it外包方管理制度一、總則（一）目的為了加強公司對IT外包方的管理，規(guī)范外包服務行為，確保外包服務質量，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數據安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂IT外包服務合同的所有外包方，包括但不限于軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、網絡支持、數據處理等方面的外包商。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包方的服務行為必須符合國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準。2.質量保障原則：確保外包服務能夠滿足公司業(yè)務需求，達到規(guī)定的質量標準。3.安全保密原則：嚴格保護公司的商業(yè)秘密、敏感信息和數據安全。4.監(jiān)督評估原則：建立有效的監(jiān)督和評估機制，對外包方的服務進行定期檢查和評估。二、外包方選擇與準入（一）需求分析與規(guī)劃1.公司各部門根據業(yè)務發(fā)展需要，提出IT外包服務需求，明確服務內容、質量要求、時間節(jié)點等。2.由相關業(yè)務部門和IT部門共同對需求進行分析和評估，制定外包服務規(guī)劃。（二）供應商篩選1.通過多種渠道收集潛在外包方信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.建立外包方候選名單，對候選外包方的資質、信譽、業(yè)績、技術能力、服務水平等進行初步調查和評估。（三）招標與談判1.根據外包服務的規(guī)模和復雜程度，決定是否采用招標方式選擇外包方。如需招標，應制定詳細的招標文件，明確招標要求和評標標準。2.組織開標、評標會議，按照評標標準對投標方進行評審，確定中標候選人。3.與中標候選人進行談判，進一步明確服務合同條款，包括服務內容、價格、付款方式、服務期限、質量保證、違約責任等。（四）合同簽訂1.根據談判結果，起草并簽訂IT外包服務合同。合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、清晰、完整。2.合同簽訂前，由法務部門對合同進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求。（五）準入管理1.外包方簽訂合同后，需提交相關資料，如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明、資質證書、業(yè)績證明等，進行備案。2.公司建立外包方檔案，記錄外包方的基本信息、服務合同、服務記錄、評估結果等。3.對外包方進行定期復查，如發(fā)現外包方存在不符合準入條件的情況，及時終止合作。三、服務過程管理（一）項目啟動1.外包方應在合同簽訂后[X]個工作日內制定詳細的項目實施方案，報公司相關部門審核。2.公司組織召開項目啟動會議，明確項目目標、任務分工、時間進度、溝通機制等，確保外包方和公司相關人員對項目要求達成共識。（二）人員管理1.外包方應指定項目負責人，并向公司報備項目團隊成員名單。項目負責人應具備豐富的項目管理經驗和專業(yè)知識，能夠有效協調項目各方資源。2.外包方項目團隊成員如有變動，應提前[X]個工作日通知公司，并說明變動原因及替代人員情況。替代人員應具備與原人員相當的資質和能力。3.公司有權對外包方項目團隊成員進行考核，如發(fā)現成員不稱職或違反公司規(guī)定，有權要求外包方更換人員。（三）溝通協調1.建立定期溝通機制，外包方每周向公司提交項目周報，每月提交項目月報，匯報項目進展情況、存在問題及解決方案。2.公司定期組織召開項目溝通會議，與外包方共同討論項目進展、協調解決問題、部署下一階段工作。3.對于項目中出現的緊急問題或重大事項，外包方應及時向公司匯報，公司相關部門應及時給予指導和支持。（四）質量控制1.公司制定外包服務質量標準和驗收規(guī)范，明確服務內容、質量要求、驗收流程等。2.外包方應按照質量標準和驗收規(guī)范開展服務工作，建立質量控制體系，對服務過程進行全程監(jiān)控和檢驗。3.公司定期對外包服務進行質量檢查，可采用現場檢查、文檔審查、測試驗證等方式，發(fā)現問題及時要求外包方整改。4.外包服務完成后，外包方應提交驗收申請，公司按照驗收規(guī)范組織驗收。驗收合格后，雙方簽署驗收報告；驗收不合格的，外包方應限期整改，直至驗收合格。（五）變更管理1.如因業(yè)務發(fā)展、技術更新等原因需要變更外包服務內容或要求，公司應提前[X]個工作日通知外包方，并與外包方協商變更事宜。2.外包方應根據變更要求，制定詳細的變更方案，報公司審核。變更方案應包括變更內容、實施計劃、風險評估及應對措施等。3.變更方案經公司批準后，外包方應按照變更方案組織實施，并及時向公司匯報變更進展情況。4.變更實施完成后，公司應組織對變更結果進行評估和驗收，確保變更后的服務符合要求。（六）風險管理1.外包方應識別服務過程中可能存在的風險，如技術風險、安全風險、人員風險、合同風險等，并制定相應的風險應對措施。2.公司定期對外包服務進行風險評估，及時發(fā)現潛在風險，并與外包方共同商討應對策略。3.對于可能影響公司業(yè)務正常運行的重大風險，外包方應及時采取措施進行控制和化解，并向公司報告。四、安全與保密管理（一）安全管理1.外包方應建立健全安全管理制度，加強對服務過程中涉及的信息系統(tǒng)、網絡設備、數據存儲等的安全管理。2.外包方應采取必要的安全技術措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術等，保障公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.外包方應對服務人員進行安全培訓，提高安全意識，規(guī)范操作行為，防止因人員失誤導致安全事故。4.如發(fā)生安全事故，外包方應立即采取應急措施，及時報告公司，并配合公司進行事故調查和處理。（二）保密管理1.外包方應與公司簽訂保密協議，明確保密范圍、保密期限、保密責任等。保密協議應符合法律法規(guī)要求。2.外包方應對公司的商業(yè)秘密、敏感信息和數據嚴格保密，不得泄露給任何第三方。3.外包方在服務過程中涉及公司機密信息的，應采取加密存儲、專人管理等措施，確保信息安全。4.外包方服務結束后，應將涉及公司機密的資料和信息全部歸還公司，并銷毀相關備份。五、監(jiān)督與評估（一）監(jiān)督機制1.公司建立外包服務監(jiān)督小組，定期對外包方的服務進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由公司相關部門人員組成，包括業(yè)務部門、IT部門、法務部門等。2.監(jiān)督小組可通過現場檢查、文檔審查、數據統(tǒng)計分析、用戶反饋等方式，對外包方的服務質量、進度、安全保密等方面進行全面監(jiān)督。3.對于監(jiān)督過程中發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時向外包方發(fā)出整改通知，要求外包方限期整改，并跟蹤整改情況。（二）評估指標與方法1.制定外包服務評估指標體系，包括服務質量、服務效率、安全保密、客戶滿意度等方面的指標。2.采用定性與定量相結合的評估方法，定期對外包方的服務進行評估。評估方式可包括問卷調查、現場評估、數據分析、專家評審等。3.根據評估結果，對外包方進行排名，作為后續(xù)合作決策的重要依據。（三）評估周期與結果應用1.每季度對外包方的服務進行一次全面評估，每年進行一次綜合評估。2.評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優(yōu)秀的外包方，公司可給予一定的獎勵，如續(xù)簽合同優(yōu)先考慮、增加服務項目等；對于評估結果為不合格的外包方，公司可采取警告、罰款、暫停合作、終止合同等措施。3.公司將評估結果反饋給外包方，與外包方共同分析存在的問題，制定改進措施，幫助外包方提高服務水平。六、費用管理（一）費用預算1.公司根據外包服務需求和合同約定，制定外包服務費用預算。費用預算應包括服務費用、項目管理費用、培訓費用、差旅費等各項支出。2.費用預算經公司相關部門審核和領導批準后執(zhí)行。（二）費用支付1.外包方按照合同約定提交服務費用申請，公司相關部門對申請進行審核，審核通過后按照公司財務制度辦理費用支付手續(xù)。2.費用支付應嚴格按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點進行，不得提前或逾期支付。3.如外包方提供的服務不符合合同要求，公司有權扣除相應的服務費用，并要求外包方承擔違約責任。（三）費用結算1.外包服務結束后，外包方應提交費用結算報告，公司相關部門對結算報告進行審核。2.審核通過后，雙方按照合同約定進行費用結算。費用結算完成后，公司應向外包方出具費用結算清單。七、合同管理（一）合同簽訂1.按照本制度第二章“外包方選擇與準入”的規(guī)定，組織簽訂IT外包服務合同。2.合同簽訂前，應確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，明確雙方的權利和義務。（二）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。2.公司相關部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協調解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。（三）合同變更1.如因業(yè)務需要變更合同內容，應按照本制度第三章“服務過程管理”中“變更管理”的規(guī)定辦理。2.