1、當(dāng)前工程檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策分析摘要:本文從工程檔案重要性入手對(duì)當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀和管理對(duì)策進(jìn)行分析,并總結(jié)了這兩方面的內(nèi)容,詳細(xì)闡述了檔案管理制度不完善、對(duì)檔案管理工作不夠重視、缺乏懂工程技術(shù)和檔案管理的全能人才的工作現(xiàn)狀,以及一些對(duì)策措施。關(guān)鍵詞:公路工程;檔案管理;管理對(duì)策道路工程的檔案管理是道路管理工作的基礎(chǔ),具有一定專業(yè)性。道路工程檔案管理工作伴隨著公路發(fā)展,并貫穿整個(gè)發(fā)展階段。從工程設(shè)立到建設(shè),再到竣工后的管理。當(dāng)前道路工程檔案在工程建設(shè)中占有非常重要的位置,是道路工程的整體反映。現(xiàn)階段道路工程飛速發(fā)展,也暴露出一些問(wèn)題,相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)采取合理的措施,保證檔案信息的準(zhǔn)確(

2、性與完整(性。工程項(xiàng)目相當(dāng)于一個(gè)類型的信息資源庫(kù),不僅僅是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)反映和描述,還是項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)以及借鑒資料,也可以作為建設(shè)單位維權(quán)的憑證或者依據(jù)。(一加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件。項(xiàng)目建設(shè)檔案工作是項(xiàng)目工程建設(shè)的重要組成部分,無(wú)論是創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng),亦或是項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收,都迫切需要檔案的支撐。工程上,在竣工驗(yàn)收階段,原則上要把工程全部檔案資料作為驗(yàn)收工程質(zhì)量的重要子項(xiàng),項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格,全盤(pán)否定該項(xiàng)目總體驗(yàn)收計(jì)劃。(二要提高項(xiàng)目建設(shè)的管理水平,必須加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理。檔案資料是最原始真實(shí)全面的,是工程的建設(shè)過(guò)程、結(jié)果以及竣工后各項(xiàng)建設(shè)的重要參考資料,從這些資料中可以總結(jié)

3、經(jīng)驗(yàn)提高水平,完善從設(shè)計(jì)到運(yùn)行的每一個(gè)環(huán)節(jié)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作;加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo);定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議;加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)。(三企業(yè)要想持續(xù)發(fā)展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由法國(guó)一家橋梁公司承建,至今已有八十多年歷史,橋體出現(xiàn)故障,需要維修,找遍了市檔案館的檔案,無(wú)法找到橋相關(guān)的檔案,卻在法國(guó)的這家橋梁公司找到了設(shè)計(jì)圖紙等大量資料,省下許多人力和財(cái)力。以上例子證明了項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責(zé)任的重大。(四加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理作為戰(zhàn)略選擇。現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)權(quán)權(quán)責(zé)明確,政企分開(kāi),管理科學(xué)。企業(yè)檔案不僅是

4、產(chǎn)權(quán)劃分的依據(jù),科學(xué)管理的基礎(chǔ),而且還可以作為企業(yè)維權(quán)的一項(xiàng)依據(jù)。在生產(chǎn)建設(shè)中,檔案應(yīng)用在各方面,系統(tǒng)的檔案是科學(xué)決策的重要依據(jù),能夠使決策者制定出的工作方案切實(shí)可行,減少人力物力的浪費(fèi)。一、當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀道路工程在建設(shè)中,不斷產(chǎn)生新的工程檔案,基本特點(diǎn)有:建設(shè)項(xiàng)目多、工期長(zhǎng)、投資大,并具有一定專業(yè)性。所以道路工程的第三桿管理工作存在很多困難,進(jìn)而影響工程建設(shè),具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(一對(duì)檔案管理沒(méi)有正確認(rèn)識(shí),對(duì)檔案管理工作不夠重視。我國(guó)城市不斷發(fā)展,道路建設(shè)也日益繁榮,所以人們關(guān)注的焦點(diǎn)集中在道路工程的建設(shè)方面,重視工程的進(jìn)度和質(zhì)量,對(duì)檔案信息卻不夠重視。在我國(guó),很多建設(shè)工程都

5、將大部分精力放在實(shí)體工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和核心工程方面,常常在工程竣工前,才想起檔案信息,于是緊急調(diào)集人員對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和補(bǔ)齊,但是這種方法,常常造成檔案信息不準(zhǔn)確和錯(cuò)誤。在工程建設(shè)期間,輕視檔案只重視工程,檔案歸檔不及時(shí)。(二檔案人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。當(dāng)前道路施工單位的檔案信息通常有現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)人員進(jìn)行管理,但是這些人員技術(shù)性較差,業(yè)務(wù)水平和管理水平不高,導(dǎo)致檔案信息管理工作的效率不高,并且不夠規(guī)范。雖然一些單位專門配備了檔案管理人員,進(jìn)行檔案管理工作,這些人員只擁有較豐富的檔案管理知識(shí),卻不夠了解道路工程建設(shè),整理出的檔案信息與實(shí)際應(yīng)用不符。很多項(xiàng)目管理人員沒(méi)有達(dá)到規(guī)范要求,主動(dòng)完成工作,

6、思路不開(kāi)闊以至于歸檔資料不全;施工隊(duì)伍流動(dòng)性大,使檔案管理工作脫節(jié),部門間缺乏必要的溝通,具體工作沒(méi)有落實(shí)到具體人員。(三加強(qiáng)探索實(shí)踐以實(shí)現(xiàn)“文化上同心跨越”的目標(biāo)。工程參建單位文化管理理念存在差異,工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,給檔案的規(guī)范管理帶來(lái)一定的影響。因此加強(qiáng)探索與實(shí)踐非常關(guān)鍵。(四檔案管理制度不完善道路建設(shè)單位和施工單位,沒(méi)有給與檔案管理足夠多的重視,雖有建立了一些檔案管理制度,但是不夠完善,無(wú)法保證檔案管理工作能夠正常開(kāi)展1。道路工程建設(shè)時(shí)間長(zhǎng),人員經(jīng)常調(diào)動(dòng),人員交接時(shí),檔案信息交接不到位,導(dǎo)致檔案信息遺失,最后要依靠相關(guān)記錄進(jìn)行尋找,造成檔案管理工作的一些損失,這種情況在道路建設(shè)中很常見(jiàn),所

7、以相關(guān)單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度。二、管理工作現(xiàn)狀的對(duì)策分析項(xiàng)目建設(shè)檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。(一領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。只有重視才會(huì)做好項(xiàng)目檔案管理工作。因此,從監(jiān)與管兩方面入手,企業(yè)要將檔案工作作為工作計(jì)劃擺上重要議事日程并列入工程條款,用法律來(lái)約束,保證工作人員積極工作、深入現(xiàn)場(chǎng)收集所需資料的積極性。(二建立管理體系,完善管理制度為了提高道路工程的檔案管理工作,應(yīng)建立一個(gè)切實(shí)有效的管理體系,并完善其管理制度,確保檔案工作能始終作用于施工管理的整個(gè)過(guò)程。一些道路建設(shè)企業(yè),可以將檔案信息當(dāng)作自身檢測(cè)和管理的標(biāo)準(zhǔn),檔案信息的準(zhǔn)確也為政府的日常檢查提供一些方便,與施工和建立單位的經(jīng)濟(jì)

8、效益直接相關(guān),還可以當(dāng)作工作獎(jiǎng)罰的重要方面。相關(guān)單位通過(guò)管理體系的建立管理制度,保證檔案管理工作的順利開(kāi)展2。(三創(chuàng)造管理氛圍,重視管理工作制度建設(shè)是保證。道路工程可以根據(jù)檔案信息的相關(guān)內(nèi)容,進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù),在日常使用中,為道路工程建設(shè)提供真實(shí)、可靠的依據(jù),有效減少工程中的人力和財(cái)力消耗,在道路工程建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中具有重要的意義。所以,相關(guān)單位要做好工程檔案的管理工作,要提高廣大工程建設(shè)者對(duì)檔案工作的重視,為這些人員提供一個(gè)適合檔案管理的工作氛圍,使檔案管理的重要性能夠深入人心。要從日常工作中抓起,在項(xiàng)目設(shè)立時(shí),就要給檔案工作提出具體要求,在工程實(shí)施中,進(jìn)行檔案知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn),調(diào)動(dòng)人員的積極性

9、,使各個(gè)部門都將檔案工作放在首要位置。建立一整套嚴(yán)格科學(xué)可行的檔案管理制度,從領(lǐng)導(dǎo)、分工、獎(jiǎng)懲等方面作出明確規(guī)定,對(duì)檔案文件在各階段的任務(wù)提出具體要求。在建設(shè)初期就要向各單位發(fā)放文件管理規(guī)則規(guī)范以及制度說(shuō)明。為保證檔案的及時(shí)移交與財(cái)務(wù)結(jié)算,嚴(yán)格按照制度執(zhí)行簽字手續(xù)。(四業(yè)務(wù)素質(zhì)是基礎(chǔ)。面對(duì)新要求,檔案人員要有先進(jìn)工作作風(fēng),自覺(jué)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和政策,保持完善細(xì)節(jié),履行職責(zé),保證效率的思想。既要善于溝通,積極主動(dòng)地參加到工程建設(shè)各項(xiàng)工作中來(lái),又要按照要求把好質(zhì)量關(guān),做好應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題的工作,對(duì)于檔案材料的收集整理工作要做到慎、全、嚴(yán)、細(xì)。同時(shí)還要完善檔案人員與企業(yè)員工的檔案網(wǎng)絡(luò)體系,把檔案作為一種資產(chǎn)

10、,通過(guò)健全的網(wǎng)絡(luò)體系保證能夠收集到完整全面的資料。四、提升檔案管理水平的方法項(xiàng)目建設(shè)工程參建單位多,工期長(zhǎng),檔案數(shù)量多,時(shí)間不均衡,加強(qiáng)檔案管理需要做好以下方面。(一保證檔案管理工作與工程建設(shè)相一致。按照要求狠抓管理,做到項(xiàng)目的立項(xiàng)與相應(yīng)的檔案、建設(shè)的進(jìn)度以及檢查和竣工驗(yàn)收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務(wù),加強(qiáng)對(duì)檔案的收集整理,保證工程檔案完整準(zhǔn)確。把檔案工作作為特殊的項(xiàng)目工程,做到先期入檔,與工程建設(shè)同步進(jìn)行直至結(jié)束,達(dá)到很好的控制。(二提高要求,加強(qiáng)檔案過(guò)程控制。1.審批工程建設(shè)嚴(yán)格化。工程建設(shè)中的審批文件作為項(xiàng)目建設(shè)的重要合法依據(jù),所以,各部門要分健全制度,規(guī)范要求完善計(jì)劃,

11、落實(shí)材料收集的各項(xiàng)條款。2.工程施工嚴(yán)格化。管理人員要嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)對(duì)各單位在各階段的材料工作的監(jiān)督審查,從初期到工程結(jié)束都要按標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)落實(shí)。做好在業(yè)主單位的設(shè)計(jì)施工與協(xié)調(diào)監(jiān)理的配合工作,在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案,注意在施工以及竣工驗(yàn)收階段遵循規(guī)律統(tǒng)籌安排規(guī)劃。嚴(yán)把材料質(zhì)量關(guān),及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問(wèn)題并解決,跟蹤建檔,保證按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。用規(guī)范的管理確保竣工檔案的高質(zhì)量高水平和檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí),跟蹤管理每一個(gè)階段的資料,提高效率,優(yōu)化每一步工作,做到精細(xì)。3.竣工驗(yàn)收嚴(yán)格化。保證工程與檔案同步嚴(yán)格驗(yàn)收,總結(jié)完成檔案收集。加強(qiáng)檢查整理工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改,降低

12、損失。首先,檔案部門必須參加竣工驗(yàn)收,審閱工程檔案是竣工驗(yàn)收的法定內(nèi)容,檔案部門參加竣工驗(yàn)收,是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中,要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,要求相關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上,要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就,以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。其次,強(qiáng)化對(duì)重點(diǎn)檔案的收集。項(xiàng)目檔案驗(yàn)時(shí)抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項(xiàng)目建設(shè)單位一定要把項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理,采取有力控制措施,明確要求各有關(guān)單位,及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作實(shí)踐,一些重要的聲像材料,如項(xiàng)目開(kāi)

13、、竣工儀式照片、錄音(像帶等也是收集的難點(diǎn)。另外,竣工圖章的簽署也是不容忽視的,在實(shí)際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來(lái)的,沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何改變,所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存,但必須要加蓋完備簽署竣工圖章,否則施工圖就不能作為竣工圖來(lái)保存。4.歸檔規(guī)范化,保證電子信息真實(shí)有效。數(shù)字化技術(shù)對(duì)于檔案的收集整理十分重要,所以,在各單位規(guī)范紙質(zhì)文檔的同時(shí)要確保電子文檔及時(shí)歸檔,保證檔案的方便有效使用。信息的發(fā)展提供了更多的管理技術(shù)與課題,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理的要求,完善信息檔案體系,把檔案的軟件管理與各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊焦ぷ髋c實(shí)際相結(jié)合,有序規(guī)范地完成電子檔案的收集與整理,加強(qiáng)信息的分享與溝通。總之,檔案是不可再生的寶貴資源。一份完整有效的檔案不僅僅是一個(gè)工程的體現(xiàn),更是特殊的信息資源。對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)至關(guān)重要。作為檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想,提高意識(shí),順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,向現(xiàn)代化信息化轉(zhuǎn)變。檔案需要管理,更是為了利用,開(kāi)發(fā)利用好檔案資源,有助于企業(yè)培養(yǎng)精英人才,建精品工程,實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。各部門要齊心協(xié)力為企業(yè)的發(fā)展壯大提供有效服務(wù)。結(jié)束語(yǔ):通過(guò)上文對(duì)工程檔案管理工作現(xiàn)狀和對(duì)策的分析,可以得出道路工程檔案在工程建設(shè)中具有重要意義,直接關(guān)系到道路施工的進(jìn)度和質(zhì)量。相關(guān)人員可