企業對外發文管理制度一、總則（一）目的為加強公司對外發文管理，規范發文流程，提高發文質量和效率，確保公司文件的準確性、嚴肅性和權威性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義對外發布的各類公文，包括但不限于通知、函、報告、請示、批復等。（三）基本原則1.準確規范：發文應符合國家法律法規、行業標準及公司相關規定，內容準確、表述規范、格式統一。2.及時高效：根據工作需要及時發文，確保信息傳遞順暢，提高工作效率。3.安全保密：嚴格遵守保密規定，確保發文內容涉及的公司機密信息不泄露。二、發文職責（一）發文部門職責1.負責根據工作需要起草發文文稿，確保文稿內容準確、完整、清晰，符合公司政策和實際情況。2.對發文內容進行認真審核，確保數據準確、邏輯嚴謹、語言通順，避免出現錯別字、語病等問題。3.按照規定的流程提交發文申請，配合相關部門完成發文審批、編號、排版、校對、印制、分發等工作。（二）歸口管理部門職責1.負責對涉及本部門業務范圍的發文進行審核，提出審核意見，確保發文內容符合本部門業務要求和相關政策法規。2.協助發文部門對發文文稿進行修改完善，提供必要的業務支持和指導。3.對歸口管理的發文進行統一登記、編號、存檔，建立發文臺賬，定期進行清理和核對。（三）辦公室職責1.負責對各部門提交的發文申請進行形式審查，確保申請手續齊全、符合規定流程。2.對發文文稿進行格式審核，按照公司統一的公文格式要求進行排版，確保發文格式規范、美觀。3.組織協調發文的校對、印制、分發等工作，確保發文及時、準確地送達相關部門和人員。4.負責對公司對外發文進行統一管理，定期對發文情況進行統計分析，向上級領導匯報發文工作情況。（四）審批領導職責1.按照公司授權范圍對發文進行審批，對發文內容的準確性、必要性、合規性等進行全面審查，簽署審批意見。2.對涉及重大事項、重要決策、敏感問題等的發文進行重點把關，確保發文符合公司整體利益和戰略方向。三、發文流程（一）起草1.發文部門根據工作需要確定發文主題和內容，明確發文目的、對象、范圍、要求等。2.由熟悉業務的人員負責起草發文文稿，文稿應結構合理、層次分明、語言簡潔、表達準確。3.起草文稿時應充分征求相關部門和人員的意見，確保文稿內容具有可操作性和可行性。（二）審核1.發文部門完成文稿起草后，首先由部門負責人進行初審，重點審核文稿內容是否符合本部門工作實際和業務要求，數據是否準確，語言是否通順等。2.初審通過后，將文稿提交歸口管理部門進行審核。歸口管理部門應從業務角度對文稿進行全面審查，提出審核意見，必要時組織相關部門進行會商。3.審核通過后的文稿提交辦公室進行格式審核。辦公室按照公司統一的公文格式要求對文稿進行排版、編號、字體、字號、行距等方面的審核，確保發文格式規范統一。（三）審批1.經審核后的發文文稿按照公司規定的審批流程提交審批領導審批。審批領導應認真閱讀文稿內容，對發文的必要性、準確性、合規性等進行全面審查，簽署審批意見。2.對于涉及重大事項、重要決策、敏感問題等的發文，應提交公司領導班子會議或總經理辦公會審議通過后再行發文。（四）編號1.經審批通過的發文文稿由辦公室負責統一編號。編號應按照一定的規則進行，確保發文編號的唯一性和連續性。2.編號規則一般為：年份+部門代碼+流水號。例如：2023HR001，表示2023年人力資源部第1號發文。（五）排版1.辦公室根據公司統一的公文格式要求對發文文稿進行排版。排版應做到頁面布局合理、字體字號規范、段落格式整齊、標點符號正確。2.發文排版應注意以下事項：標題一般用二號宋體字，居中排列；正文一般用三號仿宋體字，行距一般為固定值28磅；落款一般用三號仿宋體字，位于正文右下方；附件應在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱；頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。（六）校對1.排版完成后的發文文稿由起草部門或專人進行校對。校對應認真細致，逐字逐句核對文稿內容，確保排版后的文稿與審批通過的文稿一致，避免出現錯別字、語病、數據錯誤等問題。2.校對一般應進行至少兩遍，第一遍校對主要檢查文稿的格式、內容是否完整準確；第二遍校對重點檢查文字表述、標點符號、數據等方面的錯誤。（七）印制1.校對無誤后的發文文稿由辦公室負責印制。印制應選擇質量可靠、信譽良好的印刷單位，確保發文印制質量清晰、裝訂整齊。2.發文印制數量應根據實際需要確定，避免浪費。印制完成后，辦公室應及時對發文進行清點、核對，確保發文數量準確無誤。（八）分發1.辦公室按照發文范圍和要求，將印制好的發文及時分發給相關部門和人員。分發應做好登記記錄，注明發文編號、名稱、分發時間、接收部門、接收人等信息。2.對于重要文件或緊急文件，應采取專人送達或特快專遞等方式確保文件及時、安全送達。四、發文格式（一）頁面設置1.公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。2.頁邊距一般為：上白邊37mm，下白邊35mm，左白邊28mm，右白邊26mm。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.主送機關：一般用三號仿宋體字，頂格編排在標題下空一行位置，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。3.正文：一般用三號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.××××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發文機關署名、成文日期和印章：單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。6.附注：居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。8.抄送機關：如有抄送機關，一般用四號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。9.印發機關和印發日期：印發機關和印發日期一般用四號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。五、發文存檔（一）存檔范圍公司對外發布的各類公文，包括正式發文、修訂發文、補充發文等，均應進行存檔。（二）存檔要求1.辦公室應指定專人負責發文存檔工作，確保發文存檔的完整性、準確性和規范性。2.發文存檔應按照年度進行分類整理，建立電子和紙質檔案。電子檔案應按照統一的命名規則進行存儲，便于查詢和檢索；紙質檔案應按照發文編號順序進行裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標注年度、發文類別等信息。3.存檔的發文應包括發文文稿、審批意見、排版樣稿、校對記錄、印制文件、分發記錄等相關資料，確保檔案資料齊全。（三）存檔期限發文存檔期限按照公司檔案管理規定執行，一般重要文件存檔期限為長期，普通文件存檔期限為[X]年。存檔期限屆滿后，經公司領導批準，可按照規定進行銷毀處理。六、發文保密（一）保密原則公司對外發文應嚴格遵守國家保密法律法規和公司保密制度，確保發文內容涉及的公司機密信息不泄露。（二）保密措施1.發文部門在起草文稿時，應明確文稿的密級，并按照密級要求進行處理。對于涉及公司機密信息的發文，應采取加密存儲、專人傳遞等措施，確保信息安全。2.參與發文審核、審批、排版、校對、印制、分發等工作的人員，應嚴格遵守保密規定，不得私自復制、傳播、泄露發文內容。3.對于因工作需要接觸發文內容的外部單位和人員，應與其簽訂保密協議，明確保密責任和義務，要求其妥善保管發文資料，不得擅自使用或泄露。七、發文監督與檢查（一）監督檢查部門公司辦公室負責對各部門對外發文工作進行監督檢查，定期對發文情況進行統計分析，發現問題及時督促整改。（二）檢查內容1.發文流程執行情況，包括起草、審核、審批、編號、排版、校對、印制、分發等環節是否符合規定要求。2.發文格式規范情況，是否符合公司統一的公文格式標準。3.發文內容質量情況，是否準確、完整、清晰，是否符合公司政策和實際情況。4.發文存檔情況，是否按照規定進行存檔，檔案資料是否齊全。（三）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，辦公室應及時向相關部門反饋，并要求其限期整改。2.對于違