綜治中心文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)綜治中心文件管理，確保文件的規(guī)范起草、準(zhǔn)確傳遞、妥善保管和有效利用，提高工作效率，促進(jìn)綜治中心各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于綜治中心各部門及全體工作人員在日常工作中所涉及的各類文件管理。（三）文件管理原則1.集中統(tǒng)一原則所有文件由綜治中心綜合辦公室統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則文件的擬制、審核、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)要做到準(zhǔn)確無誤，確保文件內(nèi)容的時(shí)效性和有效性，及時(shí)滿足工作需要。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件保密管理，防止文件泄露，確保文件信息安全。4.便于查閱原則文件的分類、編號、存儲等要科學(xué)合理，便于快速查找和利用，提高工作效率。二、文件分類（一）按文件性質(zhì)分類1.政策法規(guī)類包括國家和地方有關(guān)社會治安綜合治理的法律法規(guī)、政策文件等。2.內(nèi)部管理制度類綜治中心制定的各項(xiàng)工作制度、流程、規(guī)范等文件。3.業(yè)務(wù)指導(dǎo)類針對綜治中心業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)意見、工作方案、操作規(guī)程等文件。4.工作匯報(bào)與總結(jié)類各部門向上級匯報(bào)工作進(jìn)展、成果以及年度工作總結(jié)、階段性總結(jié)等文件。5.會議文件類綜治中心組織召開的各類會議的通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。（二）按文件來源分類1.上級來文包括上級黨委、政府、綜治部門等下發(fā)的各類文件。2.內(nèi)部發(fā)文綜治中心各部門根據(jù)工作需要制發(fā)的文件。3.平行文與其他單位、部門之間往來的商洽工作、詢問答復(fù)問題等文件。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容和要求。2.起草人應(yīng)具備相應(yīng)的政策理論水平和業(yè)務(wù)知識，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和工作流程。3.文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、精煉，語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、清晰、易懂。涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容的一致性和可操作性。（二）審核1.部門負(fù)責(zé)人審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與綜治中心整體工作目標(biāo)一致，是否具有可操作性，格式是否規(guī)范等。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通，提出修改意見。2.綜合辦公室審核部門負(fù)責(zé)人審核通過后的文件，提交至綜合辦公室進(jìn)行審核。綜合辦公室主要審核文件的格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合要求，是否需要進(jìn)行進(jìn)一步的協(xié)調(diào)完善。經(jīng)綜合辦公室審核通過的文件，方可進(jìn)入發(fā)文程序。四、文件編號與格式（一）編號1.綜治中心內(nèi)部發(fā)文采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，編號格式為：[年份]+[部門代號]+[文件序號]。例如：[20XX]+[ZZ]+[001]，其中“20XX”表示年份，“ZZ”表示綜治中心綜合辦公室代號，“001”表示文件序號。2.上級來文按照上級文件原編號進(jìn)行登記和管理，同時(shí)在綜治中心文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注，以便查詢和引用。（二）格式1.頁面設(shè)置文件頁面一般采用A4紙，頁邊距上、下各2.5cm，左、右各2.1cm。2.字體字號文件標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文一般用三號仿宋體，小標(biāo)題一般用三號黑體，附件標(biāo)題用三號宋體加粗，頁碼用四號宋體。3.排版格式段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2字符。文件應(yīng)層次分明，條理清晰，序號依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”等。4.發(fā)文標(biāo)識文件首頁上端應(yīng)標(biāo)明文件名稱、文號、發(fā)文日期、密級、緊急程度等信息，并加蓋綜治中心公章。五、文件傳遞與簽收（一）傳遞1.內(nèi)部發(fā)文由綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制和分發(fā)。綜合辦公室按照審核通過的發(fā)文范圍和份數(shù)，將文件發(fā)送至各部門。發(fā)文時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、文號、發(fā)放部門、份數(shù)、發(fā)放日期等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。2.上級來文由綜合辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記、分發(fā)。收到上級文件后，綜合辦公室應(yīng)及時(shí)拆封、清點(diǎn)，按照文件內(nèi)容和要求進(jìn)行登記，并根據(jù)文件性質(zhì)和工作需要，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門。3.平行文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收、處理，并及時(shí)將處理結(jié)果反饋給對方。收到平行文后，經(jīng)辦人員應(yīng)在文件登記簿上進(jìn)行登記，并注明收到日期和處理情況。對于重要的平行文，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并按照部門負(fù)責(zé)人的意見進(jìn)行處理。（二）簽收1.文件收件人收到文件后，應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》或《文件傳閱單》上簽字確認(rèn)，注明簽收日期。如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文部門或綜合辦公室反映。2.對于電子文件，收件人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)下載并確認(rèn)接收。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲路徑和文件名進(jìn)行保存，確保文件的可追溯性和安全性。六、文件傳閱與處理（一）傳閱1.綜合辦公室負(fù)責(zé)組織文件傳閱工作。對于需要多個(gè)部門或人員傳閱的文件，綜合辦公室應(yīng)按照文件的緊急程度、重要程度和傳閱范圍，合理確定傳閱順序，并填寫《文件傳閱單》。2.文件傳閱應(yīng)遵循“高效、及時(shí)、保密”的原則，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱完畢。傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得泄露文件內(nèi)容。如因工作需要暫時(shí)離開崗位，應(yīng)將文件交還給綜合辦公室或指定人員代管，避免文件丟失或延誤傳閱。3.傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱單》上簽注自己的姓名、日期和傳閱意見。如對文件內(nèi)容有疑問或建議，應(yīng)及時(shí)與起草部門或綜合辦公室溝通。綜合辦公室應(yīng)及時(shí)收集傳閱人員的意見和建議，反饋給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。（二）處理1.各部門或人員在收到傳閱文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和要求，及時(shí)進(jìn)行處理。對于需要辦理的文件，應(yīng)明確責(zé)任人和辦理期限，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給綜合辦公室或相關(guān)部門。2.對于需要答復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草答復(fù)文件，并按照文件起草與審核程序進(jìn)行審核、簽發(fā)，及時(shí)將答復(fù)文件反饋給來文單位。3.綜合辦公室應(yīng)定期對文件傳閱和處理情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件得到及時(shí)、有效的處理。對于逾期未處理的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或責(zé)任人發(fā)出催辦通知，跟蹤辦理進(jìn)度，直至文件處理完畢。七、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件正本、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理結(jié)果等相關(guān)材料。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，編制《文件歸檔目錄》，注明文件名稱、文號、日期、保管期限等信息。《文件歸檔目錄》應(yīng)一式兩份，一份隨文件一起歸檔，一份留存綜合辦公室備查。3.綜合辦公室負(fù)責(zé)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和核對，確保歸檔文件的質(zhì)量。對于不符合歸檔要求的文件，應(yīng)及時(shí)通知承辦部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）保管1.綜治中心設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防火防蟲設(shè)施等，確保文件的安全保管。2.歸檔文件應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放。保管期限一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件主要是具有重大歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件；長期保管的文件一般是在較長時(shí)間內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的文件；短期保管的文件是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的文件。3.檔案管理人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行清點(diǎn)和整理，發(fā)現(xiàn)文件有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。同時(shí)，要做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。八、文件查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.綜合辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《文件查閱申請表》，為查閱人員提供相應(yīng)的文件，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱過程中，不得在文件上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行摘錄。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，并在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《文件借閱申請表》，將借閱文件交付借閱人員，并與借閱人員簽訂《文件借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)，在《文件借閱登記表》上記錄借閱時(shí)間、借閱人員、借閱文件名稱、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播文件內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還文件。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向綜合辦公室提出申請。如借閱文件出現(xiàn)遺失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、文件保密與銷毀（一）保密1.綜治中心所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和文件保密制度，自覺做好文件保密工作。2.接觸文件的人員應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，不得擅自擴(kuò)大文件傳閱和知曉范圍。對于涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和處理，嚴(yán)禁泄露文件內(nèi)容。3.在文件起草、審核、傳遞、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制訪問權(quán)限等，確保文件信息安全。4.對于因工作需要必須使用涉密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。涉密文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還或銷毀，不得私自留存。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的文件，由綜合辦公室檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《文件銷毀審批表》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)綜治中心領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合辦公室組織實(shí)施文件銷毀工作。文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。3.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹