1、聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了聲像檔案的職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核、形成的報告和記錄。本標(biāo)準(zhǔn)適用于大唐新能源寧夏公司聲像檔案的管理工作。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的 修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究 是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。中華人民共和國檔案法照片檔案管理規(guī)范 GB/T118212002磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 DA/T1519953 定義和術(shù)語3.1 聲像檔案是指我公司在政工、生產(chǎn)管理、經(jīng)營活

2、動形成的具有重要保存價值的照片（包括正片和底片）、錄音、錄像、影視片等專門載體材料。4 職責(zé)4.1 檔案室4.1.1 負責(zé)公司聲像檔案的收集、整理指導(dǎo)和保管、利用、鑒定等工作。4.1.2 負責(zé)在工程建設(shè)初期編制拍攝大綱，規(guī)定工程建設(shè)過程中必須拍攝照片和錄像錄音的活動和事件內(nèi)容，明確拍攝要求和整理歸檔的職責(zé)。在基建過程中，再根據(jù)基建工程的實際情況擴充和豐富內(nèi)容。4.2 黨群部4.2.1 負責(zé)公司在行政管理、生產(chǎn)管理、經(jīng)營活動中形成的有保存價值的照片、錄音、錄像載體材料的收集、整理、歸檔工作。5 管理內(nèi)容與方法5.1 歸檔范圍5.1.1 上級領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察工作或從事其它活動形成的聲像材料。5.1

3、.2 外國貴賓來公司訪問、洽談等活動中形成的聲像材料。5.1.3 公司領(lǐng)導(dǎo)在重要的活動中形成的聲像材料。5.1.4 公司召開的重要會議（如黨代會、職代會、團代會、先進表彰會等）和舉行的重要活動形成的聲像材料。5.1.5 模范先進人物在重要活動中形成的聲像材料。5.1.6 公司參加市級以上展覽會的展品照片、錄像帶，以及榮獲市級以上獎勵的文藝創(chuàng)作節(jié)（劇）日、體育運動項目和外地參加表演，競賽等活動中形成的聲像材料。5.1.7 本公司榮獲的市級以上領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)授予的獎狀、獎旗、獎杯、證書的照片。5.1.8 本公司人員參加國內(nèi)外重要學(xué)術(shù)活動和被授予榮譽稱號以形成的聲像材料。5.1.9 重要科技發(fā)明、榮獲市級

4、以上獎勵的科研課題所形成的聲像材料。5.1.10 反映公司基建工程原貌，從奠基、開工典禮、工程建設(shè)施工過程（特別是隱蔽工程的施工過程）、竣工落成典禮等全過程建設(shè)活動中形成的照片、錄像帶、錄音磁帶等聲像材料5.1.11 重大人身、設(shè)備事故現(xiàn)場形成的聲像材料。5.1.12 本公司名稱牌匾的照片。5.1.13 本公司大型建筑、設(shè)備的照片。5.1.14 在不同時期錄制本單位情況介紹或匯報的聲像材料。5.1.15 5.1.15其它具有特殊意義和保存價值的聲像材料。5.2 聲像檔案的歸檔要求：5.2.1 凡屬歸檔范圍的聲像檔案，由攝制部門指定專人于每年第一季度將上年形成的照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶、

5、光盤進行整理，向檔案室歸檔。5.2.2 歸檔的聲像檔案材料必須清晰、完整，質(zhì)量良好，底片和照片一并歸檔。5.2.3 歸檔的聲像檔案要詳細記錄時間、地點、人物、活動內(nèi)容及攝錄人姓名。5.2.4 歸檔的磁性載體檔案材料必須是原版、原件。5.2.5 照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整、反映原貌、未加修飾剪裁。5.2.6 數(shù)碼照片采用JPEG格式存儲，分辨率不低于500萬像素，并刻錄光盤歸檔。5.2.7 歸檔的聲像檔案要填寫歸檔目錄一式二份，交接雙方驗收后各存一份備查（聲像檔案的移交清單式樣見附錄A）。5.3 聲像檔案的保管5.3.1 聲像檔案的保管，按類別和不同的載體，不同的裝具分別排列存放。5.3

6、.2 為便于聲像檔案的保管，可按不同載體和規(guī)格分為照片、底片、錄音帶、錄像帶等編號存放，與文字檔案同一內(nèi)容的應(yīng)互相注明見某卷。5.3.3 聲像檔案置于專門的鐵制裝具中保管和存放。5.3.4 保存聲像檔案的溫度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)：溫 度1424，相對濕度4060。5.3.5 歸檔的磁帶要裝在密封盒里，按編號順序放在專用柜內(nèi)。5.3.6 聲像檔案應(yīng)有防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防霉、防磁措施。5.3.7 定期檢查聲像檔案保管情況。對長期保管且不常用的錄音帶、錄像帶，至少隔半年得繞一次；對經(jīng)常使用和污損的聲像，要及時修補、復(fù)制。5.3.8 歸檔的聲像檔案，未經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，任何人不得私自抽出，清洗、消

7、磁、涂改、銷毀。5.4 聲像檔案鑒定與銷毀5.4.1 成立聲像、實物檔案鑒定小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員及有關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，定期對已超過保管期限的特種檔案進行鑒定。并注明鑒定意見和簽名。5.4.2 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，銷毀前應(yīng)造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，報檔案鑒定委員會批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)指定兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在檔案清冊上簽字。5.5 聲像檔案的借閱和利用5.5.1 檔案管理人員要編制聲像檔案的案卷目錄等檢索工具，為查找利用提供方便。5.5.2 聲像檔案原版一般不得借出檔案室外。如有特殊需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用高的聲像檔案可將復(fù)制件外借、外租。5.6 聲像檔案的

8、統(tǒng)計5.6.1 建立聲像檔案的統(tǒng)計制度做好聲像檔案的收進、移出、現(xiàn)存數(shù)量、提供利用及效果等項工作的統(tǒng)計。5.7 聲像檔案的整理5.7.1 聲像檔案的整理原則5.7.1.1 聲像檔案的整理工作，應(yīng)按照各種載體檔案自然形成規(guī)律，有利于保持其相互的有機聯(lián)系， 有利于保管、利用為原則，使檔案能正確地反映公司的各項工作活動情況并便于查找、利用。5.7.2 錄音（像）、影音光盤檔案的整理：5.7.2.1 一般以年度為界，按問題（內(nèi)容、用途）進行分類。分類時盡可能做到：永久性和周轉(zhuǎn)性分開； 機密性和一般性分開；原版本和復(fù)制品分開。5.7.2.2 按年度問題盤號編寫檔號。同一內(nèi)容的按歸檔時間編一個流水號，數(shù)量

9、少的可以不分類， 直接按歸檔時間順序編流水號。5.7.2.3 每盤、盒的外套貼上標(biāo)簽(標(biāo)簽式樣見附錄B)，注明形成日期、版本、主要內(nèi)容、主要人物、職務(wù)、帶長（時間）、編號、機器型號、種類、保管期限、密級等，并填寫卷內(nèi)目錄（卷內(nèi)目錄樣式見附錄C）。5.7.3 照片的整理5.7.3.1 照片分類：按電力企業(yè)檔案0-9大類進行分類（同紙質(zhì)檔案）。一個年度一個大流水。無論單張照片還是一組（若干張）照片，都自成為一個單元，為區(qū)別于紙質(zhì)檔案照片序號后加照片檔案代號“Z”， 分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。5.7.3.2 將同一類的照片按時間順序依次嵌進裝具。5.7.3.3 照片按年度結(jié)合問題整理，照

10、片和底片、負片和反轉(zhuǎn)片要分開保管。5.7.3.4 照片文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。 事由：照片影像所反映事件、事物的情由。時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間。地點：被攝物所在的具體地點。 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。 背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景。 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。5.7.3.5 底片的文字說明：底片分負片和反轉(zhuǎn)片兩種。負片與照片內(nèi)容對應(yīng)，編上底片號，翻拍的用字 母“F”標(biāo)注，不需另寫文字說明。反轉(zhuǎn)片要同照片一樣編寫文字說明，書寫在插袋式的芯頁。5.7.3.6 照片文字說明的編寫要求a)編寫照片的文字說明要

11、包括六要素，即：事由、時間、地點、人物、形成的條件（背景）、作者。 照片的文字說明編寫要求。b)綜合運用六要素，概括地揭示照片檔案所反映的全部信息。c)文字簡潔，語言通順，一般不超過 200 字。d)統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間，年、月、日用“.”隔開。5.8 照片檔案目錄的填寫方法5.8.1 照片檔案目錄項目有照片(底片)號、照片題名、拍攝日期、檔號、存放地點。以照片自然張為單元填寫目錄，冊內(nèi)照片目錄樣式見附錄D。5.9 聲像檔案的保管期限5.9.1 聲像檔案保管期限表序號文件材料名稱保管期限1屬于產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建項目的照片、錄音帶、錄像帶永久2市以上的領(lǐng)導(dǎo)來公司視察的照片、錄音、錄像帶永

12、久3公司領(lǐng)導(dǎo)主持召開的重要會議活動中形成的照片、錄音、錄像帶永久4公司內(nèi)重大事件或事故的照片、錄音、錄像帶永久5市以上勞動模范的照片永久6知名人士的照片、錄音、錄像帶永久7一般會議活動形成的照片、錄音、錄像帶長期8一般資料性的錄像帶及文藝活動錄音、錄像帶長期6 檢查與考核6.1 聲像檔案是公司檔案的一個組成部分，必須按規(guī)定收集齊全、規(guī)范整理、及時歸檔，由公司檔案室實行集中統(tǒng)一管理。6.2 對于未將聲像檔案按時歸檔的部門，按經(jīng)濟責(zé)任制進行考核。7 報告和記錄執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)形成的報告和記錄見表1。表1代號報告和記錄編號報告和記錄名稱存放地點保存期附錄A聲像檔案移交目錄檔案室30年附錄B附錄B錄音、錄像檔案目錄格式檔案室30年附錄C錄音、錄像檔案卷內(nèi)目錄檔案室30年附錄D冊內(nèi)照片目錄檔案室30年附 錄 A（資料性附錄）聲像檔案移交清單聲 像 檔 案 移 交 清 單序號照片編號題名拍攝者拍攝時間