電商采購訂單管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電商采購訂單管理流程，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有電商采購訂單的管理，包括但不限于商品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購訂單的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保采購活動的順利進行。3.及時性原則：訂單處理各環(huán)節(jié)應(yīng)及時響應(yīng)，提高采購效率。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，確保責(zé)任落實。二、訂單需求提出（一）需求部門職責(zé)1.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準(zhǔn)確提出電商采購需求，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.對采購需求進行初步審核，確保需求的合理性和必要性。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就采購需求進行溝通和協(xié)調(diào)，提供必要的技術(shù)支持和信息。（二）需求審批1.采購需求應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般需求由部門負(fù)責(zé)人審批；重大需求或涉及金額較大的需求，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。2.審批通過后的采購需求方可進入訂單創(chuàng)建環(huán)節(jié)。三、訂單創(chuàng)建（一）采購部門職責(zé)1.根據(jù)審批通過的采購需求，選擇合適的電商平臺和供應(yīng)商。2.在電商平臺上準(zhǔn)確創(chuàng)建采購訂單，錄入訂單信息，包括訂單編號、采購商品或服務(wù)明細(xì)、價格、交貨時間、交貨地點等。3.對訂單信息進行審核，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）訂單編號規(guī)則訂單編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于訂單的識別和管理。訂單編號格式為：[年份][月份][流水號]，例如：202305001。（三）訂單信息核對1.采購部門創(chuàng)建訂單后，應(yīng)與需求部門進行訂單信息核對，確保雙方對訂單內(nèi)容達成一致。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或需要變更，應(yīng)及時與需求部門溝通，并在電商平臺上進行修改。四、訂單審核（一）財務(wù)部門審核1.財務(wù)部門收到采購訂單后，對訂單金額進行審核，確保訂單金額在預(yù)算范圍內(nèi)。2.審核訂單付款方式、付款期限等財務(wù)條款是否符合公司規(guī)定。3.如發(fā)現(xiàn)訂單金額超預(yù)算或財務(wù)條款不符合要求，應(yīng)及時與采購部門溝通，提出修改意見。（二）法務(wù)部門審核1.法務(wù)部門對采購訂單中的合同條款進行審核，確保訂單內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。2.檢查訂單中的知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等是否明確，保障公司合法權(quán)益。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的法律風(fēng)險點提出修改建議，供采購部門參考。（三）審核結(jié)果處理1.經(jīng)財務(wù)部門和法務(wù)部門審核通過的訂單，方可進入執(zhí)行環(huán)節(jié)。2.如審核不通過，采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見及時修改訂單信息，并重新提交審核。五、訂單執(zhí)行（一）供應(yīng)商確認(rèn)訂單1.采購部門將創(chuàng)建好并審核通過的訂單發(fā)送給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單信息。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對訂單進行確認(rèn)，如無異議，則表示接受訂單條款。（二）采購跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按訂單要求執(zhí)行，應(yīng)及時要求供應(yīng)商整改，并采取相應(yīng)的措施確保訂單按時完成。（三）交貨驗收1.貨物到達公司后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收。2.驗收部門按照訂單要求對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收合格后，驗收部門應(yīng)出具驗收報告。六、訂單變更（一）變更申請1.在訂單執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更訂單信息，需求部門應(yīng)填寫訂單變更申請表，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.訂單變更申請表應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。（二）變更通知1.采購部門收到經(jīng)審批通過的訂單變更申請表后，及時通知供應(yīng)商訂單變更信息。2.供應(yīng)商應(yīng)確認(rèn)訂單變更內(nèi)容，并按照變更后的要求執(zhí)行訂單。（三）變更記錄采購部門應(yīng)將訂單變更的相關(guān)信息進行記錄，包括變更申請表、審批意見、變更通知等，以便后續(xù)查詢和追溯。七、訂單付款（一）付款申請1.采購部門根據(jù)訂單執(zhí)行情況和驗收報告，在規(guī)定時間內(nèi)填寫付款申請表，提交給財務(wù)部門。2.付款申請表應(yīng)包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息。（二）付款審批1.財務(wù)部門收到付款申請表后，對付款信息進行審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款方式符合公司規(guī)定。2.付款申請表按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，一般付款由財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；金額較大的付款需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門按照付款申請表中的信息進行付款操作。2.財務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商核對付款信息，確保付款到賬。八、訂單結(jié)算（一）定期結(jié)算1.采購部門定期與供應(yīng)商進行訂單結(jié)算，核對訂單執(zhí)行情況、付款情況等。2.結(jié)算完成后，采購部門應(yīng)編制訂單結(jié)算報告，提交給財務(wù)部門。（二）財務(wù)結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購部門提交的訂單結(jié)算報告，進行財務(wù)結(jié)算工作。2.財務(wù)結(jié)算應(yīng)確保賬目清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，與供應(yīng)商的結(jié)算金額一致。九、訂單檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集訂單管理過程中的各類文件和資料，包括訂單需求申請、訂單創(chuàng)建記錄、訂單審核意見、訂單執(zhí)行情況記錄、訂單變更記錄、付款申請及審批文件、驗收報告等。2.檔案收集應(yīng)及時、完整，確保訂單管理相關(guān)信息的全面性。（二）檔案整理1.采購部門對收集到的訂單檔案進行整理，按照訂單編號順序進行分類存放。2.每份訂單檔案應(yīng)包括訂單相關(guān)的各類文件資料，并進行編號和標(biāo)注，以便于查找和查閱。（三）檔案保管1.訂單檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防潮、防火的檔案柜中。2.明確檔案保管期限，按照公司檔案管理制度的要求進行保管。一般訂單檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時應(yīng)遵守檔案保管部門的規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。十、訂單績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：評估采購訂單的實際采購價格與預(yù)算價格的差異，計算采購成本節(jié)約率或超支率。2.交貨及時性：統(tǒng)計供應(yīng)商按時交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，評估交貨及時性。3.采購質(zhì)量：根據(jù)驗收報告，統(tǒng)計驗收合格的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，評估采購質(zhì)量。4.供應(yīng)商合作滿意度：通過問卷調(diào)查或供應(yīng)商評價等方式，收集供應(yīng)商對與公司合作的滿意度評價。（二）評估周期訂單績效評估每[X]月進行一次，對采購訂單管理的各項指標(biāo)進行綜合評估。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)訂單績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員和供應(yīng)商進行表彰和獎勵。2.對存在問題的采購訂單進行分析，查找原因，制定改進措施，不斷優(yōu)化訂單管理流程。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對電商采購訂單管理情況進行審計，檢查訂單管理流程是否合規(guī)，各項制度是否執(zhí)行到位。（二）日常監(jiān)督采購部門負(fù)責(zé)人對本部門訂單管理工作進行日常監(jiān)督，確保訂單管理各環(huán)節(jié)工作規(guī)范、有序進行。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進行整改，制定