食品制造業采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司食品制造業采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司生產經營的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食品制造業原材料、包裝材料、設備及零部件等各類物資的采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質量優先原則：嚴格把控采購物資的質量，確保所采購的物資符合國家相關標準和公司生產要求。3.成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責公司各類物資的采購工作，包括采購計劃的制定、供應商的開發與管理、采購合同的簽訂與執行等。2.收集市場信息，掌握物資價格動態，為公司采購決策提供參考依據。3.協調與其他部門的關系，確保采購工作與公司整體運營相協調。（二）需求部門1.根據公司生產經營計劃，及時向采購部門提交物資需求計劃，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等。2.參與采購過程中的技術交流、質量檢驗等工作，提供專業意見和建議。3.負責對采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合需求部門的要求。（三）財務部門1.審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內支出。2.負責采購資金的支付管理，對采購合同的付款條款進行審核，確保付款安全。3.對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。（四）質量部門1.制定采購物資的質量標準和檢驗規范，參與采購合同中質量條款的制定。2.對采購物資進行質量檢驗和驗收，確保所采購物資符合質量要求。3.對不合格物資的處理進行監督，跟蹤供應商的整改情況。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門應于每月[具體日期]前，根據公司生產經營計劃和庫存情況，編制次月物資需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門收到需求部門的物資需求計劃后，進行匯總和分析，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等。3.采購計劃經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、資質證書、產品質量、價格水平、售后服務等。2.根據采購物資的要求，從供應商數據庫中篩選出潛在供應商，并進行實地考察和評估。考察內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、環保情況、信譽等。3.對考察合格的供應商進行資質審核，要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量檢驗報告等相關證件。4.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。5.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告或淘汰。（三）采購實施1.采購人員根據審批后的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商收到采購訂單后，應確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發貨。采購人員應及時跟蹤采購訂單的執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。3.在采購過程中，如因市場價格波動、供應商原因等需要變更采購訂單的，采購人員應及時與需求部門和供應商溝通協調，辦理相關變更手續。（四）物資驗收1.物資到貨前，采購人員應及時通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，質量部門按照質量標準和檢驗規范對物資進行檢驗和驗收。檢驗內容包括物資的外觀、規格、型號、數量、質量證明文件等。3.需求部門對物資的數量、規格、型號等進行核對，并對物資的使用性能進行檢驗。4.經檢驗和驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續；經檢驗和驗收不合格的物資，采購人員應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（五）付款管理1.采購人員應在物資驗收合格后，及時收集相關發票和驗收報告等資料，并提交給財務部門。2.財務部門對采購發票和相關資料進行審核，審核無誤后，按照采購合同的付款條款辦理付款手續。3.對于預付款項，采購人員應在簽訂采購合同后，按照合同約定的時間和金額申請預付款。預付款申請應經采購部門負責人和分管領導審批后，財務部門方可辦理付款手續。四、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注市場動態，及時掌握物資價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂長期合同等方式，降低價格波動對采購成本的影響。2.建立市場預警機制，對可能影響采購物資供應的市場因素進行分析和預測，提前制定應對措施。（二）供應商風險1.加強對供應商的管理和評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。2.定期對供應商進行實地考察和評估，及時發現供應商存在的問題，并要求供應商采取整改措施。對于存在嚴重問題的供應商，應及時終止合作。（三）質量風險1.嚴格把控采購物資的質量，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量合格證明文件。2.加強對采購物資的檢驗和驗收工作，確保所采購物資符合質量要求。對于不合格物資，應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（四）法律風險1.采購人員應熟悉國家相關法律法規和政策，確保采購活動合法合規。2.在采購合同簽訂過程中，應認真審核合同條款，避免出現法律漏洞和風險。對于重大采購合同，應咨詢公司法律顧問的意見。五、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作情況，接受公司內部監督和檢查。（二）外部監督1.接受政府相關部門的監督檢查，積極配合政府部門開展的各項專項檢查工作。2.主動接受社會監督，及時處理供應商和其他利益相關方的投訴和舉報。六、采購人員行為規范（一）職業道德1.采購人員應遵守國家法律法規和公司規章制度，誠實守信，廉潔奉公。2.不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益，不得利用職務之便謀取私利。（二）工作紀律1.嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。2.認真履行工作職責，不得推諉扯皮、敷衍塞責。3.保守公司商業秘密，不得泄露公