市國土文件管理制度總則目的為了加強市國土文件管理，確保文件的規范性、系統性、完整性和有效性，提高工作效率，促進依法行政，特制定本制度。適用范圍本制度適用于市國土系統內各部門、各單位所形成的各類文件，包括但不限于政策文件、規劃文件、業務文件、會議文件、請示報告等。基本原則1.統一管理原則：市國土系統文件實行統一歸口管理，明確專人負責，確保文件管理工作的規范化和標準化。2.分級負責原則：根據文件的性質和重要程度，實行分級管理、分級負責，確保文件管理工作的有序進行。3.高效利用原則：優化文件管理流程，提高文件處理效率，確保文件能夠及時、準確地傳遞和使用，為工作提供有力支持。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，防止文件的丟失、泄露和損壞，確保國家秘密和工作秘密的安全。文件的分類與編號文件分類1.政策法規類：包括國家和地方有關國土管理的法律法規、政策文件等。2.規劃計劃類：國土總體規劃、專項規劃、年度工作計劃等。3.業務工作類：土地管理、礦產資源管理、地質災害防治等業務工作文件。4.會議文件類：各類會議紀要、決議、工作報告等。5.請示報告類：向上級部門的請示、報告，向下級部門的批復、通知等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文件。文件編號1.編號規則：文件編號采用“年份+部門代碼+文件順序號”的格式。例如：2023ZY001，表示2023年綜合業務部門的第1號文件。2.部門代碼：根據市國土系統各部門的職能和分工，制定相應的部門代碼。具體代碼表如下：辦公室：BG政策法規科：ZF規劃科：GH土地利用科：TD耕地保護科：GD地籍管理科：DJ礦產開發管理科：KC地質環境科：DH執法監察科：ZFJC財務科：CW人事科：RS3.文件順序號：由各部門按照文件生成的先后順序自行編號，位數根據實際情況確定。文件的起草與審核文件起草1.職責分工：文件起草由相關業務部門負責，根據工作需要和領導要求，明確文件起草的牽頭部門和參與部門。2.起草要求：內容準確：文件內容應符合國家法律法規和政策要求，數據準確、事實清楚、邏輯嚴謹。語言規范：使用規范的漢字、標點符號和計量單位，語言簡潔明了、通俗易懂。格式統一：文件格式應符合本制度規定的格式要求，做到頁面整齊、排版規范。3.起草流程：明確任務：業務部門接到文件起草任務后，確定起草人員，明確文件主題、內容框架、完成時間等要求。調查研究：起草人員進行充分的調查研究，收集相關資料和數據，確保文件內容具有針對性和可操作性。撰寫初稿：起草人員按照要求撰寫文件初稿，經部門負責人審核后，提交相關科室或單位征求意見。修改完善：根據征求意見情況，對文件初稿進行修改完善，形成送審稿。文件審核1.審核職責：文件審核由部門負責人、分管領導和主要領導按照職責分工進行。2.審核內容：合法性：文件內容是否符合國家法律法規和政策要求。準確性：文件數據、事實是否準確，表述是否清晰。規范性：文件格式、語言是否規范，是否符合公文處理的有關規定。必要性：文件是否確有必要制定，是否符合工作實際。3.審核流程：部門初審：送審稿提交部門負責人，部門負責人對文件的內容、格式等進行初審，提出修改意見。分管審核：部門負責人將送審稿提交分管領導，分管領導對文件進行審核，簽署審核意見。主要領導審定：分管領導將送審稿提交主要領導，主要領導對文件進行最終審定，簽署審定意見。文件的發布與印發文件發布1.發布形式：根據文件的性質和內容，可采用內部發布、對外發布等形式。內部發布：適用于市國土系統內部傳達的文件，如會議文件、工作通知等，通過內部辦公系統、電子郵件等方式發布。對外發布：適用于向社會公開的文件，如政策文件、規劃文件等，通過政府網站、政務新媒體等渠道發布。2.發布程序：內部發布：文件起草部門將審核通過的文件提交辦公室，辦公室按照規定的格式和要求進行排版，在內部辦公系統或電子郵件中發布，并通知相關部門和人員。對外發布：文件起草部門將審核通過的文件提交辦公室，辦公室按照政府信息公開的有關規定，進行保密審查、登記備案等程序后，通過政府網站、政務新媒體等渠道發布。文件印發1.印發范圍：根據文件的內容和工作需要，明確文件的印發范圍，包括主送單位、抄送單位等。2.印發數量：根據文件的印發范圍和實際需要，確定文件的印發數量，避免浪費。3.印發程序：制發文件：辦公室根據領導審定意見，對文件進行排版、校對，制作文件定稿。編號登記：對文件進行編號登記，記錄文件的名稱、文號、印發時間、印發范圍、印發數量等信息。印刷裝訂：將文件定稿交印刷廠印刷，印刷廠按照要求進行排版、印刷、裝訂，確保文件質量。分發存檔：文件印刷裝訂完成后，由辦公室按照印發范圍進行分發，并將文件存檔一份，以備查閱。文件的傳閱與辦理文件傳閱1.傳閱范圍：根據文件的內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，確保文件能夠及時傳達到相關人員。2.傳閱程序：簽收登記：文件傳閱由辦公室負責，辦公室收到文件后，進行簽收登記，記錄文件的名稱、文號、來文單位、傳閱時間等信息。傳閱傳遞：辦公室按照傳閱范圍，將文件依次送相關人員傳閱，并進行登記。傳閱人員收到文件后，應及時閱讀，并簽署姓名和日期。跟蹤催辦：辦公室對文件傳閱情況進行跟蹤催辦，確保文件能夠及時傳達到位，防止文件積壓。文件辦理1.辦理要求：文件傳閱人員收到文件后，應按照文件要求及時辦理，并將辦理結果反饋給文件起草部門或交辦部門。2.辦理流程：提出意見：傳閱人員對文件內容進行認真研究，提出辦理意見和建議。審批簽字：辦理意見經部門負責人或分管領導審批簽字后，報主要領導審定。組織實施：根據領導審定意見，相關部門或單位組織實施辦理工作，并及時反饋辦理進展情況。結果反饋：辦理工作完成后，承辦部門或單位將辦理結果以書面形式反饋給文件起草部門或交辦部門，由文件起草部門或交辦部門進行整理歸檔。文件的歸檔與保管文件歸檔1.歸檔范圍：市國土系統內各部門、各單位形成的具有保存價值的各類文件材料，均應按照本制度規定進行歸檔。2.歸檔時間：文件辦理完畢后，承辦部門或單位應及時將文件材料整理歸檔，一般應在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。3.歸檔要求：齊全完整：歸檔的文件材料應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、領導批示等。分類準確：歸檔的文件材料應按照本制度規定的文件分類方法進行分類，確保分類準確、便于查找。裝訂規范：歸檔的文件材料應按照規定的順序進行裝訂，確保整齊牢固。編目清晰：歸檔的文件材料應編制詳細的目錄，目錄應包括文件的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢和利用。文件保管1.保管部門：市國土系統文件由辦公室統一保管，辦公室應指定專人負責文件保管工作。2.保管期限：文件保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：具有重要歷史價值和長遠利用價值的文件，如法律法規、政策文件、規劃文件等。長期保管：在較長時間內具有查考利用價值的文件，如業務工作文件、會議文件等，保管期限一般為10年至50年。短期保管：在較短時間內具有查考利用價值的文件，如一般性的工作文件、請示報告等，保管期限一般為1年至10年。3.保管方式：文件保管應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式，建立健全文件管理制度，確保文件的安全和完整。紙質檔案：將歸檔的文件材料按照保管期限和分類順序進行整理，裝入檔案盒或檔案柜中，存放在專門的檔案庫房內。電子檔案：將歸檔的文件材料進行數字化處理，存儲在電子檔案管理系統中，建立電子檔案數據庫，便于查詢和利用。文件的查閱與借閱文件查閱1.查閱范圍：市國土系統工作人員因工作需要，可以查閱本部門、本單位保管的文件。2.查閱程序：提出申請：查閱人員填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經部門負責人簽字同意后，提交辦公室。登記備案：辦公室對查閱申請進行審核，審核通過后，進行登記備案，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱文件的名稱、文號、查閱時間等信息。查閱文件：辦公室按照查閱申請，提供相應的文件供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定地點查閱文件，不得將文件帶出辦公室。歸還文件：查閱完畢后，查閱人員應及時將文件歸還辦公室，辦公室對歸還的文件進行檢查，確保文件完好無損。文件借閱1.借閱范圍：市國土系統工作人員因工作需要，可以借閱本部門、本單位保管的文件。但涉及國家秘密和工作秘密的文件，不得借閱。2.借閱程序：提出申請：借閱人員填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，提交辦公室。審批簽字：辦公室對借閱申請進行審核，審核通過后，報分管領導審批簽字。登記備案：辦公室對審批通過的借閱申請進行登記備案，記錄借閱人員的姓名、部門、借閱文件的名稱、文號、借閱時間、借閱期限等信息。借閱文件：辦公室按照借閱申請，提供相應的文件供借閱人員借閱，并辦理借閱手續。借閱人員應在借閱期限內歸還文件，不得逾期。歸還文件：借閱期限屆滿后，借閱人員應及時將文件歸還辦公室，辦公室對歸還的文件進行檢查，確保文件完好無損。如發現文件有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應的責任。文件的保密與銷毀文件保密1.保密范圍：市國土系統涉及國家秘密和工作秘密的文件，均應按照國家保密法律法規的規定進行保密。2.保密措施：制度建設：建立健全文件保密制度，明確保密責任，規范保密流程。人員管理：加強對文件管理人員和涉及文件處理人員的保密教育，提高保密意識和保密技能。技術防范：采用加密存儲、訪問控制、防火墻等技術手段，加強文件信息系統的安全防范。環境管理：加強對文件保管場所的安全管理，設置必要的保密設施，確保文件的安全。文件銷毀1.銷毀范圍：對超過保管期限或已失去保存價值的文件，應按照規定進行銷毀。2.銷毀程序：鑒定審批：辦公室定期對保管的文件進行清理鑒定，提出銷毀意見，報分管領導審批簽字。造冊登記：對審批同意銷毀的文件，辦公室進行造冊登記，記錄文件的名稱、文號、數量、銷毀時間等信息。銷毀實施：由辦公室指定專人負責銷毀工作，銷毀過程中應進行現場監督，確保文件徹底銷毀。記錄備案：銷毀工作完成后，辦公室對銷毀情況進行記錄備案，保存銷毀記錄和相關資料。文件管理的監督與檢查監督檢查職責1.辦公室職責：負責組織實施對市國土系統文件管理工作的監督檢查，定期對文件管理情況進行通報。2.各部門職責：負責本部門文件管理工作的日常自查自糾，及時發現和解決文件管理中存在的問題。監督檢查內容1.文件起草與審核：檢查文件起草是否符合要求，審核是否嚴格把關。2.文件發布與印發：檢查文件發布是否及時、準確，印發是否規范、有序。3.文件傳閱與辦理：檢查文件傳閱是否及時、到位，辦理是否認真、高效。4.文件歸檔與保管：檢查文件歸檔是否齊全完整，保管是否安全規范。5.文件查閱與借閱：檢查文件查閱與借閱是否符合規定，手續是否齊全。6.文件保密與銷毀：檢查文件保密措施是否落實到位，銷