一種基于Excel的非手工模式會計核算系統重慶郵電學院 劉曜提要：本文主要介紹了在Excel上設計一種非手工模式會計核算系統的方法，其目的在于：一是為小企業提供一個簡單易用的會計核算系統，二是給出一個只需要企業提供“底層”數據即可方便地進行計算機審計的模式，三是希望有助于直觀地認識計算機處理數據的程序。關鍵詞：Excel會計核算系統 手工賬簿一 問題的提出至今，在我國會計核算軟件的設計中仍存在手工賬簿的“陰影”。在計算機應用的初期，會計軟件模擬手工設計，人們容易接納，這有一定的道理。但是，模擬手工賬簿設計的軟件存在以下問題：1為了模擬手工賬簿，設計顯得復雜；2在會計軟件中，人們仍習慣于按手工操作的憑證、賬簿和報表進行審計，忽視了利用計算機提高審計效率；3受手工操作的影響，不能正確認識計算機處理數據的程序。一般來講，會計核算需要提供以下數據：1所有會計業務發生的日期、摘要，涉及的會計科目，以及借（貸）方發生額；2任一會計科目的余額和發生額合計；3任一會計科目連續的數據變化情況（借、貸方發生額變化情況）；4會計報表數據。在手工操作下，第1項是通過填制憑證，而第2、3項是記賬，第4項是編制報表完成的。但是，既然目的是提供會計核算數據，在方式上則允許不同。下面會看到在Excel上可以容易地設計一個會計核算系統，提供這些數據。這一系統完全從計算機處理數據的特點出發，拋開了“手工賬簿”。二Excel非手工模式會計核算系統設計1“會計科目表”工作表設計將Excel的一張工作表命名為“會計科目表”，設計格式如圖1。AB1科目編號科目名稱23圖1 “會計科目表”工作表格式在“會計科目表”工作表輸入會計科目的編號及名稱，如圖2。AB1科目編號科目名稱2A1001現金3A1002銀行存款4A1501固定資產5A1502累計折舊6B2101短期借款7C3101實收資本8C310101實收資本A9C310102實收資本B10C3131本年利潤11E5502管理費用圖2 會計科目編號及名稱錄入示例注意圖2，在每一個會計科目編號前加有一個字母，其作用是便于分級匯總。“會計科目表”工作表的作用是提供系統使用的會計科目編號及名稱。2“憑證庫”工作表設計將Excel的一張工作表命名為“憑證庫”，設計格式如圖3。ABCDEFG1借方合計貸方合計2=SUM(F5:F1000)=SUM(G5:G1000)34日期憑證號摘要科目編號會計科目借方金額貸方金額56圖3 “憑證庫”工作表格式在該工作表F2、G2單元格設計有計算借（貸）方金額合計數的公式SUM，以檢驗借、貸方的平衡。公式中的參數1000是隨意確定的，可根據會計業務的多少更改，如設成50000。發生會計業務記錄如圖4。ABCDEFG1借方合計貸方合計219100019100034日期憑證號摘要科目編號會計科目借方金額貸方金額52004-1-11借入三個月期貸款A1002銀行存款10000062004-1-11借入三個月期貸款B2101短期借款10000072004-1-52提現A1001現金500082004-1-52提現A1002銀行存款500092004-1-103追加投資A1002銀行存款80000102004-1-103追加投資C310101實收資本A35000112004-1-103追加投資C310102實收資本B45000122004-1-314管理部門固定資產折舊E5502管理費用3000132004-1-314管理部門固定資產折舊A1502累計折舊3000142004-1-315結轉管理費用C3131本年利潤3000152004-1-315結轉管理費用E5502管理費用300016圖4 會計業務記錄示例“憑證庫”工作表的作用是提供所有會計業務發生的日期，摘要，會計科目，借（貸）方金額等。3“檢索標準”工作表設計將Excel的一張工作表命名為“檢索標準”，設計格式如圖5。A1科目編號23科目編號45科目編號6圖5 “檢索標準”工作表格式按“會計科目表”工作表的科目編號順序輸入科目編號，如圖6。A1科目編號2A10013科目編號4A10025科目編號6A15017科目編號8A15029科目編號10B210111科目編號12C310113科目編號14C31010115科目編號16C31010217科目編號18C313119科目編號20E5502圖6 建立檢索標準示例“檢索標準”工作表的作用是為下面介紹的“發生額合計及余額表”工作表中的數據庫求和公式DSUM建立檢索標準。4“發生額合計及余額表”工作表設計將Excel的一張工作表命名為“發生額合計及余額表”，表頭設計如圖7。ABCDEFGH1期初余額本期發生額期末余額2科目編號科目名稱借或貸金額借方發生額貸方發生額借或貸金額34圖7 “發生額合計及余額表”工作表表頭格式該工作表中的公式設計方法如下：首先，將“會計科目表”工作表各會計科目的“科目編號”和“科目名稱”復制到本工作表的“科目編號”和“科目名稱”欄下，并錄入（或從上期復制得到）期初余額。第二步，在“本期發生額”的“借方發生額”和“貸方發生額”欄下輸入數據庫求和公式DSUM，以求得各會計科目本期“借方發生額”和“貸方發生額”合計數。第三步，在“期末余額”的“金額”欄下輸入余額計算公式，以確定各會計科目的期末余額。第四步，在“期末余額”的“借或貸”欄下輸入條件公式IF，以確定各會計科目期末余額的方向。示例如圖810。ABCD1期初余額2科目編號科目名稱借或貸金額3A1001現金借4A1002銀行存款借5A1501固定資產借6A1502累計折舊貸7B2101短期借款平8C3101實收資本貸9C310101實收資本A貸10C310102實收資本B貸11C3131本年利潤平12E5502管理費用平13圖8 “發生額合計及余額表”工作表公式設計示例EF1本期發生額2借方發生額貸方發生額3=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A1:A2)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A1:A2)4=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A3:A4)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A3:A4)5=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A5:A6)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A5:A6)6=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A7:A8)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A7:A8)7=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A9:A10)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A9:A10)8=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A11:A12)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A11:A12)9=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A13:A14)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A13:A14)10=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A15:A16)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A15:A16)11=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A17:A18)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A17:A18)12=DSUM(憑證庫!A4:G1000,借方金額,檢索標準!A19:A20)=DSUM(憑證庫!A4:G1000,貸方金額,檢索標準!A19:A20)13圖9 續圖8GH1期末余額2借或貸金額3=IF(H3=0,平,借)=D3+E3-F34=IF(H4=0,平,借)=D4+E4-F45=IF(H5=0,平,借)=D5+E5-F56=IF(H6=0,平,貸)=D6+F6-E67=IF(H7=0,平,貸)=D7+F7-E78=IF(H8=0,平,貸)=D8+F8-E89=IF(H9=0,平,貸)=D9+F9-E910=IF(H10=0,平,貸)=D10+F10-E1011=IF(H11=0,平,貸)=D11+F11-E1112=IF(H12=0,平,借)=D12+E12-F1213圖10 續圖9現在以科目編號A1001對應的DSUM、IF和余額計算公式為例作進一步說明。DSUM有三個參數。第一個參數：憑證庫!A4:G1000，明確求和區域為“憑證庫”工作表的A4:G1000（其中1000可據需要修改）；第二個參數：借方金額 （或貸方金額），明確是對“借方金額” （或“貸方金額”）求和；第三個參數：檢索標準!A1:A2，明確是對科目編號為A1001的科目求和。公式IF(H3=0,平,借)的意義為，如果H3的值（A1001期末余額的金額）為0，則為平，否則為借。該公式中借或貸參數的確定原則為，余額一般在借方的科目設為“借”，如資產類、費用類；余額一般在貸方的科目設為“貸”，如權益類、收入類。公式“=D3+E3-F3”的意義為，A1001的期初余額加上借方發生額減去貸方發生額。該公式設置的原則為，余額一般在借方的科目設為“期初余額加上借方發生額減去貸方發生額”，余額一般在貸方的科目設為“期初余額加上貸方發生額減去借方發生額”。以圖4所示的會計業務，本期發生額合計和期末余額計算結果如圖11（期初余額需錄入或從上期的期末余額復制得到）。ABCDEFGH1期初余額本期發生額期末余額2科目編號科目名稱借或貸金額借方金額貸方金額借或貸金額3A1001現金借500050000借100004A1002銀行存款借470001800005000借2220005A1501固定資產借10500000借1050006A1502累計折舊貸700003000貸100007B2101短期借款平00100000貸1000008C3101實收資本貸150000080000貸2300009C310101實收資本A貸50000035000貸8500010C310102實收資本B貸100000045000貸14500011C3131本年利潤平030000貸-300012E5502管理費用平030003000平013圖11 本期發生額合計和期末余額計算示例圖11中“本年利潤”貸方金額為“3000”表示借方金額為3000。圖11中“實收資本”本期發生額采用的是分級求和（凡有子細目的科目均可類似分級求和，以提供各級明細指標）。“實收資本”（C3101）有兩個子細目“實收資本A”（C310101）和“實收資本B”（C310102）。從圖810中可以看出，“實收資本”一級指標按C3101求和（DSUM參數“檢索標準!A11:A12”為C3101所在區域），二級指標分別按C310101和C310102求和（DSUM參數“檢索標準!A13:A14”、“檢索標準!A15:A16”分別為C310101和C310102所在區域），其二級指標的合計數正好是一級指標數值。應當指出的是，該工作表中的公式可采用自動填充或復制方式方便地得到（參數需稍加修改）。“發生額合計及余額表”工作表的作用是提供所有會計科目的本期發生額合計，以及期初、期末余額。5會計報表工作表設計在“發生額合計及余額表”工作表提供了編制報表的發生額和余額，所以會計報表工作表只需按會計報表的式樣設計，數據通過公式從“發生額合計及余額表”工作表獲取即可。現以“資產負債表”工作表的設計為例。將Excel的一張工作表命名為“資產負債表”，按資產負債表的式樣設計格式如圖12（為簡略計，圖中只給出了貨幣資金的公式設置，其它項目公式設置可類似進行）。ABCDEF1資產負債表23資產期初數期末數負債及所有者權益期初數期末數4貨幣資金=VLOOKUP(A1001,發生額合計及余額表!A3:H500,4)+VLOOKUP(A1002,發生額合計及余額表!A3:H500,4)=VLOOKUP(A1001,發生額合計及余額表!A3:H500,8)+VLOOKUP(A1002,發生額合計及余額表!A3:H500,8)5合計合計圖12 “資產負債表”工作表格式該工作表中的B4、C4單元格設計有查找公式VLOOKUP，以在“發生額合計及余額表”工作表獲取現金和銀行存款的期初（末）余額。VLOOKUP(A1001,發生額合計及余額表!A3:H500,4)有三個參數。第一個參數：A1001，明確查找科目的編號（該參數是現金科目的編號，若設為A1002則為銀行存款）；第二個參數：發生額合計及余額表!A3:H500，明確查找區域為“發生額合計及余額表”工作表的A3:H500（其中500可據需要修改）；第三個參數：4，明確是查找科目編號為A1001的期初余額（若設為8，則為期末余額）。“資產負債表”等會計報表工作表的作用是提供會計報表數據。三系統使用與維護1系統使用（1）系統設計完成后，每月復制一個文件供該月會計核算使用。（2）當月的期初余額從上期的期末余額復制得到（注意粘貼時，選菜單“編輯/選擇性粘貼”功能，僅粘貼數值）。（3）發生會計業務，在“憑證庫”工作表錄入有關數據，系統將自動產生“發生額合計及余額表”工作表和“資產負債表”等工作表數據。（4）若要查詢會計業務，選擇“憑證庫”工作表。若要查詢任一會計科目的余額和發生額，選擇“發生額合計及余額表”工作表。若要查詢任一會計科目連續的數據變化情況（借、貸方發生額變化情況），在“憑證庫”工作表使用菜單“數據/篩選/自動篩選”功能即可實現（圖13為圖4所示會計業務按科目編號A1002篩選的結果）。若要查詢資產負債表等會計報表，選擇“資產負債表”等工作表。ABCDEFG1234日期憑證號摘要科目編號會計科目借方金額貸方金額52004-1-11借入三個月期貸款A1002銀行存款10000082004-1-52提現A1002銀行存款500092004-1-103追加投資A1002銀行存款80000圖13 查詢會計科目數據連續變化情況示例2系統維護（1）系統文件可加密；（2）為防止無意中破壞系統格式設計，對表頭、公式等不輸入數據的單元格可進行保護；（3）系統可據需要在“會計科目表”工作表靈活增減會計科目，但應注意相應調整各工作表公式中的參數。四系統特點及適用范圍1系統特點該系統從會計核算最終信息的需要出發來提供會計數據，不受手工會計模式的影響。系統設計簡單，只利用了Excel的一些常用功能，不使用任何代碼（當然，如果讀