涂料銷售人員 培訓文件千萬別說：對不起，這是公司的規定顧客需要的是有品質的服務，企業要想提升服務品質，就應該讓員工有能力去做能令顧客滿意的事情，千萬別讓他們對顧客說出“對不起，這是公司的規定”這類的話來。在這個以服務產業為主的知識經濟時代中，企業都把服務掛在嘴邊，然而，服務就是顧客所需要的嗎？并不盡然，顧客所需要的是有品質的服務。有品質的服務，著重在提供服務人員的態度上：如果服務態度很好，顧客往往可以忍受產品上的一些小瑕疵；但是，顧客對于差勁的服務態度，卻是完全不能接受的。所以，企業應當要努力塑造一個服務性的企業文化，讓員工建立奉獻的心態，愿意自動自發地改進自己的服務品質，而不必有人天天叮嚀他們服務的準則。說到有品質的服務，應該涵蓋到企業內部各層面的業務，因為服務本身就是業務，是應當要永續經營不斷加以改善的。加拿大政府曾經針對公務人員士氣低落的原因加以研究，發現是因為他們無法自行決定組織的目標以及自己的角色，他們希望做點重要的事，能參與公共政策的決定，這是他們當初進入政府部門的本意，但是組織結構使他們無法如愿。同樣的道理，許多企業雖然花了很多資源訓練第一線人員改善服務方法，但仍無法解決服務不良的問題，原因出在公司的結構沒有改變，這是管理階層的責任。許多企業認為改變整個組織去迎合顧客的需要，代價太高了；但事實上，不如此即無法建立真正重視服務品質的文化，只是把服務當做一種例行公事在做罷了，其結果所付出的代價更高。迥然不同的有趣對照美國的一家旅館來了一位顧客，他看見柜臺服務人員胸前別著一枚印著“是的，我能”的胸章，覺得十分有趣，就問服務小姐是否可以送他一枚。不料，服務小姐回答說：“不，我不能！”然后又補充說：“這是上面規定必須配戴的，我沒有多余的胸章可以送您。”新加坡東方旅館的咖啡廳，常常擠滿了各方來的顧客，某天，有四位客人在略顯吵雜的咖啡廳洽談生意，因為耽心對方聽不到自己的聲音，以致四人談話的聲調愈來愈高。一位女服務生注意到這種情形，立刻打電話給客房部，要求撥一間客房給這四位客人使用。當時客房剛好有空，于是她就把客人請到房間里繼續談話，并且讓他們免費使用客房。把這兩個故事聯想在一起，實在是很有趣的對照。兩個故事都發生在旅館里面，故事的主角也都是站在第一線的服務人員，都是最基層的員工，為什么會有這么截然不同的表現？是什么原因造成他們的表現如此懸殊呢？第一位女主角，她的公司要她“能”，她卻“不能”。她沒有做到公司希望她做的事情，也沒有做到顧客期望她做的事情。她有錯嗎？錯在哪里？第二位女主角，她為什么會在那個“關鍵時刻”做那個“關鍵動作”呢？她有權力做這個決定嗎？她那樣做不是會使公司平白損失一筆收入嗎？在今天這個企業經營講求以顧客滿意為導向的時代里，企業要想使顧客滿意，必須使他的員工具備足以令顧客滿意的服務能力。可是，這種服務能力從何而來？企業員工服務顧客的能力，來自設備、技術和系統，系統包括作業流程、信息網絡、權責關系以及人員的態度，人員的態度又相當程度受到權責關系的影響。因此，本文要以內部權責關系做為探討企業員工服務能力來源的重點。授權是困擾而脆弱的一環授權在企業管理上是一個老生常談的問題，但卻也是企業經營管理上普遍最為困擾和脆弱的一環。即使連素以效率著稱的IBM公司，也曾經發生過顧客的一通電話，經過十六位員工轉接，每個人都很客氣地對待顧客，卻都無法解決顧客問題的糗事。這種事情在一般企業當中，應該更有可能發生。在快速、多變、競爭激烈的經營環境中，企業要想滿足顧客多元化的需求，必須使員工有迅速應變的能力，尤其是站在第一線與顧客直接接觸的員工。但是，大多數的基層員工，甚至許多中低階層主管都沒有獲得上級的授權，使他們缺乏彈性去應付顧客的需求。他們有責任，但是沒有權力。沒有權力的責任，缺乏必要的彈性，也就難以產生足夠的力量。如果有一家餐廳，規定顧客點菜后十五分鐘內必須上菜，一位服務人員發現，雖然每一位顧客都得到符合公司規定標準的服務，但仍有些顧客似乎覺得上菜不夠快，因而考慮是否該在顧客等待上菜時，送上一盤甜點以為安撫。沒有得到授權的員工，在這種情況下將不知所措。得到授權的員工，將會視顧客的反應而彈性因應。他會以顧客的滿意為重，而不是一心只想到遵守公司的規定，他不必耽心會為了取悅顧客而違反規定。授權，表示讓員工有能力去做能令顧客滿意的事情。充分授權的兩件要務企業如果希望他的員工擁有服務顧客的能力，就必須要充分授權。而在充分授權之前，必須先做好兩件事情。第一是除去不利于員工執行服務的各種障礙，其中最大的障礙是缺乏明確、可以實際體認的授權范圍。企業要為他的員工設定服務的標準，也應該同時有容許偏離標準的空間。換言之，就是要讓員工知道不必拘泥于規章表面的文字，要告訴員工標準是在正常情形下的指針，若遇有特殊情況，可以采取其它特別的行動。其次，企業應該要讓員工積極投入經營管理的過程。領導者要多聆聽員工的意見，讓他們參與變更工作場所和作業程序的決策，并且讓他們隨時知道事情的進展，以避免員工像瞎子摸象，或只是被動地應付上級交辦的工作。信任員工是企業成功必備的條件，而信任員工的具體做法，就是授予權利，使他們有充分的參與感。 今天在企業當中，假如有一位低階主管，在顧客明顯合理的要求下，逾越法定授權范圍，擅自決定退款給顧客，這種行為會受到責備，還是鼓勵？又假如，某一單位為了提升爭取業務的效率，不經既定的業務窗口而徑自對外報價，這種情形是否會被允許？ 本文無意探討這些舉例事件的對與錯。其實，在第一個故事當中，那位拒絕贈送胸章給顧客的服務人員，也并沒有錯，錯的是公司沒有授權給她，或者是沒有教育她應該要有的彈性。從這里導出一個企業今天應該要開始注意的問題，就是我們的企業文化和管理制度，應緊跟著經營環境變化的腳步而適時調整，以不斷提升員工的服務能力，并增進顧客的滿意程度。讓員工做了再說我和內人經常前往加拿大，來回的長途飛行，我們都優先選擇搭乘一家本國籍航空公司的班機，以便累積航程得以享有升等商務艙的權利。近兩年來我手上累積多張升等券，卻始終遞補不到商務艙的位子，也就無權使用機場內航空公司專屬的貴賓室。由于我家住高雄，往返加拿大和臺灣，皆須在桃園中正機場轉機，本來銜接中正機場與高雄機場的班機就少，去年美國九一一事件后更進一步刪減班次，使得在中正機場轉機的旅客，往往要等上四至六個小時，苦不堪言。為此，我兩度向航空公司機場貴賓室的服務人員提出要求，讓我以升等券交換進入貴賓室休息，卻都遭到拒絕。我為此投書民航局，經民航局轉來該航空公司的答復，仍然是“依規定不能同意我的請求”。像這樣僵化的規定，實在令我無法理解它的合理性，也反映出許多企業猶須在服務文化的建立或改革上加把勁。 一個企業要想提升服務品質，千萬不可讓員工對顧客說出“對不起，這是公司的規定”這類的話來。服務品質優良的公司，應該會鼓勵員工積極投入，聆聽他們的意見，讓他們參與變更工作場所及作業程序的決策，并且讓他們知道事情的進展。因為，他們比管理階層更懂得顧客的心理。也因此，企業應當鼓勵員工認真考慮顧客的每一項要求，只要合理、有可能做得到，員工就可以“做了再說”先去做對顧客有利的