職工檔案關系管理制度一、總則（一）目的為了規范公司職工檔案關系的管理，確保職工檔案的完整、準確、安全，維護職工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工以及離職后仍在公司規定檔案保管期限內的職工檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：職工檔案內容必須真實反映職工個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現等情況。2.完整性原則：檔案材料應齊全完整，能夠全面反映職工的綜合素質和工作歷程。3.保密性原則：嚴格保護職工檔案信息，防止檔案內容泄露，確保職工隱私安全。4.規范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規和公司相關規定，按照統一的標準和流程進行操作。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善職工檔案關系管理制度，并組織實施。2.集中管理公司職工檔案，建立檔案信息數據庫，確保檔案資料的電子化存儲和查詢。3.負責職工檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、轉遞等工作，確保檔案的完整性和準確性。4.根據工作需要，為有關部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。5.負責審核職工檔案材料的真實性和合規性，對不符合要求的檔案材料及時進行處理。6.定期對職工檔案進行清查和核對，確保檔案信息與職工實際情況一致。7.負責與外部檔案管理機構（如人才市場、檔案局等）進行溝通協調，辦理職工檔案的托管、轉出等手續。（二）各部門職責1.負責本部門職工檔案材料的形成、積累和整理工作，并及時移交人力資源部門。2.協助人力資源部門做好職工檔案的審核、補充等工作，確保檔案材料的真實性和完整性。3.按照規定的程序和要求，辦理本部門職工檔案的查閱、借閱手續，并對檔案的使用情況進行監督。4.在職工崗位變動、離職等情況下，及時通知人力資源部門，配合做好檔案關系的調整工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、編號、上架等，確保檔案存放有序，便于查找。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發生。4.按照規定的流程和要求，辦理檔案的查閱、借閱、轉遞等手續，并做好記錄。5.協助人力資源部門對檔案材料進行審核、鑒別，對不符合要求的檔案材料及時提出處理建議。6.負責檔案信息的錄入和維護工作，確保檔案信息數據庫的準確和及時更新。三、檔案內容及分類（一）檔案內容職工檔案主要包括以下內容：1.履歷材料：個人經歷、學歷、學位、培訓經歷等相關材料。2.自傳材料：個人撰寫的反映自身成長經歷、思想變化等情況的材料。3.鑒定、考核、考察材料：包括年度考核、任職考核、專項考察等形成的材料。4.學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料：學歷學位證書、培訓結業證書、專業技術職務任職資格評審表、聘任文件等。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團審查等相關材料。6.黨團材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表、團組織關系材料等。7.獎勵材料：各級各類獎勵表彰決定、榮譽證書等。8.處分材料：違紀違規行為的處分決定、調查報告等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢報告、勞動合同、離職證明等。（二）檔案分類職工檔案按照以下類別進行分類管理：1.履歷類：主要存放個人經歷、學歷等相關履歷材料。2.考核類：集中保管各類考核、考察材料。3.黨團類：存放黨團關系及相關材料。4.獎懲類：收錄獎勵和處分相關材料。5.工資任免類：包含工資變動、職務任免等材料。6.其他類：涵蓋上述未涉及的其他可供組織參考的材料。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.人力資源部門負責定期向各部門收集職工檔案材料，各部門應指定專人負責此項工作，確保檔案材料按時、準確移交。2.職工個人應及時向所在部門提交與個人檔案相關的材料，如學歷學位證書復印件、培訓結業證書、獲獎證書等。3.在職工入職、崗位變動、離職等關鍵節點，相關部門應及時將涉及職工檔案的材料移交人力資源部門，確保檔案信息的及時更新。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到檔案材料后，應按照檔案分類標準進行整理。對每份材料進行核對，確保材料齊全、完整、真實、有效。2.去除材料中的金屬物，對破損、褪色的材料進行修復或復制。3.按照檔案裝訂要求，將每份材料左側對齊，采用三孔一線的方法進行裝訂，確保整齊、牢固。4.為每份檔案材料編寫頁碼，注明材料順序號，并在每份材料首頁右上角加蓋檔案章。5.填寫檔案目錄，詳細記錄檔案材料的類別、名稱、日期、頁碼等信息，確保目錄與檔案內容一致。五、檔案保管（一）保管場所公司設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案保管環境安全、整潔、適宜。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。2.嚴格控制檔案保管室內的人員進出，非檔案管理人員未經允許不得進入。確因工作需要進入的，應進行登記，并在檔案管理人員的陪同下查閱檔案。3.檔案保管室應保持清潔衛生，定期進行通風換氣，防止檔案霉變、蟲蛀等情況發生。4.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數據丟失。（三）保管期限職工檔案的保管期限根據國家有關規定和公司實際情況確定。一般情況下，在職職工檔案長期保管；離職職工檔案在離職后[X]年內保管，期滿后按照國家相關規定進行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱職工檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.人力資源部門負責人根據查閱目的和范圍進行審批，對于涉及職工隱私、重要機密等敏感信息的查閱申請，應嚴格控制。3.查閱檔案應在檔案保管室內進行，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。（二）借閱權限1.因工作需要借閱職工檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息。2.經所在部門負責人、人力資源部門負責人簽字同意后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題應及時報告并追究借閱人員的責任。（三）查閱與借閱記錄檔案管理人員應對檔案的查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號、歸還日期等信息。查閱與借閱記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案轉遞（一）轉遞條件1.職工因工作調動、辭職、退休等原因離開公司，需要辦理檔案轉遞手續。2.檔案轉遞應按照國家有關規定和接收單位的要求進行，確保檔案轉遞的準確性和及時性。（二）轉遞流程1.職工所在部門應在職工離職前通知人力資源部門，人力資源部門審核離職手續辦理情況后，確定檔案轉遞事宜。2.檔案管理人員根據接收單位的要求，填寫《檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案內容、轉遞原因、接收單位名稱及地址等信息。3.將檔案材料進行整理、核對，確保檔案材料齊全、完整。在檔案袋封口處加蓋檔案章，并在騎縫處簽字確認。4.通過機要交通或專人送取等方式將檔案轉遞給接收單位，并要求接收單位在《檔案轉遞回執》上簽字蓋章后返回公司人力資源部門。5.人力資源部門將《檔案轉遞回執》存入職工檔案，作為檔案轉遞的憑證。（三）特殊情況處理1.如接收單位要求通過郵政特快專遞（EMS）轉遞檔案，檔案管理人員應按照要求辦理相關手續，并留存快遞單號等信息。2.對于暫時無法確定接收單位或接收單位要求暫存檔案的情況，檔案管理人員應按照公司檔案保管規定，妥善保管檔案，并在規定期限內及時辦理檔案轉遞手續。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的職工檔案信息管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、查詢、統計、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應及時將職工檔案中的各類信息錄入檔案信息管理系統，確保信息的準確、完整。2.定期對檔案信息進行更新和維護，如職工崗位變動、工資調整、獎懲情況變更等，應及時在系統中進行修改，保證系統數據與實際檔案內容一致。（三）信息安全管理1.加強檔案信息管理系統的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止信息泄露。2.定期對系統進行數據備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。3.對涉及職工隱私和公司機密的檔案信息，應嚴格按照保密規定進行管理，嚴禁未經授權的訪問和使用。九、檔案審核與監督（一）審核機制1.人力資源部門定期對職工檔案進行審核，重點審核檔案材料的真實性、完整性、合規性。2.對于新入職職工的檔案，在入職前進行嚴格審核，確保檔案符合公司要求。3.在職工晉升、調薪、獎懲等關鍵環節，對檔案進行專項審核，為公司決策提供準確依據。（二）監督措施1.公司內部設立檔案管理監督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監督，發現問題及時整改。2.接受職工對檔案管理工作的監督和投訴，對于職工反映的問題，