AEO印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規范印章使用行為，有效防范風險，保障公司合法權益，特制定本制度。本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、全資子公司、控股子公司（以下統稱“公司”）。（二）定義1.AEO印章：指公司為滿足AEO（經認證的經營者）相關業務需求而專門設立、使用的具有特定用途的印章，包括但不限于AEO認證專用章、AEO資質證書章等。2.印章管理部門：指負責公司各類印章刻制、保管、使用、廢止等管理工作的部門，本制度中主要指行政部門。3.印章使用部門：指因工作需要使用印章的公司內部各部門。（三）基本原則1.合法性原則：印章的使用應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保印章使用行為合法合規。2.安全性原則：加強印章保管，采取必要的安全措施，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發生，保障印章安全。3.嚴肅性原則：印章使用應嚴肅認真，嚴格履行審批手續，確保印章使用的真實性、準確性和嚴肅性。4.責任明確原則：明確印章管理部門、使用部門及相關人員的職責，對印章使用過程中的違規行為追究相應責任。二、印章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.AEO印章由公司行政部門統一負責刻制。行政部門應根據公司相關決策及業務需求，提出印章刻制申請。申請時需填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規格、材質、用途等信息，并經公司法定代表人或其授權人批準。2.行政部門應選擇具有資質的正規印章刻制單位進行刻制。在刻制過程中，行政部門需對印章刻制單位的資質、信譽等進行審核，確保刻制的印章符合公司要求及國家相關規定。3.印章刻制完成后，行政部門應及時對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規格、材質、文字、圖案等是否與申請內容一致，印章是否清晰、完整、無瑕疵等。經驗收合格的印章方可啟用。（二）啟用1.新刻制的AEO印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，詳細說明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。經公司法定代表人或其授權人批準后，方可正式啟用。2.行政部門應將印章啟用信息及時通知公司內部各相關部門，明確印章的使用范圍、審批流程等要求。同時，應在公司內部辦公系統、公告欄等顯著位置發布印章啟用公告，確保全體員工知曉。（三）廢止1.當AEO印章因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因不再使用時，印章使用部門應及時填寫《印章廢止申請表》，詳細說明廢止原因及印章情況，并經部門負責人簽字確認后，報行政部門審核。2.行政部門對《印章廢止申請表》進行審核后，報公司法定代表人或其授權人批準。經批準后，行政部門應及時將廢止印章收回，并妥善保管。3.對于廢止的AEO印章，行政部門應定期進行清理和銷毀。銷毀時，應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、規格、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由行政部門負責人、監銷人等簽字確認。印章銷毀過程應進行拍照或錄像，留存相關資料以備查。三、印章的保管（一）保管部門及人員1.AEO印章由行政部門指定專人負責保管。保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理規定，嚴格遵守印章保管紀律。2.行政部門應根據印章使用情況及安全管理要求，合理安排印章保管人員。保管人員應相對穩定，如有變動，需及時辦理印章交接手續。（二）保管方式及要求1.AEO印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管設施內，實行雙人雙鎖保管制度。保險柜鑰匙由兩名保管人員分別保管，使用時需兩人同時在場開啟。2.印章保管場所應具備防盜、防火、防潮、防蟲等安全條件，確保印章存放安全。同時，應配備必要的監控設備，對印章保管場所進行實時監控。3.保管人員應妥善保管印章，不得隨意將印章轉借他人或帶出保管場所。如因工作需要攜帶印章外出，需經公司法定代表人或其授權人批準，并辦理相關借用手續。借用期間，保管人員應確保印章安全，使用完畢后及時歸還。4.保管人員應定期對印章進行檢查，查看印章是否完好無損，如有損壞或遺失，應及時報告行政部門，并采取相應措施進行處理。四、印章的使用（一）使用范圍1.AEO印章僅限用于與AEO相關的業務活動，包括但不限于AEO認證申請、資料提交、證書頒發、文件簽署等。2.嚴禁將AEO印章用于與AEO業務無關的其他事項。（二）使用流程1.申請：印章使用部門如需使用AEO印章，應填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印事項、用印文件名稱及份數、用印時間、用印人等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審核：《印章使用申請表》提交至行政部門后，行政部門應根據公司相關規定及審批權限，對用印申請進行審核。審核內容包括用印事項是否符合AEO業務范圍、用印文件是否合規、審批手續是否齊全等。對于不符合規定的用印申請，行政部門應予以退回，并說明理由。3.審批：經行政部門審核通過的用印申請，根據審批權限報公司法定代表人或其授權人批準。審批人應認真審查用印事項，確保用印行為符合公司利益和相關規定。對于重大事項的用印申請，審批人應進行充分的調查和研究后再行審批。4.用印：用印申請經批準后，印章保管人員應在指定地點、按照規定的用印范圍和用印方式進行用印。用印時，應確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遺漏。同時，應在用印文件的相應位置加蓋騎縫章，以確保文件的完整性和真實性。5.登記：用印完成后，印章保管人員應對用印情況進行詳細登記。登記內容包括用印日期、用印文件名稱、用印份數、用印人、審批人等信息。《印章使用登記表》應妥善保存，以備查詢和審計。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程進行用印審批時，印章使用部門可通過電話、郵件等方式向公司法定代表人或其授權人報告用印事項及原因。經同意后，可先行用印，但事后應及時補辦審批手續。2.對于涉及金額較大、風險較高或重要的AEO業務用印事項，公司可根據實際情況，要求印章使用部門提供相關的背景資料、風險評估報告等，以便審批人進行全面、準確的決策。五、印章使用的監督與檢查（一）內部監督1.行政部門應定期對AEO印章的使用情況進行檢查，檢查內容包括用印申請審批手續是否齊全、用印文件是否合規、用印登記是否完整等。對于檢查中發現的問題，行政部門應及時責令整改，并跟蹤整改情況。2.公司審計部門應定期對AEO印章的管理和使用情況進行審計，審計內容包括印章管理制度的執行情況、印章使用的合法性和合規性、印章保管的安全性等。對于審計中發現的違規行為，審計部門應及時提出審計意見，并督促相關部門進行整改。對違規責任人，應按照公司相關規定追究責任。（二）外部監督1.公司應積極配合海關等相關部門對AEO印章使用情況的監督檢查。對于海關等部門提出的整改要求，公司應及時落實，并將整改情況書面報告相關部門。2.公司應主動接受社會公眾的監督。如發現公司AEO印章使用存在違規行為，任何單位或個人均可向公司提出投訴或舉報。公司應及時受理投訴或舉報，并進行調查處理。對于經查實的違規行為，公司應嚴肅處理，并向社會公布處理結果。六、責任追究（一）違規行為界定1.未經批準擅自使用AEO印章的；2.超越審批范圍使用AEO印章的；3.使用廢止的AEO印章的；4.因保管不善導致AEO印章被盜用、冒用、丟失的；5.在AEO印章使用過程中弄虛作假、故意隱瞞事實的；6.其他違反本制度規定的印章使用行為。（二）責任追究方式1.對于違規使用AEO印章的部門或個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；造成公司經濟損失的，應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。2.對于因印章保管人員失職導致印章被盜用、冒用、丟失等情況發生的，保管人員應承擔相應的賠償責任，并視情節輕重給予相應的紀律處分；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。3.因印章使用部門或個人違規行為給公司聲譽造成不良影響的，公司