, 創(chuàng)造工作成績。第三,&

14、#160;對(duì)由于個(gè)人差異而產(chǎn)生的矛盾和沖突, 通常采用或分而治之, 或壓制、或疏導(dǎo), 在不同的情況下, 可以采用不同的策略,但最基本的也是最有效的方法是疏導(dǎo)。 (四) 提高組織意識(shí), 增強(qiáng)凝聚力 要從根本上長久地調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性, 必須提高他們熱愛檔案事業(yè)和與檔案事業(yè)同呼吸、共命運(yùn)的組織意識(shí)。組織意識(shí)是檔案管理工作凝聚的“粘結(jié)劑”。要使檔案工作人員同心協(xié)力為檔案工作的目標(biāo)奮斗, 就需要有一種組織意識(shí)把大家凝聚在一起, 并把群體的內(nèi)聚力變成提高工作效率的動(dòng)力。提高組織意識(shí)注重三個(gè)方面: 一

15、是培養(yǎng)檔案管理工作的集體意識(shí), 檔案管理工作的集體意識(shí)就是“檔案團(tuán)隊(duì)精神”, 培養(yǎng)檔案工作人員的共同價(jià)值觀, 使每個(gè)人都有一種工作的自豪感和自信心; 二是使檔案工作人員之間建立相互信任關(guān)系。在組織成員之間形成關(guān)系穩(wěn)定、彼此坦誠的文化氛圍, 三是檔案工作人員之間建成密切合作關(guān)系。在相互信任的基礎(chǔ)上, 檔案工作人員之間形成相互依賴, 休戚與共的團(tuán)體意識(shí)及求大同、存小異的團(tuán)結(jié)精神, 使檔案部門成為一個(gè)有戰(zhàn)斗力的集體。 (五) 體現(xiàn)“以人為本”的管理理念,優(yōu)化個(gè)人心理、生活和工作的管理。 檔案管理部門的管理者應(yīng)盡

16、可能突出情感化的管理特色, 營造寬松和諧的工作氛圍, 組織相關(guān)的心理培訓(xùn)和學(xué)習(xí), 引導(dǎo)檔案工作人員正確認(rèn)識(shí)自我, 認(rèn)清自我價(jià)值, 提高自身對(duì)心理健康的認(rèn)識(shí)能力和運(yùn)用心理策略的能力, 從而尋求積極的方式對(duì)自己的心理、生活和工作進(jìn)行管理。 參考文獻(xiàn): 1  李宜霞. 淺談檔案管理人員的職業(yè)倦怠癥J  . 圖書與檔案管理. 2007 (25) : 258. 2  賀文. 淺議檔素管理人員心理素質(zhì)J &#

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