會議信息管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會議信息的管理，確保會議信息的準確、及時、有效傳遞，提高會議效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.準確性原則：會議信息應真實、準確地反映會議內容和決議。2.及時性原則：會議信息應在規定時間內及時傳遞給相關人員。3.保密性原則：涉及公司機密的會議信息應嚴格保密，防止泄露。4.規范性原則：會議信息的記錄、整理、發布等應遵循統一的規范和標準。二、會議信息的分類與收集（一）會議信息的分類1.會議通知信息：包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。2.會議紀要信息：記錄會議討論的主要內容、決議事項、責任人和完成時間等。3.會議文件信息：如會議報告、提案、資料等相關文件。4.會議決議執行情況信息：跟蹤會議決議的執行進度、結果等。（二）會議信息的收集1.會議組織者負責收集：會議組織者應在會議前明確會議信息的收集要求，并在會議過程中及時記錄相關信息。2.參會人員協助提供：參會人員應按照會議組織者的要求，及時提供與會議相關的信息，如報告、提案等。3.其他渠道收集：對于一些重要會議，還可通過錄音、錄像等方式收集會議信息，但需事先征得參會人員同意。三、會議信息的記錄（一）記錄人員的確定1.一般情況下，由會議組織者指定專人負責會議記錄。2.對于重要會議或涉及多個部門的會議，可安排多人共同記錄，以確保記錄的全面性和準確性。（二）記錄要求1.準確完整：如實記錄會議內容，包括發言要點、討論過程、決議事項等，確保記錄準確、完整，不得遺漏重要信息。2.清晰明了：記錄應字跡清晰、語言簡潔、邏輯連貫，便于后續整理和查閱。3.使用規范：采用統一的記錄格式和符號，如使用規定的縮寫、代號等，確保記錄的規范性和一致性。（三）記錄方式1.手工記錄：可使用筆記本、會議記錄簿等進行手工記錄。2.電子記錄：可使用電子文檔、表格軟件等進行記錄，如使用Word、Excel等軟件制作會議紀要。電子記錄應及時備份，防止數據丟失。四、會議信息的整理（一）整理人員的確定會議記錄完成后，由記錄人員或指定的專人負責會議信息的整理。（二）整理要求1.內容提煉：對會議記錄進行梳理和提煉，突出重點內容，刪除無關信息，使會議紀要簡潔明了。2.邏輯清晰：按照會議議程和討論順序，對會議內容進行分類整理，確保邏輯清晰，層次分明。3.核對確認：整理后的會議信息應與原始記錄進行核對，確保準確無誤，并請會議組織者或相關參會人員進行確認。（三）整理內容1.會議紀要：根據會議記錄整理出會議紀要，包括會議基本信息、會議主要內容、決議事項、責任人和完成時間等。2.會議文件整理：對會議過程中產生的文件進行分類整理，如報告、提案、資料等，并按照文件編號或日期順序進行排列，便于查閱。3.會議決議執行情況整理：跟蹤會議決議的執行情況，將執行進度、結果等信息進行整理，形成會議決議執行情況報告。五、會議信息的審核與批準（一）審核人員的確定1.一般會議信息由會議組織者或其上級領導進行審核。2.重要會議信息或涉及公司重大決策的會議紀要，需經公司分管領導或總經理審核批準。（二）審核要求1.內容準確性審核：審核會議信息是否準確反映會議內容，決議事項是否明確、合理。2.格式規范性審核：審核會議信息的格式是否符合公司規定的標準。3.保密性審核：審核會議信息是否涉及公司機密，如有涉密內容，是否采取了相應的保密措施。（三）批準流程審核通過的會議信息，由審核人員簽字批準。對于需經公司分管領導或總經理審核批準的會議信息，應按照公司內部審批流程進行提交和審批。六、會議信息的發布（一）發布人員的確定會議信息審核批準后，由會議組織者或指定的專人負責發布。（二）發布方式1.內部辦公系統發布：將會議紀要、會議文件等信息發布到公司內部辦公系統，供相關人員查閱和下載。2.郵件發送：對于一些需要特定人員知曉的會議信息，可通過郵件發送給相關人員。3.張貼公告：對于一些重要會議信息或需要全體員工了解的會議內容，可在公司公告欄張貼公告。（三）發布范圍根據會議性質和內容，確定會議信息的發布范圍，確保相關人員能夠及時獲取會議信息。七、會議信息的存檔（一）存檔人員的確定會議信息發布后，由公司檔案管理部門或指定的專人負責存檔。（二）存檔要求1.分類存檔：按照會議類型、時間等進行分類存檔，便于查找和管理。2.長期保存：重要會議信息應長期保存，以作為公司決策、工作參考和歷史記錄。3.電子與紙質存檔相結合：同時保存電子文檔和紙質文檔，確保存檔資料的完整性和安全性。（三）存檔期限根據公司檔案管理規定，確定會議信息的存檔期限，一般為[X]年。存檔期限屆滿后，經公司檔案管理部門審核批準，可進行銷毀處理。八、會議信息的保密管理（一）保密責任1.所有接觸會議信息的人員都應承擔保密責任，嚴格遵守公司保密制度。2.會議組織者應在會議前明確會議信息的保密要求，并提醒參會人員注意保密。（二）保密措施1.限制訪問：對涉及公司機密的會議信息，應設置訪問權限，僅限相關人員查閱和使用。2.加密存儲：對于電子文檔形式的會議信息，應進行加密存儲，防止數據泄露。3.紙質文檔管理：對紙質會議文件應妥善保管，存放在安全的地方，防止丟失或被盜。4.禁止外傳：未經公司批準，嚴禁將會議信息泄露給公司外部人員。（三）違規處理對于違反會議信息保密規定的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。九、會議信息的查詢與使用（一）查詢權限1.公司員工可根據工作需要，按照公司規定的權限查詢會議信息。2.外部人員如需查詢公司會議信息，需經公司相關部門批準，并按照公司規定辦理查閱手續。（二）使用要求1.查閱會議信息應遵守公司相關規定，不得擅自復制、傳播或用于其他非工作目的。2.使用會議信息時應確保信息的準確性和完整性，不得對會議信息進行篡改或歪曲。十、會議信息的反饋與跟蹤（一）反饋機制1.參會人員對會議信息如有疑問或建議，應及時向會議組織者反饋。2.會議組織者應定期收集參會人員對會議信息的反饋意見，并及時進行整理和分析。（二）跟蹤措施1.對于會議決議事項，應明確責任人和完成時間，并建立跟蹤機制，定期檢查決議執行情況。2.會議組織者應