嚴格印章使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，維護公司利益和形象，防范印章使用風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、業務專用章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：確保印章存儲安全，使用過程可追溯、可監控，防止印章被盜用、冒用。3.嚴肅性原則：嚴格按照規定的流程和審批權限使用印章，嚴禁違規用印。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、樣式、數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門審核申請表內容，確保申請事項符合公司規定及實際工作需要。審核通過后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，行政管理部門負責統一到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位刻制印章。不得私自委托其他單位或個人刻制公司印章。4.印章刻制完成后，行政管理部門應及時對印章進行驗收，檢查印章的規格、樣式、文字等是否與申請表一致，確認無誤后填寫《印章驗收單》。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附印章印模。2.《印章啟用申請表》經公司領導審批后，行政管理部門發布印章啟用通知，明確印章正式啟用時間、使用范圍、管理要求等事項。3.印章啟用后，行政管理部門應將印章的相關信息（包括印章名稱、樣式、啟用日期、保管人等）登記在《印章管理臺賬》上，建立印章檔案。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負責保管，保管人應具備高度的責任心和保密意識。2.印章保管人不得將印章轉借他人使用，不得在未經審批的情況下攜帶印章外出。（二）保管方式1.公司各類印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，確保印章存放環境安全，防止印章損壞、丟失或被盜。2.對于重要印章（如公章、合同專用章、財務專用章等），原則上應存放在公司總部指定的保管地點，并安裝監控設備，實施24小時監控。（三）保管人的職責1.負責印章的日常保管，確保印章安全存放，隨時掌握印章的使用情況。2.嚴格按照印章使用審批流程辦理印章使用手續，對不符合規定的用印申請有權拒絕，并及時向上級報告。3.定期對印章進行檢查，如發現印章有損壞、磨損等情況，應及時報告行政管理部門，并申請更換印章。4.在印章遺失、被盜等情況下，應立即采取掛失、報警等措施，并及時向公司領導報告，協助公司進行相關處理。四、印章的使用（一）使用申請1.需要使用印章時，申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數、用途等信息，并在申請表上簽字確認。2.涉及合同簽訂、重要文件發布等重大事項的用印，申請人還應附上相關合同文本、文件草稿等資料，以便審批人員全面了解用印內容。（二）審批流程1.申請人將填寫完整的《印章使用申請表》提交至本部門負責人進行初審，部門負責人應認真審核用印事項的真實性、必要性和合規性，簽字確認后提交至相關審批部門或領導。2.根據用印事項的性質和審批權限，按照以下流程進行審批：一般事項用印：經部門負責人初審后，由行政管理部門負責人審批。涉及合同簽訂、金額較大的經濟業務、重要文件發布等重大事項用印：經部門負責人初審后，依次報財務部門負責人、法務部門負責人審核，最后由公司領導審批。如遇緊急情況需立即用印的，可先電話請示公司領導同意后用印，但事后必須及時補辦審批手續。（三）用印登記1.印章保管人在受理用印申請時，應檢查申請表填寫是否完整、審批手續是否齊全。如不符合要求，應退回申請人補充完善。2.審批通過后，印章保管人應在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印日期、用印事項、文件名稱、文號、用印份數、申請人、審批人等信息，并在申請表上加蓋印章使用章，注明用印日期和次數。3.用印完成后，印章保管人應將用印后的文件、資料等整理歸檔，妥善保管。（四）用印要求1.印章應加蓋在文件、資料的落款處或規定位置，確保印章清晰、端正、完整。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要提前加蓋印章的，必須在空白處注明用途，并嚴格控制使用范圍。3.多人會簽的文件，應在所有簽字人簽字后統一加蓋印章。五、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.因公司名稱變更、機構調整、業務終止等原因，印章不再使用的。2.印章損壞無法使用且無法修復的。3.其他需要廢止印章的情形。（二）廢止程序1.印章保管人發現印章符合廢止情形時，應填寫《印章廢止申請表》，詳細說明印章廢止原因、名稱、樣式等信息，并提交至行政管理部門。2.行政管理部門審核《印章廢止申請表》內容，經公司領導批準后，發布印章廢止通知。3.印章廢止通知發布后，行政管理部門應及時通知各相關部門和人員，停止使用該印章。（三）銷毀流程1.印章廢止后，行政管理部門負責組織對印章進行銷毀。銷毀印章時，應至少有兩名專人在場監督，確保印章徹底銷毀，防止印章被非法利用。2.銷毀完成后，監督人員應在《印章銷毀記錄單》上簽字確認，記錄銷毀時間、地點、方式、印章名稱等信息。3.《印章銷毀記錄單》作為印章管理檔案的重要組成部分，由行政管理部門長期保存。六、印章的監督與檢查（一）監督部門公司行政管理部門負責對印章使用情況進行日常監督檢查，確保印章使用符合規定。（二）檢查內容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的保管地點，保管人是否嚴格履行保管職責。2.使用審批情況：檢查用印申請是否按照規定流程進行審批，審批手續是否齊全。3.用印登記情況：檢查《印章使用登記簿》記錄是否完整、準確，與實際用印情況是否一致。4.用印合規情況：檢查印章使用是否符合本制度及國家法律法規的規定，有無違規用印行為。（三）檢查頻率行政管理部門應定期對印章使用情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次專項檢查，并形成檢查報告。（四）問題處理1.在印章監督檢查過程中，如發現存在問題，行政管理部門應及時下達整改通知，要求責任部門或個人限期整改。2.對違規用印行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。構成違法犯罪的，依法移交司法機關處理。3.整改完成后，責任部門或個人應將整改情況