企業公文收發管理制度一、總則1.目的為加強公司公文收發管理，確保公文傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間公文的收發、傳遞、處理等工作。3.基本原則公文收發工作應遵循及時、準確、安全、保密的原則，嚴格執行公文處理程序，確保公文處理的規范化、制度化。二、公文種類及格式1.公文種類公司公文主要包括：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等。各部門根據工作需要，可自行制定內部使用的公文種類，但應報公司辦公室備案。2.公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。公司公文格式應符合國家相關標準和公司規定，確保公文的規范性和嚴肅性。三、公文收發流程1.收文流程簽收：公司辦公室負責公文的簽收工作。收到外部來文后，應及時核對來文份數、密封情況等，并在《公文簽收登記表》上簽字確認。登記：對簽收的公文進行詳細登記，注明來文日期、來文單位、文號、標題、密級、緊急程度、份數等信息。分發：根據公文內容和公司領導批示，及時將公文分發給相關部門或人員，并在《公文分發登記表》上記錄分發情況。傳閱：需要傳閱的公文，由公司辦公室按照規定的傳閱范圍和順序進行傳閱。傳閱人員應在《公文傳閱單》上簽字，并注明傳閱時間。承辦：承辦部門或人員收到公文后，應及時辦理，并在規定時間內將辦理結果反饋給公司辦公室。需要回復的公文，應按照公文格式和要求及時起草回復文件，經部門負責人審核后報公司領導審批。催辦：公司辦公室對承辦部門或人員的公文辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文及時辦理。對逾期未辦理的公文，應及時向承辦部門或人員發出催辦通知。歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門或人員應將公文原件及相關材料整理歸檔，交公司檔案室保存。2.發文流程擬稿：各部門根據工作需要起草公文，公文內容應符合國家法律法規和公司政策規定，表述準確、簡潔、明了。擬稿人應在公文上注明擬稿日期、擬稿部門、擬稿人等信息。審核：擬稿完成后，由部門負責人對公文內容進行審核，重點審核公文的必要性、準確性、規范性等。審核通過后，在公文上簽署審核意見和姓名。會簽：涉及多個部門的公文，應進行會簽。會簽部門應認真審核公文內容，提出意見和建議，并在公文上簽署會簽意見和姓名。核稿：公司辦公室對擬發公文進行核稿，重點審核公文的格式、文字表述、發文范圍等是否符合規定。核稿通過后，在公文上簽署核稿意見和姓名。簽發：公文經核稿后，報公司領導簽發。公司領導應認真審核公文內容，簽署簽發意見和姓名。重要公文需經公司主要領導簽發。編號：公文簽發后，由公司辦公室按照編號規則進行編號，并在公文上加蓋公司印章。印發：公司辦公室根據公文編號和印發范圍，將公文印發給相關部門或人員，并在《公文印發登記表》上記錄印發情況。歸檔：公文印發后，公司辦公室應將公文原件及相關材料整理歸檔，交公司檔案室保存。四、公文處理要求1.及時性公文收發人員應及時處理公文，確保公文傳遞不延誤。對緊急公文，應按照規定的緊急程度及時辦理，確保公文在規定時間內送達。2.準確性公文處理人員應認真核對公文內容，確保公文表述準確、數據準確、格式準確。對重要公文，應進行多次審核，避免出現錯誤。3.規范性公文處理應嚴格按照公文格式和處理程序進行，確保公文處理的規范化、制度化。公文的字體、字號、排版等應符合公司規定，不得隨意更改。4.保密性公文收發人員應嚴格遵守保密制度，對涉及公司機密的公文，應妥善保管，不得泄露。在公文傳遞過程中，應采取必要的保密措施，確保公文安全。五、公文歸檔與保管1.歸檔范圍公司所有公文，包括收文、發文、內部文件等，均應進行歸檔。2.歸檔要求公文歸檔應按照公文形成的時間順序和類別進行整理，確保歸檔文件的系統性和完整性。歸檔公文應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。如有需要，應在復印件上注明“與原件核對無誤”字樣，并加蓋部門印章。歸檔公文應編制詳細的目錄，注明公文標題、文號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.保管期限公文的保管期限根據公文的性質和重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家相關規定和公司檔案管理制度執行。4.檔案查閱公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到公司檔案室查閱。查閱檔案時，應在檔案室工作人員的監督下進行，不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。如需摘抄、復制檔案內容的，應經公司檔案室負責人批準。六、保密規定1.保密范圍公司公文涉及的國家機密、商業秘密、技術秘密等均屬于保密范圍。2.保密措施公文收發人員應嚴格遵守保密制度，對涉及保密內容的公文，應妥善保管，不得泄露。在公文傳遞過程中，應采取必要的保密措施，如密封、加密傳輸等，確保公文安全。對涉及保密內容的公文，應在規定的保密場所進行處理，無關人員不得進入。公文處理完畢后，應及時將涉密公文銷毀，不得隨意丟棄。3.責任追究對違反保密規定，泄露公司機密的人員，將按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的，將依法追究法律責任。七、監督與檢查1.監督部門公司辦公室負責對公文收發管理制度的執行情況進行監督檢查。2.檢查內容公文收發流程的執行情況，包括簽收、登記、分發、傳閱、承辦、催辦、歸檔等環節。公文處理的質量，包括公文內容的準確性、規范性、及時性等。公文保密制度的執行情況，包括保密措施的落實、涉密公文的保管等。3.檢查方式定期檢查：公司辦公室定期對公文收發管理制度的執行情況進行檢查，發現問題及時整改。不定期抽查：公司辦公室不定期對公文收發工作進行抽查，對發現的問題進行及時處理。4