1、禮貌禮儀公務員禮儀修養之辦公禮儀規范5（一）基本制度 負責信訪工作的基層公務員不但有責任及時、有效地確保政府與群眾之間溝通渠道的暢通，而且還應對有關信息進行必要的甄別，以免謊報消息，誤導上級。因此，必須建立健全信訪工作的基本制度，并要求每一位信訪工作者自覺予以遵守。1.登記制度。對所有的來信來訪，都必須進行規范化的登記。登記的主要內容應為：來信來訪者的姓名或化名、性別、政治面貌、工作單位、職務職稱、民族、籍貫、家庭住址、聯絡方式、反映問題、基本要求、建議要點，等等。進行具體登記時，要認真負責，簡明扼要。登記后，通常要進行復核。一切有關的材料，通常均應存檔保存。2.接待制度。為了便于各級國家行政

2、機關與人民群眾之間密切聯系，加強溝通，應建立專門的接待制度，使信訪工作制度化。各級公務員尤其是負責者，要拿出固定的時間專門接待來訪者，并批閱其來信。與此同時，還應設立專用的電話線路服務于社會。接待制度一經確立，即應向社會公布，并認真接受全社會的監督。3.轉辦制度。基層公務員對于群眾來信來訪中所反映的情況與問題，必須認真對待。如果在本部門或本人職責范圍之內，一律要盡快解決，不得推諉、拖延；如果需由其他單位或部門辦理，則應依照有關的規定和手續，從速將其轉交辦理。不允許擅自越權代辦，也不得借故不轉、不辦，或拖延其轉辦時間。4.催查制度。轉交其他單位或部門辦理的來信來訪，必須有所回報。必要的話，還應指

3、定回報的期限。對某些重要的信訪案件，信訪部門接規定應在一定時間內對承辦單位或部門進行催促，即催辦。具體承辦單位或部門則應對其高度重視，認真組織專人負責查處，并限期結案，即查辦。催辦與查辦互相關聯，共同構成催查制度。5.報告制度。信訪部門通常應對本職工作進行經常性的總結。一般每個月應進行一次統計分析p ，每個季度應進行一次綜合研究，每半年或一年應進行一次全面總結。任何有關信訪工作的統計分析p 、綜合研究、全面總結，任何與信訪工作相關的突發性、關鍵性事件，均應依照有關程序及時準確地向上級機關報告，并通報其他有關部門。（二）日常工作 要使信訪工作有所收效，需要基層公務員從大處著眼，從小處著手，全心全

4、意地處理好下述日常性、事務性工作。1.來信的處理。處理人民群眾來信的工作，一般稱為辦信。基層公務員在辦信時，除了應當及時查閱、及時處理、及時答復外，還須按照下列有關程序進行。其一，拆封。通常應作到當日接信，當日拆啟。拆啟來信時，一般均應注明拆啟日期或加蓋日戳，并進行編號，以供日后查閱。其二，閱信。拆啟來信后，應盡早認真閱讀，不準拆而不閱，或閱信時漫不經心。閱信時，應客觀冷靜，理清頭緒，掌握重點，全面了解其內容。其三，登記。閱信之后，應對其認真登記。進行來信登記的具體內容，則應遵照有關規定而定。其四，報轉。大凡重要來信，都要報轉。報，是指報請領導閱批。它要求報得準，既不漏報，又不濫報。轉，則是指

5、將來信轉給有關單位或部門處理。它要求符合規定，不亂轉，不錯轉，不得轉給來信直接所涉之人。其五，答復。對來信者，必須在一定期限內給予必要的答復。即便其反映的問題一直懸而未決，也不宜不理睬來信者。來信報轉后，一般可告知來信者。其六，存查。結案之后的一切來信，都應整理歸檔，以備查考。與此同時，要對來信予以保密。不論是來信者的姓名或來信的內容，均不得隨意向外界公開。2.來訪的接待。對待任何登門來訪的人民群眾，基層公務員都要認真予以接待。應特別關注以下三點：其一，接待地點。在力所能及的前提下，各級國家行政機關均應設置專用的來訪接待室。一般而言，來訪專用的接待室應干凈整潔，保持肅靜，并且易于保密。除此之外

6、，還應交通便利，易于尋找。為此可在附近懸掛指示牌，并在其門上懸掛醒目標志。其二，接待人員。接待來訪者的工作人員，大體上可分作專業人員與非專業人員兩類。前者是指信訪部門的工作人員，后者則指非信訪部門的其他基層公務員。不論是專業人員還是非專業人員，在來訪者的眼中都是國家行政機關的代表。因此，在接待來訪者時，均應以禮待人，平易近人，熱情助人。在任何情況下，都不允許對來訪者不理不睬，怠慢輕視，推諉訓斥，或者譏刺挖苦。其三，接待程序。正式接待來訪者時，有必要遵守必要的接待程序，以示接待的正規化和對對方的尊重。來訪者抵達時，應起身相迎，握手問候，并為其讓座，對對方以尊稱相稱。當來訪者反映問題時，應認真傾聽

7、，作好筆錄。必要時可請對方簽名或進行核對，但不可誘導對方。對對方提出的要求，不宜急于表態，而應遵守規定。當對方告辭時，應起身相送，并主動道別，切不可逐客。倘若必要，應主動與來訪者保持聯系。3.電話的接聽。打電話反映問題，是近年來人民群眾來信來訪的一種新形式。對于人民群眾為反映問題而撥打來的每一個電話，基層公務員均應認真對待，認真處理。其一，設立“熱線電話”。有條件的單位或部門，可設立專用的“熱線電話”，為人民群眾參政議政、監督舉報、反映問題主動提供方便。“熱線電話”設立之后，應利用大眾傳媒公布其專用號碼與值守時間。其二，指派專人接聽。凡正式設立的面向社會的“熱線電話”，應安排專人負責接聽；并建立健全其崗位責任制。對其基本內容，一般應進行記錄或錄音。必要的話，還須報轉答復。其三，注意通話態度。基層公務員不論是否專門負責“熱線電話