藥品藥品購進(jìn)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品購進(jìn)管理，保證藥品質(zhì)量，規(guī)范藥品采購行為，依據(jù)《藥品管理法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品的購進(jìn)活動(dòng)，包括藥品采購計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與評(píng)估、采購合同的簽訂、藥品驗(yàn)收與入庫等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)制定藥品采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保藥品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，對(duì)購進(jìn)藥品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，確保購進(jìn)藥品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。倉儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)藥品的入庫、儲(chǔ)存和保管，確保藥品儲(chǔ)存條件符合要求。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同，辦理藥品采購付款手續(xù)，確保資金支付安全。二、藥品采購計(jì)劃1.計(jì)劃制定依據(jù)公司銷售情況、庫存狀況及市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)。臨床用藥需求、藥品不良反應(yīng)監(jiān)測(cè)情況。國(guó)家藥品政策法規(guī)的變化。2.計(jì)劃制定流程銷售部門每月末統(tǒng)計(jì)次月藥品銷售預(yù)計(jì)情況，填寫《藥品銷售預(yù)計(jì)表》，報(bào)送采購部門。倉儲(chǔ)部門每月末盤點(diǎn)庫存，統(tǒng)計(jì)各類藥品的庫存數(shù)量、有效期等信息，填寫《藥品庫存盤點(diǎn)表》，報(bào)送采購部門。采購部門根據(jù)銷售預(yù)計(jì)情況和庫存盤點(diǎn)結(jié)果，結(jié)合市場(chǎng)需求和藥品儲(chǔ)備要求，綜合考慮藥品的采購周期、供應(yīng)穩(wěn)定性等因素，制定次月《藥品采購計(jì)劃》?！端幤凡少徲?jì)劃》應(yīng)明確藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購日期等內(nèi)容，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.計(jì)劃調(diào)整因市場(chǎng)需求變化、突發(fā)事件等原因，需要調(diào)整藥品采購計(jì)劃的，由相關(guān)部門提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。采購部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并按照原審批流程重新審批。三、供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商資質(zhì)要求具有合法有效的《藥品生產(chǎn)許可證》或《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》、《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的質(zhì)量管理體系，能夠提供質(zhì)量可靠的藥品。具備與所經(jīng)營(yíng)藥品相適應(yīng)的倉儲(chǔ)、運(yùn)輸條件。銷售人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和資格證書。2.供應(yīng)商選擇程序信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加藥品展銷會(huì)等，建立供應(yīng)商信息庫。初步篩選：采購部門根據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)要求，對(duì)信息庫中的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合要求的供應(yīng)商。實(shí)地考察：對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、倉儲(chǔ)運(yùn)輸條件等情況。實(shí)地考察可由采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員共同參與。樣品檢驗(yàn)：要求供應(yīng)商提供所經(jīng)營(yíng)藥品的樣品，送質(zhì)量管理部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的，方可進(jìn)入下一步評(píng)估。綜合評(píng)估：采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員根據(jù)實(shí)地考察情況、樣品檢驗(yàn)結(jié)果等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商選擇：根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，列入《合格供應(yīng)商名錄》。3.供應(yīng)商評(píng)估與管理質(zhì)量管理部門定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量穩(wěn)定性、不良反應(yīng)情況、供應(yīng)商質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況等。采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為是否繼續(xù)合作的依據(jù)。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格，并從《合格供應(yīng)商名錄》中刪除。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、采購合同簽訂1.合同簽訂原則采購合同應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)采用書面形式，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。采購合同應(yīng)明確藥品的名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。2.合同簽訂流程采購部門根據(jù)審批后的《藥品采購計(jì)劃》，選擇合格供應(yīng)商，與其協(xié)商簽訂采購合同。采購合同文本由采購部門起草，經(jīng)質(zhì)量管理部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)加蓋公司合同專用章，并由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送質(zhì)量管理部門、倉儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照原合同審批流程進(jìn)行審批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)解除手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并送達(dá)對(duì)方。五、藥品驗(yàn)收1.驗(yàn)收依據(jù)藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)、藥品注冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)等。采購合同約定的質(zhì)量條款。2.驗(yàn)收人員要求驗(yàn)收人員應(yīng)具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉藥品驗(yàn)收流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，考核合格后方可從事藥品驗(yàn)收工作。3.驗(yàn)收流程到貨通知：藥品到貨前，倉儲(chǔ)部門應(yīng)提前通知質(zhì)量管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。核對(duì)憑證：驗(yàn)收人員收到藥品后，首先核對(duì)隨貨同行單（票）、采購發(fā)票等憑證，確保憑證與采購合同一致。外觀檢查：對(duì)藥品的包裝、標(biāo)簽、說明書等進(jìn)行外觀檢查，查看是否有破損、污染、字跡模糊等情況。數(shù)量清點(diǎn)：按照采購合同和隨貨同行單（票）的要求，對(duì)藥品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。質(zhì)量驗(yàn)收：按照藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)藥品的內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括藥品的性狀、鑒別、檢查、含量測(cè)定等。質(zhì)量驗(yàn)收可采用抽樣檢驗(yàn)的方式進(jìn)行，抽樣數(shù)量應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)如實(shí)記錄驗(yàn)收情況，填寫《藥品驗(yàn)收記錄》。驗(yàn)收記錄應(yīng)包括藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、供貨單位、到貨日期、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收記錄應(yīng)保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。4.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)在藥品外包裝上加蓋“驗(yàn)收合格”印章，并及時(shí)辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《藥品拒收?qǐng)?bào)告單》，注明拒收原因，報(bào)質(zhì)量管理部門審核。質(zhì)量管理部門審核后，通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的糾正措施，防止問題再次發(fā)生。六、藥品入庫1.入庫流程驗(yàn)收合格的藥品，倉儲(chǔ)部門應(yīng)按照藥品的儲(chǔ)存條件要求，安排合適的倉位進(jìn)行存放。藥品入庫時(shí)，倉儲(chǔ)人員應(yīng)核對(duì)藥品的名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、供貨單位等信息，確保與驗(yàn)收記錄一致。倉儲(chǔ)人員應(yīng)在《藥品入庫單》上簽字確認(rèn)，并將藥品入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。2.庫存管理倉儲(chǔ)部門應(yīng)建立庫存管理制度，定期對(duì)庫存藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。庫存藥品應(yīng)按照藥品的劑型、用途、儲(chǔ)存條件等進(jìn)行分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。對(duì)近效期藥品、易變質(zhì)藥品等應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)管理，定期檢查其質(zhì)量狀況，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。庫存管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)更新藥品庫存信息，為采購計(jì)劃制定、銷售發(fā)貨等提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。七、采購付款1.付款流程采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款期限，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證?！陡犊钌暾?qǐng)單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證無誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.付款方式公司應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況、資金狀況等因素，選擇合適的付款方式。常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。在選擇付款方式時(shí)，應(yīng)充分考慮資金安全性、資金成本等因素，確保付款方式合理、可行。3.付款監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立付款監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。