企業(yè)采購環(huán)節(jié)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)采購行為，加強采購環(huán)節(jié)管理，確保采購工作高效、有序進行，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.經(jīng)濟性原則：在滿足企業(yè)需求的前提下，追求采購成本最低化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.效率性原則：優(yōu)化采購流程，提高采購工作效率，確保及時滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，杜絕不正當(dāng)交易行為。5.監(jiān)督性原則：建立健全采購監(jiān)督機制，對采購全過程進行有效監(jiān)督，確保制度執(zhí)行到位。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購品種、數(shù)量和時間。2.開發(fā)、選擇、管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期評估供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定和優(yōu)質(zhì)。3.組織采購談判，與供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量收貨。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制與分析，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商管理等手段，降低采購成本。6.收集、整理采購相關(guān)信息，建立采購數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）需求部門1.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，及時、準(zhǔn)確地向采購部門提出采購需求，明確采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗等工作，協(xié)助采購部門確保采購物品符合企業(yè)實際需求。3.對采購物品的使用情況進行跟蹤和反饋，為采購部門改進采購工作提供參考依據(jù)。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結(jié)算方式等進行把關(guān)。3.根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購資金的使用進行監(jiān)督和管理。（四）審計部門1.定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購成本是否合理等。2.對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題進行調(diào)查和處理，提出改進建議，促進采購管理水平的提高。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計交貨時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.對于金額較大或重要的采購項目，需求部門還應(yīng)提供詳細(xì)的采購需求說明和可行性分析報告，報企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。（二）采購計劃制定1.采購部門收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃報采購部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購計劃的合理性和可行性。對于涉及多個部門的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保采購計劃與各部門需求一致。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購計劃，采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.采購部門向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求供應(yīng)商提供企業(yè)基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。3.采購部門對供應(yīng)商提供的信息進行審核，實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量控制體系等，評估供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況等。4.根據(jù)審核和考察結(jié)果，采購部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評估記錄、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量反饋等內(nèi)容。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估情況，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。談判前，采購部門應(yīng)制定談判策略，明確談判目標(biāo)、底線和重點關(guān)注事項。2.采購談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行充分溝通和協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的協(xié)議。3.談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.采購合同報采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核。審核通過后，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款，向供應(yīng)商下達《采購訂單》。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購部門將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門跟蹤采購進度和做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。對于出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題、交貨期變更等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。2.在交貨期臨近時，采購部門向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時交貨。對于重要的采購項目，采購部門應(yīng)安排專人到供應(yīng)商處進行實地催貨，確保按時、按質(zhì)、按量收貨。（七）到貨驗收1.采購物品到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收標(biāo)準(zhǔn)、安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具等。2.采購物品到貨時，采購部門通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門共同進行驗收。驗收人員按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。3.驗收合格的，驗收人員在《驗收報告》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。對于因質(zhì)量問題給企業(yè)造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（八）采購付款1.采購物品驗收合格后，供應(yīng)商憑采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證向企業(yè)財務(wù)部門申請付款。2.財務(wù)部門對供應(yīng)商提交的付款申請進行審核，核實采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、金額準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門定期對采購付款情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題，確保采購資金的合理使用。四、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)短缺等情況。采購部門定期收集市場信息，進行市場分析和預(yù)測，為采購決策提供參考依據(jù)。2.與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低因單一供應(yīng)商供應(yīng)中斷或價格壟斷帶來的風(fēng)險。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，選擇質(zhì)量信譽好、生產(chǎn)工藝先進、質(zhì)量控制體系完善的供應(yīng)商。采購部門定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估和審核，確保供應(yīng)商能夠提供符合企業(yè)要求的產(chǎn)品。2.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理。需求部門和質(zhì)量檢驗部門嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進行檢驗，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決。（三）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、風(fēng)險防范措施有效。2.加強對采購合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇到合同變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)，避免合同糾紛。（四）內(nèi)部風(fēng)險1.建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強對采購人員的培訓(xùn)和管理，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購制度和工作流程，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。2.加強各部門之間的溝通與協(xié)作，形成工作合力。需求部門應(yīng)及時準(zhǔn)確地提出采購需求，采購部門應(yīng)高效完成采購任務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購資金，審計部門應(yīng)加強對采購活動的審計監(jiān)督，共同防范采購內(nèi)部風(fēng)險。五、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實現(xiàn)了采購成本的降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物品的質(zhì)量是否符合合同要求，是否滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購效率：包括采購計劃完成率、交貨及時率等，評估采購部門是否按時完成采購任務(wù)，供應(yīng)商是否按時交貨。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、合作等情況，是否建立了穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊伍。5.內(nèi)部滿意度：收集需求部門等相關(guān)部門對采購工作的滿意度評價，評估采購部門是否滿足了內(nèi)部客戶的需求。（二）評估周期采購績效評估實行定期評估與不定期評估相結(jié)合的方式。定期評估每季度進行一次，全面評估采購部門的工作績效；不定期評估根據(jù)企業(yè)實際情況和需要適時開展，對采購過程中的重點項目、突發(fā)問題等進行專項評估。（三）評估方法1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：通過收集采購成本、采購數(shù)量、交貨時間等相關(guān)數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分析，對比評估指標(biāo)目標(biāo)值，計算績效得分。2.問卷調(diào)查：向需求部門等相關(guān)部門發(fā)放調(diào)查問卷，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。3.現(xiàn)場檢查：對采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場檢查，核實采購工作的執(zhí)行情況和效果。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于績效優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于績效不達標(biāo)的部門和個人，進行批評教育，并要求制