耗材以舊換新管理制度一、總則（一）目的為規范公司耗材以舊換新流程，提高資源利用效率，降低公司運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及員工在辦公過程中涉及的各類耗材以舊換新業務，包括但不限于辦公用紙、墨盒、硒鼓、筆、筆記本等。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規及公司各項規章制度，確保以舊換新業務合法合規開展。2.公平公正原則：對所有參與以舊換新的員工一視同仁，按照統一標準和流程進行操作，確保公平公正。3.高效便捷原則：簡化操作流程，提高工作效率，為員工提供便捷的以舊換新服務。4.資源節約原則：鼓勵員工積極參與以舊換新，促進資源的循環利用，降低公司對新耗材的采購需求，節約公司資源和成本。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定和完善耗材以舊換新管理制度，并監督制度的執行情況。2.負責與供應商溝通協調，確定以舊換新的具體產品范圍、價格標準、操作流程等相關事宜。3.負責設立專門的耗材回收點，對回收的舊耗材進行集中管理和存放。4.定期對回收的舊耗材進行整理、盤點和統計，按照與供應商約定的方式進行處理，并做好相關記錄。（二）財務部門1.負責審核以舊換新業務的相關費用支出，確保費用核算準確無誤。2.負責與供應商核對以舊換新業務的賬目，確保資金往來清晰、準確。3.根據以舊換新業務的統計數據，對公司成本節約情況進行分析和評估。（三）使用部門1.負責組織本部門員工學習和了解耗材以舊換新管理制度，確保員工熟悉操作流程。2.督促本部門員工按照規定及時將可用于以舊換新的舊耗材交至指定回收點，并做好登記工作。3.協助行政部門做好以舊換新業務的宣傳和推廣工作，提高員工參與度。（四）員工個人1.了解并遵守公司耗材以舊換新管理制度，積極參與以舊換新活動。2.將可用于以舊換新的舊耗材妥善保存，并按照規定的時間和地點交至指定回收點。3.在領取新耗材時，配合行政部門完成以舊換新的相關手續。三、以舊換新范圍及標準（一）可參與以舊換新的耗材范圍1.辦公用紙：包括但不限于A4紙、A3紙、復印紙、打印紙等，要求紙張無嚴重破損、污漬，保持基本完整。2.墨盒、硒鼓：必須為原裝正品，且能夠正常使用或經過維修后仍可正常使用，無明顯漏粉、漏墨現象。3.筆：包括中性筆、圓珠筆、鋼筆等，筆身無嚴重損壞，筆尖可正常書寫。4.筆記本：封面無嚴重破損、污漬，內頁無大量缺失或損壞，能夠正常使用。（二）以舊換新標準1.辦公用紙：每[X]包舊辦公用紙可換[X]包新辦公用紙。2.墨盒、硒鼓：根據墨盒、硒鼓的型號和容量不同，具體以舊換新標準如下：[型號1]墨盒：[X]個舊墨盒可換[X]個新墨盒。[型號2]硒鼓：[X]個舊硒鼓可換[X]個新硒鼓。3.筆：每[X]支舊筆可換[X]支新筆。4.筆記本：每[X]本舊筆記本可換[X]本新筆記本。以上標準如有調整，行政部門將提前通知各部門。四、以舊換新流程（一）舊耗材收集1.員工將可用于以舊換新的舊耗材整理好后，填寫《耗材以舊換新登記表》，詳細記錄舊耗材的名稱、型號、數量等信息。2.員工將填寫好的《耗材以舊換新登記表》連同舊耗材一并交至本部門負責人處進行審核。3.部門負責人對員工提交的舊耗材及登記表進行審核，確認無誤后在登記表上簽字，并將舊耗材及登記表統一交至行政部門設立的指定回收點。（二）舊耗材驗收1.行政部門回收人員在收到各部門交來的舊耗材及登記表后，按照以舊換新標準對舊耗材進行驗收。2.驗收內容包括舊耗材的型號、數量、質量等是否符合要求。對于不符合驗收標準的舊耗材，回收人員應及時與相關部門或員工溝通，說明原因并要求其補充或更換符合要求的舊耗材。3.驗收合格的舊耗材，回收人員在《耗材以舊換新登記表》上簽字確認，并將舊耗材存放至指定的回收區域。（三）新耗材領取1.員工根據工作需要，填寫《新耗材領取申請表》，注明所需新耗材的名稱、型號、數量等信息，并提交至本部門負責人處審批。2.部門負責人對員工提交的《新耗材領取申請表》進行審批，根據實際工作需求和庫存情況，合理確定新耗材的領取數量，并在申請表上簽字批準。3.員工持經部門負責人批準的《新耗材領取申請表》到行政部門領取新耗材。行政部門發放人員根據申請表上的信息，按照以舊換新標準，從庫存中為員工發放新耗材，并在申請表上記錄發放情況。4.員工在領取新耗材時，需將已簽字確認的《耗材以舊換新登記表》交還給行政部門發放人員。行政部門發放人員將新耗材發放記錄與《耗材以舊換新登記表》進行核對，確保以舊換新業務操作準確無誤。（四）特殊情況處理1.若員工在使用過程中發現新領取的耗材存在質量問題，應及時向行政部門反饋。行政部門核實情況后，負責與供應商溝通協調，為員工更換合格的新耗材。2.對于因特殊原因無法按照正常流程進行以舊換新的情況，如舊耗材丟失、損壞但無法提供足夠數量進行以舊換新等，員工應向部門負責人說明情況，并填寫《特殊情況以舊換新申請單》，詳細說明原因及申請處理方式。部門負責人審核后報行政部門審批，行政部門根據實際情況進行酌情處理。五、庫存管理（一）新耗材庫存管理1.行政部門負責建立新耗材庫存臺賬，詳細記錄新耗材的名稱、型號、規格、數量、入庫時間、領用情況等信息。2.定期對新耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/半年，具體周期根據公司實際情況確定。3.根據新耗材的使用情況和庫存水平，及時制定采購計劃，確保新耗材的供應滿足公司正常辦公需求，同時避免庫存積壓。（二）舊耗材庫存管理1.行政部門設立專門的舊耗材存放區域，對回收的舊耗材進行分類存放，并做好標識。2.建立舊耗材庫存臺賬，記錄舊耗材的名稱、型號、數量、回收時間、處理情況等信息。3.定期對舊耗材庫存進行盤點，及時清理積壓、損壞或已達到報廢標準的舊耗材。對于可再次利用的舊耗材，應妥善保管，以便后續處理。六、監督與考核（一）監督機制1.行政部門負責對公司耗材以舊換新業務進行日常監督檢查，確保各項操作流程符合制度要求。2.定期對各部門的以舊換新工作開展情況進行統計和分析，及時發現問題并提出改進措施。3.設立意見反饋渠道，接受員工對耗材以舊換新業務的意見和建議，對反饋的問題及時進行處理和回復。（二）考核辦法1.將各部門耗材以舊換新工作的執行情況納入部門績效考核體系，考核指標包括舊耗材回收率、員工參與度、操作流程規范性等。2.對于在耗材以舊換新工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、給予一定的物質獎勵等。3.對于未按照規定執行耗材以舊換新