租賃公司檔案管理制度總則目的為加強租賃公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司經營管理、業務發展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于租賃公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密、敏感信息等檔案進行妥善保管，防止泄露。檔案管理職責綜合管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定并組織實施公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案管理信息系統，對檔案進行信息化管理，實現檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織實施銷毀工作。5.負責檔案的統計工作，及時準確地填報檔案統計報表，為公司決策提供數據支持。6.積極開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，充分發揮檔案的作用。7.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門，并辦理交接手續。3.協助綜合管理部門開展檔案管理工作，提供有關檔案的信息和資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案形成人員職責1.各崗位工作人員在工作過程中應及時將形成的文件材料收集齊全，整理規范，確保檔案質量。2.嚴格遵守檔案管理制度，按照規定的程序和要求移交檔案，不得擅自留存或銷毀檔案。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司經營管理活動中形成的各類文件，包括合同協議、業務報表、財務憑證、審計報告等。3.公司人事管理方面的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。4.公司行政管理文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結、規章制度等。5.公司業務部門在租賃業務開展過程中形成的文件，如租賃合同、租賃物清單、租賃項目評估報告等。6.公司參與的各類項目文件，如項目立項文件、可行性研究報告、項目驗收文件等。7.公司與外部單位往來的文件，如函件、傳真、電子郵件等。8.其他具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，紙張應符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應確保其原始性、完整性和可讀性，按照規定的格式和存儲介質進行保存。整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、人事檔案、業務檔案、財務檔案、項目檔案等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應遵循一定的規則，具有系統性和邏輯性。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。檔案的保管保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。保管期限1.根據國家有關規定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定和調整，由綜合管理部門會同相關部門根據檔案的實際情況進行研究，并報公司領導批準。檔案保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，以延長檔案的使用壽命。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部門定期組織對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作由綜合管理部門牽頭，會同相關業務部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。銷毀工作1.經鑒定確無保存價值的檔案，報公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.嚴禁將應銷毀的檔案出售或轉讓給其他單位或個人。檔案的利用利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人事務需要查閱與其本人相關檔案的。3.外單位因工作需要，經公司領導批準查閱公司檔案的。利用手續1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續。2.公司員工查閱與其本人相關檔案，需持本人有效身份證件，到綜合管理部門辦理查閱手續。3.外單位查閱公司檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等，經公司領導批準后，到綜合管理部門辦理查閱手續。4.查閱檔案應在綜合管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合管理部門同意，并按規定辦理相關手續。利用登記1.綜合管理部門應對檔案查閱情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內容、查閱目的等信息。2.檔案查閱登記應妥善保管，以備查詢和統計。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門在工作過程中形成的電子文件，應按照規定的格式和命名規則進行收集和整理。2.電子文件應與紙質文件同步歸檔，確保內容一致。電子文件的整理應遵循紙質檔案的整理原則和方法。電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份，防止數據丟失。2.存儲電子檔案的設備應存放在符合要求的環境中，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行分類、編號、索引等管理，實現電子檔案的快速檢索和利用。電子檔案的利用1.電子檔案的利用應通過電子檔案管理系統進行，查閱人員應具備相應的權限。2.利用電子檔案時，應確保電子檔案的原始性和完整性，不得對電子檔案進行非法修改或刪除。3.如需打印電子檔案，應使用符合檔案保存要求的紙張和設備，確保打印質量。檔案管理的監督與檢查監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環節。2.檔案管理工作的質量和效率，如檔案的完整率、準確率、查全率、查準率等。3.檔案管理人員的業務水平和工作責任心。監督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進行抽查，及時發現問題并督促整改。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環節，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規范有序。檢查結果處理1.對檢查中發現的問題，綜合管理部門應及時向相關部門發出《檔案管理整改通知書》，要求限期整改。2.相關部門應針對檢查中發現的問題，制定切實可行的整改措施，認真進行整改，并將整改情況及時