1、當前工程檔案管理工作現狀及對策分析摘要:本文從工程檔案重要性入手對當前工程檔案管理工作的現狀和管理對策進行分析,并總結了這兩方面的內容,詳細闡述了檔案管理制度不完善、對檔案管理工作不夠重視、缺乏懂工程技術和檔案管理的全能人才的工作現狀,以及一些對策措施。關鍵詞:公路工程;檔案管理;管理對策道路工程的檔案管理是道路管理工作的基礎,具有一定專業性。道路工程檔案管理工作伴隨著公路發展,并貫穿整個發展階段。從工程設立到建設,再到竣工后的管理。當前道路工程檔案在工程建設中占有非常重要的位置,是道路工程的整體反映。現階段道路工程飛速發展,也暴露出一些問題,相關人員應及時采取合理的措施,保證檔案信息的準確(

2、性與完整(性。工程項目相當于一個類型的信息資源庫,不僅僅是項目建設的真實反映和描述,還是項目建設發展的重要基礎以及借鑒資料,也可以作為建設單位維權的憑證或者依據。(一加強項目檔案管理是工程創優的必備條件。項目建設檔案工作是項目工程建設的重要組成部分,無論是創建優質工程獎,亦或是項目建設驗收,都迫切需要檔案的支撐。工程上,在竣工驗收階段,原則上要把工程全部檔案資料作為驗收工程質量的重要子項,項目檔案驗收不合格,全盤否定該項目總體驗收計劃。(二要提高項目建設的管理水平,必須加強對項目檔案的管理。檔案資料是最原始真實全面的,是工程的建設過程、結果以及竣工后各項建設的重要參考資料,從這些資料中可以總結

3、經驗提高水平,完善從設計到運行的每一個環節。各級領導必須要高度重視建設項目檔案工作;加強對建設項目檔案工作的組織領導;定期召開建設項目檔案工作會議;加強建設項目檔案管理制度建設。(三企業要想持續發展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由法國一家橋梁公司承建,至今已有八十多年歷史,橋體出現故障,需要維修,找遍了市檔案館的檔案,無法找到橋相關的檔案,卻在法國的這家橋梁公司找到了設計圖紙等大量資料,省下許多人力和財力。以上例子證明了項目建設檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責任的重大。(四加強項目建設檔案管理作為戰略選擇。現代企業產權權責明確,政企分開,管理科學。企業檔案不僅是

4、產權劃分的依據,科學管理的基礎,而且還可以作為企業維權的一項依據。在生產建設中,檔案應用在各方面,系統的檔案是科學決策的重要依據,能夠使決策者制定出的工作方案切實可行,減少人力物力的浪費。一、當前工程檔案管理工作的現狀道路工程在建設中,不斷產生新的工程檔案,基本特點有:建設項目多、工期長、投資大,并具有一定專業性。所以道路工程的第三桿管理工作存在很多困難,進而影響工程建設,具體體現在以下幾個方面:(一對檔案管理沒有正確認識,對檔案管理工作不夠重視。我國城市不斷發展,道路建設也日益繁榮,所以人們關注的焦點集中在道路工程的建設方面,重視工程的進度和質量,對檔案信息卻不夠重視。在我國,很多建設工程都

5、將大部分精力放在實體工程質量、工程進度和核心工程方面,常常在工程竣工前,才想起檔案信息,于是緊急調集人員對檔案信息進行管理和補齊,但是這種方法,常常造成檔案信息不準確和錯誤。在工程建設期間,輕視檔案只重視工程,檔案歸檔不及時。(二檔案人員素質需要進一步提高。當前道路施工單位的檔案信息通常有現場作業人員進行管理,但是這些人員技術性較差,業務水平和管理水平不高,導致檔案信息管理工作的效率不高,并且不夠規范。雖然一些單位專門配備了檔案管理人員,進行檔案管理工作,這些人員只擁有較豐富的檔案管理知識,卻不夠了解道路工程建設,整理出的檔案信息與實際應用不符。很多項目管理人員沒有達到規范要求,主動完成工作,

6、思路不開闊以至于歸檔資料不全;施工隊伍流動性大,使檔案管理工作脫節,部門間缺乏必要的溝通,具體工作沒有落實到具體人員。(三加強探索實踐以實現“文化上同心跨越”的目標。工程參建單位文化管理理念存在差異,工作標準不統一,給檔案的規范管理帶來一定的影響。因此加強探索與實踐非常關鍵。(四檔案管理制度不完善道路建設單位和施工單位,沒有給與檔案管理足夠多的重視,雖有建立了一些檔案管理制度,但是不夠完善,無法保證檔案管理工作能夠正常開展1。道路工程建設時間長,人員經常調動,人員交接時,檔案信息交接不到位,導致檔案信息遺失,最后要依靠相關記錄進行尋找,造成檔案管理工作的一些損失,這種情況在道路建設中很常見,所

7、以相關單位應建立完善的檔案管理制度。二、管理工作現狀的對策分析項目建設檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。(一領導重視是關鍵。只有重視才會做好項目檔案管理工作。因此,從監與管兩方面入手,企業要將檔案工作作為工作計劃擺上重要議事日程并列入工程條款,用法律來約束,保證工作人員積極工作、深入現場收集所需資料的積極性。(二建立管理體系,完善管理制度為了提高道路工程的檔案管理工作,應建立一個切實有效的管理體系,并完善其管理制度,確保檔案工作能始終作用于施工管理的整個過程。一些道路建設企業,可以將檔案信息當作自身檢測和管理的標準,檔案信息的準確也為政府的日常檢查提供一些方便,與施工和建立單位的經濟

8、效益直接相關,還可以當作工作獎罰的重要方面。相關單位通過管理體系的建立管理制度,保證檔案管理工作的順利開展2。(三創造管理氛圍,重視管理工作制度建設是保證。道路工程可以根據檔案信息的相關內容,進行維修和養護,在日常使用中,為道路工程建設提供真實、可靠的依據,有效減少工程中的人力和財力消耗,在道路工程建設和長遠規劃中具有重要的意義。所以,相關單位要做好工程檔案的管理工作,要提高廣大工程建設者對檔案工作的重視,為這些人員提供一個適合檔案管理的工作氛圍,使檔案管理的重要性能夠深入人心。要從日常工作中抓起,在項目設立時,就要給檔案工作提出具體要求,在工程實施中,進行檔案知識和業務培訓,調動人員的積極性

9、,使各個部門都將檔案工作放在首要位置。建立一整套嚴格科學可行的檔案管理制度,從領導、分工、獎懲等方面作出明確規定,對檔案文件在各階段的任務提出具體要求。在建設初期就要向各單位發放文件管理規則規范以及制度說明。為保證檔案的及時移交與財務結算,嚴格按照制度執行簽字手續。(四業務素質是基礎。面對新要求,檔案人員要有先進工作作風,自覺學習相關知識和政策,保持完善細節,履行職責,保證效率的思想。既要善于溝通,積極主動地參加到工程建設各項工作中來,又要按照要求把好質量關,做好應對各種問題的工作,對于檔案材料的收集整理工作要做到慎、全、嚴、細。同時還要完善檔案人員與企業員工的檔案網絡體系,把檔案作為一種資產

10、,通過健全的網絡體系保證能夠收集到完整全面的資料。四、提升檔案管理水平的方法項目建設工程參建單位多,工期長,檔案數量多,時間不均衡,加強檔案管理需要做好以下方面。(一保證檔案管理工作與工程建設相一致。按照要求狠抓管理,做到項目的立項與相應的檔案、建設的進度以及檢查和竣工驗收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務,加強對檔案的收集整理,保證工程檔案完整準確。把檔案工作作為特殊的項目工程,做到先期入檔,與工程建設同步進行直至結束,達到很好的控制。(二提高要求,加強檔案過程控制。1.審批工程建設嚴格化。工程建設中的審批文件作為項目建設的重要合法依據,所以,各部門要分健全制度,規范要求完善計劃,

11、落實材料收集的各項條款。2.工程施工嚴格化。管理人員要嚴格按照制度的標準加強對各單位在各階段的材料工作的監督審查,從初期到工程結束都要按標準仔細落實。做好在業主單位的設計施工與協調監理的配合工作,在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案,注意在施工以及竣工驗收階段遵循規律統籌安排規劃。嚴把材料質量關,及時發現文件的問題并解決,跟蹤建檔,保證按照標準進行。用規范的管理確保竣工檔案的高質量高水平和檔案的真實準確性。管理人員要主動學習,跟蹤管理每一個階段的資料,提高效率,優化每一步工作,做到精細。3.竣工驗收嚴格化。保證工程與檔案同步嚴格驗收,總結完成檔案收集。加強檢查整理工作,發現問題及時整改,降低

12、損失。首先,檔案部門必須參加竣工驗收,審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容,檔案部門參加竣工驗收,是保證工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中,要把工作的重點放在檔案初驗階段中發現的問題,要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上,要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就,以確保項目檔案的質量。其次,強化對重點檔案的收集。項目檔案驗時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目建設單位一定要把項目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理,采取有力控制措施,明確要求各有關單位,及時收集項目建設有關文件材料。根據項目檔案驗收的工作實踐,一些重要的聲像材料,如項目開

13、、竣工儀式照片、錄音(像帶等也是收集的難點。另外,竣工圖章的簽署也是不容忽視的,在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的,沒有經過任何改變,所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存,但必須要加蓋完備簽署竣工圖章,否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。4.歸檔規范化,保證電子信息真實有效。數字化技術對于檔案的收集整理十分重要,所以,在各單位規范紙質文檔的同時要確保電子文檔及時歸檔,保證檔案的方便有效使用。信息的發展提供了更多的管理技術與課題,實現現代化信息管理的要求,完善信息檔案體系,把檔案的軟件管理與各項網絡傳輸等到工作與實際相結合,有序規范地完成電子檔案的收集與整理,加強信息的分享與溝通。總之,檔案是不可再生的寶貴資源。一份完整有效的檔案不僅僅是一個工程的體現,更是特殊的信息資源。對于企業實現目標至關重要。作為檔案管理者必須轉變思想,提高意識,順應時代發展,向現代化信息化轉變。檔案需要管理,更是為了利用,開發利用好檔案資源,有助于企業培養精英人才,建精品工程,實現更好發展。各部門要齊心協力為企業的發展壯大提供有效服務。結束語:通過上文對工程檔案管理工作現狀和對策的分析,可以得出道路工程檔案在工程建設中具有重要意義,直接關系到道路施工的進度和質量。相關人員可