1、監理文件檔案資料管理規定為給監理工作的順利開展創造良好的前提條件，提高監理文件檔案資料的管理水平，提高監理工作效率，同時為建設工程檔案整理提供可靠依據，根據建設工程文件歸檔整理規范、科學技術檔案案卷構成的一般要求等有關規范及要求，結合安徽華電一期工程實際情況，特制定本規定。（一）、監理文件檔案資料管理的歸口管理部門及管理流程辦公室在總監理工程師的領導下，全面負責項目監理部文件檔案資料的收集、整理、發放、歸檔等一系列管理工作，信息資料管理員負責具體管理工作。監理文件檔案資料的管理流程是：首先，在項目監理部內部，所有文件和檔案資料都必須先送交辦公室，由信息資料管理員進行統一整理分類，歸檔保存，然后

2、由信息資料管理員根據總監理工程師或總監理工程師代表的指令和監理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關的監理工程師。其次，在項目監理部外部，也由辦公室發送或接收建設單位、設計單位、施工單位等其他單位的文件和檔案資料。保證所有的文件和檔案資料只有一個進出口通道，從而在組織上保證監理文件和檔案資料的有效管理。監理工程師可以自行查閱經整理分類后的文件和檔案，重要文件和檔案資料的查閱需經總監理工程師批準。（二）、監理文件檔案資料的分類存放監理文件檔案資料按以下原則（性質）分類，共分17大類。這些資料都是在監理工作過程中逐步形成的，由項目監理部辦公室進行保存。根據現場辦公條件，辦公室配備一定數量的檔案

3、盒或檔案架，以及一定數量的檔案柜或檔案架，進行文件檔案資料的存放，存放條件符合有關要求。根據其具體性質，在監理任務結束后，這些文件檔案資料有的需要向建設單位移交，有的需向監理單位總部移交，并由這些單位按一定的期限保存。1、合同文件（A類）委托監理合同 A-1-1監理招標文件 A-1-2監理投標文件A-1-3建設工程施工合同A-2工程暫停令及復工通知A-3費用索賠處理文件A-4工程延期及工程延誤處理文件A-5合同變更及爭議調解文件A-62、勘察、設計文件（B類）可行性研究報告B-1設計任務書、擴大初步設計B-2工程測繪資料、地形圖B-3工程地質、水文地質勘察報告B-4測量基礎資料B-5施工圖及說

4、明文件B-6圖紙會審記錄B-7設計交底有關記錄及會議紀要B-8工程變更文件B-93、監理工作指導文件（C類）監理大綱C-1監理規劃 C-2監理實施細則C-3工程進度控制計劃C-4-1工程質量控制計劃C-4-2工程投資控制計劃C-4-34、施工工作指導文件（D類）施工組織設計（總體或分階段）（D-1）單位或分部工程施工方案（D-2）季節性施工方案（D-3）其他專項（分項工程）施工方案（D-4）5、資質資料（E類）總包單位資質資料及人員上崗證（E-1）材料、構配件、設備供應單位資質資料（E-2）工程試驗室（包括有見證取樣送檢試驗室）資質資料（E-3）6、工程進度文件（F類）工程開工報審文件工程進度

5、計劃報審文件工程竣工報審文件其他有關工程進度控制文件7、工程質量文件（G類）建筑材料、構配件、設備報審文件（G-1）施工測量放線報審文件（G-2）施工試驗報審文件（G-3）有見證取樣送檢報審文件（G-4）分項工程質量報審文件（G-5）分部/單位工程質量報審文件（G-6）工程質量問題處理記錄及質量事故處理報告（G-7）其他有關工程質量控制文件（G-8）8、工程造價審批文件（H類）工程施工概（預）算報驗資料（H-1）工程量申報及審批資料（H-2）工程預付款報批文件（H-3）工程款報批文件（H-4）工程變更費用報批文件（H-5）工程竣工結算報批文件（H-6）其他有關工程造價控制的資料（H-7）9、會

6、議紀要（I類）第一次工地會議紀要及監理交底會議紀要（I-1）監理例會會議紀要（I-2）專題工地會議紀要（I-3）其他會議紀要文件（I-4）10、監理報告（J類）監理月報（J-1）專題報告（J-2）11、監理工作函件（K類）監理工程師通知單、監理工程師通知回復單（K-1）監理工作聯系單（K-2）12、工程驗收文件（L類）中間驗收文件（L-1）設備安裝專項驗收記錄（L-2）工程竣工驗收報驗表（L-3）人防工程驗收記錄（L-4）消防工程驗收記錄（L-5）其他有關工程的驗收記錄（L-6）單位工程驗收記錄（L-7）工程質量評估報告（L-8）工程竣工驗收備案表及竣工移交證書（L-9）13、監理日記（M類）

7、項目監理日志（M-1）監理人員監理日記（M-2）14、監理工作總結（N類）階段工作小節（N-1）監理工作總結（N-2）15、監理工作記錄文件（O類）監理巡視記錄旁站檢查記錄監理抽查記錄監理測量資料工程照片及聲像資料16、工程管理往來函件（P類）建設單位函件（P-1）施工單位函件（P-2）設計單位函件（P-3）政府部門函件（P-3）17、監理內部文件（Q類）技術性文件（Q-1）法規性文件（Q-2）管理性文件（Q-3）按上述分類原則，辦公室信息資料管理員首先形成文件檔案資料的整體框架，準備相應的檔案盒或檔案夾，隨著文件檔案資料的陸續形成，及時進行存放。檔案盒在脊背上標明“北京中達聯監理公司蕪湖項目

8、監理部 ZDLWH-A（B、C等）”字樣，A、B、C為上述分類號，盒內首頁為卷內目錄。（三）監理文件檔案資料的歸檔保存根據建設工程文件檔案歸檔整理規范（GB/T50328-2001）規定，在監理過程中逐步形成的監理文件檔案資料中，有10大類27個，要求移交給不同的單位，并按一定的期限保管。保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指監理文件檔案資料需永久保存，長期是指監理文件檔案資料的保存期限等于該工程的使用壽命，短期是指監理文件檔案資料的保存期限在20年以下。需要同時移交兩個單位的，文件檔案資料在形成的過程中就要同時形成兩份。監理規劃監理規劃（建設單位長期保存、監理單位短期保存）監理實施細

9、則（建設單位長期保存、監理單位短期保存）監理部總控制計劃（建設單位長期保存、監理單位短期保存）監理月報中的有關質量問題（建設單位長期保存、監理單位長期保存）監理會議記要中的有關質量問題（建設單位長期保存、監理單位長期保存）進度控制工程開工/復工審批表（建設單位長期保存、監理單位長期保存）工程開工/復工暫停令（建設單位長期保存、監理單位長期保存）質量控制不合格項目通知（建設單位長期保存、監理單位長期保存）質量事故處理報告及處理意見（建設單位長期保存、監理單位長期保存）造價控制:預付款報審與支付（建設單位長期保存）預付款報審與支付（建設單位短期保存）設計變更、洽商費用報審與簽認（建設單位長期保存）

10、工程竣工決算審核意見書（建設單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）分包資質：分包單位資質材料（建設單位長期保存）供貨單位資質材料（建設單位長期保存）試驗等單位資質材料（建設單位長期保存）監理通知：有關進度控制的監理通知（建設單位、監理單位長期保存）有關質量控制的監理通知（建設單位、監理單位長期保存）有關造價控制的監理通知（建設單位、監理單位長期保存） 合同與其他事項管理：工期延期報告及審批（建設單位永久保存，監理單位長期保存）費用索賠報告及審批（建設單位、監理單位長期保存）合同爭議、違約報告及處理意見（建設單位永久保存、監理單位長期保存）合同變更材料（建設單位、監理單位長期保存）監理工作總結專

11、題報告（建設單位長期保存、監理單位短期保存）月報總結（建設單位長期保存、監理單位短期保存）工程竣工總結（建設單位、監理單位長期保存）質量評估報告（建設單位、監理單位長期保存）此外，工程準備階段文件及施工文件中有一些也需要項目監理部收集并向監理公司北京總部移交，具體如下。1、工程準備階段文件：監理委托合同（長期保存）項目監理部及負責人名單（長期保存）2、施工文件，主要指其中的工程質量檢驗記錄：檢驗批（安裝工程中指分段工程）質量驗收記錄（長期保存）分項工程質量驗收記錄（長期保存）分部（子分部）工程質量驗收記錄建筑工程中還包括：基礎、主體工程驗收記錄上述文件檔案資料歸檔移交時，按建設單位和監理公司總

12、部要求進行整理，裝訂成冊并填寫規定的檔案號。（四）監理文件檔案資料借閱、更改和報廢項目監理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設單位或施工單位確有需要，應經過總監理工程師或其授權的監理工程師同意，并在辦公室辦理借閱手續。監理人員在項目實施過程中需要借閱文件和檔案時，應填寫文件借閱單，并明確歸還時間。信息資料管理員辦理有關借閱手續后，應在文件夾的內附錄上作特殊標記，明確文件的去處。監理文件檔案的更改應由原制定部門相應人員執行，涉及審批程序的，由原審批責任人員執行。監理文件檔案更改后，由信息資料管理員填寫監理文件檔案更改通知單，并負責發放新版本文件。發放過程中必須保證項目參建單位有相關

13、文件的有效版本。文件檔案換發新版時，應由信息資料管理員負責將原版本收回作廢。如考慮日后有可能出現追溯需求，信息資料管理員可以保存作廢文件的樣本以備查閱。（五）其他規定在第（二）部分監理文件檔案資料的分類存放中的17類監理文件檔案資料，根據古交項目監理部的實際情況，原則上均由辦公室信息資料管理員保存，但是個別資料由于監理工程師在實際監理工作中經常使用，所以由監理工程師保存，需要在監理工程結束后移交的，監理工程結束后上交信息資料管理員。具體如下所述，序號仍使用原序號。 2、勘察、設計文件（B類）（6）施工圖及有關說明 （7）圖紙會審有關記錄（8）設計交底有關記錄及會議紀要（9）工程變更文件4、施工工作指導文件（D類）（2）單位或分部工程施工方案（3）季節性施工方案（4）其他專項（分項工程）施工方案6、工程進度文件（F類）7、工程質量文件（G類）8、工程造價審批文件（H類）11、監理工作函件（K類）12、工程驗收文件（L類）15、監理工作記錄