人事印章使用管理制度一、總則（一）目的為規范公司人事印章的使用管理，維護公司印章使用的嚴肅性和權威性，保障公司及員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的人事印章使用管理。（三）印章種類及定義1.公司人事專用章：用于公司人事相關的各類文件、證明、協議等，如勞動合同、員工離職證明、人事調動通知等。2.公司人力資源部公章：用于人力資源部對外發布的一般性文件、函件等。3.員工個人名章：用于員工個人在特定人事業務中的簽字確認，如工資簽收單等。二、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.人事印章由公司指定的專業印章制作機構刻制，確保印章的規格、樣式符合國家相關規定和公司要求。2.刻制印章時，需提供公司出具的刻章委托書，并詳細注明印章名稱、規格、材質等信息。（二）印章啟用1.新刻制的人事印章啟用前，需在公司內部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示內容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍等。2.公示無異議后，由人力資源部填寫《人事印章啟用申請表》，經部門負責人、分管領導簽字審批后，方可正式啟用。3.印章啟用后，需在公司印章管理臺賬中進行詳細登記，記錄印章的名稱、編號、啟用日期、保管人等信息。（三）印章廢止1.人事印章因磨損、遺失、機構變動等原因需要廢止時，由印章保管人填寫《人事印章廢止申請表》，詳細說明廢止原因。2.《人事印章廢止申請表》經部門負責人、分管領導簽字審批后，將廢止印章交回公司綜合管理部統一封存或銷毀。3.印章廢止后，需在公司印章管理臺賬中及時更新印章狀態，注明廢止日期。三、印章的保管（一）保管原則1.人事印章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、遺失或損壞。2.印章保管人必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章使用管理制度。（二）保管職責1.公司人事專用章：由人力資源部指定專人保管，保管人需妥善保管印章，不得隨意將印章交予他人使用。2.公司人力資源部公章：由人力資源部負責人指定專人保管，保管人需按照規定使用公章，并對公章使用的真實性、合法性負責。3.員工個人名章：由員工本人妥善保管，如有遺失或損壞，需及時向人力資源部申請補辦。（三）保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管人不得將印章攜帶外出使用，如因工作需要必須攜帶外出的，需填寫《人事印章外出使用申請表》，經部門負責人、分管領導簽字審批后，方可攜帶外出。印章外出期間，必須由保管人親自攜帶，不得交予他人代管。3.印章保管人應定期對印章進行檢查，如發現印章有損壞、變形等情況，應及時向人力資源部報告，并申請更換印章。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司人事專用章：用于公司人事相關的各類文件、證明、協議等，如勞動合同、員工離職證明、人事調動通知等。2.公司人力資源部公章：用于人力資源部對外發布的一般性文件、函件等。3.員工個人名章：用于員工個人在特定人事業務中的簽字確認，如工資簽收單等。（二）使用流程1.填寫申請表：使用人事印章時，需填寫《人事印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印日期等信息。2.審批流程：一般事項用?。河刹块T負責人簽字審批。重要事項用?。航洸块T負責人、分管領導簽字審批后，報總經理簽字審批。3.用印登記：印章保管人根據審批后的《人事印章使用申請表》進行用印登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、審批人等信息。4.用印蓋章：印章保管人在用印文件上加蓋印章時，應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。蓋章后，應在《人事印章使用申請表》上注明蓋章日期，并簽字確認。（三）使用限制1.人事印章不得用于與公司人事業務無關的事項。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋人事印章。3.如因工作需要必須在空白文件上加蓋印章的，需在文件上注明用途、有效期限等信息，并經部門負責人、分管領導簽字審批后，方可加蓋印章。五、印章的監督與檢查（一）監督機制1.公司設立印章使用監督小組，由人力資源部負責人、財務負責人、審計負責人等組成，負責對人事印章的使用情況進行監督檢查。2.監督小組定期對人事印章的使用情況進行檢查，檢查內容包括印章使用申請表的填寫、審批流程的執行、用印登記的準確性等。（二）檢查方式1.定期檢查：監督小組每月對人事印章的使用情況進行一次定期檢查，檢查結果以書面形式報告公司領導。2.不定期抽查：監督小組不定期對人事印章的使用情況進行抽查，發現問題及時督促整改。（三）違規處理1.如發現印章保管人或使用人違反本制度規定使用印章的，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節嚴重的，將依法追究其法律責任。2.因印章保管人或使用人的違規行為給公司造成經濟損失的，公司將要求其承擔相應的賠償責任。六、印章的信息化管理（一）建立印章管理系統公司應建立人事印章管理系統，將印章的刻制、啟用、廢止、保管、使用等信息納入系統管理，實現印章管理的信息化、規范化、科學化。（二）系統功能要求1.印章信息管理：記錄印章的名稱、編號、規格、材質、啟用日期、保管人等信息。2.用印申請管理：員工可通過系統提交用印申請，填寫用印事項、用印文件名稱、份數、用印日期等信息，并上傳相關文件。3.審批流程管理：設置用印審批流程，根據用印事項的重要程度，由不同級別領導進行審批。4.用印登記管理：系統自動記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、審批人等信息，生成用印臺賬。5.統計分析功能：對印章使用情況進行統計分析，生成各類報表，為公司決策提供數據支持。（三）系統安全管理1.印章管理系統應采取安全防護措施，防止數據泄露、篡改等安全事故的發生。2.系統管理員應定期對系統進行維護和更新，確保系統的正常運行。3.嚴格控制系統用戶的權限，不同人員根據其工作職