科研技術文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司科研技術文件的管理，確保科研技術文件的完整性、準確性、系統性和保密性，充分發揮科研技術文件在公司科研、生產、經營等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與科研技術活動相關的文件管理，包括但不限于科研項目立項文件、研究報告、實驗數據、技術圖紙、工藝文件、操作規程、技術標準、專利文件、軟件著作權文件等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設立專門的科研技術文件管理部門，對科研技術文件進行集中統一管理，確保文件管理的規范化和標準化。2.分類管理原則：根據科研技術文件的性質、用途、密級等因素進行分類管理，便于文件的檢索、查閱和利用。3.流程規范原則：明確科研技術文件從形成、審核、批準、發布、使用、修訂、廢止到歸檔等各個環節的流程和要求，確保文件管理工作有序進行。4.安全保密原則：加強科研技術文件的安全保密管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露、丟失或被篡改，保障公司的技術秘密和知識產權。二、管理職責（一）科研技術文件管理部門職責1.負責制定和完善公司科研技術文件管理制度，并組織實施。2.負責科研技術文件的收集、整理、分類、編號、存儲、保管、檢索、借閱、歸還等日常管理工作。3.負責對科研技術文件的形成、審核、批準、發布、修訂、廢止等環節進行跟蹤和監督，確保文件的有效性和規范性。4.負責組織對科研技術文件的定期清查和盤點，及時發現和處理文件管理中存在的問題。5.負責向公司內部各部門提供科研技術文件的查閱、借閱服務，并對文件的使用情況進行監督。6.負責與外部相關單位進行科研技術文件的交流與合作，辦理文件的交換、傳遞等手續。7.負責對公司科研技術文件管理工作進行總結和評估，不斷改進文件管理工作。（二）文件形成部門職責1.負責本部門科研技術文件的形成、編制和審核工作，確保文件內容的準確性、完整性和規范性。2.按照公司科研技術文件管理制度的要求，及時將本部門形成的科研技術文件提交給科研技術文件管理部門進行統一管理。3.負責對本部門使用的科研技術文件進行定期清理和核對，確保文件的有效性和適用性。4.在科研技術文件的使用過程中，如發現文件存在問題或需要修訂，應及時向科研技術文件管理部門提出申請，并配合做好文件的修訂工作。（三）文件使用部門職責1.按照規定的程序和權限，向科研技術文件管理部門查閱、借閱科研技術文件，并在使用后及時歸還。2.負責對所借閱的科研技術文件進行妥善保管，不得擅自復制、轉借、轉讓或泄露文件內容。3.在科研技術文件的使用過程中，如發現文件存在問題或需要修訂，應及時反饋給科研技術文件管理部門。4.配合科研技術文件管理部門做好文件的清查和盤點工作。（四）審核、批準人員職責1.對提交審核、批準的科研技術文件進行認真審查，確保文件內容符合相關法律法規、標準規范和公司要求。2.對文件的準確性、完整性、規范性和有效性負責，并簽署審核、批準意見。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.科研項目文件：包括科研項目立項申請書、可行性研究報告、項目任務書、項目計劃、項目總結報告等。2.研究報告文件：包括實驗研究報告、技術研究報告、專題研究報告等。3.實驗數據文件：包括實驗原始記錄、實驗數據處理結果、數據分析報告等。4.技術圖紙文件：包括產品設計圖紙、工藝流程圖、裝配圖、電路圖等。5.工藝文件：包括工藝規程、操作規程、作業指導書等。6.技術標準文件：包括國家標準、行業標準、企業標準等。7.專利文件：包括專利申請書、專利證書、專利說明書等。8.軟件著作權文件：包括軟件著作權登記證書、軟件源代碼、軟件使用說明書等。9.其他文件：包括與科研技術活動相關的會議紀要、技術協議、技術合同等。（二）文件編號1.科研技術文件編號采用統一的編碼規則，由字母和數字組成，確保編號的唯一性和系統性。2.編號格式為：[文件類別代碼][年份][順序號]，其中文件類別代碼根據文件分類確定，年份為文件形成的年份，順序號為該類別文件在本年度內的流水號。3.例如，某科研項目立項申請書的編號為：KY[2023][001]，表示該文件為科研項目文件類別，形成于2023年，是本年度第1份科研項目立項申請書。四、文件的形成與審核（一）文件形成1.科研技術文件應按照公司科研項目管理流程和相關技術規范要求進行形成，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件形成過程中，應明確文件的編制人員、編制時間、審核人員、審核時間等信息，并在文件上進行標注。3.編制人員應認真收集和整理相關資料，進行分析和研究，按照規定的格式和內容要求編制文件，確保文件的質量。（二）文件審核1.科研技術文件編制完成后，應按照規定的程序進行審核。審核人員應具備相應的專業知識和技能，對文件內容進行全面審查，確保文件符合相關要求。2.審核內容包括文件的準確性、完整性、規范性、可行性、安全性等方面。審核人員應提出明確的審核意見，對不符合要求的地方提出修改建議。3.文件審核通過后，審核人員應在文件上簽署審核意見和姓名，并注明審核日期。五、文件的批準與發布（一）文件批準1.經過審核的科研技術文件，應提交給具有相應批準權限的人員進行批準。批準人員應根據文件的性質、重要程度和涉及范圍等因素，對文件進行全面審查，確保文件符合公司整體利益和相關要求。2.批準人員應在文件上簽署批準意見和姓名，并注明批準日期。批準通過的文件方可發布實施。（二）文件發布1.科研技術文件經批準后，由科研技術文件管理部門按照規定的格式和渠道進行發布。發布方式包括內部網絡發布、紙質文件發放、電子郵件發送等。2.文件發布時，應明確文件的發布范圍、發布時間等信息，并確保文件能夠及時、準確地傳達給相關人員。3.科研技術文件管理部門應建立文件發布記錄，記錄文件的名稱、編號、發布時間、發布范圍、發布方式等信息，以便于查詢和追溯。六、文件的使用與保管（一）文件使用1.公司內部各部門和人員需要查閱、借閱科研技術文件時，應按照規定的程序和權限向科研技術文件管理部門提出申請。2.查閱、借閱申請應注明文件的名稱、編號、查閱或借閱目的、查閱或借閱時間等信息，并由申請人簽字確認。3.科研技術文件管理部門應根據申請內容進行審核，對于符合要求的申請，應及時辦理查閱、借閱手續，并提供相應的文件。4.文件使用人員應在規定的時間內歸還所查閱或借閱的文件，如因特殊原因需要延期歸還，應提前向科研技術文件管理部門提出申請，并說明原因。5.文件使用人員在使用文件過程中，應嚴格遵守文件的保密規定，不得擅自復制、轉借、轉讓或泄露文件內容。如發現文件存在問題或需要修訂，應及時反饋給科研技術文件管理部門。（二）文件保管1.科研技術文件管理部門應設立專門的文件保管場所，配備必要的保管設備和設施，確保文件的安全存儲。2.文件保管場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等良好環境條件，防止文件受損或丟失。3.科研技術文件應按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。對于重要的文件和保密文件，應采取加密存儲、專柜存放等特殊保管措施。4.科研技術文件管理部門應定期對文件進行清查和盤點，核對文件的數量、完整性和存儲狀況等，及時發現和處理文件管理中存在的問題。5.對于超過保管期限或已失去使用價值的科研技術文件，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀，確保文件信息的安全。七、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司科研技術活動的開展和內外部環境的變化，科研技術文件可能需要進行修訂。文件修訂的原因包括法律法規、標準規范的更新，公司業務發展的需要，技術進步的要求，文件內容存在錯誤或缺陷等。2.文件修訂申請應由文件使用部門或相關人員提出，說明修訂的原因、內容和要求等。科研技術文件管理部門應組織對修訂申請進行審核，對于符合修訂條件的申請，應安排專人進行修訂。3.文件修訂過程中，應按照文件形成與審核的要求進行編制、審核和批準，確保修訂后的文件質量。修訂后的文件應重新編號，并注明修訂版本號和修訂日期。4.科研技術文件管理部門應及時將修訂后的文件發布給相關部門和人員，并對原文件進行收回和替換，確保文件的一致性和有效性。（二）文件廢止1.當科研技術文件不再適用或已被新的文件替代時，應按照規定的程序進行廢止。文件廢止申請應由文件形成部門或相關人員提出，說明廢止的原因和依據等。2.科研技術文件管理部門應組織對廢止申請進行審核，對于符合廢止條件的申請，應在文件上加蓋“廢止”章，并注明廢止日期。3.廢止后的文件應妥善保管，以備查閱和追溯。對于涉及公司技術秘密和知識產權的廢止文件，應按照公司保密制度的要求進行處理，防止文件信息泄露。八、文件的保密管理（一）保密措施1.公司應加強對科研技術文件的保密管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露、丟失或被篡改。保密措施包括但不限于物理隔離、訪問控制、加密存儲、密碼保護、人員培訓等。2.科研技術文件管理部門應建立健全文件保密制度，明確文件保密的責任和要求，對文件管理人員和使用人員進行保密教育和培訓，提高保密意識。3.對于涉及公司核心技術、商業秘密和知識產權的科研技術文件，應嚴格限制知悉范圍，實行專人專管，并采取加密存儲、專柜存放等特殊保密措施。4.在文件的查閱、借閱、傳遞、使用、存儲等過程中，應嚴格遵守保密規定，防止文件信息泄露。對于涉及保密的文件，應在文件上標注保密標識，并按照保密級別進行管理。（二）保密監督與檢查1.公司應定期對科研技術文件的保密管理情況進行監督和檢查，及時發現和處理保密管理中存在的問題。保密監督與檢查的內容包括保密制度的執行情況、文件保