展會主辦方管理制度總則目的為規范展會主辦方的各項管理工作，確保展會的順利舉辦，提高展會質量和效益，維護展會主辦方、參展商、觀眾及相關方的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本管理制度適用于公司作為展會主辦方所舉辦的各類展會活動。基本原則1.合法性原則：展會活動的舉辦應遵守國家法律法規及相關政策要求。2.誠信原則：秉持誠實守信的態度，與參展商、觀眾及合作伙伴建立良好的合作關系。3.專業原則：以專業的組織、策劃和服務，確保展會達到預期效果。4.效益原則：注重展會的經濟效益和社會效益，實現資源的合理配置和有效利用。組織架構與職責展會項目團隊1.項目經理全面負責展會項目的策劃、組織、協調和實施。制定展會項目計劃和預算，并監督執行。與參展商、合作伙伴、政府部門等進行溝通協調，確保展會順利進行。解決展會項目實施過程中的重大問題和突發事件。2.策劃專員負責展會的整體策劃，包括主題確定、展品范圍規劃、活動安排等。收集市場信息和行業動態，為展會策劃提供依據。撰寫展會宣傳資料、新聞稿等文案內容。3.招商專員制定參展商招募計劃，并組織實施。與潛在參展商進行溝通洽談，介紹展會優勢和合作政策。跟進參展商報名、簽約等流程，確保參展商按時參展。維護與參展商的良好關系，及時解決參展商的問題和需求。4.宣傳推廣專員制定展會宣傳推廣方案，包括線上線下宣傳渠道的選擇和策劃。設計制作展會宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函等。負責展會的廣告投放、媒體合作、社交媒體推廣等工作。收集分析宣傳推廣效果數據，及時調整宣傳策略。5.現場運營專員負責展會現場的整體運營管理，包括展位布置、設備設施調試、人員調度等。確保展會現場的安全、秩序和環境衛生。協調解決展會現場的突發問題，保障參展商和觀眾的正常參展和參觀體驗。收集參展商和觀眾的反饋意見，為后續展會改進提供參考。各部門職責1.市場部協助展會項目團隊進行市場調研，提供行業市場信息和趨勢分析。負責展會的品牌推廣和市場宣傳工作，提升展會的知名度和影響力。2.銷售部利用公司銷售渠道和客戶資源，協助展會項目團隊進行參展商招募工作。與現有客戶溝通，邀請其參加展會，并介紹展會的相關信息和合作機會。3.客服部負責解答參展商和觀眾關于展會的咨詢和疑問，提供優質的客戶服務。處理參展商和觀眾的投訴和建議，及時反饋處理結果。4.財務部負責展會項目的財務預算編制、成本控制和費用核算。審核展會項目的各項費用支出，確保資金使用合理合規。負責展會項目的財務結算和報表編制工作。5.行政部為展會項目提供行政支持，包括辦公場地、設備設施、辦公用品等的保障。負責展會項目的人員招聘、培訓、績效考核等人力資源管理工作。協助展會項目團隊進行展會現場的后勤保障工作，如餐飲、住宿、交通等安排。展會策劃與籌備展會主題與定位1.根據市場需求、行業發展趨勢和公司戰略目標，確定展會的主題和定位。2.主題應具有吸引力、獨特性和針對性，能夠準確傳達展會的核心價值和特色。3.展會定位應明確目標參展商、觀眾群體，以及展會在行業中的地位和作用。展會策劃方案制定1.展會項目團隊根據展會主題和定位，制定詳細的展會策劃方案。2.策劃方案應包括展會的基本信息（名稱、時間、地點、規模等）、展品范圍、活動安排、宣傳推廣計劃、招商方案、現場運營方案、預算等內容。3.策劃方案應經過公司內部評審和審批，確保方案的可行性和合理性。展會籌備工作安排1.招商工作制定參展商招募計劃，明確招商目標、渠道和策略。通過電話、郵件、拜訪等方式與潛在參展商進行溝通洽談，邀請其參加展會。及時處理參展商的報名申請，簽訂參展合同，并做好參展商信息管理工作。定期向參展商通報展會籌備進展情況，提供相關服務和支持。2.宣傳推廣工作根據展會策劃方案，制定宣傳推廣計劃，明確宣傳目標、渠道和內容。設計制作展會宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函、網站頁面、微信公眾號內容等。選擇合適的宣傳渠道進行廣告投放，如報紙、雜志、電視、網絡廣告、社交媒體等。組織媒體合作，邀請媒體記者對展會進行報道和宣傳。利用社交媒體平臺進行展會推廣，發布展會信息、活動預告、參展商風采等內容，吸引潛在觀眾關注。3.現場籌備工作確定展會場地，并與場地供應商簽訂租賃合同。根據展會規模和布局要求，進行展位設計和搭建方案的制定。組織展位搭建施工，確保展位按時完成搭建并符合質量要求。采購展會所需的設備設施，如展架、展具、音響設備、照明設備等，并進行調試和安裝。制定展會現場運營方案，包括人員安排、安全保障、秩序維護、環境衛生等方面的措施。組織展會工作人員培訓，使其熟悉展會流程、服務規范和應急處理措施。參展商管理參展商招募1.明確參展商招募標準和條件，包括企業資質、產品質量、行業信譽等方面的要求。2.通過多種渠道發布參展商招募信息，如公司官網、行業媒體、社交媒體、展會官網、郵件群發等。3.對報名的參展商進行資格審核，確保其符合招募標準和條件。4.與審核通過的參展商進行溝通洽談，介紹展會的優勢和合作政策，邀請其簽訂參展合同。參展合同管理1.制定規范的參展合同模板，明確雙方的權利和義務，包括展位位置、面積、費用、付款方式、展會服務、違約責任等內容。2.在簽訂參展合同前，向參展商詳細說明合同條款，確保其理解并同意相關內容。3.嚴格按照合同約定履行義務，為參展商提供優質的展會服務。4.對參展商的合同執行情況進行跟蹤和監督，及時提醒參展商履行合同義務，如按時付款、按時參展等。5.如參展商出現違約行為，按照合同約定追究其違約責任。參展商服務1.為參展商提供展位搭建、展品運輸、報關報檢、住宿餐飲、旅游安排等一站式服務，幫助參展商解決參展過程中的實際問題。2.定期組織參展商培訓和交流活動，如展會籌備說明會、參展經驗分享會、行業研討會等，提高參展商的參展效果和體驗。3.建立參展商反饋機制，及時收集參展商的意見和建議，對展會服務進行改進和優化。4.為參展商提供展會現場的技術支持和咨詢服務，確保參展商的展品展示和演示順利進行。觀眾組織與管理觀眾招募1.制定觀眾招募計劃，明確招募目標、渠道和策略。2.通過多種渠道發布觀眾招募信息，如公司官網、行業媒體、社交媒體、展會官網、郵件群發、短信群發等。3.與行業協會、商會、專業機構等合作，邀請其組織會員單位參觀展會。4.針對不同行業、不同層次的觀眾，制定個性化的招募方案，吸引更多專業觀眾參觀展會。觀眾登記與管理1.在展會現場設置觀眾登記處，為觀眾提供便捷的登記服務。2.對觀眾進行身份驗證和信息登記，包括姓名、聯系方式、行業、職位等信息。3.建立觀眾信息數據庫，對觀眾信息進行分類管理和分析，為后續展會營銷和服務提供依據。4.為觀眾提供展會導覽圖、參觀指南等資料，幫助觀眾更好地了解展會布局和活動安排。觀眾服務1.在展會現場設置咨詢臺，為觀眾提供咨詢服務，解答觀眾的疑問。2.為觀眾提供餐飲、休息、充電等配套服務設施，提升觀眾的參觀體驗。3.組織現場互動活動，如抽獎、講座、演示等，增加觀眾的參與度和興趣度。4.收集觀眾的反饋意見，對展會進行評估和改進，提高展會質量和服務水平。展會現場管理現場布置與搭建1.按照展位設計方案進行展位搭建施工，確保展位搭建質量和效果。2.對展會現場的公共區域進行布置，如通道、休息區、展示區等，營造良好的展會氛圍。3.在展會現場設置指示標識、宣傳海報、電子顯示屏等，方便參展商和觀眾了解展會信息和活動安排。現場運營管理1.展會現場實行統一管理，確保展會秩序井然。2.安排工作人員負責展位搭建監督、展品安全保障、現場秩序維護、環境衛生清潔等工作。3.對展會現場的設備設施進行巡檢和維護，確保其正常運行。4.及時處理展會現場的突發問題和突發事件，保障參展商和觀眾的人身安全和財產安全。活動組織與管理1.根據展會策劃方案，組織開展各類活動，如開幕式、研討會、新品發布會、頒獎典禮等。2.制定活動詳細計劃，包括活動時間、地點、內容、參與人員等，并提前進行宣傳推廣。3.活動現場安排專人負責組織協調，確保活動順利進行。4.對活動效果進行評估和總結，為后續展會活動組織提供經驗參考。安全與風險管理安全管理1.建立健全展會安全管理制度，明確安全責任和安全措施。2.在展會現場設置安全警示標識，配備必要的安全設施和設備，如消防器材、疏散通道、監控設備等。3.對展會工作人員進行安全培訓，使其熟悉安全操作規程和應急處理措施。4.加強展會現場的安全巡查，及時發現和消除安全隱患。5.制定應急預案，如火災、地震、突發事件等應急預案，并定期組織演練，提高應對突發事件的能力。風險管理1.對展會項目進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、競爭風險、政策風險、自然災害風險等。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，如風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。3.建立風險監控機制，對展會項目實施過程中的風險進行實時監控，及時發現風險變化情況，并調整風險應對措施。財務管理預算編制1.根據展會策劃方案和籌備工作計劃，編制展會項目預算。2.預算內容包括展位租賃費用、宣傳推廣費用、招商費用、現場運營費用、人員費用、設備設施采購費用、其他費用等。3.預算編制應合理、準確，充分考慮各項費用的支出情況，并預留一定的彈性空間。費用控制1.嚴格按照預算控制展會項目的各項費用支出，確保費用不超支。2.對費用支出進行審核和審批，確保費用支出合理合規。3.定期對展會項目的費用支出情況進行分析和評估，及時發現費用控制中存在的問題，并采取措施進行改進。財務結算1.展會結束后，及時進行財務結算工作，對展會項目的收入和支出進行核對和清算。2.編制財務結算報表，向公司管理層匯報展會項目的財務收支情況。3.對展會項目的財務資料進行整理和歸檔，保存期限按照公司財務管理制度執行。知識產權管理知識產權保護意識培訓1.對展會工作人員進行知識產權保護意識培訓，使其了解知識產權法律法規和相關政策要求。2.培訓內容包括商標、專利、著作權等知識產權的基本知識，以及在展會活動中如何保護知識產權等方面的內容。知識產權管理措施1.在展會策劃和籌備過程中，明確知識產權管理的責任和措施，確保展會活動不侵犯他人的知識產權。2.對參展商提交的參展資料進行審核，要求參展商保證其展品和宣傳資料不侵犯他人的知識產權。3.在展會現場設置知識產權投訴處理機制，及時處理知識產權糾紛和投訴。4.加強與知識產權管理部門和相關機構的溝通協調，積極配合開展知識產權保護工作。信息管理展會信息收集與整理1.收集展會項目實施過程中的各類信息，包括參展商信息、觀眾信息、市場信息、行業動態、宣傳推廣信息、現場運營信息等。2.對收集到的信息進行分類整理和分析，為展會項目決策和后續展會改進提供依據。信息發布與共享1.建立展會信息發布平臺，如展會官網、微信公眾號、內部管理系統等，及時發布展會相關信息。2.確保展會信息的準確性、及時性和完整性，方便參展商、觀眾和公司內部人員查詢和使用。3.加強展會信息的共享與交流，促進展會項目團隊各成員之間的溝通協作。溝通與協調內部溝通與協調1.建立展會項目團隊內部溝通機制，定期召開項目會議，匯報工作進展情況，協調解決項目實施過程中存在的問題。2.加強展會項目團隊與公司其他部門之間的溝通協作，及時共享信息，共同推進展會項目順利進行。3.鼓勵展會項目團隊成員之間相互溝通交流，形成良好的工作氛圍和團隊合作精神。外部溝通與協調1.與參展商、觀眾、合作伙伴、政府部門、行業協會、媒體等外部相關方建立良好的溝通渠道，及時了解其需求和意見。2.定期向參展商、觀眾和合作伙伴通報展會籌備進展情況，聽取其建議和反饋，不斷改進展會服務和質量。3.積極與政府部門溝通協調，爭取政策支持和資源保障，確保展會活動符合相關政策要求。4.加強與行業協會、商會等組織的合作，共同推動行業發展和展會品牌建設。5.與媒體保持密切聯系，及時發布展會信息和新聞動態，提升展會的知名度和影響力。監督與考核監督機制1.建立展會項目監督機制，對展會項目的策劃、籌備、實施等全過程進行監督檢查。2.定期對展會項目的工作進展情況、質量標準、費用控制、安全管理等方面進行檢查評估，及時發現問題并督促整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