1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上福 建 省 地 方 標(biāo) 準(zhǔn) 文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則-發(fā)布 -實(shí)施 福建省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 發(fā)布前 言本標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)我省檔案信息資源庫(kù)的基礎(chǔ)之一。為了規(guī)范我省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)分為案卷和文件兩個(gè)層次，但案卷級(jí)有所省略，并要求案卷級(jí)和文件級(jí)一體化著錄，這既考慮到傳統(tǒng)檔案，又兼顧到今后立卷改革的方向。本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)GB/T3792.1-1983文獻(xiàn)著錄總則、DA/T181999檔案著錄規(guī)則的原則，結(jié)合我省建國(guó)后文書檔案的特點(diǎn)制定的。本標(biāo)準(zhǔn)基本上遵循了DA/T18-1999規(guī)定的檔案著錄項(xiàng)目和著錄格式。本標(biāo)準(zhǔn)具有以下特點(diǎn)：規(guī)定了文

2、書檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基本結(jié)構(gòu)、著錄項(xiàng)目與交換格式；對(duì)著錄規(guī)則和著錄格式進(jìn)行必要的細(xì)化；規(guī)定了檔案著錄與計(jì)算機(jī)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系；規(guī)定了文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系。本標(biāo)準(zhǔn)在編寫格式上采用GB/T1-2000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第一部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則。 本標(biāo)準(zhǔn)從2002年3月1日開始實(shí)施。 本標(biāo)準(zhǔn)由福建省檔案局提出。本標(biāo)準(zhǔn)由福建省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)。 本標(biāo)準(zhǔn)由福建省檔案局負(fù)責(zé)起草。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：劉虹 黃建峰。 文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則 1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則的定義、數(shù)據(jù)交換格式、數(shù)據(jù)交換要求、著錄細(xì)則等內(nèi)

3、容。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于建國(guó)后文書檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)和傳遞，亦可作為編制相關(guān)檔案管理軟件、檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的目錄管理系統(tǒng)以及建立其他專門檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的參考。 2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 1988-1989 信息處理 信息交換用位編碼字符集GB 2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集 GB/T 3469-1

4、983 文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼GB/T 7156-1987 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/T 7408-1994 數(shù)據(jù)元和交換格式 信息交換 日期和時(shí)間表示法GB/T 15418-1994 檔案分類標(biāo)引規(guī)則 DA/T 1-1992 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T 13-1994 檔號(hào)編制規(guī)則DA/T 19-1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則檔案出版社 中國(guó)檔案分類法（1997年） 檔案出版社 中國(guó)檔案主題詞表 國(guó)家檔案局 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國(guó)檔發(fā)199120號(hào)） 國(guó)家檔案局 編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則（國(guó)檔發(fā)19874號(hào)） 3 定義本標(biāo)準(zhǔn)采用DA/T1和下列定義

5、。3.1 檔案著錄 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、記錄并錄入計(jì)算機(jī)的過(guò)程。3.2 文件級(jí)著錄著錄對(duì)象為一件或多件文件的檔案著錄。3.3 案卷級(jí)著錄著錄對(duì)象為記述同一事物或同一問(wèn)題或同一工作的多份文件的檔案著錄。3.4 件和多件3.4.1 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；書刊、大事記、會(huì)議記錄本、文件匯集、報(bào)表、名冊(cè)、畫冊(cè)、圖冊(cè)等裝訂成冊(cè)（本）的為一件；來(lái)文與復(fù)文可各為一件，重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。3.4.2 多件未

6、裝訂成冊(cè)而題名又可概括的多份文件，如活頁(yè)式會(huì)議記錄、會(huì)議記要、工作簡(jiǎn)報(bào)、呈閱件、非訟訴案件等可作為多件文件。 3.5 著錄項(xiàng)目和數(shù)據(jù)字段3.5.1 著錄項(xiàng)目 揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。如正題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件時(shí)間、保管期限等等。3.5.2 數(shù)據(jù)字段.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件中與著錄項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)的描述檔案某一內(nèi)容或形式特征的數(shù)據(jù)集合。3.6 著錄條目和數(shù)據(jù)記錄3.6.1 著錄條目檔案著錄的結(jié)果，由反映一個(gè)著錄對(duì)象的內(nèi)容和形式特征的若干著錄項(xiàng)目組成。3.6.2 數(shù)據(jù)記錄.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件中與著錄條目相對(duì)應(yīng)的描述一份文件或幾份文件著錄信息的數(shù)據(jù)集合，由若干數(shù)據(jù)字段組成。3.7 .DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文

7、件按一定次序排列、相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)記錄的集合。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定擴(kuò)展名為.DBF的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)文件作為檔案目錄數(shù)據(jù)交換的文件格式。3.8 字段類型 在.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，字段類型規(guī)定數(shù)據(jù)字段的基本屬性。本標(biāo)準(zhǔn)涉及兩種：字符型（C）和數(shù)字型（N）。 3.9 文字類別當(dāng)數(shù)據(jù)字段類型為字符型時(shí)，文字類別分為“字符” 和“漢字”兩類。字符是指GB/T1988所規(guī)定的西文字母、數(shù)字及符號(hào)的圖形字符，每個(gè)“字符”在內(nèi)存中占一個(gè)字節(jié)。“漢字”是指GB2312所規(guī)定的圖形字符。每個(gè)“漢字”在內(nèi)存中占二個(gè)字節(jié)。3.10 字段長(zhǎng)度在.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，字段長(zhǎng)度規(guī)定字段所包容字符的最大個(gè)數(shù)。3.11 交換格式 用于檔案目

8、錄數(shù)據(jù)交換的數(shù)據(jù)庫(kù)文件格式。3.12 數(shù)據(jù)交換指.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件在網(wǎng)絡(luò)上或以磁帶、磁盤、光盤作為載體所進(jìn)行的數(shù)據(jù)交換。4 數(shù)據(jù)交換格式4.1 文書檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行交換的文件格式是.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件，并分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種。4.2 文件級(jí).DBF數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見表1。表1 文件級(jí).DBF數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)序號(hào)數(shù)據(jù)字段名字段類型文字類別字段長(zhǎng)度1全宗號(hào)C字符42案卷目錄號(hào)C字符33案卷號(hào)C字符44分卷號(hào)C字符25頁(yè)號(hào)C字符46件號(hào)C字符47頁(yè)數(shù)C字符48歸檔號(hào)C字符20表1(續(xù))序號(hào)數(shù)據(jù)字段名字段類型C文字類別字段長(zhǎng)度9縮微號(hào)C字符1210文件題名C漢字16011責(zé)任者C漢字5012文件編號(hào)C漢字和字符3

9、013文件時(shí)間C字符814時(shí)間附注C漢字和字符3015保管期限C漢字416解密劃控C漢字417分類號(hào)C字符2418檢索詞C漢字8019檔案館代碼C字符620密級(jí)C漢字421 載體類型C漢字1222載體數(shù)量N423載體單位C漢字224載體規(guī)格C漢字1225電子文檔號(hào)C字符12注： 為可選項(xiàng) 按本標(biāo)準(zhǔn)6.1.5.2.1選擇 檔案館為必選項(xiàng)序號(hào)數(shù)據(jù)字段名字段類型文字類別字段長(zhǎng)度1全宗號(hào)C字符42案卷目錄號(hào)C字符33案卷號(hào)C字符44分卷號(hào)C字符25歸檔號(hào)C字符166案卷題名C漢字1607起止時(shí)間C字符178檔案館代碼C字符69保管期限C漢字410解密劃控C漢字411分類號(hào)C字符2412檢索詞C漢字80

10、注： 為可選項(xiàng) 檔案館為必選項(xiàng)4.3 案卷級(jí).DBF數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見表2。 表2 案卷級(jí).DBF數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu) 5 數(shù)據(jù)交換要求5.1 經(jīng)過(guò)加密處理的數(shù)據(jù)交換，移交的同時(shí)提供解密手段。5.2 經(jīng)過(guò)壓縮處理的數(shù)據(jù)交換，移交的同時(shí)提供解壓縮手段。5.3 用于數(shù)據(jù)交換的.DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件以數(shù)據(jù)交換年度進(jìn)行劃分，當(dāng)庫(kù)文件長(zhǎng)度超過(guò)存貯介質(zhì)容量時(shí)，可分割為若干個(gè)子庫(kù)文件存貯，并按順序進(jìn)行編號(hào)。子庫(kù)文件從0199編號(hào)，如無(wú)子庫(kù)文件，不編號(hào)。5.4 .DBF數(shù)據(jù)庫(kù)文件名組成 5.4.1 文件名格式 × × × × × × × × 

11、5; × × × × × × × × 子庫(kù)文件編號(hào) 數(shù)據(jù)庫(kù)交換年度 全宗號(hào) 檔案館代碼 數(shù)據(jù)級(jí)別5.4.2 著錄細(xì)則5.4.2.1 文件名格式中，除以下幾種情況外所有項(xiàng)目都必須著錄。a) 建庫(kù)單位是檔案館，可以不著錄全宗號(hào)；b) 建庫(kù)單位的全宗號(hào)如還未確定，可以不著錄全宗號(hào)，允許在文件名未尾加建庫(kù)單位的簡(jiǎn)稱；c) 不進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以不著錄檔案館代碼和全宗號(hào)，允許在文件名未尾加建庫(kù)單位的簡(jiǎn)稱。5.4.2.2 數(shù)據(jù)級(jí)別分為文件級(jí)和案卷級(jí)。文件級(jí)用漢語(yǔ)拼音字母“W”表示，案卷級(jí)用漢語(yǔ)拼音字母“A”表示。檔案館代碼著錄

12、按6.14.2執(zhí)行；全宗號(hào)著錄按6.1.1.2執(zhí)行；交換年度按數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行交換時(shí)的年度著錄；子庫(kù)文件編號(hào)按5.3執(zhí)行。例1：建庫(kù)單位是福建省委，數(shù)據(jù)級(jí)別是文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案館代碼是,福建省委全宗號(hào)是0101，數(shù)據(jù)庫(kù)交換年度是1993年，子庫(kù)文件編號(hào)為2號(hào)。庫(kù)文件名著錄為：W99302.DBF。例2： 建庫(kù)單位是福清市檔案館，數(shù)據(jù)級(jí)別是案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案館代碼是，數(shù)據(jù)庫(kù)交換年度是1999年，子庫(kù)文件編號(hào)為1號(hào)。庫(kù)文件名著錄為：A1.DBF。例3： 建庫(kù)單位是福建省國(guó)土資源廳，數(shù)據(jù)級(jí)別是文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案館代碼是，全宗號(hào)還未確定，數(shù)據(jù)庫(kù)交換年度是2001年，子庫(kù)文件編號(hào)為1號(hào)。庫(kù)文件名著錄為：W

13、1福建省國(guó)土資源廳.DBF。例4：建庫(kù)單位是福州大學(xué)，數(shù)據(jù)級(jí)別是案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)交換年度是2000年，子庫(kù)文件編號(hào)為1號(hào)。 庫(kù)文件名著錄為：A福州大學(xué).DBF。6 著錄細(xì)則6.1 檔號(hào)檔號(hào)按DA/T 13執(zhí)行，檔號(hào)結(jié)構(gòu)如下：全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào)。6.1.1 全宗號(hào)6.1.1.1字段描述檔案館給定每個(gè)全宗的代碼。 6.1.1.2 著錄細(xì)則全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。一個(gè)檔案館內(nèi)的全宗號(hào)不得重號(hào)。 著錄檔案所在全宗的全宗號(hào)。全宗號(hào)的格式是： × × × 

14、5;全宗順序號(hào) 全宗屬類代碼一般檔案視為全宗屬性單一，用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”作為全宗屬類代碼。保留地方特性的檔案可標(biāo)注全宗屬類代碼。除了漢語(yǔ)拼音字母“M”已用于標(biāo)識(shí)明朝檔案，漢語(yǔ)拼音字母“Q”已用于標(biāo)識(shí)清朝檔案，以及本標(biāo)準(zhǔn)賦于漢語(yǔ)拼音字母“G”標(biāo)識(shí)民國(guó)檔案、賦于漢語(yǔ)拼音字母“L”標(biāo)識(shí)革命歷史檔案不能用之外，其余均可采用。全宗屬類代碼由各檔案館統(tǒng)一編制，報(bào)送福建省檔案局批準(zhǔn)及備案。6.1.2 案卷目錄號(hào)6.1.2.1 字段描述全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。6.1.2.2 著錄細(xì)則案卷目錄號(hào)可按不同年度，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄號(hào)不得重號(hào)。 著錄檔案所在

15、案卷目錄的案卷目錄號(hào)。案卷目錄號(hào)的格式是： × × × 案卷目錄號(hào)6.1.3 案卷號(hào)6.1.3.1 字段描述 案卷排列的順序號(hào)。6.1.3.2 著錄細(xì)則一個(gè)案卷目錄內(nèi)的案卷號(hào)按排列次序流水編號(hào)，不得重號(hào)。著錄檔案所在案卷的案卷號(hào)。案卷號(hào)的格式是： × × × × 案卷號(hào)6.1.4 分卷號(hào)6.1.4.1 字段描述 可選字段。歸檔插卷造成案卷號(hào)重號(hào)時(shí)，賦予重號(hào)部分案卷的排列順序號(hào)。6.1.4.2 著錄細(xì)則6.1.4.2.1 同一案卷號(hào)下除第一卷不編分卷號(hào)之外，其余的從數(shù)字2開始,按排列次序流水編分卷號(hào)，分卷號(hào)不得重號(hào)。著錄檔案所

16、在案卷的分卷號(hào)。分卷號(hào)的格式是： × × 分卷號(hào)6.1.4.2.2 在同一案卷號(hào)下，除了第一卷著錄案卷號(hào)之外，其余依照分卷號(hào)次序進(jìn)行著錄：在6.1規(guī)定的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，案卷號(hào)的格式是： × × × × × × × 分卷號(hào) 小數(shù)點(diǎn)字符“” 案卷號(hào) 6.1.5 頁(yè)號(hào)、件號(hào)和頁(yè)數(shù)6.1.5.1字段描述6.1.5.1.1 頁(yè)號(hào)是案卷內(nèi)文件每頁(yè)的順序號(hào)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。6.1.5.1.2 件號(hào)是文件排列的順序號(hào)。6.1.5.1.3 頁(yè)數(shù)是每一件文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。6.1.5.2 著錄細(xì)則6.

17、1.5.2.1 有裝訂的案卷，著錄頁(yè)號(hào)。不裝訂的案卷以及按 DAT/22整理的檔案，著錄件號(hào)和頁(yè)數(shù)。6.1.5.2.2 頁(yè)號(hào)著錄檔案所在案卷內(nèi)每一文件的首頁(yè)頁(yè)號(hào)。件號(hào)著錄每件文件的件號(hào)；頁(yè)數(shù)著錄該件文件的頁(yè)數(shù)。6.1.5.2.3 頁(yè)號(hào)和件號(hào)不應(yīng)有空號(hào)、重號(hào)、分頁(yè)（件）號(hào)。6.2 歸檔號(hào)6.2.1 字段描述 檔案室賦予歸檔文件或案卷的排列順序號(hào)。6.2.2 著錄細(xì)則 檔案室編制的檔號(hào)的結(jié)構(gòu)與6.1不符的選擇本字段。歸檔號(hào)應(yīng)據(jù)實(shí)著錄。6.3 縮微號(hào)6.3.1 字段描述 文件級(jí)字段，可選字段。檔案館、室賦予的用于檢索檔案縮微制品的代碼。6.3.2 著錄細(xì)則著錄文件首頁(yè)所在畫幅的縮微號(hào)。縮微號(hào)用12位

18、代碼標(biāo)識(shí)。其中第1位用英文字母標(biāo)識(shí)縮微制品的種類。按GB/T3469的規(guī)定，用“U”標(biāo)識(shí)卷片，用“F”標(biāo)識(shí)平片。縮微號(hào)的格式是：卷片： × × × × × × × × × × × × 畫幅號(hào) 減號(hào)字符“-” 盤片號(hào)英文字母“U” 平片：× × × × × × × × × × × × 畫幅號(hào) 減號(hào)字符“-” 平片號(hào) 英文字母“F” “盤片號(hào)”、“平片號(hào)”是建庫(kù)

19、單位賦予本單位縮微卷片、平片的代碼，“盤片號(hào)”和“平片號(hào)”在本單位內(nèi)不得重號(hào)。平片的畫幅號(hào)即文件首頁(yè)所在畫幅的座標(biāo)號(hào)，平片上各畫幅的座標(biāo)以行列表示，行從上到下依次為A行、B行,最后一行為G行；列從左到右依次為01列、02列、03列,最后一列為14列。 例：檔案縮微品是平片，該份文件首頁(yè)所在畫幅位于平片中的第D行、第5列,平片號(hào)是628號(hào)，著錄為：F-D056.4 文件題名 6.4.1 字段描述文件級(jí)字段。表達(dá)文件中心內(nèi)容、形式特征的名稱。6.4.2 著錄細(xì)則6.4.2.1 著錄文件原文標(biāo)題。必要時(shí)可加著錄副題名，并在副題名之前加上“：”。6.4.2.2 文件題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，在不丟失重要信息和損

20、傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“”表示。6.4.2.3 對(duì)題名中出現(xiàn)“你省”、“你廳”等字樣的一定要加上具體的名稱。原文件沒有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“”和“”。原文件有題名的，附于原題名之后，如超過(guò)字段長(zhǎng)度，可省略原題名。題名擬寫應(yīng)力求反映文件內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、文種，如超過(guò)字段長(zhǎng)度，可以省略責(zé)任者和文種。可以在字段長(zhǎng)度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的人名兩端加上“”和“”。如： 關(guān)于××××××、×××等3位同志職務(wù)的任免

21、通知。6.4.2.4 正文與附件為一件時(shí)，用正文題名作為本件題名。 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，用轉(zhuǎn)發(fā)文題名作為本件題名。 6.4.2.5 著錄對(duì)象是多件文件時(shí)，在擬寫的文件題名中，應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共×件）”的說(shuō)明字樣。 如：工作簡(jiǎn)報(bào)（110期）（共10件）。6.5 案卷題名 6.5.1 字段描述案卷級(jí)字段。案卷題名是表達(dá)案卷內(nèi)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。6.5.2 著錄細(xì)則6.5.2.1 一般著錄案卷封面上已擬定的題名。6.5.2.2 案卷題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余

22、部分，節(jié)略內(nèi)容用“”表示。6.5.2.3 對(duì)題名中出現(xiàn)“省”、“廳”等字樣的應(yīng)加上具體的名稱。案卷題名籠統(tǒng)、抽象、不規(guī)范時(shí)應(yīng)重新擬寫。題名擬寫應(yīng)力求反映案卷所表達(dá)的事件、問(wèn)題或工作，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、文種，如超過(guò)字段長(zhǎng)度，可以省略責(zé)任者和文種。6.6 責(zé)任者6.6.1 字段描述對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。6.6.2 著錄細(xì)則6.6.2.1 應(yīng)著錄列于首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，被省略的責(zé)任者用“等”表示。聯(lián)合行文的責(zé)任者，在字段長(zhǎng)度之內(nèi)，盡量多著錄。6.6.2.2 機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄對(duì)

23、檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，并用“（）”括起。6.6.2.3 無(wú)責(zé)任者，責(zé)任者不完整或有誤，經(jīng)考證后，在考證內(nèi)容兩端加上“”和“”。考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時(shí)，在其后加“？”。無(wú)法考證的按原文著錄。例：陳毅？6.7 文件編號(hào)6.7.1 字段描述文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)等。其中，發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。6.7.2 著錄細(xì)則 按原文件編號(hào)據(jù)實(shí)著錄。 聯(lián)合發(fā)文或有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，只著錄主辦機(jī)關(guān)文件編號(hào)。 文件編號(hào)的文字類別，年份用“字符”，其余用“漢字”。年份用4位數(shù)表示，字符“”和“”置于年份的兩端。 例：閩財(cái)計(jì)1

24、999號(hào)6.8 文件時(shí)間和起止時(shí)間6.8.1 字段描述 6.8.1.1 文件時(shí)間文件級(jí)字段。文件時(shí)間即文件形成時(shí)間。6.8.1.2 起止時(shí)間案卷級(jí)字段。起止時(shí)間是案卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時(shí)間。6.8.2 著錄細(xì)則6.8.2.1依據(jù)GB/T 7408的規(guī)定，采用完全表示法，由8位數(shù)字組成，第14位數(shù)表示年，第56位數(shù)表示月，第78位數(shù)表示日。 6.8.2.2 文件級(jí)著錄對(duì)象是多件文件時(shí)，著錄最早文件形成時(shí)間。著錄最早和最遲形成的文件時(shí)間，中間用減號(hào)字符“-”作為分隔符號(hào)。6.8.2.3 按原文件形成時(shí)間和原起止時(shí)間據(jù)實(shí)著錄。無(wú)文件時(shí)間、原文件時(shí)間缺少或字跡不清部分以“0”補(bǔ)之，文件時(shí)間有誤或有

25、疑義仍照原文著錄，以上情況要根據(jù)文件內(nèi)容、形式特征進(jìn)行考證，并在時(shí)間附注項(xiàng)中注明考證出的文件時(shí)間。如無(wú)注明，一律視為無(wú)法考證。當(dāng)文件時(shí)間中的年、月、日中的部分用“0”補(bǔ)之會(huì)造成歧義時(shí)，不論能否考證，都必須在時(shí)間附注項(xiàng)中注明。 例1：文件時(shí)間只有2月，沒有年和日。 應(yīng)著錄為： 并在時(shí)間附注項(xiàng)中注明考證出的時(shí)間，見6.9.2例1。例2: 文件時(shí)間1956年有疑義，沒有月和日，經(jīng)考證但考證的根據(jù)不足。 應(yīng)著錄為：并在時(shí)間附注項(xiàng)中注明，見6.9.2例2。例3: 文件時(shí)間有三處字跡不清，用“0”補(bǔ)之會(huì)造成歧義，有一處無(wú)法考證。 應(yīng)著錄為： 并在時(shí)間附注項(xiàng)中注明，見6.9.2例3。6.9 時(shí)間附注6.9.

26、1 字段描述記錄考證出的文件時(shí)間的數(shù)據(jù)字段。6.9.2 著錄細(xì)則著錄經(jīng)過(guò)考證之后的文件時(shí)間。時(shí)間格式按6.8.2.1執(zhí)行。若考證出的時(shí)間根據(jù)不足時(shí),在其后加“？”字符。考證后仍考證不出的部分用圖形字符“”代之。時(shí)間附注的文字類別，“”用“漢字”，其余用“字符”。例1：例2: ？例3：26.10 保管期限6.10.1 字段描述保管期限是指根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間。6.10.2 著錄細(xì)則6.10.2.1 保管期限著錄分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。保管期限一般按案卷組成時(shí)所定的保管期限著錄，對(duì)重新鑒定的文件，應(yīng)著錄新的保管期限。新的保管期限的劃分?jǐn)M采用歸檔文件與檔案鑒定指南及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最后方

27、案待定。6.10.2.2 文件級(jí)“保管期限”數(shù)據(jù)字段必須逐件鑒定后著錄；案卷級(jí)“保管期限”數(shù)據(jù)字段應(yīng)當(dāng)著錄該案卷內(nèi)文件的保管期限最長(zhǎng)的一種。6.11 解密劃控6.11.1 字段描述解密劃控是指遵照檔案法，根據(jù)檔案的文件形成時(shí)間及文件內(nèi)容確定檔案是向社會(huì)開放還是繼續(xù)保密控制使用。 6.11.2 著錄細(xì)則6.11.2.1 解密劃控著錄分為控制、未定、開放三種。6.11.2.2 文件級(jí)“解密劃控”數(shù)據(jù)字段必須逐件鑒定后著錄；案卷級(jí)“解密劃控”數(shù)據(jù)字段應(yīng)當(dāng)著錄該案卷內(nèi)文件的解密劃控最嚴(yán)的一種。6.12 分類號(hào)6.12.1 字段描述分類號(hào)是指檔案所屬類目的代碼。6.12.2 著錄細(xì)則對(duì)檔案進(jìn)行主題分析后

28、按GB/T 15418、中國(guó)檔案分類法及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。當(dāng)分類表中沒有恰當(dāng)?shù)念惸繒r(shí)，可標(biāo)引相近類目和上位類目。企業(yè)可以按國(guó)家檔案局1991年7月印發(fā)的規(guī)范性文件工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則進(jìn)行標(biāo)引。6.13 檢索詞 6.13.1 字段描述記錄主題詞或關(guān)鍵詞或自由詞的數(shù)據(jù)字段。主題詞是表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。關(guān)鍵詞或自由詞是取自文件題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。6.13.2 著錄細(xì)則對(duì)檔案進(jìn)行主題分析后按DA/T 19、中國(guó)檔案主題詞表及本專業(yè)、本單位規(guī)范化詞表標(biāo)引主題詞。一般著錄主題詞，視需要，著錄關(guān)鍵詞或自由詞也可。按6.4.2.3中所規(guī)定，在文件題名規(guī)定長(zhǎng)度

29、之內(nèi)如還錄不下原題名中未提及的其他人名，可作為自由詞標(biāo)引。6.14 檔案館代碼6.14.1 字段描述唯一識(shí)別全國(guó)各檔案館的名稱代碼。 6.14.2 著錄細(xì)則按照編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則（國(guó)檔發(fā)19874號(hào)）賦予的代碼著錄。非檔案館的建庫(kù)單位按檔案將要移交的綜合或部門檔案館代碼著錄，如檔案不進(jìn)館，則不著錄檔案館代碼。6.15 密級(jí)6.15.1 字段描述密級(jí)是指文件保密程度的等級(jí)。6.15.2 著錄細(xì)則密級(jí)按GB/T 7156劃分為六個(gè)級(jí)別，名稱與代碼見表3。密級(jí)一般按文件形成時(shí)所定的密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)。密級(jí)著錄采用漢字代碼。文件無(wú)密級(jí)時(shí)不著錄。表3 文獻(xiàn)保密等

30、級(jí)代碼保密等級(jí)數(shù)字代碼漢語(yǔ)拼音代碼漢字代碼公開級(jí)0公開國(guó)內(nèi)級(jí)1國(guó)內(nèi)內(nèi)部級(jí)2內(nèi)部秘密級(jí)3秘密機(jī)密級(jí)4機(jī)密絕密級(jí)5絕密6.16 載體類型6.16.1 字段描述載體類型是檔案載體物質(zhì)形態(tài)的種類。6.16.2 著錄細(xì)則以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型分為照片、唱片、膠片、膠卷、印信、縮微制品、錄音磁帶、錄相磁帶、磁帶、磁盤、光盤等多種，應(yīng)據(jù)實(shí)著錄。6.17 載體數(shù)量6.17.1 字段描述載體數(shù)量是檔案載體物質(zhì)形態(tài)的數(shù)量。6.17.2 著錄細(xì)則載體數(shù)量著錄采用阿拉伯?dāng)?shù)字。6.18 載體單位6.18.1 字段描述載體單位是檔案載體物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位。6.18.2 著錄細(xì)則載體單位著錄采用“頁(yè)”、“卷”、“冊(cè)”、“張”、