山西省行政管理制度總則1.目的本行政管理制度旨在規(guī)范山西省內(nèi)公司的行政事務(wù)處理流程，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，為公司的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于山西省內(nèi)公司全體員工，包括總部及各分支機構(gòu)的所有人員。3.基本原則合法性原則：行政管理制度的制定和執(zhí)行必須符合國家法律法規(guī)以及山西省地方相關(guān)政策要求。規(guī)范性原則：明確各項行政事務(wù)的操作流程和標準，確保行政工作的規(guī)范化、標準化。高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高行政工作效率，降低運營成本。服務(wù)性原則：行政部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。組織架構(gòu)與職責1.行政部門組織架構(gòu)行政總監(jiān)：全面負責公司行政工作的規(guī)劃、指導和監(jiān)督，協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的關(guān)系，確保行政工作與公司整體戰(zhàn)略目標相一致。行政經(jīng)理：協(xié)助行政總監(jiān)開展工作，負責行政部門日常事務(wù)的管理，包括行政管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作的組織實施和協(xié)調(diào)。行政管理專員：負責公司文件管理、檔案管理、會議組織、辦公用品采購與管理等具體行政事務(wù)。后勤保障專員：負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護、設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)、車輛調(diào)度與管理等后勤保障工作。安全保衛(wèi)專員：負責公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，開展安全教育培訓，落實安全防范措施，確保公司人員和財產(chǎn)安全。2.各部門行政職責業(yè)務(wù)部門：配合行政部門做好本部門的行政事務(wù)工作，如提供文件資料、協(xié)助組織會議等；負責本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護和設(shè)備設(shè)施的日常保養(yǎng)；遵守公司行政管理制度，積極參與行政部門組織的各項活動。財務(wù)部門：負責行政費用的預算編制、審核和報銷工作；對行政部門的資產(chǎn)管理進行監(jiān)督和指導，確保資產(chǎn)的安全和合理使用。人力資源部門：與行政部門共同做好員工培訓、績效考核、企業(yè)文化建設(shè)等工作；協(xié)助行政部門進行人員招聘、調(diào)配等工作；負責員工福利的制定和實施，與行政部門共同做好員工生活保障工作。行政管理1.文件管理文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等類別，各類文件再根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)進行細分。文件起草：文件起草應(yīng)明確主題、目的、內(nèi)容、要求等要素，語言表達準確、簡潔、規(guī)范。重要文件需經(jīng)相關(guān)部門負責人審核后報行政總監(jiān)審批。文件編號：文件編號應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]。文件印發(fā)：文件印發(fā)前應(yīng)進行排版、校對，確保文件內(nèi)容準確無誤。印發(fā)份數(shù)根據(jù)實際需要確定，重要文件應(yīng)留存電子文檔和紙質(zhì)文檔。文件傳閱：文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認，注明傳閱日期。緊急文件應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件及時傳達。文件歸檔：文件辦理完畢后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照分類標準進行整理，確保文件的完整性和可查閱性。電子文件應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上。2.檔案管理檔案分類：公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別，各類檔案再根據(jù)時間、來源、內(nèi)容等進行細分。檔案收集：各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案資料移交至行政部門檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)及時對接收的檔案進行整理、登記，確保檔案資料的齊全、完整。檔案整理：檔案整理應(yīng)按照檔案分類標準進行，對檔案資料進行分類、編號、編目、裝訂等工作。整理后的檔案應(yīng)排列有序，便于查閱。檔案保管：檔案保管應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、通風、防潮、防火、防盜等。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱檔案應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.會議管理會議分類：公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等類別。會議組織：會議組織部門應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知參會人員。會議組織部門應(yīng)做好會議場地布置、會議資料準備、會議設(shè)備調(diào)試等工作，確保會議順利進行。會議記錄：會議應(yīng)安排專人進行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應(yīng)準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。會議紀要：會議紀要應(yīng)由會議組織部門起草，經(jīng)相關(guān)部門負責人審核后報行政總監(jiān)審批。會議紀要應(yīng)及時發(fā)送給參會人員，并督促決議事項的落實。會議跟進：會議組織部門應(yīng)負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟進，及時向行政總監(jiān)匯報。對未按時完成的決議事項，應(yīng)查明原因，提出整改措施，確保決議事項得到有效落實。4.辦公用品管理辦公用品采購：行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。辦公用品發(fā)放：辦公用品應(yīng)按照規(guī)定的標準和流程進行發(fā)放。員工領(lǐng)取辦公用品時應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的發(fā)放情況。辦公用品使用管理：員工應(yīng)愛護辦公用品，合理使用，杜絕浪費。行政部門應(yīng)定期對辦公用品的使用情況進行檢查，對浪費現(xiàn)象進行批評教育，并采取相應(yīng)的措施進行整改。辦公用品盤點：行政部門應(yīng)定期對辦公用品進行盤點，確保辦公用品賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)及時上報行政總監(jiān)，并對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析和處理。后勤保障1.辦公區(qū)域管理辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生：行政部門應(yīng)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責任區(qū)。各部門應(yīng)定期對本部門責任區(qū)進行清掃、消毒，保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生。辦公區(qū)域設(shè)備設(shè)施管理：行政部門應(yīng)建立辦公區(qū)域設(shè)備設(shè)施臺賬，對設(shè)備設(shè)施進行登記、編號、維護等管理。設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時通知行政部門維修人員進行維修。維修人員應(yīng)及時維修設(shè)備設(shè)施，確保設(shè)備設(shè)施正常運行。辦公區(qū)域安全管理：行政部門應(yīng)制定辦公區(qū)域安全管理制度，加強安全防范措施。辦公區(qū)域應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護。員工應(yīng)遵守安全管理制度，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火等。2.車輛管理車輛配置：公司根據(jù)實際工作需要配置車輛，車輛配置應(yīng)遵循合理、經(jīng)濟、實用的原則。車輛調(diào)度：行政部門應(yīng)建立車輛調(diào)度管理制度，根據(jù)工作需要合理調(diào)度車輛。車輛調(diào)度應(yīng)優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動和緊急任務(wù)的用車需求。車輛使用：員工因工作需要使用車輛時，應(yīng)填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政部門辦理派車手續(xù)。駕駛員應(yīng)按照派車單指定的時間、地點接送乘客，不得擅自改變行車路線。車輛維護保養(yǎng)：行政部門應(yīng)制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行維護保養(yǎng)。車輛維護保養(yǎng)應(yīng)在指定的維修廠進行，確保維修質(zhì)量。駕駛員應(yīng)做好車輛的日常保養(yǎng)工作，定期檢查車輛的輪胎、機油、剎車等部件，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。車輛費用管理：車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。行政部門應(yīng)建立車輛費用臺賬，對車輛費用進行核算和管理。車輛費用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行審批和報銷。3.餐飲管理餐廳管理：公司如有員工餐廳，行政部門應(yīng)加強餐廳管理，確保餐廳食品安全、衛(wèi)生、整潔。餐廳應(yīng)配備必要的餐飲設(shè)施和設(shè)備，為員工提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)。餐飲供應(yīng)：餐廳應(yīng)根據(jù)公司員工的實際需求，制定合理的餐飲供應(yīng)計劃。餐飲供應(yīng)應(yīng)注重營養(yǎng)搭配，提供多樣化的菜品選擇。餐飲費用管理：餐飲費用包括食材采購費、水電費、員工工資等。行政部門應(yīng)建立餐飲費用臺賬，對餐飲費用進行核算和管理。餐飲費用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行審批和報銷。4.宿舍管理宿舍配置：公司如有員工宿舍，行政部門應(yīng)根據(jù)員工人數(shù)和實際需求，合理配置宿舍。宿舍應(yīng)配備必要的生活設(shè)施和設(shè)備，為員工提供舒適、安全的居住環(huán)境。宿舍入住與退房：員工入住宿舍時，應(yīng)填寫宿舍入住申請表，經(jīng)行政部門審批后辦理入住手續(xù)。員工退房時，應(yīng)提前通知行政部門，經(jīng)檢查宿舍設(shè)施設(shè)備無損壞后辦理退房手續(xù)。宿舍管理規(guī)定：員工應(yīng)遵守宿舍管理規(guī)定，不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩、酗酒、賭博等。員工應(yīng)愛護宿舍設(shè)施設(shè)備，不得擅自損壞或拆除。行政部門應(yīng)定期對宿舍進行檢查，對違反宿舍管理規(guī)定的行為進行批評教育，并采取相應(yīng)的措施進行處理。安全保衛(wèi)1.安全保衛(wèi)制度安全保衛(wèi)責任：公司實行安全保衛(wèi)責任制，行政部門負責公司安全保衛(wèi)工作的組織實施和監(jiān)督檢查。各部門負責人是本部門安全保衛(wèi)工作的第一責任人，應(yīng)落實安全保衛(wèi)措施，確保本部門人員和財產(chǎn)安全。安全保衛(wèi)措施：公司應(yīng)建立健全安全保衛(wèi)制度，加強安全防范措施。辦公區(qū)域應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施，設(shè)置安全警示標志。員工應(yīng)遵守安全保衛(wèi)制度，不得擅自攜帶易燃易爆物品、危險化學品等進入公司。安全保衛(wèi)檢查：行政部門應(yīng)定期對公司安全保衛(wèi)工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。安全保衛(wèi)檢查應(yīng)包括安全設(shè)施設(shè)備檢查、安全制度執(zhí)行情況檢查、人員出入登記檢查等內(nèi)容。安全保衛(wèi)應(yīng)急處置：公司應(yīng)制定安全保衛(wèi)應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。發(fā)生安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取有效措施進行處置，確保人員生命安全和公司財產(chǎn)安全。2.消防安全管理消防安全責任：公司實行消防安全責任制，行政部門負責公司消防安全工作的組織實施和監(jiān)督檢查。各部門負責人是本部門消防安全工作的第一責任人，應(yīng)落實消防安全措施，確保本部門人員和財產(chǎn)安全。消防設(shè)施設(shè)備管理：公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等。消防設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。消防安全檢查：行政部門應(yīng)定期對公司消防安全工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除火災(zāi)隱患。消防安全檢查應(yīng)包括消防設(shè)施設(shè)備檢查、消防通道暢通情況檢查、電氣設(shè)備安全檢查等內(nèi)容。消防安全培訓：公司應(yīng)定期組織員工進行消防安全培訓，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。消防安全培訓應(yīng)包括消防法律法規(guī)、消防設(shè)施設(shè)備使用方法、火災(zāi)逃生技巧等內(nèi)容。火災(zāi)應(yīng)急處置：公司應(yīng)制定火災(zāi)應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。發(fā)生火災(zāi)時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，組織人員疏散，撲救初起火災(zāi)，并及時報警。3.治安管理治安保衛(wèi)責任：公司實行治安保衛(wèi)責任制，行政部門負責公司治安保衛(wèi)工作的組織實施和監(jiān)督檢查。各部門負責人是本部門治安保衛(wèi)工作的第一責任人，應(yīng)落實治安保衛(wèi)措施，確保本部門人員和財產(chǎn)安全。治安防范措施：公司應(yīng)建立健全治安防范制度，加強治安防范措施。辦公區(qū)域應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施，設(shè)置安全警示標志。員工應(yīng)遵守治安防范制度，不得擅自攜帶易燃易爆物品、危險化學品等進入公司。治安保衛(wèi)檢查：行政部門應(yīng)定期對公司治安保衛(wèi)工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除治安隱患。治安保衛(wèi)檢查應(yīng)包括安全設(shè)施設(shè)備檢查、安全制度執(zhí)行情況檢查、人員出入登記檢查等內(nèi)容。治安保衛(wèi)應(yīng)急處置：公司應(yīng)制定治安保衛(wèi)應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。發(fā)生治安事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取有效措施進行處置，確保人員生命安全和公司財產(chǎn)安全。附則