1、長沙卷煙廠“十五”技術改造項目管理規劃與控制制度附件6-4POWERDOCUMENT應用與操作手冊1軟件應用模式由上海普華公司開發的“POWERDOCUMENT工程檔案及竣工資料管理系統”主要包含如下功能模塊:文件管理功能:包括分類文件管理、工程文件管理、收發文管理以及審批流程管理。在項目實施過程中,通過定義文件分類結構(TBS以及工程文件分解結構(WBS,對項目全周期文檔進行有序管理。本手冊對此功能的利用進行詳細的闡述。檔案管理功能:項目結束交接后,由企業檔案館根據具體情況來決定是否需要利用此功能模塊進行檔案管理。此手冊不包括此功能的應用規定。2數據初始化定義與說明 根據“附件6-2文檔信息

2、編碼與分類”的結構設計來定義文件分類結構TBS。工程文件分解結構WBS是參考項目工作分解結構同時結合文檔控制要求而制定的。結構分為兩層,第一層表示為功能分類,第二層表示為單位工程/專業組分類。具體定義如下: 隨著工程的進展,系統管理員可根據需要在工程文件分解結構中增加根節點用以放置承包商、監理臨時文件。對長沙卷煙廠用戶組織機構OBS定義如下: 根據需要在總承包單位、監理單位參與項目文檔管理時,由系統管理員修改OBS結構,增加單位信息和人員信息。增加用戶時,用戶簡稱即為軟件系統的登陸用戶名,缺省密碼為空缺。自定義分類碼用以增加錄入文件的屬性字段,根據需要暫時增加字段一,用以表示紙張文件的存放地點

3、,由文檔管理員在文件歸檔的時候標注。字段ID:1字段名稱:文件存放字段備注:標注文件存放的地點聯系單位信息用于收發文管理,并方便用戶查找項目參與單位的聯系信息。系統管理員負責添加和維護新的項目參與單位的信息。信息設置如下: 根據軟件的權限設置功能,對信息文檔參與方的權限規定如下:系統管理員:擁有對軟件操作和功能數據定義的所有權利。在軟件運行過程中,維護軟件功能,更新軟件的數據定義信息,對其它用戶進行權限管理。并每周做好數據備份工作。文檔管理員:擁有對軟件操作上的所有權利。對提交的文檔進行歸類、整理,確保提交文檔的合理存檔以及有效查詢。專業組成員、其它文檔信息管理參與者:僅擁有文檔信息的錄入以及

4、對本組(本單位臨時文件里文檔進行修改的權利。對應該歸檔的文件及時的錄入本組(本單位的臨時文件夾,提交給文檔管理員進行歸檔。信息瀏覽者:任何合法登陸用戶都擁有對系統內非密級文件的查詢和瀏覽文件基本信息及附件的權利。權限的軟件實現:1、數據權限規則定義 2、用戶權限參數設置詳細用戶權限參數設置見附錄。3應用操作流程專業組信息管理員以及項目參與單位文檔信息管理參與者根據以下流程提交歸檔文件。第一步:選擇WBS方式,點擊本組或者本單位的臨時文件夾,然后操作新增文件。打開“文件著錄”對話框。文件錄入者務必確保紅圈所示的WBS編碼代表本組或者本單位的臨時文件編碼。 第二步：在文件著錄對話框中如實填寫作業代

5、碼、文件標題、說明、文件 頁數、文種等信息。如上圖藍圈所示部分。填寫信息時應注意：作業代碼應與 P3 軟件編制的計劃作業代碼保持一致；文件標題應能說明事務性質或事務類 別，對于例會類文件應標注時間予以區別；說明欄填寫文檔所涉及的按工程文 件分解結構 WBS 區分的單位工程項。 第三步：若文檔具有電子文件，以添加附件的形式添加電子文件。錄入完 成關閉對話框。 第四步：在工具條中選擇“ ”文件送審按鈕打開送審對話框。選擇 “主送”人員為文檔管理員，“審核事項”為“請歸檔、組卷”，按“確認” 按鈕送審。文件錄入完成。 3.2 文件歸檔流程與說明 文檔管理員在得到歸檔審批請求后，根據以下步驟對文件進行

6、歸檔： 第一步：在主頁上點擊審批文件鏈接，打開“審批文件清單窗口”。其中 顯示所有需要審批歸檔的文件清單。 “文檔中國”搜集整理 第二步：點擊“文件信息”按鈕，打開前面所示的“文件著錄”對話框， 點擊“修改”來完善文件信息表內相關內容。包括根據文檔性質選擇文件類型 編碼、根據提交說明更換 WBS 編碼使其與單位工程對應、按順序編寫文件編 號、選擇責任人、根據需要添加主題詞與說明、選擇載體類別、標注文件存放 地點。修改完畢保存并退出，返回“送審文件清單”窗口。 第三步：點擊“回復”按鈕，打開“送審”窗口。選擇批準意見，并選 取”流程終止”項。按“提交意見”按鈕，反饋歸檔審批意見后，關閉窗口。 “

7、文檔中國”搜集整理 第四步：按上述步驟處理完所有送審文件后，關閉“文件送審清單”窗 口，完成送審文件歸檔。 3.3 文件查詢流程與說明 ，對系統內的文檔根據條件進行查 任何合法用戶都可以通過查詢按鈕 詢。用戶可查看查詢所得結果文件的基本信息以及附件內容。若需查詢與借閱 無電子版本文檔，遵循一下流程： 欲查閱無電子版的文檔 在系統中查得文檔編碼或文件名稱 是否需取得領導 同意 否 是 取得技改領導同意 將所需文檔的編碼或文件名告知檔案管理員 登記手續，借閱文件 4 操作管理條例 1、 各專業組文檔信息管理員應在事務結束后及時將歸檔文件信息錄 入軟件系統，并同時將相關的原文件提交技改辦檔案室歸檔，

8、電子文件不 作歸檔依據。 2、 事務最終結果性文檔必須完整歸檔，交互過程文檔一般由各專業 組文檔信息管理員負責自行保存，但應確保需要時提供相應的可追溯。 3、 各組文檔信息管理員對錄入的文件信息的準確性和及時性負責。 文檔一經審批歸檔，各專業組文檔信息管理員即無對文檔的修改、刪除權 利，當錄入者發現錄入的相關文件信息有誤或者不合理時，請和技改辦文 檔管理員聯系，以修正文檔錯誤。 4、 文件歸檔工作與月計劃執行成果一并檢查，并在例會上適時進行 總結和通報。 5 附錄 權限參數設置列表 “文檔中國”搜集整理 工程功能 全權 “新建文 件”、“問題 管理”、 “定義工程自 定義字段” “新建文件”

9、“刪除任意文 件到回收站” “瀏覽文件審 批流程”“問 題管理”“修 改任意文件” 只讀 無權 全權 全局功能 只讀 “案卷管理” “整理回收 站”“新建檔 案目錄” “收發文管 理” “定義基礎數 據”“新建工 程”“定義 OBS” 無權 TBS 數據權限 全權 無權 WBS 數據權限 管理員權 限 一般用戶 權限 “1/十五 技改總項 目”“2/ 專業組臨 時文件” 系統管理 員 “刪除任意文 件到回收站” “瀏覽文件審 批流程” “修改任意文 件” “定義基礎數 據”“基本工 具”“系統管 理” “公開文 件” “技術交 流文件” “21/綜合 管理組” 文檔管理 員 “定義工程自 定義字段” “案卷管理” “基本工具” “收發文管 理” “系統管理” “公開文 件”“技 術交流文 件” “1/十五 技改總項 目”“2/ 專業組臨 時文件” “2×/× ×××” （成員隸 屬的組織 臨時文件 夾） “1/十五 技改總項 目”“2/ 專業組臨 時文件” “1/十五 技改總項 目”“2/ 專業組臨 時