預訂部辦公設備管理制度一、總則1.目的為加強預訂部辦公設備的管理，確保設備的正常運行，提高工作效率，延長設備使用壽命，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于預訂部全體員工所使用的辦公設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、電話、辦公桌椅等。3.管理原則辦公設備管理遵循“統一管理、分級負責、合理使用、定期維護、及時更新”的原則。二、設備采購與配置1.需求申請預訂部員工因工作需要使用新的辦公設備或更換現有設備時，應提前填寫《辦公設備需求申請表》，詳細說明設備名稱、型號、規格、數量、申請理由及預計使用時間等信息，并提交至部門負責人。2.審批流程部門負責人對員工提交的申請進行審核，根據工作實際需求和預算情況簽署意見后，報公司行政部門審批。行政部門審核通過后，交由采購部門統一采購。3.采購標準采購辦公設備時，應遵循性價比最優的原則，優先選擇質量可靠、性能穩定、節能環保且符合公司實際需求的產品。同時，要嚴格按照公司采購流程進行操作，確保采購過程的合規性。4.設備配置辦公設備采購到貨后，由行政部門負責組織相關人員進行驗收。驗收合格后，按照預訂部員工的工作崗位和實際需求進行合理配置，并做好設備領用登記手續。三、設備使用與操作1.使用規范預訂部員工應按照設備的使用說明書正確操作辦公設備，嚴禁違規操作，以免損壞設備。設備使用過程中如發現異常情況，應立即停止使用，并及時報告部門負責人或行政部門，安排專業人員進行維修。員工在使用辦公設備時，應保持設備的清潔衛生，定期清理設備表面灰塵和內部雜物，防止因灰塵堆積影響設備性能。2.專人專用原則上辦公設備實行專人專用制度，員工應妥善保管自己使用的設備，不得隨意轉借他人。如因工作需要臨時轉借，須經設備使用人同意，并報部門負責人備案。3.開機與關機順序電腦：先開啟顯示器，再開啟主機電源；關機時，先關閉主機程序，再關閉主機電源，最后關閉顯示器電源。打印機、復印機、傳真機等設備：開機時，先開啟電源開關，待設備自檢完成后再進行操作；關機時，先關閉設備工作程序，再關閉電源開關。4.數據安全員工應重視辦公設備中數據的安全保護，定期對重要數據進行備份，防止數據丟失。嚴禁在辦公設備上安裝未經公司許可的軟件和游戲，避免因軟件沖突或病毒感染導致設備故障和數據泄露。使用移動存儲設備時，應先進行病毒查殺，確保安全后再接入辦公設備，防止病毒傳播。四、設備維護與保養1.日常維護預訂部員工負責所使用辦公設備的日常清潔和簡單維護工作，如擦拭設備表面、清理打印機墨盒、更換傳真機紙等。行政部門定期對辦公設備進行巡檢，檢查設備的運行狀況、使用情況及維護記錄等，及時發現并解決存在的問題。2.定期保養行政部門根據辦公設備的使用頻率和性能狀況，制定詳細的定期保養計劃。定期對設備進行全面保養，包括硬件檢查、軟件升級、部件更換等，確保設備始終處于良好的運行狀態。對于關鍵設備或使用年限較長的設備，可邀請專業的維修保養機構進行深度保養和維護，延長設備使用壽命。3.故障維修辦公設備出現故障時，設備使用人應及時填寫《辦公設備維修申請表》，注明故障現象、發生時間、設備名稱及型號等信息，并提交至部門負責人。部門負責人審核后，報行政部門安排維修。行政部門根據故障情況聯系設備供應商或專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。維修完成后，設備使用人應認真檢查設備維修后的運行情況，確認無誤后在維修記錄上簽字確認。如維修后仍存在問題，應及時反饋給行政部門，直至問題解決。4.維修費用管理辦公設備的維修費用由行政部門統一管理和核算。維修費用在預算范圍內的，由行政部門直接支付；超出預算的，須報公司相關領導審批后再行支付。行政部門應定期對辦公設備維修費用進行統計分析，總結維修費用支出情況，為設備的更新換代和成本控制提供依據。五、設備盤點與清查1.定期盤點行政部門每季度組織一次對預訂部辦公設備的全面盤點工作，確保賬實相符。盤點內容包括設備名稱、型號、規格、數量、使用狀態、存放地點等信息。2.臨時清查在以下情況下，行政部門應組織對預訂部辦公設備進行臨時清查：公司進行內部審計、財務檢查或其他專項檢查時；辦公設備發生重大損壞、丟失或被盜時；公司辦公場所搬遷、部門調整或人員變動時。3.盤點清查結果處理盤點清查結束后，行政部門應編制《辦公設備盤點清查報告》，詳細記錄盤點清查情況。如發現賬實不符，應查明原因，分清責任，并提出處理意見。對于盤盈的設備，應及時登記入賬，并查明來源，按規定進行處理；對于盤虧的設備，應分析原因，屬于正常損耗的，按規定辦理核銷手續；屬于人為損壞或丟失的，由責任人照價賠償。六、設備報廢與更新1.報廢條件辦公設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用或維修成本過高的；因技術進步、產品更新換代等原因，現有設備已被淘汰，且無繼續使用價值的；因自然災害、意外事故等原因導致設備嚴重損壞，無法修復或修復后仍無法正常使用的。2.報廢申請預訂部員工發現辦公設備符合報廢條件時，應填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、設備名稱、型號、規格、購置時間、使用情況等信息，并提交至部門負責人。3.審批流程部門負責人對員工提交的報廢申請進行初審，簽署意見后報行政部門。行政部門組織相關技術人員對申請報廢的設備進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導審批。經批準報廢的設備，由行政部門統一處理。4.更新原則辦公設備更新應遵循“按需更新、合理配置、經濟實用”的原則。根據公司業務發展和工作實際需求，結合設備的使用狀況和技術發展趨勢，合理安排設備更新計劃，確保預訂部工作的順利開展。5.更新流程辦公設備更新參照設備采購與配置流程進行操作，即由預訂部員工提出需求申請，經部門負責人審核、行政部門審批后，交由采購部門統一采購。七、設備檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立預訂部辦公設備檔案，對每臺設備的相關資料進行詳細記錄和歸檔。設備檔案應包括設備購置申請、采購合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄、保養記錄、盤點清查記錄、報廢申請及審批文件等。2.檔案保管辦公設備檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并指定專人負責管理。檔案管理人員應定期對檔案進行整理和核對，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案查閱因工作需要查閱辦公設備檔案時，須填寫《辦公設備檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可到檔案管理人員處查閱。查閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借或損壞檔案。八、違規處理1.預訂部員工違反本制度規定，有下列行為之一的，視情節輕重給予相應的批評教育、警告、罰款等處罰：未按規定操作辦公設備，導致設備損壞的；未經許可擅自轉借辦公設備的；因保管不善，造成辦公設備丟失或被盜的；故意損壞辦公設備的；未按要求進行設備維護保養，影響設備正常運行的；其他違反本制度