1,一、公文概述,（一）公文含義 （二）公文特點,2,（一）公文含義,1.公文定義：公文 (包括電報，下同)及公務文書，是國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 含義 ：作者的法定性； 法定的權威性； 效用的現實性； 體式和處理程序的規范性。,3,（二）公文特點,1政治性。 2實事求是。 3精簡、準確。 4及時、高效。 5安全、保密。,4,二、公文的分類,（一）分類 1.從公文的來源上分 分為收來文件（收文）；對外文件（發文）；內部文件。 2.從行文方向分 分為上行文；下行文和平行文（不相隸屬文件） 3.從機密程度分 分為公布文件；內部文件；保密文件。 4.從公文辦理時限分 分為平件；急件；特急件。,5,（二） 常用公文種類,常用公文種類包括 1、命令（令） 2、決定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通報 7、議案 8、報告、 9、請示 10、批復 11、意見 12、函 13、會議紀要,6,1、命令（令）,適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員 。 （1）類型 公布令、 行政令、 嘉獎令、 懲戒令、 撤銷令、 特赦令、 （2）特點： 內容重要 權威性強 強制性大,7,2、決定,適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。 （1）類型 法規政策性決定 重要事項和重大行動的決定 獎懲性決定 （2）特點 嚴肅性、 明確性、 說理性,8,3、公告,適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項 。 （1）類型 重大事件公告 法定公告 單位重要事項公告 （2）特點 內容重要 對象廣泛 制發機關級別高,9,4、通告,適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。 （1）類型 制約性通告 周知性通告 （2）特點 法規性 周知性 實務性 行業性,10,5、通知,適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員 。 （1）類型 批示性通知。 指示性通知。 法規性通知。 政策性通知。 貫徹性通知。 頒布性通知。 任免通知。 會議通知。 一般性通知。 （2）特點 知照性。通知的主要功能在于知照。 廣泛性。通知的廣泛性表現在多方面。 時效性。通知有一定的時效要求。,11,6、通報,適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況 。 （1）類型 表彰性通報。 批評性通報。 情況通報。 （2）特點 告知性 教育性 政策性,12,7、議案,適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項 。 （1）類型 法律、法規案 重要事項案 機構改革、變動案 人事任免案 批準條約案 國民經濟發展計劃案，財政預算案 （2）特點 制作主體的法定性 內容的特定性 適時性 必要性和可行性,13,8、報告,適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問 。 （1）類型 工作報告 情況報告 建議報告 答復報告 報送報告 （2）特點 單向性 陳述性 事后性 即“事前請示，事后報告” 。,14,9、請示,適用于向上級機關請求指示、批準 。 （1）類型 請求指示的請示。 請求批準的請示。 請求批轉的請示。 （2）特點 請示事項一般時間性較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的,否則會影響正常工作,因此時間性強。 應一事一請示。 一般主送一個機關,不多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級機關。 應按隸屬關系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應同時抄報直接主管部門。,15,10、批復,適用于答復下級機關的請示事項 。 （1）類型 審批性批復 指示性批復 （2）特點 行文的被動性 針對性 集中性和明確性 政策性和依據性,16,11、意見,適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （1）類型 規劃性意見 實施意見 具體工作意見 （2）特點 指導性 針對性 原則性,17,12、函,適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項 。 （1）類型 商洽事宜函， 通知事宜函， 催辦事宜函， 邀請函、 請示答復事宜函， 轉辦函， 催辦函， 報送材料函。 （2）特點 適用范圍廣泛 行文方向具有多向性 一般較短小，內容單一，,18,13、會議紀要,適用于記載、傳達會議情況和議定事項 。 （1）類型 辦公會議紀要 專項會議紀要 （2）特點 紀實性 概括性 指導性,19,（三）機關其他常用文書,1、規章制度類文書 2、計劃類文書 3、總結類文書 4、簡報類文書 5、合同類文書 6、記錄類文書 7、講話類文書,20,三、公文格式與稿本,（一）公文格式 包括公文的構成要素； 公文的排版形式； 公文的印裝要求。,21,1、公文的構成要素,公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分 。 眉首包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人； 主體包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件 ； 版記包括：主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期 。,22,（1）眉首,置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱公文眉首。 公文分數序號：即將同一文稿印刷若干份時每 份公文的順序編號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數字。 秘密等級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密；保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。,23,緊急程度：是對公文送達和處理的時限要求。 標注“特急”、“急件”；緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級定格標識在版心右上角第一行，緊急程度定格標識在版心右上角第二行。,24,發文機關標識：發文機關標識表明公文的作者，他是發文機關制作公文時使用的、規范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。居中紅色套印在文件首頁上端。聯合行文時，主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。,25,發文字號：發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。由發文機關代字、年份和序號組成。置于發文機關標識下空兩行，居中排布。 簽發人：簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發文字號右側。,26,（2）公文主體部分,置于公文首頁紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體。 公文標題：即對公文主要內容準確、簡要的概括。由發文機關名稱、公文主題和文種組成。除法規名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行。,27,主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關。標識在標題下空一行，左側頂格標識，回行時仍頂格。 公文正文：公文正文表述公文的具體內容。通常分導語、主體和結束語。在主送機關下一行，自然段空格，數字、年份不回行。,28,附件：附屬在公文正件之后，用以說明、補充正件的圖表、目錄、名單等文件材料。在正文之后注明附件順序、名稱，在正文下空一行左空兩行。 成文時間：指公文生效的時間。以領導人簽發的日期為準。標識在正文之下，右空4字。,29,公文生效標識：是證明公文效力的表現形式。一是發文機關印章；二是簽署。正式公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，均應加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。不得采用“此頁無正文”的辦法。,30,附注：是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、使用時注意的事項等。居左空兩字加圓括號標注在成文時間下一行。,31,（3）公文版記部分,置于公文主題詞以下的各要素統稱為版記。 主題詞：是揭示公文內容，提高公文檢索速度的規范化名詞或名詞性詞組。居左頂格標識，后標全角冒號，詞目之間空一字。 抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。在主題詞下一行，左空一字，標識“抄送”，后標全角冒號。,32,印發機關和印發時間：印發機關是印制公文主管部門，印發時間是公文的付印機關，在抄送機關之下，占一行位置，印發機關左空一字，印發時間右空一字，用阿拉伯數字。,33,2、公文的排版形式,是指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。 公文用紙幅面尺寸：采用國際標準A4型紙，210MM*297MM,公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙天頭37MM，公文用紙訂口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含頁碼） 公文書寫形式：從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“一”，第二層為（一），第三層為“1.） 第四層為（1）,34,字體字號：發文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度、主題詞用3號黑體字；主題詞的詞目用3號小標宋體字；發文字號、簽發人、主送機關、附注、抄送機關、印發機關、印發時間用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。,35,3、公文的印裝要求,雙面印刷， 頁碼套正， 兩面誤差不得超過2MM， 左側裝訂。,36,（二）稿本,公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制過程中形成的各種文字稿。 草稿：在定稿之前形成的文稿統稱草稿。 定稿：是經領導人簽發或會議討論通過的最后稿本。,37,公文文本是指公文定稿后根據需要形成的各種本子。 正本:公文正式文本。 副本：公文正本的復制本或正本的復份。 存本：留存備查的文本。 修訂本：對已發出規范類文件重新修改和補充的文本 試行本、暫行本：,38,四 行文規則,行文規則，是制發、辦理公文中必須遵循的基本準則。 第一，加強對文件傳遞過程的控制，使文件的行文方向正確，傳遞速度合理，保證文件準確、快捷地到達目的地； 第二，使機關之間相互行文有法可依、有規可循，以維護正常的行文秩序，防止行文紊亂； 第三，加強對文件數量的控制，精簡公文，簡化手續，以提高機關行政管理的效率。,39,（一）行文原則,行文應當確有必要，注重效用。 正確選擇主送機關與抄送機關 堅持“黨政分開”的原則,40,（二）行文方向,1、明確隸屬關系和職權范圍。 2、嚴格遵守限制條件。 3、按照劃定的范圍行文。 4、掌握聯合行文的要求。,41,（三）行文要求,1、部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。 2、對上行文的體式要從嚴把關。,42,五、公文處理,公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。 要求：實事求是； 必須準確； 必須及時； 必須安全。,43,（一）發文辦理,發文辦理是指以本機關名義制發公文的過程，包括： 草擬審核簽發復核繕印-用印登記分發等程序。,44,1、草擬公文,要認真學習與研究有關的政策法規 要認真領會機關領導的意圖。 要正確使用文種 引文、結構層次序數、計量單位、數字、緊急程度等一定要規范。,45,2、公文審核,公文送負責人簽發前，需經辦公廳（室）進行審核。,46,3、公文簽發,以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發； 以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發 簽發公文，簽批人應當明確簽署意見，并簽署姓名和時間 部門不應將代擬稿直接送本級機關負責人簽批。未經發文機關文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理簽發。,47,4、公文復核、繕印,公文復核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復審。 公文繕印是對已經簽發的公文定稿進行印制。,48,5、發文的用印,機關印章是代表機關職權的一種憑證和標志。,49,6、 登記、分送,登記是對一切發出公文進行的記錄。 分送是指從發文機關到收文機關的運行過程。,50,（二）收文辦理,收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括 簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦注辦等,51,1、簽收、登記,簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發給本機關、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現象；清點收件總數與清單是否一致；通知單或回執單標明的文題、編號、數量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回。,52,2、審核,審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。,53,3、擬辦 、批辦,擬辦是指秘書人員對來文應由那位領導審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領導同志批辦時參考的工作程序。 批辦是機關領導人對送批的公文所做的批示處理意見。,54,4、承辦 、注辦,承辦是指機關有關部門或有關人員對應辦復的文件根據領導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關鍵環節，也是具體解決問題的階段。 注辦是經辦人員在公文處理單上對承辦情況和結果的簡要說明。,55,5、催辦,為了加快文件處理速度，提高機關工作效率，對于送負責人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦。催辦工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，也可以配備專職的催辦人員。,56,六、 公文管理,公文管理的基本原則： 堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全,57,（一）公文管理的基本要求,1、統一接收。 2、建章立制，科學管理。 3、加強協調，多方配合。 4、嚴格保密，確保安全。,58,（二）公文管理的基本職責,1、翻印 2、公開發布 3、復印 4、撤銷 5、廢止 6、清退 7、銷毀 8、保密,59,七、公文歸檔,機關在工作活動中產生的文件，處理完畢后，由文件辦理人員整理，定期向檔案室移交集中保存，稱為歸檔。,60,（一）歸檔范圍,凡是列入公文整理范圍的文件，都需要歸檔。 1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件