1、Word 長文檔的制作技巧在日常使用Word辦公的過程中，長文檔的制作是我們常常需要面臨的任務。比如營銷報告、畢業論文、宣傳手冊、活動計劃等等類型的長文檔。由于長文檔的綱目結構通常比較復雜，內容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個工作過程可能是費時費力，而且質量還不能讓人滿意的。 本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅持和完成課程中相應的練習，掌握相應的方法和技巧，那么相信你以后再面對長文檔的制作任務時，將會倍感輕松。文章中提供處理前和處理后的.doc文件供大家下載參考。 一、應用性任務 (一) 如何制

2、作長文檔的綱目結構？ 文檔的綱目結構是評價文檔好壞的重要標準之一。同時，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結構應當是首先完成的工作，大綱視圖是構建文檔綱目結構的優秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。 (二) 如何為長文檔設置多級標題編號？ 在樣式部分的課程中，我們曾經初步介紹文檔的多級標題編號。對于長文檔來說，用Word提供的編號功能來完成任務就更為必要，因為這比手動編號效率高出不少。在后面的“多級標題編號”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。 (三) 如何在文檔中讓插圖自動編號及交* 引用題注？ 為了加強文檔的表達力，圖文并茂是有

3、效的方法。但是長文檔的圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動添加編號和題注嗎？不！讓我們充分利用Word的自動化功能吧。在后面的“插圖的編號和交* 引用題注”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。 (四) 如何為長文檔編制目錄和索引？ 目錄和索引也是長文檔的重要組成部分，利用Word的相應功能可以快速高效地制作它們。在后面的“目錄和索引的制作”應用能力練習部分，將介紹完成這個任務的具體方法。二、基本應用能力練習 本部分的基本應用能力練習是和上面的應用性任務對應的。完成一個練習就獲得了相應的解決問題的能力，把全部練習完成之后，綜合運用于長文檔的制作過程中，就可以切實體會到工作效率的明顯

4、提高。 (一) 合理的工作觀念 在進入具體練習之前，我們先來討論一下長文檔制作的工作觀念。經過實踐證明，一個不錯的做法是：先建立好文檔的綱目結構，然后再進行具體內容的填充。也許你一直就是使用這個正確的辦法，但是也許你習慣想到那里寫到那里。 如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質量的提高，請嘗試改變一下工作方式。當你發現先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導自己快速地完成實際內容的寫作，而且也方便了閱讀者的理解時，我相信你會接受這個合理的工作觀念。 (二) 在大綱視圖中工作 在大綱視圖中建立綱目結構 當我們完成對一篇文檔的構思后，根據上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。下面

5、我們將通過制作一份名為“校園科技節活動計劃”的文檔，學習在大綱視圖中建立文檔綱目結構的基本方法。 該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中，這里可先 下載處理前的文檔。可以先打開該文檔看一下綱目結構初步建立后的大致效果，然后我們的任務就是根據這個效果自己再動手制作一遍，從而體會在大綱視圖中制作文檔綱目結構的方便和快捷。 1. 啟動Word2003，新建一個空白文檔，然后單擊Word窗口左下方的“大綱視圖”按鈕(圖 1)，切換到大綱視圖。 圖 12. 切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現了“大綱”工具欄(圖 2)，該工具欄適專門為我們建立和調整文檔綱目結構設計的，大家在后面的使用中將體會到非常

6、的方便。 圖 2 3. 接下來我們先把一級標題輸入，可以看到輸入的標題段落被Word自動賦予“標題1”樣式(圖 3)，Word為什么會這樣做呢？原因在于，這節省了我們用常規方法處理文檔時手動設置標題樣式的時間。假設我們文檔很長，標題段落很多的時候，就很容易體會到Word這個自動化的好處了。 圖 3 4. 接下來我們把文檔的二級標題輸入，將插入點定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會發現Word仍然把它當成一級標題，用什么方法告訴Word現在輸入的是二級標題呢？方法一是按下鍵盤“Tab”鍵，方法二是單擊“大綱”工具欄的“降級”按鈕(圖 4)。執行其中任何一個操作后可

7、以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移動一格，表示該標題段落降了一級(圖 5)。 圖 4圖 5 5. 接著輸入“參加對象”的下屬二級標題段落“數學系”，回車后Word默認新得到的一段為“二級標題”段落，因此我們可以直接輸入“物理系”，用同樣的方法輸入下面的其它系。 6. 進行到這里，相信大家可以用相同的方法輸入“活動宗旨”、“活動時間安排”等一級標題段落的下屬段落了。請大家參照提供的最終效果文件，把剩余的二級標題段落輸入。當然，你會發現Word也自動為二級標題段落賦予“標題2”樣式。在實際工作中，你也許有更多的標題等級，后面標題等級的處理以此類推，Word內置了“標題1”到“標題9”9

8、個標題樣式，可以處理大綱中出現的一級標題到九級標題，應該夠用了吧。 7. 當你把所有的二級標題輸入完成后，可以發現凡是含有下屬標題的一級標題段落前面的段落控制符有原來的小矩形變成十字形(圖 6)。 圖 68. 為什么把這些符號成為段落控制符呢？現在用鼠標指針單擊一下“參加對象”前面的段落控制符，可以發現該段落以及它的下屬段落被選中；雙擊“活動主體內容”前面的段落控制符，可以看到它的下屬段落被折疊(圖 7)，再雙擊一下又可將其展開。可見這個小小的符號，在我們需要進行相關的操作控制時，為我們帶來了不少方便。 圖 79. 前面提到的“折疊”的一個用途為，將所有含有下屬標題的一級標題段落折疊，我們更容

9、易觀看整個文檔的一級標題綱要。當然，更方便的方法是使用“大綱”工具欄上的“顯示級別”命令，比如我們想看看文檔的一級標題，則單擊“顯示級別”下拉按鈕，在彈出的列表中選擇“顯示級別1”即可(圖 8)。 圖 8在大綱視圖中調整綱目結構 上面的學習過程我們了解了在大綱視圖中從頭建立文檔綱目框架的基本方法。通常，一篇文檔的綱要建立后，可能還會調整修改幾次才能達到滿意的效果。下面我們就來介紹一下在大綱視圖中調整修改文檔綱目框架的方法。 1. 還是在上面的案例文件中，假設我們想把“活動宗旨”及其下屬段落移動到“參加對象”段落之前。為了讓“活動宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動，于是先雙擊一下它前面的段落控制符

10、，把它折疊起來。同時，也把“參加對象”段落折疊，這樣可以直接把“活動宗旨”整體段落移動到“參加對象”一級標題之前。 2. 把它們都折疊好后，單擊“大綱”工具欄的“上移”按鈕(圖 9)，即可完成移動(圖 10)。 圖 9 圖 103. 通過這個操作大家可以體會一下折疊的好處，同時類似的移動操作，都可以仿照進行。 4. 下面來練習更改級別的操作。基本方法為：先選中需要更改級別的段落，然后通過“大綱”工具欄的按鈕操作。 5. 假設我們想把“校園科技節活動計劃”段落的級別改為“正文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級標題編號時，它就不會被編號。先選中“校園科技節活動計劃”段落，然后單擊“大綱

11、”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可(圖 11)。 圖 116. 其它類似的標題的升或降可以仿照操作。 到這里為此，我們初步學習了在大綱視圖中建立和調整文檔綱目框架的基本方法，練習了各種常見的操作。這部分內容的特點是，只要了解了基本操作原理，其它類似的操作均可仿照進行。當文檔的綱目框架建立和修改好后，我們就可以切換到普通或頁面視圖進行具體內容的填寫工作了。 但是下面我們還要進行一個練習，那就是多級標題編號。我們在樣式課程的最后進行過相關練習，這里還想提醒大家的是，當在大綱視圖中建立好文檔的綱目框架后，由于Word自動把標題樣式套用于相應的標題段落中，所以已經可以直接為文檔的標題編號了，下面我們

12、介紹一下具體的操作方法。 (三) 多級標題編號 假設我們的多級標題編號的目標效果為下圖(圖 12) 圖 121. 還是在上面的案例文檔中，選擇菜單“格式項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，選擇“多級編號”選項卡，選中第二行第二種編號方案然后單擊“自定義”按鈕，打開“自定義多級符號列表”對話框。 2. 選中“級別”列表框內的“1”，然后選擇編號樣式為“一、二、三”，在編號格式框內“一”字符之前輸入“第”，之后輸入“部分.”(圖 13)。上面的設置表示文檔中一級標題段落按“第X部分”格式編號。 圖 133. 接著選中級別列表框內的“2”，按下圖設置文檔中二級標題段落的標號格式(圖

13、14)。 圖 144. 設置完成后單擊“確定”按鈕，返回文檔編輯窗口，可以看到文檔已經根據我們的自定義格式對標題進行編號，實際外觀效果和前面的目標外觀效果是一致的。 5. 編號完成后，就可以切換到“頁面視圖”，進行文檔正文內容的填充工作了。 通過這個編號練習，相信大家能夠體會到使用Word的編號功能的高效和快捷。由于自定義的操作也比較方便，因此我們可以輕松地制作符合自己個性的編號外觀，從而高效地完成工作。值得一提的是，當制作的長文檔是頁數過百的產品手冊、文化出版物等時，就更能體會Word編號功能的高效率了。(四) 插圖的編號和交叉引用題注 文檔的綱目框架和多級標題編號都完成后，就進入了正文內容

14、的填充工作。在這個過程中，為了讓文檔更具表達力，我們可能需要插入很多圖片，比如你正在閱讀的本文，筆者為了大家更容易理解和操作，就插入了很多圖片。 插入圖片之后，隨之而來的工作就是為插圖編號，用Word的術語講，針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號的說明段落，即稱為“題注”。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖1、圖2”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號。 為插圖編號后，還要在正文中設置引用說明，比如本文中用括號括起來的“(圖1)、(圖2)”等文字，就是插圖的引用說明。很顯然，引用說明文字和圖片是相互對應的，我們稱這一引用關系為“交叉 引用”。 明白概念以后，下面我們將學習

15、如何讓Word自動為插圖編號，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文檔正文中為插圖設置引用的說明文字，即“交叉 引用題注”。 在進行具體的練習之前，請大家準備一篇長文檔，以及數幅圖片，然后跟隨下面的操作步驟一同練習，這樣可以獲得較好的學習效果。 1. 在Word2003中打開你準備的長文檔，插入點定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入圖片來自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。 2. 選中這張圖片，再單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“題注”命令，打開“題注”對話框。假設我們需要的編號格式為“圖1、圖2”等，于是單擊“新建標簽”按鈕，在彈出的“新建標簽”對話框中輸入“圖”

16、，注意不要輸入任何數字，實際編號的數字Word會自動處理的。輸入完成后單擊“確定”返回“題注”對話框(圖 15)。 圖 153. 由于我們希望每次插入圖片后Word能夠自動為插圖編號，所以單擊“自動插入題注”按鈕，在打開的對話框中進行設置。 4. 打開“自動插入題注”對話框，在插入時添加題注列表框中勾選“Microsoft Word圖片”復選框，然后選擇使用標簽為“圖”，默認的編號輸入為“1、2、3”，如果你要更改編號數字，可以單擊“編號”按鈕，在彈出的對話框中進行設置。設置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。以后插入圖片時，Word就會自動為它們添加編號了(圖 16)。同樣的，如果文檔

17、中的表格、公式需要自動編號，這這里勾選對應復選框即可。 圖 165. 為了便于測試，先把插入的第1張圖片刪去，然后再把它插入進來，可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖1”。 6. 接下來把光標定位到第2張圖片的插入位置，插入第2張圖片，也可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖2”。 7. 把準備好的其余圖片都插入文檔中，下面我們將練習使用Word“交* 引用”功能為插圖設置引用說明。 8. 在正文中需要添加插圖1引用說明的位置輸入“()”，然后將光標定位于其中，選擇菜單命令“插入引用交* 引用”命令，打開“交* 引用”對話框，在“引用類型”下拉列表內選擇“圖”，在“引用內容”下拉列表

18、內選擇“只有標簽和編號”，然后在“引用哪一個題注”列表框內選中“圖1”，單擊“確定”后(圖 17)，就設置好了圖1的引用說明。 圖 179. 這時“交* 引用”對話框并沒關閉，我們可以把插入點定位于需要添加圖2的引用說明的位置，然后選中“引用哪一個題注”列表框內的“圖2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。 10. 用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說明。 11. 文檔中所有插圖的引用說明添加完成后，我們來測試一下使用Word“交* 引用”功能的好處。 12. 先故意刪除文檔中間的某幅圖片，包括它的題注以及引用說明。如果我們先前是用常規方法手動為插圖輸入題注和引用說明，那么現在被刪除

19、的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號就都不對了，需要重新手動修改。 13. 不過由于前面我們是使用的是Word自動添加題注以及“交* 引用”功能為插圖添加的引用說明，所以現在就只需全選中文檔，按下鍵盤“F9”，Word就可以自動更新域，讓后面的題注和引用說明中的序號自動更新為正確狀態。 如果你對Word域概念比較了解，那么可以很自然地理解Word這個聰明的功能。如果你是域的初學者，也許覺得這個功能比較奇妙，不過恰好可以把這里作為了解Word域的開端，同時可以初步地把Word的域理解為一種變量，它會聰明地根據實際情況的改變而變化。域是Word的精髓之一，它有著廣泛的應用，比如后面將介紹

20、的目錄、索引等，它們的本質都是域。利用主控文檔管理長文檔學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件里，打開、保存、關閉都需要很長的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。創建一個主控文檔與在大綱中新建文檔的過程基本相同，主控文檔創建后就可以在其中建立多個子文檔。具體步驟如下：（1） 打開新文檔的大綱視圖，單擊“主控文檔視圖”按鈕，進入主控文檔視圖。

21、（2） 輸入所有標題，word2000會將其格式設置為內置格式標題1的式樣。如果想要改變每一個標題的級別，按下大綱工具欄中的相應按鈕或左右拖動分級顯示符號即可。如果想要改變每一個標題的位置，按下大綱工具欄中的相應按鈕或上下拖動分級顯示符號即可。（3） 在標題建立完成之后，一個主控文檔大綱就產生了。（4） 下面開始建立子文檔。選定子文檔中的標題和文本，單擊大綱工具欄中的“創建子文檔”按鈕，新的子文檔就產生了。（5） 單擊“保存”或“另存為”按鈕，主控文檔就會被保存下來。同時，系統會自動將產生的新的子文檔都保存下來，并以各個子文檔的第一行文本作為該子文檔的名稱。注意：在創建新的子文檔時，選定文本的

22、第一個標題的級別必須與想要作為新建子文檔開頭的標題的級別相同，這樣，系統才能把選定文本中所有具有與此標題級別相同標題級別的段落都設置為一個新的子文檔，即同時創建若干相同標題級別的新的子文檔。如上圖，筆者在主控文檔中選定了2.1、2.2與2.3節共五行文本（2.2節占三行），單擊“創建子文檔”按鈕后，建立了三個新的子文檔。主控文檔與各個子文檔之間的數據索引關系論文寫作時，先通過大綱視圖建立了主控文檔和子文檔，如上面一節所述。然后就是如何編輯這些文檔了。應該打開子文檔編輯，然后主文檔中可以自動修改了。這樣每個子文檔的修改和竄動不會引起其它子文檔相應的跟隨調整。在每個子文檔中需要對公式、圖表和對應部

23、分的參考文獻進行編號和交叉引用。而在主控文檔中，這些編號和引用應該可以自動調整。參考文獻的調整在每個子文檔中可以隨著內容的進行在需要引用參考文獻的地方添加引用編號（交叉引用），并在該子文檔的后面編寫出對應的參考文獻條目。比如在子文檔“第一章”中引用了10條文獻，在子文檔中的編號為1，210；而在子文檔“第二章”中引用了12條文獻，在“第二章”文檔的末尾列出12條文獻的編號也是1，212。當打開主控文檔時，發現每一個子文檔的文獻都仍然列在各文檔的末尾。這時候可以根據子文檔的次序，把各子文檔的參考文獻統一挪到主文檔的“參考文獻”標題下。由于在子文檔中的參考文獻是自動編號的，在主控文檔中挪動這些文獻

24、時候，它們仍然會自動改變編號。然后在每個子文檔中更新域，則子文檔中的參考文獻飲用編號會隨著文獻的新編號發生相應的變化。圖、表、公式編號的調整在各個子文檔中，由于采用的圖、表和公式的編號是按照各章進行的，如圖1-3，表2-5，公式4-5。所以在各個子文檔中直接編號、引用，不會引起主控文檔中的調整。將子文檔轉換為主控文檔的一部分    當在主控文檔創建或插入了子文檔之后，每個子文檔都被保存在一個獨立的文件中。如果想把某個子文檔轉換成主控文檔的一部分。步驟如下：     （1）選定要轉換的子文檔  &

25、#160; （2）單擊【大綱】工具欄中的【刪除子文檔】按。（3）該子文檔的外圍虛線框和左上角的子文檔圖標消失，該子文檔就變成主控文檔的一部分。先把主控文檔另存為一個文件名，然后再刪除所有的子文檔，就可以獲得一個獨立的文件了。 合并和拆分子文檔    合并子文檔就是將幾個子文檔合并為一個子文檔。合并子文檔的操作步驟如下：    （1）在主控文檔中，移動子文檔將要合并的子文檔移動到一塊，使它們兩兩相鄰。    （2）單擊子文檔圖，選定第一個要合并的子文檔。 &

26、#160;  （3）按住Shift 鍵不放，單擊下一個子文檔圖標，選定整個子文檔。    （4）如果有多個要合并在一起的子文檔，重復步驟（3）。    （5）單擊【大綱】工具欄中的【合并子文檔】按鈕即可將它們合并為一個子文檔。在保存主文檔時，合并后的子文檔將以第一個子文檔的文件名保存。    如果要把一個子文檔拆分為兩個子文檔，具體步驟如下：    （6）在主控文檔中展開子文檔。    （7）如果文檔處于折疊狀態，首先展開；如果處于鎖定狀態，首先解除鎖定狀態。    （8）在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文檔，也可以為其創建一個標題后再選定，如圖6-6 所示。    （9）單擊【大綱】工具欄中的【拆分子文檔】按鈕。被選定的部分將作為一個新的子文檔從原來的子文檔中分離出來，如圖6-7 所示。    該子文檔將被拆分為兩個子文檔，子文檔的文件名由Word 自動生成。用戶如果沒有為拆分的子文