QCGD祿勸供電有限責任公司管理標準Q/CGD企業檔案管理制度匯編編制說明為進一步規范、完善公司檔案管理工作，提高檔案標準化、規范化、制度化管理水平，根據國家、上級有關規定及云南電網公司縣級供電企業檔案管理工作指導書，結合公司檔案工作實際，對原來企業檔案管理制度匯編進行了修編與完善，增加了部分新的規定、新內容，以方便公司各部門在檔案管理工作中共同遵守執行。二OO九年三月修訂目錄檔案分類3檔案管理制度4檔案管理網絡圖8文書檔案保管期限表9文書檔案歸檔范圍12文書檔案管理制度21歸檔章式樣23歸檔文件目錄24備考表25檔案接收制度26檔案整理制度27檔案修改補充制度28檔案保管制度29檔案鑒定、銷毀制度30檔案統計工作制度31檔案安全保密制度32檔案查借閱制度33檔案庫房管理制度34檔案室設備管理制度35底圖保管制度36人事檔案管理制度37工程檔案管理制度39科技檔案管理制度42科技檔案保管期限表44聲像檔案管理制度45會計檔案管理辦法47附錄1會計檔案保管期限表49附錄2會計檔案管理流程圖50“三納入”、“四參加”、“三同步”、“四同期”制度51電子文件歸檔與管理辦法52歸檔電子文件登記表（目錄）57歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表58電子文件標簽59檔案分類1文書檔案（05大類）黨群工作行政管理經營管理生產技術管理財務審計人事勞資2科技檔案（69大類）一級類目二級類目案卷順序號6電力系統生產、調度1交接班記錄18基本建設2配電網工程、4變電站工程、7自身用房19設備、儀器0綜合設備、2線路設備、4變電站設備1N農村電網建設與改造X縣城電網建設與改造3會計檔案類一級類目二級類目、三級類目案卷順序號4會計檔案類3會計賬務、0報表14會計檔案類3會計帳務、1賬冊14會計檔案類3會計賬務、2憑證14會計檔案類3會計賬務、3移交、銷毀清冊14干部職工檔案類一級類目二級類目案卷順序號1履歷表12自傳材料13鑒定、考察材料14學歷及專業技術材料15政治、歷史審查材料16入黨、入團材料17獎勵材料18違紀、處罪材料19工資、任免、出國、離退休材料1工資材料、2錄用、任免材料、3出國材料、4退（離）休及其他材料110其他材料15聲像類一級類目二級類目案卷順序號1聲像類1照片11聲像類2錄音錄像16實物類一級類目二級類目案卷順序號2實物類1獎牌、錦旗、獎杯12實物類2獎狀、證書17電子檔案一級類目二級類目案卷順序號3電子檔案1電子檔案1檔案管理制度1范圍本制度適用于祿勸供電有限責任公司檔案管理工作。2規范性引用文件下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵根據本制度達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。中華人民共和國檔案法企業檔案管理規定（檔發20025號）科學技術檔案案卷構成的一般要求GBT/118222000歸檔文件整理規則（DA/T222000）照片檔案管理規范GB/T1182189檔案庫房技術管理暫行規定3管理職能祿勸供電有限責任公司檔案管理職能部門為公司辦公室。4管理內容與要求41檔案管理的基本原則及任務411檔案工作堅持集中統一管理的原則。辦公室下設檔案室，配備專職檔案員，負責全公司文書檔案、科技檔案、財務檔案的集中統一管理。各部門設一名兼職檔案人員負責本部門的文件材料保管、收集、歸檔工作。412辦公室檔案室應配置必要的設備器材，維護檔案的完整與安全，便于各方面的利用。413對檔案進行收集、整理、保管、利用、更改、鑒定、移交和統計，辦理檔案借閱，積極開展檔案開發和利用工作。414對公司各部門檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作進行監督、指導。415公司員工違反檔案法、損毀、丟失或擅自銷毀檔案，根據情節輕重，給予不同處理。416檔案人員享受專業技術管理人員待遇。按工程技術專業或專業技術職務聘任。42文件材料的歸檔421歸檔范圍4211上級頒發的針對本單位職能活動和要執行的各類文件材料。4212公司召開的黨支部會議、職代會、員工大會、安全會議等重要會議及專題會議中形成的各種文件材料。4213公司黨政工團在各項管理工作中形成的文件材料。4214公司在生產技術、安全、調度、基本建設、科學研究、設備、儀器、儀表、經營、物資供應、勞動工資、計劃統計、教育衛生等技術和業務管理中形成的各種文件材料。4215公司在財務、審計業務活動中形成的文件材料。4216公司在工作活動中產生的并具有保存價值的各種錄音帶、錄像帶、照片、底片、計算機磁盤（電子文件）等。4217公司產生的具有保存價值的實物。4218具體分類按電力工業企業檔案分類規則供電企業檔案分類表歸檔。422歸檔要求及移交手續4221歸檔的文件材料必須齊全、完整、層次分明，保持文件之間的歷史聯系，符合其形成規律。4222歸檔的文件材料必須準確地反映公司黨政、生產、基建、科研和經營等各項活動的真實內容和歷史全過程。4223歸檔的文件材料必須經過系統整理，組成保管單位，符合案卷的質量標準要求，作到分類科學、排列系統、保管期限劃分準確。4224歸檔的案卷要做到裝訂結實、整齊美觀、編目齊全完備。4225歸檔的聲像材料，要經過編輯整理，并要附文字說明。4226歸檔的文件材料，應編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份。423歸檔份數4231各項工作活動中形成的種類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料適當增加歸檔份數。4232基本建設工程歸檔份數，按照云南電力檔案學會編制的建設項目檔案工作指南辦理。424歸檔時間和歸檔職責4241黨支部、職代會和重要的專業會議中形成的文件材料，會議結束后，由主辦部門收集后移交檔案室歸檔。4242各管理工作中形成的文件材料，在次年上半年內，由各部門的兼職檔案人員收集后移交檔案室。4243基建、大修、技改工程、科研項目等活動中形成的文件材料，由各部門指定有關人員負責積累、收集、整理，在任務完成一月內或告一段落時，由項目負責人審定后，向檔案室歸檔。4244財務管理活動中形成的會計檔案，由財務部門整理立卷，保存一年，向檔案部門移交。4245各部門產生的音像材料，在拍攝錄制工作完畢后，由攝錄人員注明攝錄者、時間和簡單文字說明及時向檔案室歸檔。4246生產調度與運行原始記錄、水文、氣象、水工建筑觀測等文件材料，在次年上半年內歸檔。425控制措施4251對在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，根據檔案法規定，任何部門或個人都無權保存和據為已有，都應向檔案室歸檔。4252文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入生產、基建、科研、經營等工作計劃、規劃管理程序。4253檔案室人員應參加企業鑒定，基建工程竣工驗收等活動，并簽署意見，接收有關文件材料。4254檔案室人員應參加重要設備儀器的開箱驗收，并接收文件材料。4255檔案室人員應參加重要的生產技術會議。4256公司工作人員因公外出（包括出國）參加學習、考察或參加會議、收集帶回的文件材料，要按歸檔范圍的規定及時歸檔。426業務指導4261檔案人員對各部門文件材料的形成、積累、收集工作進行業務上的指導、監督。43檔案的分類整理431檔案的分類4311檔案按照電力工業企業檔案分類規則供電企業檔案分類表進行分類，分庫保管。文書檔案員負責按電力工業企業檔案分類表（05大類）分類及聲像檔案人事檔案管理；科技檔案員負責按供電企業檔案分類表（69大類）分類管理。432檔案的管理4321文書檔案按照文書檔案整理辦法進行整理。4322科技檔案按照科學技術檔案案卷構成的一般要求進行整理。4323聲像檔案按照不同載體分別進行整理。4324會計檔案按照會計檔案管理辦法進行整理。433檔案的排架4331文書檔案案卷排列是按年度一機構問題一保管期限。4332科技檔案案卷排列是按大類一工期一案卷順序號。4333會計檔案案卷排列按類別一年度一案卷順序號。4334聲像檔案案卷排列是根據不同載體，按大類一案卷順序號。434檔案的編目4341檔案編制案件目錄和全引目錄。4312文書檔案以件為單位著錄目錄和編號。4313科技檔案以工期為單位，按照項目工程著錄目錄和編號。4314會計檔案以類別著錄目錄和編號。4315聲像檔案區分載體，以專題為基本單位，以案卷為登記單位，依照案卷整理排列順序進行流水登記。44檔案的開發利用441檔案管理人員，應根據工作需要編制必要的檢索工具，如檔案案卷目錄、全引目錄等。442檔案管理人員應熟悉所保管的檔案，了解生產、科研、基建、經營和管理工作，積極提供檔案資料，為各項工作服務。443檔案室應根據需要組織編制各種專題資料，積極開發利用檔案。444公司員工借閱檔案的要求4441公司員工均可借閱、查閱與本職工作有關的檔案，辦理必要的手續。4442查閱檔案應在閱覽室進行，如需摘抄應經檔案管理人員同意，如需復制應經檔案部門負責人批準。不準復制，摘抄與本人所查內容無關的檔案。4443借閱檔案應進行登記，凡解決的重大問題或取得一定經濟效益、社會效益的事例，應及時反饋給經理工作部。4444查閱密級檔案應按保密規定辦理。4445檔案借出一般不得超過七天，如遇特殊情況，由檔案室確定。4446借出、歸還檔案都應嚴格清點和辦簽證手續。4447借查人應妥善保管、愛護檔案，嚴防失密，不得刪改、涂污、勾畫、加注、拆散、損壞，不得轉借他人。4448因公外出需帶檔案時，一般可帶復印件或副本，密級檔案應通過保密手續傳遞。4449凡屬下列情況之一者，應立即將檔案歸還檔案室。A因工作調動、退（離）休、退（離）職者等。B因事外出，請假超過一周者。C因檔案室工作需要時。445對外單位人員借閱檔案的要求4451外單位人員需持單位正式介紹信，經主管領導批準，填寫“借閱登記單”后，方可在閱覽室查閱檔案，一般不得借出或復制。4452外單位承包我公司工程需借出檔案，由經理工作部辦理手續，負責檔案安全及時催還。4453外單位確實需復制檔案，經辦理審批手續。4454凡借出檔案發生遺失或損壞時，應立即報告檔案室，采取彌補措施，對所產生的后果由借閱人員負責，并按檔案法等有關規定處理。45檔案管理工作的保密451檔案是黨和國家的寶貴財富。凡涉及國家安全和利益，在一定時間內只能讓一定范圍內的人員知悉的文件材料，劃屬保管范圍。檔案保密工作要內外有別。對外必須堅持保密，對內則應在遵守國家保密規定的前提下，提倡協作交流，便于提供利用。452對檔案管理人員保密要求4521檔案室要配備政治可靠人員。4522檔案管理人員要認真學習，宣傳貫徹檔案法、保密法和上級有關保密規定，以此來檢驗、指導自己的工作和言行。4523檔案管理人員要樹立保密觀念，增強保密意識，不得以任何方式泄露公司的秘密。對違反保密制度的人和事，要堅決抵制，并及時向有關領導反映。4524屬于保密范圍的檔案，都應標明密級，對不同密級的檔案，應由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴大利用范圍。46檔案庫房的管理461檔案管理人員，應刻苦鉆研檔案保護技術，不斷提高科學管理水平。462檔案庫房要有專人負責管理，無關人員不得入內。463交接檔案時要認真清點，手續完備。464檔案庫房應做到整齊、清潔、檔案柜架和案卷排列科學，便于查找。465走廊、通道應暢通無阻，不得堆放雜物。466辦公室、閱覽室與檔案庫房分開。467定期對各種載體檔案進行清點核對，做到帳、物、卡相符、存毀有據。468錄音帶、錄像帶每隔半年倒帶一次，計算機磁盤每隔半年上機檢查一次。469發現檔案有損壞或異常現象，要及時查明原因，設法采取補救措施。4610溫度、濕度控制46101檔案庫房應根據檔案載體，保管特性，控制好溫濕度。必要時安裝空調、去濕機、加濕器等設備。對庫房的溫濕度做定期的測量記錄，對不適應檔案載體保管的溫濕度要及時進行調整。46102檔案庫房（含膠片庫，磁帶庫）的溫度應控制在1424，相對濕度控制在4560。46103安放溫濕度計，應考慮庫房面積，檔案多少和當地氣候等條件，選擇有代表性的位置，不得放在庫內死角或門窗，通風口旁。安放的高度應根據觀測員的身高，保持平視即可。46104溫濕度計要定期檢查和校驗。46105檔案柜架應與墻保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降溫。46106新建庫房峻工后，應經612個月干燥，方可投入使用。4611防蟲、防霉、防鼠46111檔案柜內要投放有效的防蟲、防霉變的藥物，要定期檢查，發現問題及時處理。嚴禁使用失效和過期的藥物。46112庫房內禁止存放食品等其他無關雜物。46113要定期松動檔案，使案卷之間透氣，不可擠得過緊。46114接收檔案入庫時，要經過檢查，確無灰塵、無蟲害，無霉變方能入庫。46115做好防鼠滅鼠工作。4612除塵46121檔案庫房門、窗必須嚴密、防止風沙灰塵進入。46122庫房的墻壁、地面要平滑，使之不起塵，不掛灰。46123檔案庫房應配備吸塵器，定期除塵、清掃。4613防光與照明的管理46131檔案庫房應用白熾燈做照明光源。46132檔案庫房不宜采用自然光源，防止陽光直射。46133檔案庫房一般少留窗，窗要窄小，采用外淡內暗的雙層窗簾。4614防火與防盜46141檔案庫房門窗必須十分堅固、牢靠，必要時鑲嵌鐵皮，安裝鐵欄，保險鎖和報警器等。46142檔案庫房內嚴禁存放易燃易爆物品，嚴禁吸煙，動用明火。46143檔案庫房必須配備適合檔案用的消防器材，并按設備要求定期檢查、更換。46144檔案庫房門鑰匙不得隨身攜帶，備用鑰匙專人妥善保管。46145檔案庫房內的電氣設備要科學管理，定期檢查，做好維護工作，防止意外事故（如火災、觸電）發生。46146案庫房離人時，要關窗鎖門，節日要加封條。47檔案的統計471堅持做好工作日志，及時積累材料，按時記錄，凡是能用數字反映的都要用數字登記。472統計數據要以原始記錄為依據，做到準確、可靠。473建立健全檔案數量統計、檔案歸檔統計、檔案借閱統計、檔案利用效果統計、復制檔案統計、檔案鑒定銷毀統計、檔案管理基本情況統計等各種統計臺帳。474定期進行庫藏檔案的清理核對和檢查，確保檔案齊全完整，帳物相符。5檢查與考核51本制度由祿勸供電有限責任公司辦公室負責檢查。52本制度的檢查結果按員工履職考核辦法及公司崗位動態管理辦法進行考核與獎懲。附1公司檔案管理網絡圖2公司文書檔案保管期限表3公司文書檔案歸檔范圍附1檔案管理網絡圖公司總經理（何鐵軍）辦公室主任（鄺松軍）檔案室（專職檔案員張宗翠）公司各職能部門附件2文書檔案保管期限表1總則為了提高文書檔案的科學管理，便于確定文書檔案的保管期限，進行鑒定工作，特制定本標準。2主題內容及適用范圍本標準規定了文書檔案的保管期限，保管期限分為永久（50年及以上）、長期（1650年）、短期（15年以下，按檔案管理新規定有關規定，一般不作歸檔，可作資料類留查）三種。本標準適用于我公司文書檔案保管期限。3引用標準或政策規定國檔發198742號文書檔案保管期限表序號項目名稱1黨代會、職代會、團代會會議文件11會議議程、參加會議人員名單、報告、決議、紀要、選舉結果、領導講話、提案、大會發言、討論通過的文件、重要的照片、錄音帶等文件材料（永久）12會議通知、討論未通過的文件、賀電、賀信、小組討論記錄（長期）辦公室電力營銷部安全監察部財務部輸變電管理所生產技術部客戶服務中心營銷稽查中心黨群工作部兼職檔案員阮艷媚兼職檔案員邵繼紅兼職檔案員吳榮菊兼職檔案員楊述燕兼職檔案員梅艷兼職檔案員李建偉兼職檔案員伍學秀兼職檔案員周全福兼職檔案員李昌存兼職檔案員李敏人事部城農網項目部調度所兼職檔案員楊華兼職檔案員梅躍華13參考文件、為會議服務機構的計劃、總結等（短期）2黨委會議記錄、經理辦公會議記錄（永久）3公司召開的工作會議、董事會、股東會、監事會、專業會議文件和有關材料31會議的報告、決議、總結、領導人講話、紀要、重要的照片、錄音帶等（永久）32會議通知、典型材料、發言稿、討論文件（長期）33會議的參考材料、小組記錄（短期）4上級電力部門召開會議的文件材料41本公司領導在會上的重要發言材料（永久）42會議的報告、總結、決議等文件（長期）43簡報、參考材料（短期）5上級機關頒發的決議、決定、指示、命令、景例、規定、批轉和通報等文件51針對本公司的（永久）52屬于普發的并需要貫徹執行的521重要的（長期）522一般的（短期）6上級機關下達的生產計劃、任務（長遠計劃、年度計劃和控制數字）（長期）7上級機關或有關機關對本公司及本公司對基層部門工作檢查形成的文件71重要的（永久）72一般的（長期）8本公司頒發的（包括與其他機關聯合頒發的）決定、決議、條例、規定、通報、通知等文件81政策性的、重大問題的、有歷史意義的（永久）82一般業務問題的（長期）9本公司的請示與上級機關的批復、基層部門的請示與本公司的批復91政策性的、重大問題的、有歷史意義的（永久）92一般業務問題的（長期）10本公司制成并反映主要職能活動的工作總結、報告、工作安排101重要的（年度、典型的）（永久）102一般的（長期）11本公司調查研究形成的文件材料111重要的（典型的、系統的）（永久）112一般的（長期）12本公司與有關單位協商工作的來往文書121重要的（長期）122一般的（長期）13本公司編制的各種計劃、規劃131長遠的、年度的（永久）132季度、月份的（長期）14本公司編制的各種統計報表、資料141年度和年度以上的、典型的、專題的（含名冊）（永久）142季度、月份的（長期）15本公司黨、團、工形成的文件材料151工作報告、總結、會議紀要、主要統計材料（永久）152一般工作中形成的（長期）16本公司處理信訪形成的有關材料161重要的來信來訪記錄、處理結果、復信（永久）162一般的來信來訪記錄、處理結果、復信（長期）17本公司干部任免文件171上級或本公司批準的（永久）172備案的（長期）18本公司干部、職工的獎勵、處分決定181上級或本公司批準的（永久）182備案的（長期）19本公司干部、職工的錄用、轉正、定級、調整、評定職稱、退職、退休、離休、撫恤、死亡等有關材料（永久）20干部、職工的轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根（長期）21本公司機構成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件211上級或本公司批準的（永久）212備案的（長期）22本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音帶等（永久）23本公司財產、物資、檔案等的交接憑證（永久）24本公司編輯的公開的或內部出版物（永久）25本公司在外事活動中形成的文件材料251請示、報告、計劃、總結、重要簡報、會議記錄、照片等（永久）252一般的來往文書、簡報（長期）253具體事務性文件（如贈送禮品、宴會的安排）（短期）26公司在國內簽訂的具有重要意義的條約、儀定書、協議、合同、換文及有關材料或與外國簽訂的條約、儀定書、協議、合同、換文及有關材料261正本、副本（永久）262談判過程中形成的文件2621重要的（長期）2622一般的（短期）27同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司主管業務，但需要貫徹執行的條例、規定、通知等（長期）28基層部門報送的工作總結、報告281典型的、重要的、年度的（長期）282一般的（短期）29基層部門送來的統計報表291年度和年度以上的（長期）292季度和月度的（短期）注本表所列“重要的”是指方針政策性或重大問題的，具有科學歷史價值的文件材料；“一般的”是指一般業務問題、科學任何價值不大的文件材料。附件3文書檔案歸檔范圍結合公司實際和檔案管理的相關規定，公司檔案實行一級分類歸檔，不再作細分到下級分類。0黨群工作綜合01黨群工作綜合02黨務工作綜合020黨委工作計劃、總結021黨委會、民主生活會、政工會議記錄、報告含黨委學習中心組學習記錄022黨員大會、黨員代表大會文件023黨委指示范決定、報告、通知024黨委調查研究形成的材料025黨委專題總結、報告在如清查、核查、兩清工作026爭先創優和表彰先進027機要、保密工作028信訪工作材料029黨務工作大事記03組織工作030組織工作計劃、總結、規定、通知等031組織設置機構級別、待遇、領導關系變動、啟用印信等032黨員管理組織生活、組織關系介紹信及存根、黨籍、黨齡033整黨建黨思想、組織、作風整頓,黨員入黨、轉正034干部管理黨內干部任免、選舉、審查、考核、考績、黨委領導分工035黨費管理039統計、報表、簡報、黨員名冊將要求填寫報表的通知和說明等入此，并根據不同保管期限組卷。各三級類目9相同04紀檢工作040紀檢工作計劃、總結041紀檢會議記錄043關于紀檢工作的指示、通知、報告、會議紀要等案件處理規定043黨風建設含黨政干部違紀044黨員民生評議材料045案件處理和處分046紀檢信訪工作材科049統計、報表、簡報05宣傳、統戰工作050宣傳工作計劃、總結051宣傳工作的指示、通知、會議紀要052黨員輪訓和黨課計劃、小結、教材053理論學習、時事政策教育和精神文明建設含政治思想且作會議054反映本單位活動的剪報、廣播稿、輩單位辦的報刊058統戰工作文件059統計、報表、簡報06工會工作060工會工作計劃、總結、通知、會議紀要等061工會會議記錄、職代會、工代會文件062組織工作機構設置、干部任免、會員管理等063企業民主管理和班組建設含干部評議、合理化建議等材料064職工教育065勞動競賽和評選勞模、先進材料表彰廠、局和領導班子、行政各部門競賽評比及辦法均入此，表彰外單位的入各專業，如農電、三電066工會財務管理067勞保福利職工休養入此068文體、宣傳和女工、調解工作069統計、報表、簡報07共青團、青年工作070團、青工作計劃、總結071團委會議記錄、團代會文件072團、青工作的規定、通知073組織工作機構設置、干部任免074團員管理組織生活、組織關系介紹信及存根、團籍、團員處分075團費管理076青年工作077競賽比武和評比先進材料評選優秀團員、團干部、新長征突擊手等078文體、宣傳活動材料079統計、報表、簡報、團員名冊08協會、學會工作政治思想工作研究會、電機工程學會、企協、科協、文協、體協等080年度工作計劃、總結081機構、章程、會員管理082協會、學會工作的通知、規定合技術咨詢服務的規定、評比先進等083年會活動和論文084技術咨詢服務的合同、協議085刊物089統計、報表、簡報、名冊1行政管理11行政管理綜合12行政事務120行政工作計劃、總結、通知、規定、辦法等含各行政科室、部門工作計劃、總結各專業的工作計劃、總結入專業121和本公司、局長經理辦公會、行政辦公會、生產（計劃）調度會記錄、紀要、決定含廠、局分工122廠長負責制、任期目標和長遠規劃文件123企業整頓、企業升級等企業管理、行業管理文件內部承包、廠規廠法、單項升級及辦法、雙文明建設、達標等入此下屬單位單項升級入各專業124王商行政管理、法律事務含企業登記,經濟合同、協議、營業執照和各項證書125廠簽報單各科室、車間給廠部的報告和批復126文秘、機要、保密工作文書處理、印信、無線電管理等127信訪工作和人大、政協提案的答復128修志工作、大事記129簡報全廠（公司簡報入此，各專業簡報入各專業類各三級類目9號均可有簡報130董事會、股東會、監事會13武裝保衛130機構設置、干部任免如經濟民警配備131民兵、征兵和人防工作132治安管理危險物品、槍支彈藥、交通管理、內部治安、戶口管理、電力設施保護等133消防工作134刑事案件處理及歷史案件復查135保衛工作的通知、規定、辦法等139統計、報表、簡報、名冊14監察140監察工作計劃和總結141監察會議記錄142監察工作的指示、通知、報告、會議紀要143行業作風、廉政建設和優質服務144案件處理和處分材料149統計、報表、簡報15醫療衛生150醫療衛生工作的計劃、總結、通知、規定151衛生宣傳、防病、治病152計劃生育159統計、報表、簡報16后勤福利160后勤福利工作的通知、規定、會議紀要161辦公用房管理162職主住房分配與管理163生活管理食堂、洛室、招待所、托兒所、幼兒園管理164車輛管理行政、生產豐輛管理均入此165綠化管理166用水、用電、用汽管理169統計、報表、簡報17外事工作170外事活動的計劃、總結171外事工作的通知、規定172接待工作2經營管理21經營管理綜合22計劃統計220生產、基建計劃、總結及計劃調整基建工程下馬入此221計劃管理規定、通知等222技術經濟指標完成情況分析223月度計劃任務書或月度作業計劃228統計工作含工業普查、房屋普查等229統計報表及統計資料匯編（固定資產報表入此23物資管理230年度物資分配計劃舍采購計劃231物資管理的通知、辦法、規定232重要物資供應文件招標、投標、合同、協議、來往函件233儲備定額管理234物資價格管理235倉庫管理含清倉利庫239統計、報表、簡報24用電營業注241、244可按實際情況,實行二級管理240用電營業的計劃、總結、規章、通知、會議紀要等含供用電規則、用戶電氣設備安裝規程等241電力分配及負荷管理合用電構成、用電分析、主要產品耗電定額、例供電等242電費、電價、熱價管理243三電管理安全、節約、計劃用電244用電監察及重要用戶管理重要用戶名單、用戶重大事故、供用合同、協議等245業擴與用電貼費246集資辦電與加工電管理247余熱發電和小水、火電管理249統計、報表、簡報25農村電網和農電管理250農電規劃、計劃、目標管理、總結251農電管理的規定、通知、會議紀要252農村電網整改253農電工管理與農電聯站254農電經費、物資管理255農村電氣化、標準鄉建設256農電安全259統計、報表、簡報26產品銷售260銷售計劃、總結261管理的規定、通知262產品銷售合同、協議、函件263市場分析和用戶調查264廣告宣傳265售后服務269統計、報表、簡報27種經營與協作聯營270多種經營計劃、總結、報告271發展、整頓集體企業的通知、規定272集體企業機構設置和經營項目更改機構成立、撤銷、更名、工商行政登記等273集體企業財務管理文件274集體企業勞資管理文件275協作聯營的規定、通知中外合資入此276協作聯營的合同、協議、函件279統計、報表、簡報3生產技末管理31生產技術綜合32規劃基建管理320長遠規劃含城網發展規劃321勘測設計管理資格認證、設計招標、投標等323基建工程管理的規定、辦法等征、租土地、建筑市場管理等324工程項目管理注本單位不立項，對下屬單位項目的批復與請示325工程概、預算定額管理規定及外包管理含外包隊伍資格認伍、招標、投標、外包合同326企業定額含預算、資金、消耗材料、工具定額329統計、報喪、簡報33生產管理330設備技術管理設備可靠性管理、設備評級與可調出力、設備異動、完善化、備品定額管理、固定資產管理規定331生產技術管理的通知、規定、辦法等332檢修、運行管理檢修三年滾動規劃、計劃、總結、技術改進措施、運行方式、電網、電壓、負荷管理、繼電保護設備更新改造、技術措施、零星購置334四項監督和過電壓保護金屬、絕緣、化學、儀表及其他生產技術監督和網絡活動335節能管理含節水、節電、節煤、線損336燃料管理含煤碼頭管理337帶電作業338水電站管理移民政策、水庫維護、抗震加固等339統計、報表、簡報34施工管理340施工及設備管理工作的計劃、總結含備品備件341施工調度會議、設備工作會議文件342施工及設備管理的規定、辦法、條例、通知等343設備訂購、報廢含設備選型、經濟效益預測、訂購合同349統計、報表、簡報35安全環保350安全技術管理通知、規定、通報、會議紀要等351安全技術措施、總結含事故措施、安全教育等352迎峰渡夏和防自然災害防汛、防臺風、防凍等353壓力容器管理354事故報告、調查分析含設備、人身、交通等非生產事故及障礙、未遂事故355特殊工種考核356環境保護的通知、規定、會議紀要357環保調查和污染治理含大氣、水、噪音污染及費用和賠償358粉煤灰綜合利用359統計、報表、簡報36科技管理360科技計劃、總結和長遠規劃361科技管理的通知、規定、會議紀要362科技管理合同、協議注針對具體項事的入科研檔案364現代化管理365專利管理366學術論文、出國考察報告、匯報、專題總結、專題材料369統計、報表、簡報37質量管理370全面質量管理規劃、計劃、措施、總結含工程質量規劃、措施、總結371全面質量管理辦法、規定、培訓、考試、檢查372工程質量監督辦法、規定、通知、考核373產品與工程創優材料374產品、工程質量回訪及反饋375QC小組活動376質量保證系統QA文件材料379統計、報表、簡報38標準計量380標準工作文件381計量工作文件含計量收費協議等382生產技術規范上級和本單位以零散文件發的規程、制度、條例、辦法等入專業,經過二次加工的入此383本企業技術標準384本企業管理標準385本企業工作標準389統計、報表、簡報39信息工作390關于信息工作的通知、規定等391計算機應用和管理的通知、規定等392本企業編制的計算機軟件、盤片材料注分庫保管393檔案工作394圖書資料工作395情報工作399統計、報表、簡報4財務審計41財務審計綜合42財務管理420財務管理制度、規定、辦法、通知各種補貼標準亦入此421流動資金核定、結算422固定資產的新增、報廢、調撥含清產核資、設備保險423專項資金前提取、分配更改、大修、科技資金、福利、獎勵基金等424生產財務和成本含財務收支計劃、經濟分析、增收節支、利潤、年度財務決算等425基建財務426稅收合財政、稅收、物價大檢查、能源、交通建設基金、預算調節基金、教育基金等427價格管理電價、熱價、煤運加價428債券、國庫券的認購429控購、費用開支含養路費、過橋費等43會計帳務430報表431帳冊432工資單433憑證434會計檔案移交、銷毀消冊44審計工作440審計工作的通知、規定、計劃、總結等441專頂審計的通知、報告、結論、決定、證明材料各專項審計應分開立卷,概、預算審計入工程442下級報送備案的審計文件材料449統計、報表、簡報5人事勞資51人事勞資綜合52機構、編制520機構設置成立、撤銷、合并、更名、改變隸屬關系、級別等,各種行政的臨時機構亦入此,各專業人員如審計員任取入各專業類521編制53人事管理530干部管理的規定、辦法、通知等531干部待遇工資、級別、落實知識分子政策532干部教育培訓533干部調配和人才交流大中專畢業生分配、軍隊轉業干部安置、干部調動介紹信存根534干部考察、審查含出國人員政審535平部獎懲536干部任免、聘任、選拔、錄用含后備干部培養537干部離、退休、退職及其待遇含離休干部申報表、審批材料538干部職稱評定、職務聘任539統計、報表、簡報、干部名冊、離休干部名冊54勞動管理540勞動管理的規定、辦法、通知541勞動定額和勞動指標申請、就業工人招聘錄用、含合同工、臨時工、退役，人員安置、農轉非542調配含職工調動介紹信及存根、工資轉移證、廠內調動通知單543退職、退休規定、名單、審批表含辭退、留職停薪544各級崗位責任制、經濟責任制的材料545班組建設和技師評聘含班組長和重要崗位人員的任免546獎懲547安全生產含勞動保護548勞務出口549統計、報表、簡報、職工名冊55工資管理550勞動工資計劃、總結、會議紀要551工資管理、工資改革含調資、定級、工資計件、落實政策補發工資、職工獎勵性調資升級及調動后待遇、規定也入此552獎金、津貼553勞動保險、福利含勞保統籌56教育培訓560教育計劃、規劃、總結、通知、規定、辦法等561教育經費562學校教育管理含大、中、小學,職工技術教育等563職工技術培訓和繼續教育569統計、報表、簡報文書檔案管理制度1范圍本制度適用于祿勸供電有限責任公司文書檔案管理工作。2規范性引用文件下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵根據本制度達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。中華人民共和國檔案法國有企業文件材料歸檔辦法（檔發20044號）歸檔文件整理規則（DA/T222000）云南電力集團公司文書檔案整理辦法（云電集辦200454號）3管理職能祿勸供電有限責任公司文書檔案管理職能部門為公司辦公室。4管理內容與要求41歸檔范圍411凡我公司在工作活動中形成的文書材料，包括收文、發文、收電、發電、底稿、內部文件、工作計劃、總結、統計報表、重要會議記錄、各種合同、協議、出版物原稿等，均由各部門統一收集歸檔。412凡與本公司業務工作有關的資料。42歸檔原則421總的要求是遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。422歸檔文件材料種類、份數以及每份文件的頁數應齊全完整。423歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一卷，不得分開，文電應合一立卷。424卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后。425歸檔文件以“件”為基本整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；收文的文件處理單與收文為一件；原件與復制件為一件；多種文字形成的同一文件各為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；轉發文與被轉發文各為一件；來文與復文各為一件（包括請示與批復、報告與批示、函與復函等）；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。簡報一期一件或幾期一件。會議文件原則上每份文件為一件，一般會議可視情況作為一件。會議記錄原則上一次會議為一件，也可一本（冊）為一件。43文書檔案的整理431歸檔文件的分類，遵循歸檔文件整理規則中的分類原則，并結合本公司的實際情況，采用“年度機構（問題）保管期限”或“年度保管理期限”分類法。432不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議形成的文件材料歸在會議閉幕；跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料歸在結案年；其他文件材料的立卷按有關規定執行。433歸檔文件應以件為單位按照其排列順序編寫件號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號應在分類方案的最低一級類目內，按文件排弄順序從“1”開始標注。裝訂材料可選用不銹鋼釘書針、棉線進行裝訂。433歸檔文件目錄的打印裝訂。按照機構（問題）或保管期限的方式由計算機軟件自動形式，然后打印出完整的，符合自己查詢要求的歸檔文件目錄并裝訂成冊。433卷內備考表要標明案卷內文件的件數、頁數及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。44檔案的管理441存放檔案的庫房門窗應牢固，室內整潔，在保管中應做到防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫，室內嚴禁煙火和存放易燃物品。442每年應對文書檔案的保管狀況進行全面檢查，并作記錄，發現問題要及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。45檔案的利用451工作人員因工作需要借閱時，須辦理借閱手續，方可借閱與業務有關的檔案材料。452外單位人員借閱，需持單位介紹信，并注明借閱范圍、借閱目的、借閱時間，重要檔案需經公司領導同意方可借閱。453檔案是反映公司歷史面貌的原始依據，各單位、個人在借閱檔案時應愛護檔案，保護檔案的完整與卷面整潔，不得任意涂改或拆裝。454一般每次限借一卷檔案，特別情況經領導同意根據需要而定，每次借檔時間最長不得超過一周，借檔人請假或出差三天以上，應將所借檔案歸還。455借閱人員必須嚴格執行保密制度，不得將檔案帶回家或轉借，不得將檔案內容泄露給無關人員，不得擅自復印或摘抄機密檔案。456如因特殊情況需復印文件時，應說明理由，經檔案員審核不是禁止復印的檔案材料，并經經理工作部主任批準方可復印，復印件交兼職檔案員保管。457借閱檔案時，應清查卷、份、頁數，歸還時應當面清點，經查無誤后才能簽收。發現檔案損壞、散失、泄密等現象，應及時匯報，追查當事人責任。458各部門（個人）借閱檔案必須按此規定辦理借閱手續，對不按此規定借閱檔案者，檔案人員有權拒絕借閱檔案，否則追究檔案管理人員責任。46檔案的鑒定461根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本單位檔案的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判斷檔案的存毀。462檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。4621凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司電力建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案應永久保存。4622凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案應長期保存。4623凡是在較短時間內對公司有參考利用價值的檔案應短期保存。4624凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。463鑒定工作由主管領導、檔案員和有關部門專業人員參加的鑒定小組直接進行鑒定。464鑒定工作應定期進行，具體時間視實際需要而定。465檔案通過鑒定，要達到保管期限準確，質量達到標準要求。如鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。47檔案的銷毀471對不立卷歸檔的“三密”文件必須逐件登記造冊，經鑒定小組鑒定，請求有關領導批準后銷毀；對超過保管期限的檔案應進行鑒定，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經領導批準后銷毀。472銷毀時，在指定地點，并派專人監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。5檢查與考核51本制度由祿勸供電有限責任公司經理工作部負責檢查。52本制度的檢查結果按員工履職考核辦法及公司崗位動態管理辦法進行考核與獎懲。圖A歸檔章式樣（全宗號）（年度）（室編件號）（機構或問題）（保管期限）（館編件號）注標有“”號的為選擇項，下同。尺寸單位MM表A歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注表B備考表盒內文件情況說明整理人檢查人年月日檔案接收制度在公司經營管理活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按相關的檔案歸檔范圍和其它檔案管理辦法的有關規定執行。1在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，根據公司檔案管理標準的規定，按照檔案集中統一管理和分級保管的原則，定期接收公司各職能部門所形成的，具有永久、長期保存價值的各種門類、各種載體的檔案，建立內容豐富，結構合理的室藏體系。2檔案接收工作由經理工作部檔案室負責，做好檔案接收前的調查了解指導檢查工作。3進室檔案要做到保持全宗的完整性和時間的連續性；檔案的立卷（歸檔）、裝訂、編目達到規范要求；填寫立卷說明，編制檢索工具；照片、音像檔案要有文字說明。4各職能部門專（兼）職檔案員負責各部門檔案資料的收集和整理，并按規定移交綜合檔案室歸檔。5檔案移交到綜合檔案室時，移交部門或個人必須填寫檔案移交清冊一式兩份，綜合檔案室與移交部門或個人必須嚴格辦理交接手續，按照清冊清點核對檔案數量，雙方在移交清冊上簽字蓋章。交接文據各自保留一份。6對不按照檔案法及有關規定，拖延或不移交應進室檔案的部門和個人，要做好宣傳說服工作，使之能按規定移交綜合檔案室；對拒不移交者，要依法追究法律責任。7注意對檔案材料的審核主要審核兩個方面即檔案材料的真實性和檔案材料的完整性。8接收時間及程序81公司各部門次年二月底前將預立卷及歸檔的文件材料移交經理工作部檔案室。82基建項目在竣工驗收后歸檔。83大型儀器設備在驗收后歸檔。84會計檔案每年十月底以前移交（保存兩年后）。85刊物檔案次年二月底前立卷移交。86聲像檔案次年二月底前移交（錄音、錄像、題辭、照片）。87人事檔案進行實時收集、整理管理。88研究生畢業論文在答辯后移交。89公開發表的論文次年二月底前移交。檔案整理制度案卷質量總的要求是遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點1歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。2在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應合一歸檔。3不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復，放在復文年歸檔；沒有復文的，放在請示年歸檔；跨年度的規劃放在針對的第一年歸檔；跨年度的總結放在針對的最后一年歸檔；跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔；非訴訟案件放在結案年歸檔；其它文件材料的歸檔應按有關規定執行。4歸檔文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件材料在前，依據材料等在后；其它文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。5歸檔文件材料應按排列順序，依件編寫頁號。科技文件材料排列要求文字在前，圖紙在后，各類藍圖要疊成“手風琴”式，圖幅為四號圖，盡寸（210X297MM）C邊為5毫米，D邊為25毫米，標題欄露右下角。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、北面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的北面逐件編號。6永久、長期和短期檔案必須按規定的格式逐件填寫歸檔文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名但無實質內容的亦應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容；填寫的字跡要工整。歸當文件目錄由綜合檔案室統一留存。7聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。8有關歸檔文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置檔案盒尾。9盒內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔；10文書檔案盒脊、封面、備考表、歸檔章的格式按文書檔案歸檔辦法執行。其它門類和載體的檔案案卷格式應按有關規定執行。12整理檔案時，要考慮檔案的安全保管和保密及便于提供利用。檔案修改補充制度1對已歸檔的各類檔案，凡與實際不相符合，認為有必要進行修改補充的，均應進行修改補充。2檔案需要修改補充時，必須寫明修改補充的內容和原因，經所在部門負責人批準同意，方能進行修改補充。3檔案修改補充內容涉及多個專業或部門時，應由修改補充內容較多的部門主持，會同有關部門協商并會簽。4檔案修改補充內容少的，可直接在原件上修改，修改處要加蓋“修改核實”章。5檔案經修改補充后，將修改內容填寫在卷內備考表中，及時交回綜合檔案館，檔案人員應進行嚴格審查，并做好記錄。6要定期對庫藏檔案進行檢查，發現脫色、褪色等字跡模糊的現象，應進行修復或復制，情況嚴重時，立即采取補救措施7圖紙的修改補充71如因生產及工程建設的需要，對建筑設施等進行改動時，必須及時對已歸檔的底圖和藍圖進行修改或補充，以保證歸檔圖紙與實物相符，底