科研原始記錄管理制度一、總則1.目的為加強公司科研項目管理，規范科研原始記錄工作，確保科研數據的真實性、完整性、準確性和可追溯性，提高科研工作質量和效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有科研項目的原始記錄管理，包括但不限于項目申報、研究過程、實驗測試、數據分析、成果總結等各個環節。3.基本原則真實性原則：科研原始記錄應如實反映科研活動的實際情況，不得偽造、篡改數據。完整性原則：涵蓋科研項目全過程的各項信息，確保記錄無遺漏。準確性原則：數據記錄應準確無誤，計量單位、符號等符合規范。及時性原則：科研活動發生后應及時記錄，避免事后回憶造成信息不準確。規范性原則：記錄格式、內容要求等應符合公司統一規定及相關行業標準。二、科研原始記錄的內容要求1.項目基本信息項目名稱、編號、負責人、參與人員、起止時間、項目來源等。詳細記錄項目背景、研究目的、預期成果等內容，確保對項目整體有清晰的描述。2.實驗方案與設計實驗方法、步驟、流程的詳細描述，包括實驗材料的選擇、儀器設備的使用等。實驗設計的依據、原理，如有創新點應詳細說明。對實驗方案的調整、優化過程及原因進行記錄。3.實驗過程記錄按照實驗時間順序，詳細記錄每次實驗的日期、時間、地點、實驗條件等。記錄實驗操作過程中的每一個關鍵步驟、操作細節，包括實驗參數的設置、樣品的處理等。如實記錄實驗過程中出現的各種現象、異常情況及處理方式，包括對實驗結果可能產生影響的因素。4.數據采集與處理詳細記錄采集到的數據，包括數據的來源、測量方法、測量次數、測量值等。對采集的數據進行整理、計算、統計分析的過程和結果，應保留計算過程和相關圖表。注明數據處理所使用的軟件、工具及版本號。5.樣品管理樣品的名稱、編號、來源、數量、規格等基本信息。樣品的采集、制備、保存、運輸過程的詳細記錄，包括時間、地點、操作人員等。樣品的使用情況，如用于哪些實驗、消耗數量等。6.儀器設備使用記錄儀器設備的名稱、型號、編號、使用日期、使用人等信息。記錄儀器設備的開機、關機時間，運行參數設置，使用過程中的故障及維修情況。對儀器設備進行校準、維護、保養的記錄，包括時間、內容、操作人員等。7.研究討論與交流記錄項目組內部的討論會議、學術交流活動等情況，包括時間、地點、參與人員、討論主題、主要觀點及結論等。對外部專家咨詢、合作研究等交流活動的記錄，包括專家意見、合作協議等相關資料。8.科研經費使用情況記錄科研項目經費的預算安排、實際支出情況，包括經費來源、支出項目、金額、時間等。對經費使用的審批流程、報銷憑證等進行詳細記錄，確保經費使用合規。三、科研原始記錄的格式與載體1.格式要求公司統一制定科研原始記錄模板，包括紙質表格和電子文檔模板。記錄內容應字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。如有修改，應在修改處簽名并注明修改日期。2.載體形式科研原始記錄可以采用紙質記錄和電子記錄兩種形式。紙質記錄應使用公司統一印制的記錄本，不得隨意使用其他紙張記錄。電子記錄應采用公司指定的電子文檔格式（如Excel、Word、PDF等）進行存儲，并按照項目名稱、時間等進行分類整理。四、科研原始記錄的填寫與審核1.填寫要求記錄人員應嚴格按照本制度及相關模板要求認真填寫科研原始記錄，確保內容真實、準確、完整。記錄應使用規范的專業術語和計量單位，數據應采用阿拉伯數字書寫。記錄內容應簡潔明了，避免使用模糊、歧義的語言。2.審核要求項目負責人對本項目的科研原始記錄進行定期審核，確保記錄符合要求。審核內容包括記錄的完整性、準確性、規范性等方面，對發現的問題及時要求記錄人員進行修改。審核人應在審核后的記錄上簽名并注明審核日期。五、科研原始記錄的存儲與保管1.存儲方式紙質科研原始記錄應存放在專門的文件柜中，按照項目分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找。電子科研原始記錄應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照項目名稱、時間等進行分類文件夾管理，并定期進行備份，防止數據丟失。2.保管期限科研原始記錄的保管期限應根據項目性質和相關法律法規要求確定，一般不少于項目結題后[X]年。對于涉及重要知識產權、商業秘密等的項目，保管期限應適當延長。3.保管責任項目負責人負責本項目科研原始記錄的保管工作，確保記錄的安全、完整。公司檔案管理部門負責對科研原始記錄進行統一監督和管理，定期檢查記錄的保管情況。六、科研原始記錄的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱科研原始記錄的，應填寫《科研原始記錄查閱申請表》，經項目負責人同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將記錄帶出。查閱人員應愛護記錄，不得在記錄上涂改、標記、污損等。2.借閱規定因特殊情況需要借閱科研原始記錄的，應填寫《科研原始記錄借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經項目負責人、部門負責人及公司主管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應對借閱的記錄妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播記錄內容。七、科研原始記錄的保密管理1.保密范圍科研原始記錄中涉及公司商業秘密、技術秘密、知識產權等信息的內容均屬于保密范圍。包括但不限于未公開的實驗數據、技術方案、研究成果等。2.保密措施接觸科研原始記錄的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對存儲科研原始記錄的場所和設備采取必要的安全保密措施，如設置訪問權限、加密存儲等。在對外交流、合作等活動中，如需提供科研原始記錄相關信息，應按照公司保密規定進行審批，確保信息安全。八、科研原始記錄的銷毀1.銷毀條件科研原始記錄保管期限屆滿，且項目已結題驗收，經項目負責人、檔案管理部門審核確認后，可以進行銷毀。因其他原因需要提前銷毀的，應經公司主管領導批準，并按照相關規定進行處理。2.銷毀程序檔案管理部門制定科研原始記錄銷毀清單，詳細記錄擬銷毀記錄的項目名稱、編號、數量、存儲形式等信息。銷毀清單經項目負責人、部門負責人及公司主管領導簽字確認后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，參與銷毀人員應在記錄上簽字。九、監督與考核1.監督檢查公司定期對科研原始記錄管理情況進行監督檢查，檢查內容包括記錄的填寫、審核、存儲、保管、查閱、借閱、保密等方面。對發現的問題及時下達整改通知，要求相關部門和人員限期整改。2.考核機制將科研原始記錄管理工作納入項目負責人及相關人員